【業務改善】業務フローを見直して効率化を進める方法やコツを紹介

日々の業務の中で「この作業、本当に必要？」と感じることはありませんか？

無駄な手順や時間のかかる業務フローに悩み、効率化を望む方は少なくありません。

そこで業務フローの概要、改善の基本ステップ、成功のコツをわかりやすく解説します。業務改善のポイントを理解せずに取り組むと、思うような効果を得られないこともあります。

本記事を参考に具体的な方法を理解し、自社の業務にどのように活かせるかを知ることで、改善の一歩を踏み出せるはずです。

業務フローとは？

「業務フロー」とは、仕事の手順や流れを整理して見える化したものを指します。

誰が・何を・どの順番で行うのかを明確にし、可視化するための手段です。

例えば「書類を作成して上司に確認してもらい、承認後に取引先へ送る」という一連の流れも、一つの業務フローにあたります。

私たちが日々行っている仕事は、すべて「どんな順番で進めるか」という流れの上に成り立っています。

業務フローをきちんと整理しておくと、作業がスムーズになり、無駄な時間や手戻りを減らせるでしょう。

業務プロセスと業務フローの違い

業務フローに似た言葉に「業務プロセス」があります。

業務プロセスとは「仕事全体の進め方」や「仕組み」を指し、より大きな枠組みを意味します。

一方、業務フローは、業務プロセスを具体的な手順や流れに落とし込んだものです。

このようにプロセスは「道筋の設計図」、フローは「実際に歩く順路」と考えると分かりやすいでしょう。

業務改善プロセスとは？課題整理から外部リソースの活用までわかりやすく解説

業務フロー改善の目的

業務フローを見直して改善することには、大きく3つの目的があります。

目的を意識すると日々の仕事がスムーズになり、会社全体の成果にもよい影響を与えられます。

業務改善には目的が必要！役立つ方法や進め方を解説

1.ムダな作業を減らす

業務フロー改善の目的の一つは、ムダな作業を減らすことです。

多くの会社では、気づかないうちに「やらなくてもいい作業」や「二度手間になっている作業」が増えてしまいます。

例えば、同じ資料を複数人が別々に作っていたり、承認のハンコを何度ももらったりするフローなどが挙げられます。

業務フローを改善すれば、こうしたムダを洗い出して減らせるはずです。結果として、社員は本当に必要な仕事に集中できるようになります。

2.生産性と効率化の向上

生産性と効率化の向上も、業務フロー改善の目的です。

業務フローを見直すことで、作業の順番や役割分担が整理され、仕事のスピードが速くなります。

例えば、これまで紙に印刷して回覧していた申請書を、オンラインのワークフローシステムに切り替えるとします。すると、これまで承認にかかっていた1時間の作業が、10分に短縮されるかもしれません。

効率化が進めば、同じ時間でより多くの成果を出すことができ、会社の成長スピードも加速するはずです。

3.属人化の解消

属人化の解消も、業務フローを改善させる目的の一つです。

「この仕事はあの人しかできない」という状態を「属人化」と呼びます。

属人化は、担当者が休む場合や退職したときに困ってしまうはずです。

業務フローを改善して「誰でも同じ手順でできる仕組み」を整えることで、属人化を防げます。

これにより、チーム全体で仕事を分担しやすくなり、安心して業務を進められるようになるでしょう。

業務フロー改善の進め方｜基本3ステップ

業務フローを改善するには、いきなり「やり方を変えよう」とするのではなく、順序立てて進めることが大切です。

全体像を把握せずに部分的に変えてしまうと、かえって混乱や新たなムダが生じる可能性があるからです。

改善は「現状を把握する → 改善点を洗い出す → 解決策を実行する」という流れを踏むことで効果を発揮しやすくなります。

そこで、基本となる3つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状のフローを把握する

まずは、今の業務フローを正しく理解するところから始めます。

「どんな流れで仕事をしているのか」を見える化すると、どこにムダや問題があるのかを把握できます。

そこで業務フロー図を作成し、「誰が」「どんな作業を」「どの順番で」行っているかを書き出してみましょう。

業務フロー図を見直すと、例えば次のような問題点が浮かび上がります。

客観的に問題点を可視化すると、改善ポイントが明確になるはずです。

ステップ2：改善点を洗い出す

現状を把握したら、次に「どこを変えるべきか」を考えます。

例えば以下のような改善点を洗い出してください。

改善できそうな箇所を見つけることで、どの作業を効率化するべきか明確になるでしょう。

ステップ3：解決策を実行する

改善点がまとまったら、実際に試してみます。一度に大きく変えるのではなく、小さな改善から始めると失敗のリスクを減らせます。

例えば、以下のような改善施策を実行しましょう。

こうした取り組みを繰り返し、効果を確認しながら全体的に広げていくのがポイントです。

また、改善は一度で終わりではなく、定期的に見直すことでさらによい流れをつくれるはずです。

流れができたらマニュアル化し、継続的に改善していきましょう。

業務フロー改善をうまく進めるためのコツ5選

業務フロー改善は、「やろう」と決めても思った通りに進まないことがあります。

そこで大切になるのが、改善を成功させるための“ちょっとしたコツ”です。ここでは、特に効果的な5つのポイントをご紹介します。

1.改善担当者を明確にする

業務フロー改善を進める際は、まずは改善担当を明確にしましょう。

業務改善は多くの人が関わるため、「誰が責任を持つのか」があいまいだと進みにくくなります。

そのため、改善活動をリードする担当者を明確に決めることが重要です。

担当者が決まっていると、情報の整理や進捗管理がスムーズになり、改善のスピードも速くなるはずです。

2.小さな成功体験を積み重ねる

業務フローの改善をする際は、小さな改善から始めて成功体験を積み重ねることがおすすめです。

いきなり大きな改善をしようとすると、社内から抵抗が出たり、失敗のリスクが大きくなったりします。

例えば、「会議の議事録フォーマットを統一する」「一部の人に試験的な運用を試す」といった身近な改善から取り組むと、効果を実感しやすくなります。

小さな成功の積み重ねが、社内全体の改善意識を高める原動力になるでしょう。

3.業務フロー図で可視化する

業務フローを改善するうえで欠かせないのが「業務フロー図」です。

業務フロー図とは仕事の手順を図で表したもので、フローチャートや矢印を使って「誰が」「何を」「どんな順番で」行うのかを見える化します。

業務フロー図を作成すると、次のようなメリットがあります。

頭の中だけで把握していると見逃してしまう問題も、図にするとハッキリ浮かび上がります。

そのため、業務改善の第一歩として「業務フロー図の作成」は非常に効果的です。

4.定期的にフィードバックを取り入れる

業務フロー改善をする際は独断で進めず、定期的にフィードバックを取り入れましょう。

改善を進めるうえで、現場の声を聞くことは欠かせません。

実際に業務を行っている社員に「この手順は分かりづらい」「ここはもっと簡単にできる」といった気づきを得ることが大切です。

定期的にアンケートやミーティングを行い、フィードバックを取り入れることで改善の精度が高まり、社員の納得感も生まれやすくなります。

5.外部の知見や事例を参考にする

外部の知見や他社の事例を参考にするのも効果的な手段です。

自社だけで考えていると改善方法が偏ったり、専門知識不足により非効率になったりする可能性があります。

こうした外部の情報をうまく活用すると、自社だけでは思いつかなかった新しい改善策が見えてくるでしょう。

また、業務フローの改善を外注するのもおすすめです。外注すると、以下のメリットがあります。

自社に専門知識を持った人材がいない場合には、外注を検討してみてはいかがでしょうか。

業務の一部を外注するなら「フジコさん」

外注をご検討中の方に、オンラインアシスタント「フジ子さん」をご紹介します。

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まとめ：一歩ずつ確実に業務フロー改善を進めよう

本記事では業務フローの概要、改善の基本ステップ、成功のコツについて解説しました。

業務フロー改善は、一歩ずつ進めて確実に効率化していきましょう。

自力では限界がある際には外部のサービスを活用すると、成果を出しやすくなります。

ぜひ自社に合った方法で改善を進め、社員が本来の力を発揮できる環境を整えていきましょう。