請求書を電子化するメリットや課題とは?関連する法律も解説!!

昨今、請求書は紙でなく電子データで扱う企業が増えています。郵送の手間が省ける、管理スペースを必要としないなどのメリットがあり、コロナ禍を受けてのテレワークでは電子化が重宝するでしょう。

ただし、まだまだ課題はありますし、税金に関わる書類なため法的要件を満たさなければなりません。

本記事では請求書の電子化について、メリットや課題、関連する法律などを解説します。

請求書を電子化するメリット

まずは、請求書電子化のメリットを見ていきましょう。

経費削減

1つめは経費削減です。

紙の請求書だと、紙代・印刷代・切手代・封筒代などがかかります。多くの取引先へ送ると、金額は膨大になるでしょう。作成~送付に時間をとられたら、ノンコア業務での人件費がかさんでしまいます。

一方、電子データなら上記のコストをカットできます。必要なのは発行システムの利用料ぐらい。

浮いた分をコア業務や職場環境改善にまわせるのはありがたいですね。

業務効率化

2つめは業務効率化。

紙の場合は作成→印刷→封入→送付→ファイリングと多くの作業を要します。電子データだと、請求書は作成→送付で完了です。効率の差は大きいですね。相手が求める時にすぐ送れますし、修正や再発行の依頼にも即対応できます。

受け取る側も、ファイリングの手間を省けるほか、過去の請求書の検索もしやすくなります。また現在、スキャンはスキャナのみならずスマホでも可能です。

テレワーク対応

3つめはテレワークに対応できること。

コロナ禍によってテレワークを導入する企業が増えていますよね。各々が自宅で作業する場合、紙だと閲覧や確認ができません。このために出社するのは本末転倒です。

だからこそ、テレワークではペーパーレス化が重要になるわけで、請求書についても電子化が求められます。ただし、作業はクラウド上で行うのが必須です。

請求書の電子化が抱える課題

上記のようなメリットがある一方、請求書の電子化には課題もあります。

電子化の受け入れが難しい取引先

取引先によっては、電子データでの受け取りが難しい場合があります。なので、郵送でのやりとりもできるようにしておきましょう。

郵送機能が付いた発行システムを使えば、請求書すべてを一元管理できて便利です。

情報漏えいのリスク

電子データには情報漏えいのリスクが付きものです。

・PDFで作成し、パスワードを設定する
・電子帳簿保存法(後述)に対応した請求書発行システムを使う

といった対策は必ずとっておきましょう。

請求書の真実性

電子データでは、紙の書類よりも改ざんのリスクが高まります。よって、内容の真実性を証明しなければなりません。

・電子署名
・電子承認
・タイムスタンプ
・受領者側で改変できないシステムを利用

導入の手間がかかりますが、いずれかの対策を講じましょう。

また、データは確実に視認できるようにする必要があります。紙の書類をスキャンして保存する際、200dpi以上のカラー画像にすることが電子帳簿保存法で定められています。

請求書の電子化にまつわる法律

作成した請求書の写し、ならびに受け取った請求書を電子保存する際、電子帳簿保存法の要件へ準拠しなければなりません。

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類について、要件を満たすことでデータ保存できると認めた法律です。

要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」。請求書の信憑性を裏付け、細部まで視認できる画質が求められます(*1)。加えて、運用開始の3ヶ月前までに税務署長へ承認申請書を提出する必要があります(詳細は国税庁のサイトを要確認)。

ただし法令の改正が決まっており、令和4年(2022年)の1月1日からは、税務署長への届け出が不要になります(*3)。

【電子帳簿保存法の詳細はこちらから(国税庁のサイト)】

*1:国税庁/電子帳簿保存法上の電子データの保存要件
*2:国税庁/申請書等様式
*3:国税庁/令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて

電子化した請求書の保存期間

電子化した請求書の保存期間は、法人の場合、確定申告書の提出期限翌日から7年間です。個人事業主だと5年なのですが、帳簿の保存期間が7年となっているため、請求書も同じ間保存するのが無難です。

ただし、欠損金のある年度のみ、保存期間は10年間となります。

請求書は企業間の取り引きを証明する重要書類ですから、紙と同じく厳重に管理しましょう。

まとめ

本記事では請求書の電子化について、メリットや課題、関連する法律などを解説してきました。

コスト削減や業務効率化に有用なため、積極的に導入したいですね。電子帳簿保存法の規制は年々緩和されており、今後はさらに利用しやすくなるでしょう。

電子化にあたっては、請求書作成ツールを使うのがおすすめです。データを一元管理でき、作成もラクラク。下の記事にておすすめを紹介していますので、ぜひお読みください。

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