中小企業のお悩み解決！ バックオフィス業務を効率化する4つの方法

バックオフィスとは、営業やマーケティングのようなフロントオフィス業務を後ろから支える部署のことで、総務・経理・人事・労務・法務などがあり、会社の重要書類などを扱う重要な部署でもあります。

しかし、中小企業の場合、バックオフィスの人材不足や業務過多によって、一部の従業員への負担が大きくなることが少なくありません。

今回は、中小企業のバックオフィスが抱える課題と改善方法をご紹介します。

バックオフィスとは？

バックオフィスとは、基本的に直接顧客と関わらない部署のことです。

フロントオフィスと違って表立った業務は多くありませんが、企業を運営するうえで中核となる重要な役割を担っています。

主なバックオフィス業務

中小企業では人員が少ないために、一人の従業員がバックオフィスの業務を兼務している場合が多くあります。

担当者には臨機応変で柔軟な対応が求められ、担当者には幅広い業務スキルが必要です。

詳しい業務形態については、こちらの記事で詳しく解説しています。あわせてご一読ください。

中小企業におけるバックオフィスの課題

中小企業のバックオフィスは人員が少ないことが多く、ほかにもさまざまな課題があります。

詳しくは、以下の通りです。

業務内容が多岐にわたっている

まずは、バックオフィス業務の内容に明確な線引きがされておらず、多岐にわたる業務をこなさなければならないことです。

前項でもお伝えしましたが、人員が少ないため1人が複数の仕事を兼務している場合が少なくありません。

そのため、1人が退職しただけでも、さまざまな部署で業務がスムーズに進まなくなるリスクがあります。

属人化している

次に、中小企業のバックオフィスで多い課題として、業務の属人化もあります。

属人化とは、作業担当者しか作業内容を理解しておらず、作業手順が社内に共有されていない状態のことをいいます。

そのため何らかのトラブルが起きた際は、その人のみが対応するしかありません。作業内容のダブルチェックなどができないため、ミスが起きる可能性があります。

この場合も、1人が退職した場合、企業を運営するうえで大きな損失になりえます。

正解がわからない

続いて、作業手順や方法など、業務処理の正解がわからないまま、日々の業務に取り組んでいることです。

中小企業では、部署に1人しか従業員がいないケースもあります。1人の知識には限界があり、わからないときは調べながら業務を行わなければなりません。

そのため、正解がわからないまま、不適切な方法で業務にあたっている方もいるでしょう。

システム化されていない業務が多い

最後に、作業効率を高めるシステム化が進んでいないこともあります。

例えば、従業員のタイムカードを目視で確認し、全員分の出退記録を手作業で記録する作業は、システムを取り入れるだけで自動化が可能です。

しかし、財務的にシステムの導入が難しかったり、日々の業務に謀殺されてシステム選定の時間的余裕もなかったりすると、システム化は進みません。

このように、中小企業のバックオフィス業務では、さまざまな課題がありますが、業務改善を行うことで、大きなメリットが得られます。

それでは次に、中小企業のバックオフィス業務を改善するメリットについて詳しくみていきましょう。

中小企業のバックオフィス業務を改善するメリット4つ

中小企業のバックオフィス業務が円滑になることで、下記のような4つのメリットがあります。

1.企業の安定的な運営ができる

1つ目は、企業の安定的な運営が可能になることです。

バックオフィスが効率的に機能することで、企業全体の業務が円滑に進み、安定的な運営が可能になります。

例えば、各部署の業務改善や経営資源の確保、システム管理がスムーズに行われることで、企業運営に必要な「人材」「資金」「情報」がより効率的に運用されます。

2.ヒューマンエラーの防止になる

2つ目は、ヒューマンエラーの防止になることです。

手作業で行っていた業務をシステムで行ったり、また無駄な工程を削ったりすることで、効率的に作業できるようになります。

その結果、転記ミスやチェックミスのような、ヒューマンエラーを未然に防げます。

ミスが少なくなることで、それまで修正にかけていた時間を減らせるため、従業員にとっても働きやすくなるでしょう。

3.コンプライアンスを確保できる

3つ目は、バックオフィスの改善で業務が円滑化され、コンプライアンスの確保ができることです。

コンプライアンス違反が起きる原因の1つは、法律に関する知識が浅いことです。

バックオフィス業務の改善によって、コンプライアンス研修や、情報管理のマニュアルやルールの整備を行い、周知することでコンプライアンスの確保につながります。

法令遵守や社内規定の遵守を徹底することで、企業のリスクを軽減するだけでなく、社会からの信頼性向上にもつながります。

4.従業員の働きやすい環境づくりができる

4つ目は、従業員が働きやすい環境をつくれることです。

業務の効率性が上がると、それまで業務負荷になっていた時間と労力を他の業務に費やせるようになります。

例えば、人事・労務関連では、社員育成や労働環境づくりのために、昇進制度の構築や福利厚生に力を入れることも可能です。

従業員のモチベーションを高め、働きやすい環境づくりが期待できます。

ここまで、中小企業のバックオフィス業務を改善するメリットをみてきましたが、実際にどのようにすればバックオフィス業務は円滑に進められるのでしょうか。

次に、中小企業のバックオフィス業務の改善方法を紹介します。

中小企業のバックオフィスの改善方法4選

中小企業のバックオフィスの業務を改善するための具体的な方法は、以下の4つです。

1.作業手順をマニュアル化する

1つ目は、作業手順をマニュアル化することです。

マニュアルを作ることで作業の流れがわかりやすくなり、手順を知らない従業員でも取り組めるようになります。業務の属人化防止にも有効です。

マニュアルを作成する際に、効率化するべき問題点も見えてくるだけでなく、他者がマニュアルを確認することで、マニュアルよりも更に効率的な方法に気づくきっかけにもなるかもしれません。

2.アナログ業務を減らす

2つ目は、アナログ業務を減らすことです。

書類の記入や目視の確認などの業務をデジタル化すると効率的に処理できます。

例えば、紙の書類をペーパーレス化すると保管スペースを節約できますし、書類を手作業で整理する必要もありません。

また、書類をデジタル化して管理をすることで、社内の情報共有も容易にできます。紙の印刷代や時間的なコストも削減できるでしょう。

3.システムを導入する

3つ目は、システムを導入することです。

例えば、勤務管理システムや経理システムを導入すると、日々の記帳業務が自動で処理されるため、その分の時間の余裕がうまれます。

また、システム化にすることでアナログ業務が減るため、時間的コストの改善だけでなく、ヒューマンエラーの防止や、紙やファイルなどの資源的コストの改善にもつながるメリットがあります。

4.アウトソーシングを試す

4つ目は、バックオフィス業務のアウトソーシングを試すことです。

例えば経理業務の場合、経理代行会社などの専門企業に依頼をすることで、業務の効率化だけでなく、専門的なアドバイスももらえます。

また、繁忙期だけなど必要に応じて依頼すれば、人件費を抑えることも可能です。

中小企業のバックオフィス業務を改善する際の注意点

前章では、バックオフィス業務の改善方法を紹介しましたが、取り組む際には気を付けることもあります。

そこで、バックオフィス業務の改善策を実施するにあたって、注意点も確認しましょう。

現状を把握する

まずは、現状を把握し、課題を明確にします。

課題が明確であるほど、対策を検討しやすくなります。そのためには、業務フローを可視化するなど、業務の現状把握をしましょう。

社内でヒアリングを行い、現場の声を集めることも課題を明確にする際に役立ちます。そうすることで、具体的な解決策をみつけやすくなるでしょう。

小さなことから始める

現状把握から課題の解決策までが決まったら、次に、小さなことから取り組むことをおすすめします。

例えば、書類のペーパーレス化を進める場合、いきなり全ての改善方法を実施してしまうと、周知が足りず、現場の混乱や連携ミスを引き起こす可能性があります。

デジタルにした途端、データの保管方法や情報共有の方法が変わり、周囲がすぐに適応できないからです。

そこで、まずは紙の書類をスキャンするなど小さなことから始め、徐々に書類のやり取りもデジタル化するようにするとよいでしょう。

また、同時に多くの改善策に取り組むと、それぞれの効果が測りにくくなる場合もあり、次回につなげにくくなります。小さなことから取り組み、徐々に範囲を広げていくことが成功の近道です。

費用対効果を算出する

続いて、費用対効果を算出することです。

システムの導入やアウトソーシングを検討している場合、業務効率が改善しても、コストが高すぎると継続が難しくなるため、費用対効果の算出が必要です。

また、一度導入したシステムを元に戻す必要が出た場合、現場の混乱を招いてしまいます。無理のない範囲で継続できる方法を選定しましょう。

従業員と一緒に考える

最後に、実務に携わる従業員の意見も参考に、会社全体で改善策を考えることです。

上層部がよかれと判断して導入したシステムでも現場では使いにくい場合もあり、無駄な労力となってしまいます。

そこで、定期的に会議や意見を出し合う場を設けることが大切です。そこから新しいアイデアがうまれ、不必要な業務がないか見つけることも可能です。

中小企業のバックオフィス業務の強い味方「フジ子さん」とは

バックオフィス業務をアウトソーシングする場合は、オンラインアシスタント「フジ子さん」がおすすめです。

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まとめ

今回は、中小企業のバックオフィス業務の課題や効率化についてご紹介しました。

中小企業では人員不足になりやすく、業務が多岐にわたることも多いため、業務改善が必要です。一方、改善方法などを模索する時間と労力を割けないこともあるでしょう。

そのようなときは、アウトソーシングを活用することも良案です。自社に合った改善方法を活用し、バックオフィス業務の改善を図りましょう。