企業運営における業務は、フロントオフィスとバックオフィスに大別されます。
「フロント」の文字が示すように、フロントオフィスは前に出る、つまり顧客と直接関わる部署のこと。逆にバックオフィスは、顧客と直接関わらない部署です。フロントオフィスを正常に機能させて利益を生み出すには、バックオフィスの下支えが欠かせません。
本記事では、会社運営で重要なバックオフィスの意味や役割について解説していきます。
バックオフィスとは何？概要を解説
冒頭で述べたとおり、バックオフィスとはお客様と直接関わらない仕事です。具体的には、経理や総務、人事、法務、一般事務などが挙げられます。
その役割はフロントオフィスと呼ばれる、営業やマーケティング、カスタマーセンターといった顧客と直接関わる部署のサポートです。
バックオフィスの部門では、直接の利益は発生しません。利益を出すのはフロントオフィスの役割ですが、それを可能にするにはバックオフィスの存在が必要不可欠です。経理や人事なしに営業はできません。
バックオフィスの言い換えと対義語
バックオフィスの言い換えと対義語は以下のとおりです。
バックオフィスの言い換え
・間接部門（利益創出へ間接的に関わることから）
・管理部門（業務管理にまつわる仕事が中心なことから）
・事務部門（事務がメインなことから）
バックオフィスの対義語
・フロントオフィス（「バック」に対することから）
・直接部門（間接部門に対することから）
・営業部門、顧客部門（顧客と直接関わることから）
バックオフィスの仕事・業務一覧
企業によって多少の違いはありますが、バックオフィスに該当する部門と主な仕事は以下のようになります。
| 一般事務 | データ入力、ファイリング、メールチェック、電話応対、 来客応対、その他雑務など |
| 人事 | 社員の採用や研修、部署異動など人材に関わる業務全般 |
| 総務 | 消耗品・備品の管理、社員の健康診断管理、社内・社外報作成、 就業規則管理、イベントの企画・立案・実行など |
| 経理 | 会社のお金の流れに関する業務全般 （売掛金、買掛金の管理、経費精算、その他帳簿管理、給与計算など） |
| 財務 | 資金繰りや予算管理、資金調達、余裕資金の運用など |
| 法務 | 企業においての法律に関する業務全般 （登記や商取引など） |
| 営業事務 | 営業マンの補佐 （見積書や契約書の作成・顧客情報管理・プレゼン資料の作成など） |
会社運営におけるバックオフィスの重要性
どんなにフロントオフィスが優秀でも、バックオフィス業務が滞ると利益は生み出せません。例えば、お金の管理なしには営業もマーケティングもできないですよね。従業員満足度に直結する有給休暇や福利厚生などの管理も、バックオフィス業務のひとつです。
このようにバックオフィスは、企業活動をうまく進めるための縁の下の力持ちの役割を担います。 フロントに比べ軽視されがちですが、企業運営において不可欠な存在です。
バックオフィス業務でありがちな課題
このように重要性の高いバックオフィス業務ですが、だからこそ課題も多いもの。ここでは、ありがちなポイントを3つ紹介します。
業務が属人化しやすい
1つめは、業務が属人化しやすいこと。
経理や法務など、バックオフィスには専門性の高い業務が多くあります。これらを担当できるのは、相応のノウハウを持つ人材だけです。よって、仕事が特定の担当者に集中してしまう傾向にあります。
その担当者が病欠したり仕事を辞めたりすると、バックオフィス業務が回らず、フロントオフィス業務にも影響が出るかもしれません。
人手不足だと後回しになりやすい
人手不足の会社では、どうしてもフロントオフィスへリソースを集中させざるを得ず、バックオフィス業務が後回しになるケースが珍しくありません。これが2つめの課題です。期日が迫ってから残業をして事務仕事を終わらせる、なんてことはよくあるはず。
また、バックオフィスの中でも経理と人事を兼任させている会社もあるでしょう。その場合、業務量によっては手が回らない仕事も出てきてしまいます。
働き方改革とテレワークの影響
3つめは、働き方改革とテレワークの影響です。
働き方改革により、業務効率化が求められるようになりました。バックオフィスの効率化を図るには、定型業務のシステム化やアウトソーシングが重要です。
しかし日頃の業務に追われ、「分かっているけれど、忙しくて導入できない」という会社は少なくありません。
まだまだ紙文化が根強く残っている企業では、ハンコも必要なバックオフィス業務を、テレワーク化しにくいこともあるでしょう。このような時流への対応という点も、バックオフィスの大きな課題といえるのです。
バックオフィスの業務改善方法
上記の課題を解決できると、企業運営は効率アップします。では、具体的に何をすればよいのでしょうか。ここでは例を3つ紹介します。
クラウドサービスを利用する
ネット環境があればいつでも操作でき、情報の共有も容易なクラウドサービス。比較的手軽に導入できるため、なるべく手間をかけたくない場合におすすめです。会計や備品管理、書類作成など、さまざまな分野で製品が出されています。
例えば会計ソフトでは、経費の仕訳を自動でやってくれたり、レシートをスマホで読み込んだりできる機能が付いており、作業効率を大幅に高められるでしょう。
また、会社にある1台1台のPCへソフトをインストールする必要がないのもメリット。使用人数に合わせてプラン変更も可能です。
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業務マニュアルを整備する
業務マニュアルを整備すると、属人化を防げるうえに、比較的簡単な業務は誰でもできるようになります。
まず業務フローを洗い出し、必要なプロセスだけを抜き出しましょう。それを踏まえて、手順や書類のフォーマットなどを統一します。マニュアル作成者は、その業務を熟知している人が適任です。
オンラインアシスタントに外注する
人手不足だったり、担当者1人あたりの業務量が多すぎたりする場合、オンラインアシスタントに外注するのも手です。
オンラインアシスタントとは、Web上のやりとりを通じてクライアントの業務を代行するサービスのこと。バックオフィス業務全般に対応可能です。
・経験豊富なワーカーさんが迅速かつ確実な対応をしてくれる
・正社員を雇用するより人的コストを抑えられる
・繁忙期のみの利用もできると
こういったメリットにより、近年利用企業が増えています。
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まとめ
今回はバックオフィスについて、仕事内容や重要性、効率化のポイントなどを解説してきました。
企業にとってなくてはならないバックオフィス。繰り返しますが、ここが滞ると企業運営が立ち行かなくなります。
軽視されることも多い部門ですが、重要性をあらためて認識した上で、効率化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。本記事が参考になれば幸いです。
