バックオフィス～その意味と重要性について～

企業に勤めていると、バックオフィスという言葉を耳にする機会がありますよね。
しかし、
「よく聞きはするけれど、意味を正確には知らない」
「どんな仕事をしているのかもわからない…」
という方もいるのではないでしょうか。

バックオフィスが自分の役割を果たさないと企業運営に支障が出るため、企業においてとても重要な位置にいます。
今回は、会社運営で重要なバックオフィス意味や役割について解説していきます。

バックオフィスとは？意味、定義について

バックオフィスとは、お客様と直接かかわらない仕事を指します。バックオフィスは営業やコールセンターなどお客様と直接かかわる人たちの支援や会社全体のサポートなどをおこなうため、「後方支援」とも言われます。
また、対義語として、営業やコールスタッフなどお客様と直接対峙する人たちの仕事をフロントオフィスと言います。
バックオフィスは営業などとは違い直接商品を売っているわけではありませんが、役割を果たさないと企業運営に支障が出るため、重要な仕事の一つと言えるでしょう。

バックオフィスの仕事・業務一覧

バックオフィスの仕事は、
・社員の採用・部署異動など人にかかわる業務を担当する人事事務
・データ入力・ファイリング・電話応対や来客応対をする一般事務
・消耗品・備品の管理や社内・社外報の作成やイベントの企画・立案・実行などを担当する総務事務
・法律に関する業務全般を担当する法務事務
・売掛金・買掛金の管理、給料計算などお金に関する業務全般を担当する経理事務
など多岐に渡ります。
部署・部門の仕事内容は企業によってさまざまでしょうが、表にすると以下のようになります。

バックオフィスの役割

ここまでで、バックオフィスの業務内容については把握できたかと思います。
では、バックオフィスの『役割』とはなんでしょう？さまざまな役割がありますので、チェックしていきましょう。

フロントオフィスが業務に専念できるようにする

営業やコールスタッフなどのお客様と直接接するフロントオフィスの人たちは、日々顧客と対話しています。彼らが対話に専念できるように、顧客情報を適切に管理したり書類作りをおこなったりすることはバックオフィスの大切な仕事です。
上記表にもありますが、見積書や契約書を作ったり、見やすくてわかりやすいプレゼン資料を作ることは、結果的に営業の成績も上がり、会社の業績が上がっていきます。

会社の業績は、フロントオフィスの力だけではなく、バックオフィスの力が必要不可欠です。特に資料作りという点において、営業事務は営業マンの大切な片腕と言えるでしょう。

企業全体を滞りなくまわしていく

どんなにフロントオフィスが優秀でも、バックオフィスがきちんと業務をおこなわないと、企業はまわりません。
書類作り、ファイリング、メールチェック、宣伝広告、備品や消耗品の管理、人事管理、お金の管理、来客対応、その他雑務など、業務を上げていったらきりがないほどです。

どの業務も、企業を円滑にまわしていくために必要不可欠なものであり、バックオフィスがあるからこそフロントオフィスはコア業務に専念できるのです。
フロントオフィスとバックオフィスがお互いに協力して、ともに企業の業績を上げていくことが理想ですね。

縁の下の力持ち

社会から見ると、バックオフィスはお客様と直接対峙する人たちと比べてさほど目立たないかもしれません。
たしかに、外部と積極的にかかわる仕事ではないことは事実です。裏方、という別の言い方もできるでしょう。
しかし、これまで解説してきたように、バックオフィスは企業において非常に重要な役割を持っています。
帳簿の数字一つでさえ、一円単位でも間違えることは許されないのです。
バックオフィスが数字を間違えるということは、社会に公表する企業の業績を間違えるということです。
この数字を間違えていると、企業全体の信用問題にかかわります。一度失った信用は、なかなか取り戻せません。
数字を公表するのは会社の代表でしょうが、その数字を計算して報告するのはバックオフィスなのです。
まさに縁の下の力持ちですね。

バックオフィスのコスト削減する方法

バックオフィスの重要性は、理解してもらえたと思います。
しかしどんなに重要であっても、あまり多くのコストはかけられない、というのが実情ですよね。経費の削減は、昨今、さまざまな企業で重要な課題となっています。
そこで、ここからはバックオフィスのコストを削減する方法を紹介していきます。

書類はパソコンで共有する

書類作りは重要な仕事ですが、すべての書類を社内や社外の人数分印刷していては、インク代も用紙代も馬鹿になりません。時間もかかります。
もし印刷した後に修正が入るようなことがあれば、二倍以上の経費がかかってしまいます。考えるだけでもぞっとしますよね。
書類はできるだけパソコンで共有できるようにし、ペーパーレス化を図りましょう。
パソコンで共有できるようになれば、誰が・いつ・どのような変更をしたのか記録が残りますし、バックアップをきちんととっていれば紛失の心配もありません。書類を持ち運ぶ手間も省けます。
また、書類を保管するためのファイル代を削減できますし、保管場所も要らなくなります。

間接経費を削減する

間接経費とは、製造や販売などに直接かかる経費ではなく、それらに付随する経費のことです。
消耗品や備品、交際費、人件費、水道光熱費や賃料が間接経費となります。
これらを最大限削減するようにしましょう。
消耗品を無駄遣いしない、私用に使わない、同じものであれば安価な方を購入する、不必要な空調機稼働を控える、残業しなくて済むような体制を整えるなど、企業全体が意識すれば少しずつでも経費は変わってきます。
長野県のとある企業は、本格的に経費を見直したことで、年間1.4億円の経費削減に成功しました。これはすごい数字ですよね。

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オンラインアシスタントに外注する

バックオフィス業務は、オンラインアシスタントに依頼することができます。
オンラインアシスタントとは、リモートワーカーさんにインターネットを使って業務のサポートをしてもらうサービスです。

業界では最安値のフジ子さんでは、時給換算して2,000円代から依頼できます。
オンラインアシスタントはチームで仕事をするので、たとえば急病や急用で担当者が一人休んでしまったり、急に退職されてしまったりなどの理由で業務に穴が開くことがありません。引継ぎも、依頼者側に迷惑がかからないよう、チーム内でしっかりおこないます。
また、最初から経験やスキルを持ったワーカーさんが担当してくれるので、新人を雇って一から業務を教えるより、手間も時間も短縮できます。

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まとめ

バックオフィスの業務と役割、ご理解いただけたでしょうか。
企業にとってなくてはならないバックオフィス。繰り返しますが、ここが滞ると、企業全体に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。せっかくフロントオフィスが仕事をとってきても、バックオフィスがしっかり機能していないと業績に繋がらないのです。
そんな事態を避けるためにも、日ごろからバックオフィスの重要性を認識し、効率的に業務を遂行できるような環境作りをしていきましょう。