オンラインアシスタントとは?料金相場やメリット、デメリットなどを徹底比較

バックオフィス系の仕事をお願いできるオンラインアシスタントサービス。

オンラインアシスタントサービスは地方の優秀な主婦などにリーズナブルに仕事をお願いできるので、近年人気のサービスになっています。

知り合いやインターネットでオンラインアシスタントサービスについて知ったのはいいものの、以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか?

「おすすめのオンラインアシスタントサービスがわからないから、わかりやすく比較してほしい」

「費用が意外と高くて躊躇している」

「事例がないと上司を説得できない」

そこで今回は、オンラインアシスタントサービスとは何か、利用するメリット、デメリットや費用相場、事例まで徹底解説いたします。

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オンラインアシスタントサービスとは

オンラインアシスタントサービスとは、インターネットを利用して企業業務をサポートするサービスのことです。

アシスタントは主に在宅で作業し、リモート(遠隔)で企業の業務を代行します。

欧米ではバーチャルアシスタントという名前で一般的な職業としても認知され、保有資格やこれまでのスキル・経験を売りに、フリーランスとして活動する人が多い仕事です。

日本ではオンラインアシスタントが在籍している代行会社を利用するのが一般的で、

・適切な人材が見つからない
・採用するまでに時間がかかる
・採用後の教育コストもかかる

など、人材不足や、人材育成の手間・コストへの対応策として、バックオフィス業務をアウトソーシングするという流れが加速しつつあります。

オンラインアシスタントサービスの仕事・業務範囲

オンラインアシスタントの仕事は、秘書、総務、人事、経理など、バックオフィス全般が業務範囲となっています。

複数のアシスタントがチームを作って企業の業務を代行する形が一般的ですが、依頼したい時だけ利用したり、固定のアシスタントに依頼したりするといったこともできますので、自社に合った形を選ぶことができます。

最近では、Web関連やマーケティング、業務の仕組み化を提案するコンサルティングなどをおこなう業者も増えていて、オンラインアシスタントサービスを利用することで、業務負担が減るだけでなく、業務効率化も図ることができ、コストパフォーマンスに優れたサービスといえます。

ここではオンラインアシスタントに依頼できる主な業務をご紹介します。

秘書業務

“オンライン秘書”という言葉もあるように、オンラインアシスタントサービスの中で最も一般的な業務になります。

・電話、メールの窓口・代行業務
・アポイントや会議スケジュール調整
・出張手配
・飲食店セッティング
・セミナー、イベント事務局代行

秘書は企業の顔ともいえる部署ですので、アシスタントのコミュニケーション力も重要です。データ入力や資料作成など、まずは社内業務について無料トライアルなどで試してみるのもいいかもしれません。

総務業務

秘書業務と同じように、どの企業にも必要でオンラインアシスタントサービスの中でも依頼の多い業務です。総務業務が減るだけでも、経営者・社員の負担はかなり軽減されるのではないでしょうか。

・レポート作成
・翻訳業務
・データ入力
・リサーチ業務
・備品購入代行

通常はオンラインでの業務代行となりますが、書類整理やファイリング、スキャン、郵送業務など、訪問を必要とする「オフライン業務」を代行してくれる外注業者もありますので、事前に確認してみてください。

経理業務

正確さが求められ、機密情報を扱うこともある経理業務は、信頼できる外注業者を選ぶことが重要となります。

・記帳代行
・請求書発行
・振込、支払い代行
・経費精算
・クラウドツール導入サポート

経理専門のオンラインアシスタントや、最近ではCEOと並んでCFO(最高財務責任者)を置く企業も増え、財務管理の重要性も認識されてきています。

オンラインアシスタントのより専門的なスキルが求められるほか、ミス防止策や、セキュリティ対策など、安心して任せられる体制が整っているかチェックしてみることも大切です。

人事業務

オンラインアシスタントは優秀なスタッフが多く、採用する側の外注業者は、まさに採用のプロといえます。

・給与計算
・求人広告の出稿、管理
・面接スケジュール調整
・入社、退職の手続き
・勤怠管理

人事・採用に特化したオンラインサービスもあるほか、採用に関する悩みやお困りごとについて、解決策を提示してくれる企業もありますので、社員の採用・人事にお困りの方は利用してみるといいかもしれません。

Webサポート業務

オンラインアシスタントはインターネットを活用したサービスなので、IT・Webに強い代行会社も多いです。

・サイト運営代行
・Webページの編集、管理
・画像の加工、編集
・SNS運用代行
・クラウドソーシングの管理

IT業界は進化が早く、オンラインアシスタントでも最新ツールを積極的に活用しています。

サービス利用時は、今まで自社で使用していたツールをそのまま利用することもできますが、より業務効率化につながるツールへ変更することで、スピーディに業務を遂行することができます。

営業アシスタント

クライアントとのやり取りやクレーム対応など、優秀なアシスタントがいるだけで、営業担当は安心して業務に集中できるのではないでしょうか。

・見積・請求・納品書作成
・資料作成
・顧客管理
・クライアント対応
・窓口業務

オンラインアシスタントには実務経験豊富なスタッフが揃っています。

さまざまなトラブルを解決してきた実績はもちろん、チームで対応している代行会社は、アイデアも豊富ですので、トラブルを未然に防ぐためにも、利用する価値はあります。

広報・マーケティング

広報・マーケティング活動では、デジタルメディアへの対応が必須となっています。

・リサーチ
・広告運用
・SEO対策
・プレスリリース作成
・サイトアクセス解析

オンラインアシスタントサービスは、オンラインメディアの上手な活用法を熟知しているほか、ネガティブ情報のチェックといったリスクへの備えも万全です。

マーケティングを効果的におこないたい、費用を抑えたいなど、といった目的に沿ってサポートしてくれますので、利用するメリットは十分にあるのではないでしょうか。

オンラインアシスタントサービスを使うデメリット

新しいサービスを導入する場合はデメリットも把握することが大切です。

どんなサービスにもデメリットはあり、そのデメリットをどうやってカバーしているのかを確認することで、安心してサービスを利用できます。

オンラインアシスタントサービスでよくいわれているデメリットをいくつか挙げていますので、参考にしていただく一方、デメリットをデメリットと考えず、変化・進化の過程ととらえることで、企業成長の加速要因の一つになるもしれません。

顔の見えないコミュニケーション

オンラインでのやり取りを経験したことが無い方は、不安を感じるかもしれません。

しかし、働き方改革や人手不足、さらには2020年東京オリンピック期間中の混雑をきっかけにリモートワークを推進するといった企業も出てきています。

このような流れから、今後ますますオンラインでのコミュニケーションは必須になると思われます。

オンラインでのやり取りに抵抗がある方は、今のうちからトレーニングをしておくといった事前対策も必要かもしれません。

依頼する側の準備も必要

今まで紙の書類を使って仕事をしていたという企業は、電子データに統一する必要が出てくるかもしれません。

また、自社で使用していたツールはそのまま利用できることがほとんどですが、別のツールを導入することで業務効率化が進むのであれば、検討する必要があります。

それぞれの企業によって状況が異なりますので、すべての企業に当てはまることではありませんが、フジ子さんでは、新しいツールの導入サポートもおこなっていますので、お気軽にご相談ください。

セキュリティ対策

オンラインアシスタントサービスの利用を迷っている方に多いのが、情報漏洩リスクへの不安です。

最近は、在宅や外出先など働く場所の選択肢が増えた上、クラウドの活用により、不正侵入、データ改ざん、なりすまし、盗聴など、リスクも多様化しています。

しかし、セキュリティ対策も日々進化していて、特にオンラインアシスタントサービスは、オンラインを売りにしているサービスだからこそ、セキュリティ対策には力を入れています

フジ子さんでも、
・業務上すべてのPCに対するウィルス対策
・業務に関するデータ・情報の暗号化
・アクセスログの常時収集・モニタリング
・すべてのアシスタントに対する情報セキュリティ研修の実施
・機密情報保持契約の締結

など、万全の情報セキュリティ対策を講じています。

オンラインアシスタントサービスを使うメリット

オンラインアシスタントサービスを利用する企業が増えているということは、デメリット以上にメリットを感じている企業が多いということがいえます。

実は、従来のやり方を変えるのは面倒…というイメージを持っている企業こそ、サポートが充実しているオンラインアシスタントサービスを導入すべきなのです。

デメリットもきちんと把握した上でメリットを知ることで、本当に自社に必要かどうか、導入すべきかどうかが判断できるのではないでしょうか。

採用への労力を省ける

適正や能力がある人をきちんと見極めて採用することは難しいです。
書類審査、適性検査、面接など、採用まで何段階も設定している企業も多く、負担になっているのではないでしょうか。

オンラインアシスタントは、最初から業務にマッチしたスタッフが対応します。
「この仕事をお願いしてちゃんとやってくれるだろうか」といった心配もありませんので、本来の業務に集中することができます。

人件費を抑えられる

オンラインアシスタントを活用する最大のメリットは、コストが抑えられることです。

採用担当の人件費や広告費など採用までのコストはもちろん、採用後の研修費や、社会保険費用など、人件費は継続的に必要となります。

また、業務量に幅がある作業は、繁忙期以外は時間が空いてしまい、人件費がムダになるケースも。

オンラインアシスタントを活用することで、月20時間だけ、忙しい月だけなど、スポット的に依頼して人件費を調整することもできますので、コストを調整することができます。

【人件費関連記事】

人件費とは?費用、コスト削減方法と最適化する方法

導入までの期間が短い

採用する場合と比較すると、オンラインアシスタントを導入するまでの期間が短いのも特徴です。

一般的には採用までに1ヶ月以上かかる企業も多いのですが、オンラインアシスタントは最短1~3日で導入できるサービスもあります。

急な依頼にも対応してくれるスピード感も魅力です。

作業内容の質が高い

オンラインアシスタントサービスはスタッフの採用基準の厳しい会社が多く、すでに高いスキルを持った実務経験豊富なスタッフが数多く採用されています。

見やすい資料作成、正確な経理処理、先を読んだサポートなど、単に業務を代行してくれるだけではありません。

作業内容の質でも高い評価を得ているので、安心して任せることができます。

業務を一括して任せることができる

業務を安心して任せたいという思いの中には、トラブルが起こった時の柔軟な対応力やスピーディな報告、今後のトラブルを未然に防ぐ提案力などのスキルも発揮してほしいという期待も込められています。

オンラインアシスタントは、チーム制で業務を担当する代行会社も多いので、急きょ人手が必要になった場合や専門的な業務などにも対応することができます。

業務効率化のアイデアがもらえる

個々のルーティン作業の効率化から、組織単位での仕組み作りまで、ビジネスではつねに業務効率化を意識する必要があります。社内で検討することも重要ですが、第三者に介入してもらうこともとても大切です。

オンラインアシスタントサービスは、さまざまな業種、業態の企業の業務を代行していますので、どうすれば業務効率化につながるかを、実務レベルで経験しています。

日々の業務を代行しているアシスタントが直接、効率化のアイデアを提案してくれるほか、代行会社によっては、コンサルティングサービスとして本格的な仕組み作りを構築してくれるプランもありますので、どんなサービスがあるか事前にチェックしてみてください。

オンラインアシスタントサービスの料金相場

オンラインアシスタントサービスの料金体系は大きく分けて「時間制」「タスク制」「定額制」の3つに分けられます。

オンラインアシスタントサービスの多くは、1ヶ月の作業時間によって料金が決まる「時間制」が一般的ですが、10件で○○円といった「タスク制」や、1ヶ月○○円で利用し放題といった「定額制」のサービスもあります。

自社の作業形態に合わせて検討してみてください。

時間制のオンラインアシスタントサービスとは

1ヶ月20時間(1日1時間程度)のちょっとした作業から、フルタイムに相当する160時間程度まで、作業時間によって料金が選べる時間制。

1ヶ月当たり20~30時間で月額5~10万円が標準的な価格で、作業時間や契約期間が長くなるほど、料金が安くなるプランも多いです。

時給換算にすると、3,000円代が最も多い価格帯ですが、フジ子さんでは月20時間で4.7万円(1時間当たり2,350円)~。これは業界でもトップクラスの安さを誇ります。

無料トライアルもありますので、オンラインアシスタントサービスの利用を検討している企業は、まずは体験してみてください。

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タスク制のオンラインアシスタントサービス

海外企業で日本展開しているオンラインアシスタントサービスに多いタスク制。

たとえば6件4,980円、15件8,980円など、契約件数が多いほど1件当たりのタスクが安くなります。

「1件」の内容は、20分程度の作業と見込まれていたり、一般的作業は1件分、専門的作業は3件分などと設定されていたり、各サービスによって異なります。

どこまでを「1件」としてカウントされるのか、スタッフのスキルや作業内容によってもバラつきがあるので、あらかじめ確認し、明確にしておくことが大切です。

定額制のオンラインアシスタントサービス

1ヶ月固定料金で、平日日中(9:00~18:00)に利用し放題のサービス。

たとえば契約期間2ヶ月で平日9:00~18:30の間に依頼し放題で、月額105,000円といった内容で、契約期間が長いほど月額料金も安くなります。

時間やタスクの量に関わらず依頼することができるので、料金を気にせず依頼することができます。

ただし、サービス内容が限定されている、作業時間が少ないとメリットを感じられない、といったこともありますので、依頼したい内容にマッチしているか確認することが重要です。

おすすめはどこ?失敗しないオンラインアシスタントの選び方

企業の生産性を上げるために必要なのは、物理的にも精神的にも「余白」です。

オンラインアシスタントサービスは、利用してみて初めてその価値に気づく方が多いことからも、余白のない仕事のやり方に慣れてしまっていることがうかがえます。

とはいえ、どこに依頼すればいいか分からない…という方に、成功する選び方3つのポイントをご紹介します。

①今すぐ依頼したい業務を明確にする

各オンラインアシスタントサービスは、さまざまな業務に対応しているので、あれもこれも…と考えると、どこに依頼すればいいか迷うこともあるかと思います。

そんな時は、あまり先のことまで考えず、今すぐ依頼したい業務に対応してくれる代行会社へ相談してみることをお勧めします。自社にとって最適な業務を提案してくれます。

「電話対応してくれる人がいない」
「レシートがどんどん溜まってきている」
「スケジュール調整が追いつかない」

など、今すぐ解決したい、緊急性の高い業務から試してみてはいかがでしょうか。

②シンプルな料金体系

「少ない費用で大きな効果」が発揮できれば満足度も高くなります。

そのためには、複雑な料金体系で気づかないうちに追加請求されてしまった、依頼する業務はないのに3ヶ月は解約できない、といった事態は避けたいもの。

まずは月20時間から、1ヶ月だけ、など、少ない費用で始められるサービスを選んでみることをお勧めします。

フジ子さんでは、1週間2時間の無料トライアルもありますので、リスクゼロで始めることができるのも特徴です。

③継続率の高さ

継続率の高いオンラインアシスタントサービスを選ぶこともポイントです。

リピーターが多いということは、それだけ利用者の満足度も高く、安定したビジネスの維持や企業成長の加速など、さまざまなメリットがあるからです。

利用している企業の声や、継続率、満足度など、口コミや評価で選んでみるのも、失敗しない一つの方法です。

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