オンラインアシスタントとは?利用するメリット・デメリットから導入事例まで徹底解説

オンラインアシスタントとは、経理や人事、雑務などのバックオフィスを代行してくれるサービス。今をトキメク企業の多くが利用しているため、導入事例を見て「うちの会社もオンラインアシスタントサービスを利用しようかな?」と検討中の企業もあるでしょう。

しかし、企業に新たなシステムを導入するのは大変です。オンラインアシスタントに魅力を感じていても、どのように上司を説得すれば良いか悩んでいる方もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、オンラインアシスタントを利用するメリット・デメリットや料金比較、導入事例をもとにしたおすすめサービスを紹介します。

「導入事例を知って上司を説得したい!」と導入を前向きに検討している方だけでなく、「言葉は聞いたことあるけど内容はよく分からない…」という方もぜひ参考にしてください。

オンラインアシスタントとは


オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して企業の業務をサポートしてくれるサービスです。

業務の一部を他企業に外注するというのは昔からありましたが、そのやり方ではお互いの会社を頻繁に行き来しなければなりません。近場の企業に外注できれば良いですが、距離があるとスムーズなやり取りが難しいですよね。

しかし、オンラインアシスタントはその名の通りオンライン上のつながりが基本です。作業もリモートワーク(遠隔業務)となるので、わざわざお互いの会社を行き来しなくてもインターネットでやり取りを完結できます。

時間・コストともに無駄を省けるオンラインアシスタント。業務を効率化させられることで企業の生産性が上がり売上アップにつながるため、積極的に導入している企業が増えています。

オンラインアシスタントサービスの仕事・業務範囲

オンラインアシスタントの中には「経理のみ」など業務を限定しているサービスもありますが、基本的にバックオフィス全般を担ってくれることが多く、企業のニーズに合わせた依頼がしやすいため、「いろんな業務を任せたい」と思っている企業にとってはありがたいですよね。

では、具体的にどのような仕事を請け負ってくれるのでしょうか。ここからは、オンラインアシスタントサービスに依頼できる主な業務を紹介します。

経理

経理は、お金や機密情報を扱うことが多い業務です。ちょっとしたミスで情報漏洩などのトラブルを招く恐れがあるため、スキルや経験が必要な重要ポジションと言えます。

重要性が高い業務だからこそ、経理経験や資格を所持する優秀なアシスタントを採用しているサービスも多くあります。依頼する際は、オンラインアシスタントの実績やセキュリティなど、信頼できるかどうかのチェックを怠らないようにしましょう。

<依頼業務の例>

  • 記帳代行
  • 請求書発行
  • 経費精算
  • 振込・支払い代行
  • クラウドツール導入サポート

経理代行を検討中の方は、こちらも参考にしてください。
経理代行サービスに外注したい!料金相場やメリット、おすすめの業者をご紹介 | ブログ|フジ子さん

秘書

多方面で業務をサポートしてくれるオンライン秘書は、今非常に注目度が高いオンラインアシスタントサービスです。秘書と言えば社長や代表者など「トップの人間の傍にいる人」というイメージが強いですが、いろんな業務を担ってくれるため立場に関係なく利用されています。

バックオフィスに追われて他業務に集中できないとお悩みの方を力強くサポートしてくれるでしょう。

<依頼業務の例>

  • スケジュール管理
  • 出張手配(ホテルの予約や公共交通機関の席確保など)
  • 電話・メール対応
  • イベント事務局代行
  • 資料作成

オンライン秘書の詳細を知りたい方は、ぜひこちらの記事も参考にしてください。
オンライン秘書とは?料金相場やメリット、デメリットなど徹底比較 | ブログ|フジ子さん

総務

企業のバックオフィス業務全般を行う総務。経理や人事とよく似ていますが、企業全体の業務を担う立場にあるため他業務より担当領域が広いのが特徴です。

企業の中には経理や人事と兼任している場合があります。膨大な作業量に圧迫されることもあるため、オンラインアシスタントで総務を依頼すると一気に負担の軽減が期待できるでしょう。

<依頼業務の例>

  • データ入力
  • 備品購入・補充
  • リサーチ業務
  • 翻訳
  • 資料作成

総務代行の詳細はこちらに詳しく記載されているので、ぜひ参考にしてください。
総務代行の外注費用!アウトソーシングするメリットとおすすめの業者 | ブログ|フジ子さん

人事

従業員の管理や採用業務を行う人事業務。優秀な人材の見極め方や雇用に関わる手続きの仕方など人事に関する悩みを抱えている企業はたくさんあります。

オンラインアシスタントでは採用のプロが在籍しているサービスもあるので、煩わしい手続きもスムーズに片付けてくれますよ。

<依頼業務の例>

  • 給与計算
  • 求人広告の出稿・管理
  • 面接スケジュールの調整
  • 入社・退社の手続き
  • 勤怠管理

Webサポート

情報化社会の現代においてSNSや企業のWebサイトで情報を発信していくことは大切ですが、SNS・Webサイトを小まめに更新したり管理したりするのは大変です。

そんなマメな作業もオンラインアシスタントがサポートしてくれます。特に、インターネットサービスであるオンラインアシスタントはIT系に強いサービスも多く、中にはマーケティングの知識やSEOの観点から様々なアドバイスをしてくれることも。

時代に合わせてIT化に力を入れている企業であれば魅力的なサポートと言えますね。

<依頼業務の例>

    • Webサイト運営
    • SNS運用
    • クラウドソーシングの管理
    • 画像の加工・編集

営業アシスタント

過去に営業経験を持つアシスタントが在籍しているサービスであれば、その経験を活かして営業アシスタントを行ってくれます。

どこまでを請け負ってくれるかはサービスによって異なりますが、細々としたサポートを担ってもらえることで営業マンは営業に集中できます。

業務の負担が減ることで心に余裕が生まれ、営業成績にも良い結果をもたらしてくれると期待できるため、利用しない手はないですよね。

<依頼業務の例>

  • 資料作成
  • 顧客管理
  • アポ取り
  • 見積もり・請求書・納品書などの作成
  • 窓口業務(クレーム対応やクライアント対応など)

オンラインアシスタントサービスに委託するデメリット

いろんな業務をお任せできて便利!と人気を集めているオンラインアシスタントサービスですが、依頼をするうえでいくつかのデメリットもあります。

デメリットを無視して依頼をしてしまうと、後々トラブルが発生しても対処ができません。どのようなデメリットがあるかを理解し、それをどうカバーするかもしっかり検討したうえで契約に踏み切ることが大切です。

では、オンラインアシスタントサービス導入でどのようなデメリットが考えられるのかを見てみましょう。

アシスタントの顔が見えない

オンラインでのやり取りになるため、アシスタントの顔が見えません。(オンラインミーティングとしてビジオ通話を取り入れれば、お互い顔を見ながら会話することも可能です)

「仕事をするうえできちんと相手の顔を見て信頼関係を構築していきたい」

そのようなコミュニケーションの取り方を大切にしている方であれば大きな不安要素となるでしょう。

しかし、IT化が進む現代ではオンラインでのコミュニケーションから人間関係を構築していく前向きさも必要です。

特に、働き方改革や人手不足解消などの目標達成のためにこれから益々リモートワークが推進されていくと考えられます。そのため、オンラインでのやり取りに抵抗がある方も少しずつ慣らしていくトレーニングをしておいた方が良いでしょう。

セキュリティ面の不安

パソコン1つでデータを管理・送受信できるのはスムーズで便利ですが、世の中にはその便利さを利用して罪を犯す者もいます。アカウントへの不正侵入、なりすまし、盗聴…これらのリスクを考えるとオンラインでのやり取りに不安を感じるのも無理はありません。

そんな不安を払拭できるよう、セキュリティ対策をしっかり行っているオンラインアシスタントサービスもたくさんあります。

具体的にどのような対策をとっているのかをしっかり下調べしたり問い合わせたりしておくと、安心して依頼できますよ。特に、企業の機密情報をやり取りする可能性がある場合にはしっかり確認しておきたいですね。

オンラインアシスタントサービスに委託するメリット

人手不足や生産性の低下など、企業が抱える問題は様々です。このような問題に対し、解決策が分からないと悩む企業こそ、サポートが充実しているオンラインアシスタントの導入が有効と言えます。

もちろん、オンラインアシスタント導入におけるデメリットも多少なりともありますが、それ以上のメリットを見出せるのも事実。

具体的なメリットを理解し、企業の問題解決が期待できるかをしっかり吟味しましょう。

人件費を抑えられる

オンラインアシスタントに業務を委託することで、社内業務を大幅に減らせます。最小限の社員数でも業務を円滑に進められるため、人件費のカットに有効です。

オンラインアシスタントの費用はサービスによって異なりますが、大体月額10万円前後のところが多く見られます。社員を1人雇って毎月20~30万円の給与を支払うことを考えると、安く済んで助かりますね。

また、人員補充のために求人を出したり採用に伴って備品購入をしたりなどのコストも丸ごとカットできますよ。

人件費に関するお悩みを持つ方は、ぜひこちらも参考にしてください。

人件費とは?費用、コスト削減方法と最適化する方法

成果物のクオリティが高い

優秀なアシスタントを雇っているオンラインアシスタントサービスは、専門知識・スキルの保有者や経験者が在籍している場合があります。そのため、高いクオリティの成果物が期待できます。

また、優秀なアシスタントは「もっとこうすれば効率が良くなりますよ」など現状をより良くするためのアドバイスをしてくれることもあります。そのようなアドバイスを受け入れながら問題点を解消していくことで、業務の効率化を図ることも可能です。

オンラインアシスタントの料金・費用相場

オンラインアシスタントサービスの料金プランには、以下の3パターンがあります。

  • 時間制:アシスタントの稼働時間で料金が決まる
  • タスク制:作業量によって料金が決まる
  • 定額制:毎月決まった金額で仕事を依頼できる

この中でも一般的なのは時間制で、多くのオンラインアシスタントサービスが時間ごとでプランを提供しています。

1ヶ月あたり20~30時間がベーシックで、費用相場は月額10万円前後。時給にすると3,000円程度となります。未経験者に対してこの時給であれば高く感じますが、スキルを持った優秀なアシスタントに仕事を依頼して時給3,000円で済むなら安いですよね。

オンラインアシスタントの導入事例

意を決してオンラインアシスタントを導入した企業の中には、様々な問題解決につながった成功事例がたくさんあります。具体的な事例があると、いざ自社に導入した時にどのような効果が期待できるのかをイメージしやすいですよね。

そこでここからは、オンラインアシスタント導入の事例をいくつか紹介します。上司説得の材料にもなるので、ぜひチェックしてください。

フジ子さん:購買業務代行

経理や人事などのバックオフィスも兼任しているA社の総務。膨大な仕事量を軽減させるため、フジ子さんへの購買業務を代行してもらうことにしました。

<得られた成果>

  • 備品発注の手間が省けた
  • 少しでも安いところで注文してくれたため経費が削減できた
  • 発注忘れを防止できた

単純に作業量が減らせたという点は大きなメリットですが、それ以上に注目したいのがフジ子さんの提案力の高さです。少しでも安く購入できるよう配慮してくれたり、在庫切れのものを他のサイトから見つけてきてくれたりと細やかな気配りも見られます。

また、フジ子さんは情報管理責任者を配置するなどでセキュリティの管理体制が整っているので、備品購入における請求書管理の依頼も安心。

おかげで社員の負担が一気に軽くなり、別業務にも目を向ける余裕ができました。

Genny:秘書業務

独立して1年目のBさん。やることが山積みで1人では二進も三進もいかない状態だったため、Gennyのオンライン秘書に様々な事務作業を依頼することにしました。

<得られた成果>

  • スケジュール調整により円滑に業務を進められた
  • 食事会で美味しいお店を予約してくれたため取引先に喜んでもらえた
  • メールチェックや資料作成などの手間を省略できた

まだ独立1年目で体制が整っていなかったBさんは毎日てんてこまいでしたが、オンライン秘書にスケジュール管理を依頼したおかげでスムーズに業務を進められました。また、メールチェックや資料作成などの業務も担ってもらうことでBさんの負担も減らすことに成功。

安心して仕事を任せられることから継続利用を続けているそうです。

おすすめのオンラインアシスタント

数々のオンラインアシスタントサービスがありますが、今回は以下2つのサービスを紹介します。

高品質と高い評価を得ているオンラインアシスタントサービスなので、どこに依頼するか決めかねている方はぜひ検討してみてください。

フジ子さん:費用の安さが魅力

引用:フジ子さん | オンラインアシスタント 月額4.7万円~ 1ヶ月利用も可

業界最安値と言われているフジ子さんは、予算が心配な方におすすめのオンラインアシスタントです。

経理、秘書、人事、Webサイト運用など様々な業務を請け負ってくれる上に、アシスタントも優秀な人材ばかりなので安心して仕事をお任せできます。

<フジ子さんの料金プラン>

プラン 契約期間 実働時間(1ヶ月) 月額料金
PLAN20 1ヶ月 20時間 4.7万円
PLAN30 1ヶ月 30時間 6.9万円
PLAN50 1ヶ月 50時間 9.9万円

<時間単価>

月50時間プラン 2,000円程度/時間
月80時間プラン(半日) 1,500~2,000円程度/時間
月160時間プラン(フルタイム) 1,390~2,000円程度/時間

手取り20万円の正社員がフルタイムで働くと、時給は1,250円程度。そこに社保などの固定費がかかるため、フジ子さんをフルタイムで利用した方が安いことは一目瞭然です。
「実際に利用してみないと分からない」という方のために、1週間の無料トライアルプランもあります。気になる方は、ぜひ一度トライアルプランに申し込んでみてはいかがでしょうか。

「フジ子さん」公式サイトはこちら

CASTER BIZ:高品質で安心感抜群

引用:CASTER BIZ – 優秀なオンラインアシスタント

CASTER BIZのアシスタントは、1/100という採用倍率を勝ち抜いた優秀な人材ばかり。安定のクオリティで業務をこなしてくれるので、安心して仕事を任せられると人気です。

導入実績1000社を超える人気オンラインアシスタントサービスですが、料金は30時間で10万円前後。相場の範囲内でかなり良心的です。その上、希望に合わせてプランを作成してくれる「カスタマイズ」もあるので、予算が不安な方も安心して相談できますよ。

料金・品質のバランスが非常に良いので、長いお付き合いを考えている方はぜひご検討ください。

<CASTER BIZの料金プラン>

プラン 契約期間 実働時間(1ヶ月) 月額料金
BASIC 6ヶ月 30時間 108,000円
LONG 12ヶ月 30時間 96,000円
CUSTOMIZE

「CASTER BIZ」公式サイトはこちら

まとめ

様々な業務を担ってくれるオンラインアシスタントサービスは、業務を効率化させたい企業にとって非常にメリットが大きいサービスです。その上、社員を増やすより安く依頼できるため人手不足解消にも効果があり、今後益々需要が伸びていくと考えられます。

しかし、導入して本当に効果があるのか不安を感じ、なかなか一歩を踏み出す勇気が持てない方も多いでしょう。

そんな方は、ぜひ上記で紹介したオンラインアシスタントのメリットや導入の成功事例を参考にしてください。改めてオンラインアシスタントの魅力が感じられ、導入を前向きに検討しやすくなります。

中には無料お試し期間を設けているサービスもあるので、それらを上手に利用しながら自社に最適なサービス探しをしてみてはいかがでしょうか。