総務代行の外注費用!アウトソーシングするメリットとおすすめの業者

総務は会社組織全体に関わる業務を行います。

企業の体制によっては、経理や法務などと兼任する場合もあるでしょう。
企業全体の様々な業務に対応していく事が求められる総務の仕事は、膨大かつ責任も重大です。

総務を外注する事のメリットは、固定費がかからない・求人募集や新人教育の手間が省ける事です。

デメリットは情報漏洩の危険性・社内に総務業務のノウハウが残らない事です。

今回は総務代行にアウトソーシングするメリット、デメリット、おすすめの外注業者をご紹介します。

相場などもご紹介していきますので業者選定の参考に、お役立てください。

総務代行とは

総務代行とは経営会議の運営・備品、建物の管理・社内行事の企画運営や防犯対策など、企業内の全体的の業務に関わる総務の仕事を、アウトソーシングして業者が代行して行う事です。

総務の仕事と一言でいっても、企業によって業務の幅が大きく異なります。

中小企業などでは、経理や法務などと兼任する事もあるでしょう。

総務代行をするという事は、経理や法務・備品管理などの庶務業務まで出来る必要があります。

総務代行に委託できる業務・仕事内容

具体的に、どのような業務を総務代行アウトソーシング出来るのでしょうか?
下記で詳しく見ていきましょう。

労務管理全般

総務代行にアウトソーシング可能な労務業務は以下の業務です。

●労働時間の管理(勤怠管理)
●給与計算(福利厚生の計算)
●社会保険の手続き
●安全衛生管理
●就業規則の作成や管理

代行業者により、出来ない場合があります。

庶務管理全般

アウトソーシング可能な庶務管理は以下の業務です。

●伝票整理
●電話応対
●資料作成

代行業者により、出来ない場合があります。

イベント等のサポート業務

アウトソーシング可能なサポートは以下の業務です。

●業務の分析や整理
●スケジューリング
●キャンペーン商品の発送、資料発送
●WEBサイト関連の告知業務

代行業者により、出来ない場合があります。

経理業務

アウトソーシング可能な経理業務は以下の業務です。

●現金の出納管理
●従業員の立替経費清算
●伝票の起票、整理
●売上集計

代行業者により、出来ない場合があります。

総務代行に委託、外注するメリット

総務代行をする事で得られるメリットとは、どのような事なのでしょうか?

人件費にかかる固定費を削減

会社で社員を雇う事になると、社会保険料・通勤費・福利厚生・備品などのコストがかかります。

その他、総務業務の繁忙期にかかる残業代・比較的落ち着いている月の固定費などがかかります。

以下に正社員・派遣社員で一か月にかかる費用を算出しました。

※労働保険や雇用保険、業種などにより異なり複雑になる為、正社員は給与の1.5倍の経費で計算しています。
https://globis.jp/article/1446

正社員(給料30万円の場合) 派遣社員(時給1750円の場合)
健康保険料

厚生年金保険料

労働保険・雇用保険

交通費

備品

各種保険料等は時給に含まれています。

1日8時間労働

月22日出勤

450,000円 308,000

社員、派遣社員も毎月の固定費は高額です。
アウトソーシングを活用し外注にすると、必要な分の委託が出来ます。

業者によっては、繁忙期のみや特定の業務だけをスポットで依頼する事も可能なので、
同じ量の仕事を行うにも、時間もコストも節約出来るでしょう。

ムダなく専門性の知識の高いプロに依頼出来る事が出来ます。

求人募集や新人育成の手間が省ける

人材募集にはいくつかの方法がありますが、広告を出し直接応募を募る方法ですと、
求人広告費用(1週間程度)は18,000~40万円程度が相場になっています。

総務は、業務の幅が広く企業全体の様々な事に対応出来るスキルを持ち合わせている必要があります。

そのような優秀な人材を探す事も簡単ではありませんし、入社しても長く勤めるという保障は残念ながらありません。

一生懸命に教育したのに辞めてしまうのは悲しいですし教育するのは、かなりの労力が要るものですよね。

アウトソーシングし、外注にする事で総務のプロが正確に業務を行ってくれます。
退職のリスクもなく、一から教育する労力も時間もかかりません。

効率の良い業務が期待出来ます。

総務代行に委託、外注するデメリット

総務代行を外注する場合のデメリットを踏まえて、検討してみましょう。

情報漏洩・セキュリティの心配がある

総務は会社全般業務を行う為、社員の個人情報を扱う事もあるでしょう。
情報漏洩のリスクが心配になります。
情報漏洩の低減をする為に『プライバシー認定企業』や情報管理の体制の取り組みがなされている所を選ぶようにしましょう。

秘密保持契約の締結を結ぶ事はもちろんですが、業者のセキュリティへの取り組みなども確認するようにしましょう。

社内に総務業務のノウハウが残らない

総務業務を総務代行業者が行うので、社員は総務業務をする機会が無くなります。
経験もノウハウ等も身につきにくくなります。

将来的に、社内で総務業務を行える様にしていきたい等の計画があれば、代行会社に引き継ぎ書の作成を依頼するなどの対応策が必要になります。

未来の計画をした上で、どのようにアウトソーシングを活用していけば会社にとって利益になるのか、導入内容や仕組みなどを検討する必要があるでしょう。

総務代行の費用・料金相場

総務代行を外注した場合、業者により業務内容や料金設定はまちまちです。
各業者を比べ、金額別に大まかな相場を出しました。

(金額別:表)

2~5万円程度 5~20万円程度
●労働・社会保険手続き ●記帳、売掛金・買掛金管理
●労務管理サポート ●資金繰り表作成
●給与計算 ●経営会議資料作成
●決算報告書作成
●労働・社会保険手続き
●労務管理サポート
●給与計算
※サービス内容は業者により多少異なります。 ※サービス内容や条件は業者により異なります。
※従業員10名以上は追加料金がかかる場合有。
社員数が少ない・総務業務の一部を委託したい事業者向けです。 総務業務の全般を外注依頼したい事業者向けです。

2~5万円程度だと、従業員10名を超えると追加料金がかかる場合が多い為、少人数の事業所に適しているのではないでしょうか。

5~20万円程度だと、総務業務全般のサポートが期待出来ます。
社員数が多く、総務業務の幅が広い事業所に適しています。

総務をアウトソーシングするならここ!おすすめの業者

総務は企業全体の業務に関わる重要な業務です。

信頼と実績、そして業務の幅の広い業者をピックアップしていきます。

フジ子さん:圧倒的な安さ

フジ子さんは、オンラインアシスタントで、業界最安値で知られています。

総務業務全般はもちろんの事、フジ子さんの業務範囲は広く、人事・WEB運用・記事作成など、各業務のスペシャリストが在籍しています。

チームを組んで業務のサポートや代行をしているので、業務内容はスピーディです。

過去の実績や口コミ等、フジ子さんの実務能力・生産性の高さは好評でリピート率は90%を超えています。

フジ子さんの料金・体系は3つのプランがあります。
業務量に応じて柔軟なプラン変更も出来ますし、翌月解約も出来ます。

 

フルタイムの場合:160時間利用時の1時間あたりのコスト

 1390~2000円

フジ子さんには2時間の無料トライアルもあるので、一度試してから依頼が出来るのも安心出来ますね。

フジ子さん

税理士法人TAXGYM

税理士法人TAXGYMでは、総合的な税務・会計・経営コンサルティングを行っています。

総務業務の総合的なサポートはもちろん、経営戦略に対して客観的・的確なアドバイスが強味です。

税に関しての無料相談も行っています。

税理士法人TAXGYM

まとめ

総務代行を活用する事で、人件費によるコスト削減や、人材募集の手間が省けるなどのメリットがあります。

一方で、社内にノウハウが残らないなどのデメリットもあります。

幅広い業務内容がある総務ですが、自社の運用に合わせてアウトソーシングを取り入れる事が出来ます。

効率の良い運営の為に、ぜひご検討ください。