オンライン事務代行に依頼可能な仕事は？費用相場や選び方も網羅的に解説

ネット環境を利用して様々な事務業務を依頼できるオンライン事務代行。オンラインなのでエリアを気にする必要がなく、やり取りもスムーズで効率的と人気です。

しかし、オンライン事務代行を検討中の方の中には下記のような疑問・不安を抱いている方も多いでしょう。

• どこまでの事務業務を代行してもらえるか分からない
• 費用がかかるから継続的に利用できるか不安
• オンライン事務代行はたくさんあるから選び方が分からない
• 果たして十分な導入メリットが得られるか心配

こうした悩みが解消できないと、どんなにオンライン事務代行が人気でも、なかなか導入に踏み切れませんよね。

そこで本記事では、オンライン事務代行に依頼できる仕事内容や費用相場、代行を利用するメリット・デメリットなどを網羅的に解説します。

オンラインの事務代行に依頼できるもの

オンライン事務代行に依頼可能な業務には下記のようなものがあります。事務業務は範囲が非常に広いため一部の記載となりますが、どこまでを依頼するか計画を立てる際の参考にしてください。

オンラインの事務代行の費用相場

オンライン事務代行の費用は大きく分けて「月額制」と「従量制」の2パターンがあります。

月額制は料金システムがシンプルで分かりやすいと人気です。多くのオンライン事務代行業者が月額制を採用しており、相場は10万円前後となっています。

時給換算すると2,500～4,000円程度となるため、派遣社員を雇うより高く感じる方もいるでしょう。

しかし、人材採用に必要なコストや備品調達、社会保険料などの固定費がかからないことを考慮すると決して高いとは言えません。そのため、総体的に見て月額制のオンライン事務代行の方がコストを安く抑えられる可能性があります。

一方、従量制は業務量に応じて費用が変動する料金システムです。仕事が少ない時は費用が少なく、逆に多い時はそれに見合った費用がかかるためコストの無駄がありません。

代行内容によって料金設定が異なるだけでなく、依頼する業務量で費用が変わるため相場はないに等しいと言えます。

オンラインの事務代行のメリット

オンライン事務代行を利用している企業が増えていますが、具体的にどのような点にメリットを見出しているのか気になりますよね。

そこでここからは、オンライン事務代行のメリットの中でも特に注目したい2つのポイントを紹介します。

社員教育の手間・コストがかからない

事務代行のスタッフは事務経験者や資格保有者など優秀な人材ばかりです。代行業者に依頼してすぐに戦力となってくれるため、社員教育の手間とコストがかかりません。

「企業における人材育成」に関する実態調査によると、社員教育にかかる手間・コストは下記の通りです。

出典：「企業における人材育成」に関する実態調査

社員教育にかける費用は1人当たり1～5万円未満で抑えている企業が多い傾向があります。

「それくらいの出費なら痛くも痒くもない」という企業もあるかもしれませんが、これが新入社員10人を対象にすると合計10～50万円くらいかかることになります。社員教育だけで数十万円もコストがかかるのはさすがに困るという企業は多いでしょう。

また、教育期間としてもっとも多い声が5週間～3ヶ月。その間新入社員に仕事を任せられない上に、教育係となる社員もコア業務に専念できないため生産性が下がる恐れもあります。

新しく人を雇うというのは、いかに手間とコストがかかるかが分かりますね。

オンライン事務代行であれば社員教育の必要がないため手間もなければコストも0円です。人材採用における企業負担の心配がないのはメリットが大きいと言えるでしょう。

生産性の向上

オンライン事務代行に事務業務を任せることで社員をコア業務に専念させられるため、生産性の向上が期待できます。

事務業務には売上に直接関与しないノンコア業務がたくさんあります。ノンコア業務も経営を円滑に進めるために必要ですが、そればかりに手を取られては売上が上がりません。

そこで活躍するのがオンライン事務代行です。ノンコア業務を代行してもらうことで、社員がコア業務に目を向けやすい環境を整えられます。

コア業務に専念できることで企業全体の生産性が上がり、売上アップも可能。そのため、オンライン事務代行は企業成長においてもメリットがあります。

オンラインの事務代行のデメリット

人材採用にかかるコストや業務効率化など多様な面でメリットが多いオンライン事務代行。しかし、一切デメリットがないわけではありません。

そこでここからは、オンライン事務代行の利用を検討する上で知っておくべきデメリットを紹介します。

オフライン業務は依頼できない

オンライン事務代行はネット環境を使って仕事を依頼するので、基本的にオフライン業務には対応していません。

具体的にどのような仕事がオフライン業務となるのか、例を挙げると下記の通りです。

• 来客対応
• 電話対応
• オフィスの掃除
• 書類の整理やファイリング

このように、企業内にスタッフがいないとできない仕事もあります。事務代行と言ってもオンラインなので、事務業務すべてを任せられるわけではないと理解しておくことが大切です。

ただ、オンライン事務代行の中にはオフライン業務が可能なサービスもあります。オフライン業務の依頼も検討している方は、サービス内容を必ずチェックしておきましょう。

スタッフと相性が合うか分からない

オンライン事務代行とのやり取りはメールや電話、Chatoworkなどのビジネスツールを利用することがほとんどです。お互いに顔を合わせることがないため、相性が良いか分からないという点がデメリットとして挙げられます。

人材採用であれば、応募者と面接をして社風に合うかなどを判断した上で採用する流れが一般的です。会社に合う人材を見極められるので、安心して採用の可否を検討できます。

しかし、オンライン事務代行はどんなスタッフが担当してくれるか分かりません。

「仕事はきっちりしてくれるけど何となく言葉にトゲがあってやり取りしづらい･･･」
「何となく『もっとこうしてほしい』という要望が言えない･･･」

このようにスタッフとの相性が合わず仕事のしづらさを感じるケースもゼロではありません。長期的な利用を検討しているなら相性が良いスタッフに対応してもらいたいですよね。

仕事しやすい関係を築くためにも、契約前のヒアリングでスタッフの要望を聞いてくれるかどうかを確認しておくことをおすすめします。

オンラインの事務代行の選び方

オンラインで事務代行してくれるサービスはたくさんあります。費用や依頼可能な業務などサービス内容が様々なので、どこを選べば良いか悩んでいる方は多いでしょう。

そんな方のために、オンライン事務代行選びで見るべきポイントを紹介します。自社に合ったサービスを選びたい方は必見です。

依頼可能な仕事の種類を確認する

事務代行だからと言って事務業務をすべて依頼できるとは限りません。

「経理業務はできるけど人事業務には対応していない」
「オンラインだけでなくオフラインも依頼可能」

このように、事務代行サービスによって依頼可能な仕事の範囲は様々です。

契約をしてから「この業務を請けてくれないとは知らなかった！」と後悔しても遅いので、依頼可能な業務内容はしっかり確認しておきましょう。

利用企業からの評価内容に注目する

実際にオンライン事務代行を利用した企業の声ほど信憑性の高いものはありません。どのサービスを利用するか悩んでいる方は、必ず利用企業からの評価をチェックしましょう。

オンライン事務代行の公式サイトには「スタッフが優秀」「安い」「仕事が丁寧」など、魅力的な文言ばかりです。どこも同じような内容が書かれているため、信憑性に欠けるだけでなくサービスごとの差別化がしづらいですよね。

しかし、実際にサービスを利用している企業の口コミを見れば、具体的にどのような点が優れているかが分かります。その上、評価が高いサービスだと安心して仕事を任せられるでしょう。

おすすめのオンライン事務代行

「オンライン事務代行の中でも、特に評判がいいところを利用したい！」

そんな方におすすめしたいのがこれからご紹介するサービスです。高い満足度を誇る人気のオンライン事務代行業者なので、ぜひ検討してみてください。

フジ子さん

引用：フジ子さん | オンラインアシスタント 月額4.7万円～ 1ヶ月利用も可

「高品質・対応力が高い・安い」の3本柱が魅力のフジ子さん。フジ子さんには、事務業務の経験を持つスタッフが多く在籍しています。

例えば、税理士事務所に5年以上勤務した方や、社長秘書を3年以上務めた方など。実務経験をもとに高品質なサービスを提供してくれるので、安心感は抜群です。

また、気配りをモットーとしているスタッフの対応力の高さも人気ポイントの1つとして挙げられます。実際にフジ子さんの対応力が分かる事例があるので、ぜひこちらも参考にしてください。

【業務事例１】備品や消耗品の購買業務代行

即戦力となる頼もしいスタッフが対応してくれるにもかかわらず、費用は月6.27万円～。※2023/11/1より新価格。

コスパの良さならフジ子さんの右に出るサービスはないでしょう。

「フジ子さん」公式サイトはこちら

I-STAFF

引用：I-STAFF[アイスタッフ] | 優秀なオンライン秘書（アシスタント）を選ぶならアイスタッフ

成果物のクオリティで高く評価されているのがI-STAFFです。

事務代行に依頼したものの、提出された成果物の品質が悪いと困りますよね。

しかし、I-STAFFに在籍しているスタッフは、採用率1/100をクリアした優秀なスタッフのみ。ハイレベルなスキルを持つスタッフが対応してくれるので、サービスの質も高いと人気です。

それでも満足できなかった場合を考慮して返金保証も完備。万が一の保険があるとより気楽に利用できますよね。

品質を重視したい方はぜひ一度相談してみてはいかがでしょうか。

「I-STAFF」公式サイトはこちら

まとめ

今まで自社社員に事務業務を任せていた企業にとって、新しくオンライン事務代行を導入するのは勇気がいるもの。

「顔が見えない相手に仕事を任せて大丈夫かな？」
「契約した代行業者と相性が悪かったらどうしよう･･･」

このような不安から導入をためらってしまうのも無理はありません。

しかし、オンライン事務代行を利用することで得られるメリットもたくさんあります。実際に「業務効率化ができた」「人件費を削減できた」など様々なメリットを実感している企業も多いです。

そこで今回は、オンライン事務代行の基本情報や魅力を解説しました。導入を検討している方は、ぜひ上記を参考に自社に合った事務代行業者選びをしてみてください。