保育園の事務作業は、保育の時間の合間を縫って行うことが多く、日中忙しかった日は残業をすることもあるのではないでしょうか。
保育園によっては、保育士が事務作業を兼任しているケースもあり、事務作業が多く、保育に集中できないこともあります。
この記事では、保育園の事務作業を効率化する方法やおすすめの事務代行サービスを解説します。
事務作業の負担を減らしたいと思っている、保育園で働いている方は、ぜひご一読ください。
目次
保育園の事務作業とは
保育園は行事が多く、保育に関連した事務作業も多岐にわたります。具体的にはどのような事務作業があるのかをみてみましょう。
保育関連の雑務・書類作成
保育園の事務作業には、以下のような保育関連の雑務や書類作成があります。
- 保育計画書の作成
- 連絡帳の記入
- 行事の計画・準備
保育計画書は保育指導案とも呼ばれる、保育活動を計画した指導案です。
子どもにとって充実した環境や経験ができる保育園となるために作成します。主に年間計画・月案の長期的な計画と、週案・日案の短期的な計画を作成します。
連絡帳の記入とは、保護者からの連絡を確認したり、園での1日のできごとを保護者に伝達したりする業務です。
また行事の計画・準備では、季節ごとのイベントやお誕生日会、遠足などさまざまな行事関連の事務作業が含まれます。行事の日程を決めたり、必要なものを準備したり、保護者連絡をしたり、さまざまな対応が必要となります。
人事・労務関連の手続き
保育園では、下記のような人事・労務関連の手続きもあります。
- 勤務時間・シフトの管理
- 給与計算
- 保育士の採用・管理
土曜日営業の保育園では、比較的土曜日は園児の数が少ないため、保育士をシフト制にしている場合も少なくありません。
また、一般の企業と同様に、保育園でも職員の休暇や残業時間などの勤怠管理や給与計算も必要です。
そのほか、求人サイトへの掲載などの保育士の採用・管理に必要な事務作業も保育事務の担当者が行う保育園もあります。
経理
保育園では、下記のような経理関係の事務作業もあります。
- 経費精算処理
- 保育料の管理
- 入金・出金管理
経費精算処理とは、保育施設で必要な備品、行事で必要な経費の精算や保護者からの集金管理などの対応業務です。
また、保育料関連や銀行の入金・出金の管理事務もあります。昨今では、便利な会計ソフトもありますが、正確に業務を行うにはシステム任せにできないため、経理の専門知識も必要です。
総務、広報、その他
保育園では、他にも幅広い事務作業が求められています。主に以下のような総務、広報、その他の業務に分類される下記のような作業です。
- 各種提出書類の作成・提出
- ホームページ・ブログの更新
- 見学者の応対
- 保護者の応対
保育園では、助成金の申請書類など役所や関係機関に提出する書類が多数あるため、都度作成・提出が必要です。
また、ホームページを運営している保育園では、行事の写真やお知らせなどを投稿する作業も入ってきます。
更に、入園希望の見学者や保護者からの電話・メール対応など、保育園ではさまざまな事務対応が必要です。
保育園の事務作業がつらくなる原因
保育園は子どもたちの成長を見守ることができ、やりがいが感じられる一方、保育園だからこそ事務作業がつらくなることもあります。
なぜ保育園の事務作業がつらくなるのか、その原因についてみてみましょう。
保育時間外に作業しなければならない
保育園では、保育時間外に事務作業をすることが多くあります。
保育士が事務作業を行っている場合、園児がいる時間に事務作業がなかなか進まず、園児の帰宅後に事務作業を行わなければならないからです。
また、事務専任のスタッフがいても、忙しいときには保育補助に入り、保育時間内に事務作業ができず、残業する場合もあります。
手書きなどによるアナログ作業が多い
保育園では、書類管理を紙で行っているなどアナログ作業が多いです。登園・降園の時間管理、連絡帳の記入などを手書きで行っている場合を指しています。
これらのアナログ作業は、記入ミスや漏れが起こりやすく、必要なときに書類を探しにくいなどのデメリットがあります。
アナログ作業を効率化するにはアプリなどでデジタル化し、手書き作業を減らすことが大切です。
行事の準備負担が重く、事務作業の時間が足りない
行事の準備負担が重く、事務作業の時間が足りないことも、事務作業が負担となる原因です。
保育園では運動会、発表会、遠足のほか、毎月のお誕生日会など行事がたくさんあります。
行事の際には、計画から準備、保護者や関連した事業者へ連絡することも増えるので、普段の事務作業の時間が足りなくなりやすいです。
また、壁飾りを作ったり、衣装を作ったりなどアナログ感あふれる準備をする場合負担が増え、無理にでも事務作業の時間を確保しなければなりません。
繫忙期が特に忙しい
事務作業の量に関係なく、繁忙期になると更に事務作業が苦痛になります。
保育園は通常、3〜5月が最も忙しい時期です。この時期は、卒園や入園、決算、職員の入退職などで事務作業が増えます。
また、4月は入園したばかりの園児が、慣れない環境で体調不良を起こすケースも少なくありません。その際は、保護者への連絡対応も必要になります。
保育園の事務作業を効率化する方法
保育園の事務作業の問題を解決するには、どうすればよいのでしょうか？ここでは、保育園の事務作業を効率化する方法を紹介します。
事務スタッフを採用する
保育園の事務作業を効率化する方法として最初に思いつくのは、事務スタッフを採用することではないでしょうか。
事務専用のスタッフを採用することで、保育士の負担を減らすことが可能です。さらに、事務の経験や専門知識を持っている人を採用することで、業務の品質の向上も期待できます。
ただし、事務スタッフを採用する際には、業務範囲を明確にしましょう。
保育園によっては、事務スタッフも保育補助を行うケースがあります。「保育補助をするなんて聞いていない」などのすれ違いが起こらないようにするためです。
ICTシステムを導入する
保育園に連絡用のICTシステムを導入することも役立ちます。
ICTシステムとは「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略で、PCやスマートフォンなどを使った情報処理や情報技術のことです。
保育園にICTシステムを導入することで、子供の情報管理や職員の勤怠管理、保護者へのお知らせなどを自動化できます。
ただし、システムへの入力や管理をする人が必要なため、パソコン操作に慣れた職員を複数人おくべきでしょう。
また、システムの導入には費用が掛かるため、予算や費用対効果を考える必要もあります。
人材派遣を利用する
人材派遣を利用して事務スタッフを雇うことも、事務作業を効率化する方法の一つです。
人材派遣を利用すると、直接雇用する場合に必要な採用コストや労務管理費（給与計算や社会保険など）の削減が可能です。
人材派遣は忙しい時期のみ雇うなど、短期間のみの利用もできます。ただし、派遣社員の受け入れは原則3年が限度となっているため、長期間働いてほしい場合は不向きです。
また、契約以外の業務は契約違反となるため、突発的に新しい業務を頼むことができません。
事務代行サービスを利用する
事務作業を効率化する方法として、事務代行サービスの利用も役立ちます。
事務代行サービスは、事務作業などを外部委託できるサービスです。出社して作業してもらうオフラインと、リモートで作業するオンラインに分かれます。
人材派遣と同様に採用コスト、労務管理費の削減が望めますが、人材派遣との違いは、受入れ期間の制限がなく、長期間契約できることです。
また、事務代行サービスは月毎の作業量によって、契約時間の調整ができるため、コストの最適化ができます。
保育園が事務代行を利用するメリット
続いて、保育園が事務代行を利用するメリットを解説します。
保育に集中できる
事務作業を外部に委託することによって、保育に集中できます。
保育士が事務作業を兼任している場合は、大幅な負担軽減が期待できるでしょう。経理や人事、労務だけでなく、電話での問い合わせにも対応可能なサービスもあります。
ただし、オンラインの事務代行サービスの場合、担当スタッフが保育園内で作業するわけではなく、保育補助を頼むことはできません。
事務作業の品質を高める
事務代行サービスには、専門知識や経験を持ったスタッフがいるため、事務作業の品質を高めることが期待できます。
経理事務は経理の経験者、採用は人事採用の経験者など作業ごとに経験者に任せることも可能です。
経験がない人に頼むよりも、安心して任せることができ、作業の品質向上や効率化が期待できます。
コストを削減できる
事務代行サービスは、新たに事務スタッフを雇う場合に比べると、採用や教育にかかるコストを削減できます。
事務代行サービスには、社会人経験がある一定レベルのスキルを持ったスタッフが用意されているため、採用はもちろん教育もする必要はありません。
担当者が急に退職した場合でも、事務代行サービス内で代わりの担当者が配属されるため安心です。
また、サービスの利用時間によって金額が決まっていることが多く、繫忙期や閑散期にあわせて利用時間の増減ができます。
保育園におすすめの事務代行サービス3つ
昨今では、リモートワークの普及によりオンライン上のやり取りが増えてきており、あわせて事務代行サービス自体も増加傾向にあります。
そんな事務代行サービスの中でも、保育園におすすめの事務代行サービスを3つご紹介します。
1.オンラインアシスタント「フジ子さん」
オンラインアシスタント「フジ子さん」は、保育園におすすめの事務代行サービスの一つです。経理、総務、人事、Webサイトの運営など、パソコンでできる業務について相談できます。
月の契約時間は10時間から、契約期間は1ヶ月単位で契約できるなど、必要な分だけ契約ができます。また、無料トライアルが用意されているため、事務代行サービスを初めて利用する際も安心です。
| トライアル | PLAN20 | PLAN30 | PLAN50 | |
| 契約期間 | 1週間 | 1ヶ月 | 1ヶ月 | 1ヶ月 |
| ご契約時間／月 | 2時間 | 20時間／月 | 30時間／月 | 50時間／月 |
| 月額料金（税込） | 無料 | 62,700円 | 92,400円 | 132,000円 |
（2024年9月5日時点）
詳しくは、下記の公式サイトをご覧ください。
2.HELP YOU
出典：HELP YOU
HELP YOUも保育園におすすめの事務代行サービスの一つです。HELP YOUは、チームプランと個人プランの2つのプランが用意されています。
チームプランは、担当ディレクターが必要な人材を集めてチームで対応するプランです。個人プランは、1名の専属アシスタントが配属されるプランです。
| チームプラン | 個人プラン | |
| 契約期間 | 6ヶ月 | 6ヶ月 |
| ご契約時間／月 | 30時間、45時間 | 45時間、60時間 |
| 月額料金（税込） | 110,000万円、165,000円 | 165,000円、220,000円 |
（2024年9月5日時点）
詳しくは、下記の公式サイトをご覧ください。
HELP YOUはこちら
3.I-STAFF
出典：I-STAFF
I-STAFFも保育園におすすめの事務代行サービスの一つです。
基本プランは月30時間と決まっていて、契約期間が長いほど安くなります。
| ライトプラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン | |
| 契約期間 | 3ヶ月 | 6ヶ月 | 12ヶ月 |
| ご契約時間／月 | 30時間 | 30時間 | 30時間 |
| 月額料金（税込） | 125,400円 | 102,300円 | 89,100円 |
（2024年9月5日時点）
上記以外にも、カスタマイズプランがあります。カスタマイズプランは、月30時間以上、土日・深夜時間帯の業務などにも対応しています。
キャンペーンで期間限定の無料お試しプランが用意されていることもあります。
詳しくは、下記の公式サイトをご覧ください。
事務代行サービスをもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
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事務代行を利用する際のポイント
事務代行サービスを利用してもうまく活用できないケースもあります。そこで、事務代行サービスを利用する際のポイントを解説します。
現状の問題点を把握する
事務代行サービスを利用する前に、保育園の現状の問題点を把握することがポイントです。
各業務にどれくらい時間がかかっているのか、忙しくて手が回らない時期などを洗い出してみましょう。
また、事務代行サービスを導入する目的や費用対効果がどのくらいかを明確にしておくことが大切です。
依頼する業務を決める
事務代行サービスに依頼する業務や、範囲を決めておくことも大切です。
業務を依頼することによるメリットやどのくらい負担軽減になるのかを明確にしておくことで、事務代行サービスを最大限に活用できます。
依頼したい業務が対応可能かどうかを、契約する前に確認しておきましょう。
トライアルを利用してみる
事務代行サービスによっては、無料トライアルが用意されているものもあります。
「いまいち利用するイメージがつかめない」「実際にどのくらい負担が軽減されるか」など不安な場合は、ぜひトライアルを利用してみましょう。
まとめ
保育園の事務はアナログ作業が多い、行事が多いなどの様々な原因でつらく感じることもあります。保育園の事務を効率化や事務代行サービスに委託することで、保育に集中できたり、コスト削減できたりなどメリットがあります。
事務代行サービスを選ぶなら、10時間単位で依頼量を調整できる、オンラインアシスタント「フジ子さん」がおすすめです。
ぜひ一度、下記より詳細をご覧ください。
