日々の仕事で電子データを扱う機会が多い方に知ってほしいのが「タイムスタンプ」についてです。
タイムスタンプとは、契約などの起きた日時を電子書類に付与することで、そのデータがたしかに存在し、かつ改ざんされていないのを証明する技術です。ペーパーレス化が進む現代において、データの安全性や真実性を高めるために必須だといえます。
しかし「なぜタイムスタンプが必要なのか」「どの書類に付与するべきなのか」「どうやって作ればよいのか」など、タイムスタンプがイマイチ分からない方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、タイムスタンプの定義、概要、仕組み、作り方などについて解説します。
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、ある時刻に「電子データが存在していたこと」、そして、その時刻以降に「改ざんされていないこと」を証明するためのツールです。第三者機関によって発行されるため、客観的な信頼性が担保されます。
紙の書類の場合、劣化・指紋・捺印などの痕跡から、保管期間を推測できます。一方で、電子データは劣化しないため、作成日の推測が難しいのです。
詳しい仕組みは後述しますが、そこでタイムスタンプを使うと、機関から付与された情報と付与前の電子データから得られる情報を比べることで、スタンプが付与された時点から改ざんされたかどうかを確認できるのです。
タイムスタンプと似ているものとして「電子署名」が挙げられます。電子署名は作成者や内容が改ざんされていないことを証明できますが、いつ作成されたのかは証明できません。
タイムスタンプは「いつ」を証明するので、電子署名とタイムスタンプの両方を電子データに付与することで、強固なセキュリティを実現できます。
タイムスタンプの必要性～電子帳簿保存法～
「電子帳簿保存法」では、文書のデータ保存に関してさまざまな要件が定められています。そのうちのひとつ「真実性の確保」において、原則的に全ての保存データにタイムスタンプの付与が必須となっています。
また、タイムスタンプなら何でもよいわけではなく、公的な認可を受けた業者が発行する「認定タイムスタンプ」でなければなりません。
しかし、認定タイムスタンプの取得にはコストがかかるため、次の2つの条件を満たすことでタイムスタンプなしでも保存が可能になりました。
①訂正履歴が残るか、訂正自体できないシステムを使う（クレジットカードの利用履歴や、クラウド型の電子契約サービスなどがあたる）
②訂正に関する社内規定を定める
たとえば、ただスキャンをした書類などではこれらの条件を満たせないため、タイムスタンプが必要です。
一部例外はありますが、付与が義務付けられている書類は多岐にわたるため、ペーパーレス化を進めていくのであれば、タイムスタンプは用意しておくべきだといえます。
タイムスタンプ付与が求められる書類
タイムスタンプの付与が必要なのは「電子帳簿保存法」でスキャナ保存が認められている書類です。以下にスタンプの付与が求められる書類を列挙するので参考にしてください。
＜一連の取引過程における開始時点と終了時点の取引内容を明らかにする書類＞
・契約書
・領収書
など 並びにこれらの写し
＜一連の取引の中間過程で作成される書類で、所得金額の計算と直結・連動する書類＞
・借用証書
・預金通帳
・小切手
・約束手形
・有価証券受渡計算書
・社債申込書
・契約の申込書(定型的約款無し)
・請求書
・納品書
・送り状
・輸出証明書
など 並びにこれらの写し
＜資金の流れや物の流れに直結・連動しない書類＞
・入庫報告書
・貨物受領証
・見積書
・注文書
・契約の申込書(定型的約款有り)
など 並びにこれらの写し
このようにスタンプの付与が求められる書類は多岐にわたるので、付与漏れがないように気を付けましょう。
タイムスタンプの仕組み
出典：日本データ通信協会 タイムビジネス認定センター/タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプは、第三機関からの時刻を付与するだけでなく、ハッシュ値も照合することで電子データの信頼性を担保します。
ハッシュ値とは、ハッシュ関数を使用して入力値から算出した固定長データのことです。データ入力値からハッシュ値を計算することは可能でも、ハッシュ値から入力値を導くことはできないという特徴をもっています。
利用者は、算出したハッシュ値とともにタイムスタンプの生成を要求します。そして、それを受けた時刻認定局がハッシュ値と時刻情報を結合して、タイムスタンプを発行・送付するという仕組みです。＊時刻認定局とは、日本データ通信協会から公式の認定を得ている、タイムスタンプの発行機関のこと
後日、原データのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較して、一致していれば改ざんされていないことを証明できるようになっています。
タイムスタンプの作り方
ここからは、タイムスタンプの作り方を2通り紹介します。
自社で発行を依頼する
1つ目は、自社でスタンプの発行を依頼する方法です。時刻認定局と契約することで、電子文書のタイムスタンプを生成してもらえます。2021年8月現在、時刻認定局は以下の5社です。
・アマノタイムスタンプサービス3161
・セイコータイムスタンプサービス
・TKCタイムスタンプ
・サイバーリンクス タイムスタンプサービス
・MINDタイムスタンプサービス
参照：日本データ通信協会 タイムビジネス認定センター
発行にかかる費用の例として、「アマノタイムスタンプサービス3161」の料金を紹介します。月ごとの利用数が決まっている従量制タイプの場合、1000/月スタンプで8,000円です。
価格を明記していない業者も多いので、料金についてより詳しく知りたい方は直接問い合わせてみてください。
認定タイムスタンプを導入しているサービスを利用する
2つ目は、認定タイムスタンプを導入しているIT系サービスを利用する方法です。たとえば、以下のサービスでスタンプの発行が可能です。
・電子契約サービス：クラウドサイン、Ninja Sign、BtoBプラットフォーム契約書など
・会計ソフト：会計freee、弥生会計など
・経費精算システム：マネーフォワードクラウド経費、楽楽精算など
これらのサービスを利用すれば、わざわざ自社でタイムスタンプの発行を依頼しなくて済みます。また、書類自体の改ざんも不可能なので信頼性の担保にうってつけです。
さらにこれらのサービスを契約していれば、スタンプ発行のために自社で追加コストを捻出する必要はありません。サービスの一環として認定タイムスタンプを得ることが可能です。
まとめ
今回は、タイムスタンプの定義、概要、仕組み、作り方などについて解説しました。
タイムスタンプは、ある時刻からデータが存在していること、そしてその時刻以降に改ざんされていないことを証明します。「電子帳簿保存法」が定める範囲において、原則的に全ての保存データへのスタンプの付与が必須です。ペーパーレス化が進行している昨今、タイムスタンプは用意しておくべきだといえます。
作り方としては「自社で発行を依頼する」「認定タイムスタンプを導入しているサービスを利用する」の2通りです。今回紹介したことを参考にして、自社に合った方法でタイムスタンプを発行してください。
