上手な業務効率化とは？そのメリット・やり方・評価方法などを解説！

限られた経営リソースの中で最大限の成果をおさめるには、業務効率化が必須ですよね。新型コロナ騒動で企業活動の幅が制限されている今だと、ことさら重要な案件です。
しかし、具体的に何をどうすればよいのか分からず、なかなか第一歩を踏み出せない経営者・担当者の方は多いのではないでしょうか。
本記事では、業務効率化の概要やメリット、方法などを解説します。生産性を高めるための参考にしてみてください。

業務効率化とは？概要や見直しポイントを解説

業務効率化とは、企業の業務を円滑に進めるために、「ムリ・ムダ・ムラ」を省いていくことを指します。つまり、企業における生産性を高めていくわけですね。
「ムリ」とは不可能なスケジュールや従業員に見合わない作業量のこと。「ムダ」とは本質的に必要のない作業をすること。「ムラ」とはムリとムダが時間によって混在していること。
手間、時間、お金など、見直すものは多々あるはずです。まずは業務の時間を短縮するために、ムダになっている業務を洗い出しましょう。
業務効率化が求められる背景のひとつとして、労働人口の減少が上げられます。人手不足が深刻な問題となっている昨今、ムダな業務はないに越したことはありません。

業務効率化のメリットや目的

では、業務効率化を図る目的やメリットには、どういったものがあるのでしょうか。いくつか紹介していきます。

コスト削減

1つめはコスト削減。たとえば会議に使う資料をペーパーレス化し、従業員それぞれのパソコンで閲覧するようにすれば、紙代とインク代、コピー機の電気代が削減できますし、コピーにかかる時間も省略できます。
また、残業時間を減らす工夫をすれば従業員に支払う残業代も削減できますよね。
このように、少しずつでもコストを削減していけば、本当に必要な場面でコストをかけられます。

人手不足の解消

業務のプロセスを見直して、できることを自動化や機械化、アウトソーシングすると、人手不足解消に繋がります。労働人口が減ってきている現代、従業員1人1人にのしかかる業務量は多く、ムリ・ムダ・ムラのうち「ムリ」がかさんでいます。ムリを続けると、心身を壊してしまう従業員も現れるでしょう。
人手不足を感じているのであれば、業務効率化を図る価値は充分にあるといえます。

従業員満足度の向上

上記の2項目のようにコストを削減し、人手不足を解消できれば、浮いた費用や時間を給与か福利厚生として従業員に還元できます。これにより、従業員満足度の向上が期待できるのです。満足度が上がれば、従業員はもっと働いてくれるようになります。
同時に、プライベートでも充実した生活を送れるようになるでしょう。

業務効率化の方法・手法＜具体的に何をする？＞

業務効率化のメリットを解説したところで、本章ではその具体的な方法を紹介していきます。特に難しいことはありません。できることからしていきましょう。

オンラインアシスタントを使う

ひとつは、オンラインアシスタントを使う方法。オンラインアシスタントとは、その名の通りオンラインでつながっている相手に業務をサポートしてもらうサービスです。

依頼できる業務内容は、総務、経理、人事、SNS運用代行、Webページ関連など多岐に渡ります。バックオフィスの業務はほぼすべて依頼できると思っていいでしょう。
アウトソーシングになりますから、もちろん費用はかかりますが、事務業務だけのために新しく社員や派遣社員を雇うより安く済む場合がほとんどです。

おすすめのオンラインアシスタントは、フジア株式会社が提供する「フジ子さん」です。オンラインアシスタント業界では圧倒的なコストパフォーマンスで知られ、1番安価なプランなら、月6.27万円から依頼できます。※2023/11/1より新価格。
2時間の無料トライアルも実施しているので、オンラインアシスタントがどういったものなのか知りたいという方も、ぜひ1度ご相談ください。
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ペーパーレス化を図る

先ほど少し触れましたが、たとえば会議を行うとき、全員に配っていた紙をパソコンで閲覧できるようにすれば、かなりの枚数の紙を減らせます。紙代のみならず、印刷に使うインク代も削減できますね。また、紙をまとめたり配ったりという手間も省けて、会議をスムーズに行えるでしょう。
500枚入りのA4コピー用紙が10セットで大体2,500円だとして、毎回の会議に何枚使うかを考えれば、いくら削減できるかは計算できます。また、トナーカートリッジも高くつくものですから、これらを削減できると思うとパソコンで閲覧できるように環境を整えることは大切です。

仕事量を見直す

仕事量が適材適所になっているかどうか、見直すことも重要です。
ある人は目が回るほど忙しいのに、一方の人はゆったりしているとなると、各人の仕事量が適正であるとは言えません。
忙しい人が後回しにしている仕事を、手が空いている人が行うことで、業務は効率化できます。従業員はみんな同じ企業で働く仲間ですから、できる人ができることをしていきましょう。

業務効率化の進め方・やり方まとめ

業務効率化のメリット、目的が分かったところで、次は具体的な進め方を解説していきます。

①無駄になっている業務内容を洗い出す

まずは、日々の業務内容を書き出してみましょう。
毎日慣れている業務でも、改めて一覧にすると、ムダが見つかることがあります。

同じような内容を複数人が重複して行なっていないか？
それらはまとめられるのではないか？
やらなくてもいいことをしていないか？
など、一覧を見ていけば少なからず見直せる業務が出てくるでしょう。
ただ書き出すだけではなく、フローチャートにしておくと、もっとムダが見つけやすくなります。

②業務の優先順位を明確にする

業務の一覧を作ったら、業務の優先順位を明確にしましょう。
重要なのは、緊急のものを除き、時間がかかる業務から片付けていくことです。時間のかからない簡単な作業からやっていくと、いざ時間がかかる業務を片付けようとしたとき就業時間内に終わらないという事態が発生します。
また、「この大きな仕事を片付ければあとは簡単なものだけ」と思うことで、精神的にも楽になるでしょう。

③システム化する

次はシステム化です。ある業務を誰が行っても同じ結果になる仕組みを作ることを、「システム化する」と言います。
例えばその業務は、専任の担当者しかできないとします。すると、担当者が急病や急用で休んでしまったときに業務が滞ってしまうでしょう。そんな状況をなくすために、システム化するのです。これにより、担当者がいないから仕事が進まないということが起こりません。
できる限りシステム化し、同時にそのシステムのマニュアルも作成しておけば、万一の時も業務がスムーズに進むでしょう。

業務効率化の評価方法や効果測定方法

業務効率化を実践したら、その効果を測定して次につなげていくことが重要です。
たとえば3人体制で2時間かかっていた作業を、2人体制で2時間で終わらせるなど、目標をきっちり定め、その目標にどのくらい近づいているのかを数値化していきます。
焦って成果を出そうとすると失敗することもあるので、長期的な目で見ていきましょう。業務効率化をし始めてから1カ月後に何パーセント達成しているか、三か月後には何パーセントになっているか、効率化が進んでいることが数値で分かれば、モチベーションの持続にもつながります。
大事なのは、いつまでに何パーセント達成するかを明確にすることです。下記のような評価表を作成し、目標と達成率をひと目で分かるようにしましょう。

まとめ

本記事では業務効率化について、その概要やメリット、やり方、測定方法などを解説してきました。
業務効率化は、企業のムリ・ムダ・ムラの削減だけではなく、従業員満足度の向上にもつながります。
従業員満足度が向上すれば、仕事に対する姿勢も、なお一層真摯なものに変わっていくでしょう。そして真摯な姿勢から生み出される仕事は、企業にとっても良い結果につながるという好循環をもたらします。
まずはできることからひとつずつ、効率化を図っていきましょう。