請求書業務は請求書を発行し、代金を回収するための一連の業務のことです。企業間の信頼にも関わるため、ミスが許されず正確さが求められます。
しかし、毎月発生する請求書業務は煩雑な作業になりがちで、担当者にとって大きな負担です。請求書・見積書の作成ソフトを導入すれば、請求書の作成はもちろん、発行や郵送、その後の管理などを一括して行えるため、業務効率を大幅にアップできます。
とはいえ「種類が多くてどれが良いかわからない」とお悩みの方も多いでしょう。そこで、本記事では請求書・見積書の作成ソフトについての基本的な機能や選び方、おすすめサービスなどを紹介します。
目次
請求書・見積書作成ソフトの基本的な機能
請求書・見積書作成ソフトは、請求書や見積書の作成業務を自動化できるシステムです。以下に基本的な機能を紹介します。
- 見積書や納品書、請求書、領収書など帳票の作成
- テンプレート作成
- 入力ミス防止機能
- 帳票送付代行
- 経営状況の分析
- 書類管理
など
請求書・見積書作成ソフトが向いている会社
請求書・見積書作成ソフトを導入すべきなのは、請求書の作成・送付を手作業で行っている場合や、それらの作業時間を短縮したいと思っている会社です。
バックオフィス業務は定型的な業務が多く、業界に関わらず、業務効率化のために改善の必要があると言われています。中でも請求書の作成業務は毎月発生する業務なので、問題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。
特に、Excelで請求書の作成業務を行っている場合、発行件数が増えるにつれて請求書の作成から送付といった一連の業務が膨大な作業量になります。しかし、請求書は取引内容を正確に反映させることが求められるため、入力によるミスなどがあっては企業の信用にも関わります。
Excelでの請求書作成から送付まで全て手作業で行っている場合や、請求書の作成業務に時間がかかり他の業務に手が回らない場合におすすめなのが、請求書・見積書作成ソフトの導入です。請求書・見積書作成ソフトを導入することで、煩雑な作業が大幅に削減でき、業務効率の向上が期待できます。
請求書・見積書作成ソフトの選び方
この章では、請求書・見積書作成ソフトを選ぶ際に注意すべきポイントを4つ紹介します。
クラウド型かインストール型か
請求書・見積書作成ソフトは、クラウド型とインストール型の2つのタイプがあります。インストール型は従来のスタイルで、ソフトをインストールしたパソコンのみで利用できます。
一方でクラウド型は、近年技術が進んで開発されたものでインターネット環境があれば、どこでも利用できるのが特徴です。インストール型よりも利便性が高いことから、最近ではクラウド型の請求書・見積書作成ソフトの利用率が増えつつあります。
自社にあるPCのみで請求書・見積書作成ソフトを利用する場合はインストール型、外出先でスマホやタブレットからも請求書・見積書作成ソフトを利用する場合はクラウド型がおすすめです。
必要な機能が網羅されているか
請求書・見積書作成ソフトには様々な機能が搭載されていますが、自社に必要な機能が搭載されているかどうかが重要です。サービスが違えば搭載されている機能も異なるため、導入目的や自社が想定する利用規模、業務フローに適しているかを確認する必要があります。
また、導入前にお試しができる場合は、実際に利用してみて操作性を確認し、担当者が使いこなせるかどうかを確認するとよいでしょう。
自社の他システムと連携できるか
請求書・見積書作成ソフトは、会計システムや顧客管理システムなどと連携できるようになっています。請求書・見積書作成ソフトを選ぶ際は、自社で利用しているシステムとの連携に対応しているか確認しましょう。
システムの連携には、APIによる連携とCSVファイルで出力する方法があります。APIによる連携が可能なシステムは、CSVファイルで出力するよりもデータの共有が簡単です。
請求書・見積書作成ソフトの利用頻度が多い場合は、より効率的な作業ができるAPI連携が可能なシステムを選びましょう。
導入後のサポートは充実しているか
導入後のサポートの充実度も重要なポイントです。特に紙やExcelでの管理から請求書・見積書作成ソフトに変更する場合、システム導入初期は操作に不慣れなので時間がかかってしまうかもしれません。
問い合わせ方法も、メールや問い合わせフォーム、電話などサービスによって異なります。請求書・見積書作成ソフトの操作に不安がある場合は、導入前にどのようなサポートやアフターフォローがあるのかをしっかり確認しておきましょう。
請求書・見積書作成ソフトのおすすめ：無料プランあり
この章では、無料プランがある請求書・見積書作成ソフトを4つ紹介します。
INVOY
画像：INVOY
「INVOY」は、請求書発行から入出金管理まで素早く簡単に作業できるクラウド入出金管理サービスです。以下の機能を無料で利用できます。
- 請求書発行
- 請求書の自動作成予約
- 見積書、発注書、納品書、領収書の作成
- 口座CSV登録
- 入金消込
- メンバー管理
- 権限管理
- 会計ソフトとの連携
など
また、毎月980円（税込）で法人口座とオンラインで連携し、INVOY上での口座の一括管理や資金繰り表の作成が可能です。請求書を発行するための機能は十分に揃っているため、法人・個人問わず幅広いユーザーに利用されています。
Misoca
画像：Misoca
「Misoca」は、見積書や納品書、請求書を1分で作成できるクラウド請求書サービスです。会計ソフトで有名な株式会社弥生が提供しています。
Misocaには以下の機能があります。
- 見積書、納品書、請求書の作成
- テンプレート
- ロゴ、印影の挿入
- 自動作成予約、自動メール送信
- 取引先登録
- 郵送、メール送付
- PDF発行、ダウンロード
- 売上レポート
- ステータス管理
- 受注管理
- Misoca口座振替
- 会計ソフトとの連携
など
どのプランも機能に大差はなく、無料プランでは月間の請求書作成数が5通まで利用できます。請求書を6通以上作成したい場合や、ユーザー追加可能数を増やしたい場合などは有料プランを利用する必要があります。
請求QUICK
画像：請求QUICK
「請求QUICK」は、請求書の発行から入金消込や会計処理、請求書の買取（オンラインファクタリング）までできるクラウド型請求書発行サービス。請求・経理業務の手間もコストも削減できる機能が豊富で、非常に利便性の高いシステムです。
請求QUICKには以下の機能があります。
- 請求書作成
- 請求書のレイアウト変更
- メモ機能
- 請求書作成予約
- 承認機能
- 入金消込
- メール送付、郵送代行
- 回収委託
- 未入金管理
- 督促メール
- 口座情報自動取得
- 会計、売上管理ソフト連携
など
ユーザー5人まで・請求書発行月50枚までの利用なら無料です。超過分は従量制で利用した分だけ料金がかかります。さらに、利用開始から最大3か月間は従量でかかった分も無料で全ての機能が利用できるため、サービスを試して本格運用するか判断可能です。
RaQool（ラクール）
画像：RaQool
「RaQool」は、見積書・請求書が簡単に作成できて、メール送信や郵送がワンクリックでできるクラウド型請求書作成サービスです。顧客だけでなく見込み顧客も管理できるので、顧客管理システムとしても十分な機能を備えています。
RaQoolには以下の機能があります。
- 見積書、請求書の閲覧、編集
- 消費税や源泉徴収税の計算
- メール送信
- 郵送
- 顧客情報の管理
- 社印自動貼り付け
など
申し込み段階では全員フリープランとなり、顧客登録数5件まで無料で利用できます。顧客登録数が6から5,000件以上になる場合は、月額980円のスタンダードプランになります。
請求書・見積書作成ソフトのおすすめ：②有料のみ
この章では、有料プランのみの請求書・見積書作成ソフトを3つ紹介します。
freee会計
画像：freee会計
「freee会計」は、経理業務を一元的に効率化するクラウド型会計ソフトです。経理業務全体をカバーしているので、請求書や見積書の作成業務だけでなく会計業務の効率化も実現できます。
主な機能は次の通り。
- 請求書、見積書、納品書の作成
- メール送付
- 郵送
- 入金確認や消込、帳簿への反映
- 売上、売掛金の仕訳登録
- 売掛金一覧表の作成
など
直感的に操作できるため、複雑な経理の知識を持っていない場合でも、簡単にミスなく使えるのが特徴です。個人事業主向け・法人向けプランともに一部機能を除き30日間無料でサービスを利用できるので、導入を検討している方は30日間使ってみて判断するとよいでしょう。
BtoBプラットフォーム請求書
「BtoBプラットフォーム請求書」は、請求書の発行だけでなく、受け取り、支払金額の通知など、請求業務全体をデータ化するクラウド請求書サービスです。2021年6月に株式会社東京商工リサーチにより行われた調査において、請求書クラウドサービス市場における「国内シェアNo.1」を獲得しています。
BtoBプラットフォーム請求書の機能は以下の通りです。
- 請求書、納品書、発注書の作成
- 郵送代行
- 請求書の自動発行
- 入金消込の自動化
- 経営ダッシュボード
- 公共料金明細の自動取込
- 支払通知書機能
- 会計システムへの自動取込
- 関連書類の添付機能
- 紙の請求書の一元管理
- 50以上の販売管理・会計管理システムとの連携
など
請求書の発行だけでなく、受取の機能も充実している点が強みです。複数の企業との請求書の受渡しが1システム内で完結できるため、取引先と共に時短・コスト削減を最大化できます。
マネーフォワードクラウド請求書
「マネーフォワードクラウド請求書」は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型請求書サービスです。見積書、納品書、請求書、領収書はフォームに沿って入力するだけで、素早く簡単に作成できます。
主な機能は以下の通り。
- 見積書、納品書、請求書、領収書の作成
- 定期発行で毎月自動作成
- テンプレート切り替え
- ロゴ、印影の登録
- PDF出力、ダウンロード
- メール送信
- 郵送
- 売上レポート
- ステータス管理
- 会計ソフトと自動連動
など
複数人で請求書業務を行う場合でも、ユーザーの権限管理によって操作ミスによるデータ上書きを防ぎ、安全に業務が行える点が魅力です。特にマネーフォワードクラウド会計などのシリーズをすでに利用している場合、マネーフォワードクラウド請求書を利用すれば、より業務を効率化できます。
まとめ
今回は請求書・見積書の作成ソフトの基本的な機能や選び方、おすすめサービスなどを紹介しました。請求書・見積書の作成ソフトを導入すれば、業務を効率化でき、ミスや不正の防止、請求書管理のセキュリティ強化にもなります。
請求書・見積書の作成ソフトの導入を検討している方は、無料で利用できるサービスも多くあるので、一度試してみるとよいでしょう。本記事を参考に、自社に合ったサービスを選んでいただければと思います。
