勤怠管理の意味とは?管理項目・内容とクラウド型システムの概要

勤怠管理とは、企業が従業員の労働状況を把握・管理すること。勤怠管理を適切に行うことは法律で定められており、この法律に沿った手順や項目で管理しなければ、罰則が科される可能性もあります。
また、昨今の働き方改革を受けて、以前にも増して勤怠管理の重要性が高まっています。自社では、従業員の労働時間・残業時間・出退勤時間などを適切に管理できていますか?
本記事では勤怠管理について、その概要や進め方、そして効率化のためのシステムなどを解説していきます。

勤怠管理とは?どんな意味?

前述のとおり勤怠管理とは、企業が従業員の就業状況を把握・管理することをいいます。

残業手当の未払いや過度な残業などは、勤怠管理が適切に行われていないのが原因のひとつ。これらを発生させないために、労働基準法や厚生労働省のガイドラインに沿う必要があるのです。

参考:厚生労働省
改正労働基準法のあらまし
労働時間の適正な把握のために使用者が高ずべき措置に関するガイドライン

なぜ会社に勤怠管理が必要なのか

勤怠管理が必要な理由として、

・労働基準法に則った勤怠管理が事業者としての義務であるため
・就業状況に応じた給与の支払いを行うため

これらが挙げられます。

労働基準法第109条では、労働時間に関する記録を3年間保管することが義務づけられていて、その記録こそが勤怠管理なのです。誰がどの程度働いているのか、働き過ぎていないのかといったことを、企業は把握しておかなければなりません。

これを怠った場合、罪に問われる可能性も。そうなれば社会的信用を失い、従業員や取引先などに多大な迷惑をかけてしまいます。

同時に勤怠管理は、従業員の業務量が適切であるかを判断する材料にもなります。従業員が安心して働くためのシステムでもあるわけですね。

勤怠管理の業務内容

勤怠管理では、どのような方法でも対象者や項目は変わらず、あくまで規定に沿わなければなりません。ここでは、勤怠管理における対象者・管理項目を見ていきましょう。

対象者・管理項目

勤怠管理の対象者は、会社規模や業種を問わず、従業員すべてです。

ただし、高度プロフェッショナル制度に該当する従業員には、年間104日の休日確保といった、通常の従業員とは異なる勤怠管理が必要です。また同制度適用者には、健康確保のために以下のいずれかの措置を講じなければなりません。

・勤務間インターバル制度(一定時間の休憩確保)
・深夜業務の日数制限(1ヶ月の深夜業務は4回以内)
・健康管理時間の上限設定(1ヶ月100時間・3ヶ月240時間など)
・連休制度
・臨時の健康診断

そして、高度プロフェッショナル制度に該当する従業員・該当しない従業員共通で、これ以降の項目は管理必須です。

・出勤・退勤時刻
・労働時間・休憩時間
・時間外労働時間
・休日労働時間
・深夜労働時間
・出勤日・欠勤日・休日出勤日
・有休取得日数・残日数

厚生労働省のガイドラインにて「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること(*)」と定められているように、使用者の責務を果たさなければいけないのです。

*引用:厚生労働省/労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン 4(1) 

勤怠管理の方法

ここでは、企業が一般的に導入している勤怠管理の方法と、メリット・デメリットを紹介します。

タイムカード

タイムカードは、機械にカードを差し込んで打刻する方法です。

【メリット】
・簡単なので幅広い世代の従業員が使いやすい
・従業員同士で勤務のチェックができる

【デメリット】
・不正な打刻・打刻ミスの可能性がある
・一度打刻すると管理者しか修正できない
・給与の締め日には集計が必須で手間がかかる

従業員にとっては簡単なものの、使用者は締め日にカードのデータを集計しなければならず、手間がかかります。従業員が少ない企業であればメリットのほうを大きく実感できるでしょう。

Excel

Excelは社内のパソコンにほぼ導入されていること、使い慣れている人が多いことから、導入や操作のハードルが低いことがポイントです。

【メリット】
・システム導入のコストや手間がかからない
・タイムカードよりも保管・管理がしやすい
・SUM関数程度の知識があればカスタマイズ可能

【デメリット】
・厚生労働省のガイドラインに沿わない可能性がある
・在宅ワーカー・ノマドワーカー・フレックス制の場合は別途対応が必要
・データそのものの管理は簡単だが締め日にチェック必須

厚生労働省のガイドラインにおける勤怠管理記録では、

・使用者が自ら確認し記録すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の客観的な記録

この2つが示されており、打刻時間を簡単に変更できるExcelは上記の要件を満たせない可能性があるため、導入は慎重に行いましょう。また、入力そのものは簡単ですが、結局は集計をしなければならず、タイムカードよりも少し楽な程度です。

勤怠管理システム

スマホやパソコン上で、打刻・集計・分析を一括で行うのが勤怠管理システムです。

【メリット】
・出勤・退勤時刻を正確に把握できる
・不正な打刻やミスを防止できる
・管理・保管・集計において手作業が必要なくなる
・スマホやパソコン、ICカードから打刻可能で在宅勤務にも対応
・打刻ミス・集計ミスを防げる

【デメリット】
・初期のシステム導入が高額となるケースがある
・月額費用がかかる

費用面での負担があるものの、従業員が多い企業や、システムを長期間利用する前提の中小企業であれば、メリットのほうが大きく感じられるでしょう。

以下に、代表的な勤怠管理システムを紹介します。

ジョブカン

画像:ジョブカン公式サイトから

ジョブカン」は、ICカード・指静脈・GPS・LINE・Slackなど、さまざまな方法で打刻できる勤怠管理システムです。従業員一人ひとりにシステムが紐付けられるため、打刻や集計のミスをなくせます。

ジョブカンの機能は4つあり、出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理から好きなものを組み合わせて使う仕組みです。

初期費用とサポート費用は0円。30日間の無料期間ですべての機能が試せるので、使い心地を体験してみるとよいでしょう。

IEYASU

画像:IEYASU公式サイトから

コスパの高さと使いやすさが魅力の「IEYASU」では、勤怠管理機能が無料で利用できます。機能制限があるものの、社員数の上限はなく、打刻や残業・休日出勤の申請、CSVデータ出力、日報機能などの基本的な機能は揃っています。

制限なしの有料プランもあり、社員数39名以下で月額3,800円から。有料プランでは無制限の勤怠データ保管、問い合わせサポート、広告費表示といったより便利に利用できるオプションがつきます。

まずは無料で試してみて、無料のままか有料への切り替えを検討してみるのがよいでしょう。

勤怠管理は外注するのも手

今の勤怠管理方法を変更できない、でも効率化はしたいという場合、外注するのもひとつの手です。担当者の負担が減り、コア業務に専念できる時間が増えるでしょう。

勤怠管理は「フジ子さん」にお任せを!

画像:フジ子さん公式サイトから

フジ子さんの魅力は、業界相場の半額ほどで依頼でき、それでいてサービスの質が高いこと。

各プランと料金は以下のとおり。

トライアル PLAN20 PLAN30 PLAN50
契約期間 1週間 1ヶ月 1ヶ月 1ヶ月
実働時間 2時間 20時間/月 30時間/月 50時間/月
月額料金 無料 4.7万円 6.9万円 9.9万円

月20時間実働だと、相場は10万円/月ほどになります。フジ子さんのリーズナブルさは、クライアントから好評です。もちろんサービスもしっかりしており、クライアントの1年以上継続利用率は90%以上。

代行できる勤怠管理業務には、

・クラウド型の勤怠管理システムのデータ確認
・タイムカードおよびExcelデータの集計
・勤怠管理に関連する入力作業

などがあります。また、勤怠管理に加え、給与計算などの付随業務を組み合わせての依頼も可能です。

2時間の無料トライアルを実施しているので、ぜひ一度お問い合わせください。

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まとめ

今回は勤務時間について、その概要や必要性、具体的な方法などを解説してきました。

勤怠管理には、従業員・事業者ともに手間のない方法がベストといえます。勤怠管理システムや外注は特に有効な手段ですので、ぜひ導入を検討してみてください。

勤怠管理から職場環境の問題も見えてくるかもしれません。法律遵守だけでなく、従業員満足度向上のためにも、データを日々管理・分析していきましょう。