交通費や旅費など、従業員の業務に関する支出を払い戻す経費精算。領収書1通1通を手作業で処理するのは時間がかかりすぎるため、多くの企業でシステム化されています。
昨今ではクラウド型の経費精算システムも多く登場していて、これにより申請から承認までをテレワークでも行えるようになりました。スマホで領収書を読み取ってデータ入力できるのもポイントです。
まだ経費精算システムを利用したことのない企業にとっては「具体的なメリットは何？」「導入の注意点は？」「たくさんサービスがあってよく分からない」といった悩みもあるでしょう。
そこで本記事では、クラウド型経費精算システムのメリットや基本的な機能、おすすめのサービス、導入の際の注意点などを紹介していきます。
目次
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。この章では、経費精算システムを導入する具体的なメリットを3つ紹介します。
業務効率化
1つ目は、経費精算の自動化により多くの手間を減らせるので、業務効率化につながることです。
交通費や交際費、消耗品費など、様々な経費を紙やExcelで処理するのは大変ですよね。また、出張精算のように事前申請を行う場合もあり、作業が煩雑になりがちです。
経費精算のせいで他業務が圧迫されているのであれば、クラウド型システムの導入をおすすめします。自動仕訳や定期区間対応、事前申請機能などのおかげで、従来よりも作業スピードと精度を大幅に高められます。
ミスや不正の防止
2つ目は、ミスや不正の防止です。
膨大な情報処理を手動で行う場合、ヒューマンエラーが生じやすくなりますが、経費精算システムを使えば、ミスを大きく減らせます。例えば交通費を精算する際は、乗車駅と降車駅を入力するだけで運賃の自動算出が可能です。
適切な路線に乗車したかといった点も確認してくれるので、不正防止にも役立ちます。また、領収書などの紛失リスクとしても効果的です。
さらに、交際費として認められるかどうかも、システムが要件と照らし合わせて厳密に判断してくれます。
セキュリティ向上
3つ目は、セキュリティの向上です。
経費情報は税務や経営判断などに関わるため、決して外部に漏れてはいけません。しかし、紙の書類は社外へ容易に持ち出せるうえにパスワードなどのセキュリティもないため、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。
クラウドシステムなら、金融機関並みの暗号化やリスクベース認証といった高度なセキュリティ環境を運営が整えてくれているので、情報をしっかり守ってくれます。改ざんができないことも利点です。
経費精算システムの基本的な機能
次に、クラウド経費精算システムの基本的な機能を紹介します。
経費の入力と精算申請
従来では経費精算の際に、日付や支払先、概要などを申請書に記入する必要があり、ここで多くの時間がかかっていました。
しかし経費精算システムでは、ICカードの読み取りにより交通費を自動入力したり、クレジットカード明細を自動で取り込んだりと、様々な便利機能が使えます。そのため、経費の入力・申請作業を効率良く済ませられます。
ルート検索との連携
経費精算で面倒な作業の一つは、交通費精算ではないでしょうか。
クラウドシステムはルート検索と連携できるため、出発駅と到着駅を入力すれば、交通費が自動で算出されます。これにより、計算の手間が省けて金額のミスがなくなり、不正防止につながることがメリットです。
定期券対応
定期券対応も、クラウド型システムの便利な機能です。
従来であれば、運賃を算出した後に定期区間の交通費を差し引く必要がありました。一方、クラウドシステムに定期区間を登録しておけば、交通費から定期区間分の運賃を自動で差し引いてくれるので、手間が省けます。
ICカード読み込み
ICカードを読み取ってくれる機能も便利です。一つずつデータを入力しなくても、経路と交通費を自動で算出してくれます。
ミスが減り作業効率も良くなるので、ぜひ活用してください。
クレジットカード連携
会社で使うクレジットカードとの連携も可能です。カードの使用履歴がそのまま申請画面に取り込まれるので、面倒な手入力を減らせます。
また、入力者が金額の改ざんや虚偽申請をできないため、不正防止にもつながります。
レシートや領収書のスマホスキャン
レシートや領収書をスマホでスキャンするだけで、経費や日付などのデータが自動入力されます。入力の手間を省けるのはありがたいですね。
交際費・会議費精算
経費精算の際に問題になりやすいのが「この経費は交際費か会議費か？」ということです。クラウドシステムを使えば、金額や規模に応じて交際費と会議費を自動で振り分けてくれます。
トラブルを避けられるという点でも優れた機能です。
経費精算の承認
承認者はシステムからの通知を見れば、承認依頼をすぐに把握できます。また、従来のようにハンコを押すなどの面倒くさい作業も必要なく、ボタンひとつで承認可能です。
証憑書類の保存・管理
領収書や請求書など、取引を証明する証憑書類の保存もできます。電子帳簿保存法により、これらは7年間の保存が義務付けられています。
クラウド経費精算システムは電子帳簿保存法に対応しているため、自社の保管場所を用意することなく、クラウド上で管理できるのは非常に便利です。
外部サービス連携
外部サービスとの連携も可能です。
例えば、会計ソフトへ経費情報を自動で送り、記帳まで完結できます。2つのソフトを同時に起動して、それぞれに入力する手間を省けます。
経費精算システムはクラウド型がおすすめ！
経費精算システムには、インターネット上でシステムサービスを利用するクラウド型と自社サーバーに導入するオンプレミス型があります。今から導入するなら、クラウド型経費精算システムが便利でおすすめです。
この章では、クラウド型経費精算システムがおすすめな理由について3つ紹介します。
導入が簡単
1つ目は、クラウド型経費精算システムの導入が簡単なことです。
オンプレミス型経費精算システムの場合、自社にサーバーを設置し、システムを構築することになります。一方クラウド型経費精算システムは、自社にシステムを構築しなくていいので、低コストかつ短期間で導入できます。
場所を選ばず利用できる
2つ目は、場所を選ばず利用できることです。
クラウド型経費精算システムは、インターネット環境があれば、職場に戻らずに外出先や在宅勤務、リモートワークの場合でも経費申請や承認が行えるため、経費精算処理は滞ることなくスムーズに進行できます。中には、スマホアプリに対応しているものもあり、経費を申請する人にとって非常に便利です。
バージョンアップが自動で行われる
3つ目は、クラウド型経費精算システムは、バージョンアップが自動で行われることです。
クラウド型経費精算システムは、インターネットを経由して外部にあるサーバーにアクセスするので、システムが常に最新バージョンに自動アップデートされます。オンプレミス型経費精算システムのように、自社で保守管理する負担が少なく、運用するためのコストは安く抑えられるのもメリットです。
経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際に注意すべきポイントを紹介します。
利用規模や承認フローに適しているか
経費精算システムは、自社に合ったものを選ぶことが重要です。まずは経費精算システムが、自社が想定する利用規模や承認フローに適しているかを確認しましょう。
これから事業規模が変動する可能性がある場合や中小企業の場合、従業員数によって利用料金が異なるサービスの方がコストを抑えられます。利用規模に合わせてカスタマイズしていくと良いでしょう。
大企業の場合は、社内ルールが厳重で承認フローが複雑なことが多いです。このため、従来の承認フローの再現性や設定の自由度などを考慮して経費精算システムを選ぶと良いでしょう。
電子帳簿保存法に対応しているか
電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認する必要があります。近年のペーパーレス化の流れにより、一定条件を満たせば電子データでの帳簿の保存も認められつつあります。
基本的にほとんどの経費精算システムは、電子帳簿保存法に対応しています。特に、国税庁が公認するJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証を取得している経費精算システムを選べば安心です。
ただし、電子帳簿保存法の対応がオプション機能になっている場合があるので要注意です。標準機能で対応できるかどうか、オプション機能として利用する場合、コストはどのくらいかかるのかを確認しましょう。
会計ソフトとどのくらい連携できる
経費精算システムは、会計システムとの連携が必要不可欠です。どの経費精算システムも連携可能な会計システムを明示しているので、自社で利用している会計ソフトと経費精算システムが連携できるのか、またどのような方法で連携できるのかを確認しましょう。
会計ソフトと同じシリーズの経費精算システムは連携を前提として設計されている場合が多いため、会計ソフトと同じシリーズを選べば連携は簡単です。またサービスが異なっていても、API連携やCSV連携が可能な場合があります。
導入後のサポートは手厚いか
導入後のサポートの充実度も重要なポイントです。特に紙での管理から経費精算システムに変更する場合、サポートが少ないと操作に不慣れなのでシステム導入時に手間取って時間がかかってしまうかもしれません。
問い合わせ方法も、メール、問い合わせフォーム、電話、遠隔操作などサービスによって異なります。経費精算システムの操作に不安がある場合は、導入前にどのようなサポートやアフターフォローがあるのかしっかり確認しておきましょう。
経費精算システムの主要7社
この章では、おすすめのクラウド型経費精算システムの主要7社を紹介します。それぞれのサービスごとに特徴があるので、自社に最適な業者を見つけましょう。
マネーフォワード クラウド経費
画像：マネーフォワード クラウド経費
「マネーフォワード クラウド経費」は、入力の効率化や経費の可視化、基幹システムとの連携など、企業が抱える様々な課題を解決できるクラウド型経費精算システムです。経費申請の効率化や入力業務の自動化ができる機能が豊富で、経費精算に必要な基本機能を全て兼ね備えています。
例えば、領収書画像の自動取得、経費明細の自動取得、ICカードの交通費入力、アプリで完結する申請・承認など高機能でありながら、操作は簡単です。勤怠管理や給与計算ソフトなど、マネーフォワードが展開するその他のサービスとも、スムーズに連携できます。
さらに、銀行口座やクレジットカードとの連携により、管理者が従業員の利用許可や利用金額などをシステムからコントロールもできます。また、LINE Payなどキャッシュレス決済にも対応しており、社員にキャッシュレス送金が可能です。
電子帳簿保存法に対応しており、JIIMA認証を取得しています。領収書をアップロードした際に、電子データが改変されていないことを証明するタイムスタンプが付与されます。
マネーフォワード クラウド経費の利用料金は従業員の規模によって異なります。まずは公式サイトをチェックしてみましょう。
ジョブカン経費精算
画像：ジョブカン経費精算
「ジョブカン経費精算」は、交通費・出張費などのあらゆる経費精算に対応したクラウド型経費精算システムです。優れたコストパフォーマンスで東証1部上場企業から従業員10名以下の企業まで幅広く利用され、導入実績は8,000社以上を誇ります。
シンプルで見やすいUIなので使い勝手も良く、初めて使用する方でも直感的に操作できます。作業の効率化に特化しており、経費精算業務の負担を軽減する機能を網羅しています。
特に申請承認の機能が使いやすく、複数人の承認が必要な場合や上長の承認のみ必要な場合など、複雑な承認フローを簡単に作成できるのが魅力です。例えば、5万円以下は課長の承認、5万円以上は部長の承認というように、条件を設定すれば承認フローを自動で分岐できます。
また、ジョルダン株式会社の乗換案内サービスと連携し、交通費の自動算出が可能です。さらに、Suicaなどの交通系ICカードの履歴情報を取り込み、経路などの利用履歴を簡単にジョブカン経費精算システムにも自動登録できます。
サポート体制が充実しており、メール・チャット・電話のサポート窓口があり、経費精算システムを初めて導入する企業でも安心です。ジョブカン経費精算は業界最安クラスで、中小企業規模であれば1ユーザー月400円で利用できます。
電子帳簿保存法に対応していますが、タイムスタンプオプションを含むプランに加入する必要があるので注意しましょう。詳細は公式サイトをチェックしてみてください。
会計freee
画像：会計freee
「会計freee」は、主に個人事業主や中小企業に広く利用されているクラウド型会計ソフトです。これまでにfreeeに登録した有料課金事業所数は個人事業主を含めて31万事業所を超え、シミラーウェブ、ローカルフォリオ 2019年10月調べでは、クラウド会計ソフトにおいて導入シェアNo.1の実績を誇ります。
会計freeeは経費精算だけでなく経理業務全体をカバーしており、会計と経費精算を同時に効率化したい場合に便利です。直感的に操作できるため、複雑な経理の知識を持っていない方でも、簡単にミスなく使えます。
特に確定申告で青色申告をする際に、必要な複式簿記の知識がなくても丁寧なガイドがあるので、帳簿作成が簡単にできる設計になっています。収益・損益・月次推移・資金繰り表など、様々なレポートをワンクリックで確認でき、企業の金銭的課題の分析など経営状況の把握が可能です。
また、電話やチャットのサポートも充実しているため、困ったことがあってもすぐに解決できるでしょう。操作が簡単で会計の知識に自信がなくても利用できるため、初心者におすすめです。
freee会計は、全プランで電子帳簿保存法へ対応しており、オプション料金は一切ありません。個人事業主向け・法人向けプランともに一部機能を除き30日間無料でサービスを利用できるので、導入を検討している方は30日間使ってみて判断すると良いでしょう。
楽楽精算
画像：楽楽精算
「楽楽精算」は、累計導入社数1万社以上、国内導入社数No.1のクラウド型経費精算システムです。様々なユーザーの声をシステムに反映し続けてきたため、大手企業や中小企業、急成長のベンチャーなど業種業態や企業規模を問わず、便利に利用できます。
領収書画像の自動読み取りやクレジットカード連携、Amazonビジネス連携、自動仕訳機能、定期区間の自動控除機能など、経費精算業務が効率化できるように便利な機能が豊富に搭載されています。また、会計ソフトとの連携はCSV連携ができる会計ソフトなら、ほとんどの会計ソフトが連携可能です。
さらに、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを専用アプリにかざすだけで、利用日や経路、運賃といった交通費精算に必要なデータの自動取り込みも可能です。ジョルダン株式会社の乗換案内サービスと連携しているため、交通系ICカードがなくても経路を入力するだけで交通費精算が行えます。
「段階的にペーパーレス化に取り組みたい」というニーズに応えられるように、使い慣れた紙・Excelなどの申請書に沿ったフォーマットを再現でき、データを紙で出力する機能も備わっています。設定の自由度が高く、申請の項目やレイアウト、承認フローなどいつでも自由にカスタマイズが可能で、既存システムからの移行もスムーズです。
楽楽精算は電子帳簿保存法に則した領収書・請求書のスキャナ保存と電子取引の保存に対応しており、豊富な導入実績から得た知見があるので安心です。導入時は企業ごとに専任のサポートスタッフが配置され、初期設定から運用相談、導入後のフォローアップまで、手厚いサポートを受けられます。
料金は初期費用10万円、最低利用ユーザー数の場合は月額3万円と、機能が豊富でありながら低価格です。公式サイトで料金シミュレーションができるので、一度見てみてください。
Concur Expense
画像：Concur Expense
「Concur Expense」は、アメリカのコンカー社が運営するクラウド型経費精算システムです。経費精算システム世界最大手であり、ITR Market Viewの2022年経費精算市場で、国内の売上8年連続No.1を誇ります。
Concur Expenseは、「経費精算の業務を無くす」という考え方でサービス開発されています。法人予約サービス「ぐるなび」、宿泊予約サイトの「じゃらん」、タクシー配車アプリ「JapanTaxi」など多くの外部サービスと連携可能で、経費明細は自動でシステムに取り込めるため、経費精算にかかる時間は大きく短縮されます。
交通系ICカードやクレジットカード、PayPayなどの利用履歴をもとにした経費精算が可能です。定期区間も自動控除されるため、二重払いも防げます。
さらに、カーシェアリング、Google Mapと連携したガソリン代自動計算などにより、自動車を利用した場合の交通費精算も自動化できます。Concur Expenseでは、領収書も請求書も電子帳簿保存法に対応しています。
複数の言語で経費精算書が作成でき、各国の税法慣習に対応しているので、グローバル企業や海外展開を狙う企業におすすめです。
jinjer経費
画像：jinjer経費
「jinjer経費」は、申請から経理処理までの時間を大幅に節約することを目的としたクラウド型経費精算システムです。jinjerのシリーズ「人事管理」「給与計算」「勤怠管理」などのプロダクトと組み合わせて、社員の情報を一元管理できるのが特徴。中小企業から大手企業まで、企業規模や業種に関わらず多くの企業が導入しています。
交通費などの経費申請・承認・処理、データ出力、経費の勘定科目や税区分、承認ルートなどの設定、システム連携など、効率化のための機能をしっかり押さえています。jinjer経費の全ての機能はスマートフォンでも利用できます。
また、乗換案内サービス「駅すぱあと」との連携により、経路や運賃の検索が簡単です。定期区間の運賃の自動控除機能や領収書の自動読み取り機能、交通系ICカードの読み取り機能もあるため、申請時の金額ミスも防げます。
特に承認ルートの設定の自由度は高く、経費処理の承認設定を10段階まで自由に組み合わせることが可能です。今までの経理処理で行っていた承認ルートをそのままシステムにも再現できます。
電子帳簿保存法の対応は、電子データが改変されていないことを証明するタイムスタンプを付与することで対応しています。タイムスタンプ機能（旧：電子帳簿保存法）のオプションプランを契約する必要があるため注意しましょう。
チャット、メール、電話、WEB、導入サポート、訪問サポートなど、サポートは手厚く、企業の状況に合わせた対応が可能です。24時間365日問い合わせ可能な窓口があり、内容が複雑な問い合わせに対しても、しっかりと時間を取り、丁寧に説明してくれます。
経費BankⅡ
画像：経費BankⅡ
「経費BankⅡ」は、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が運営するクラウド型経費精算システムです。見やすさ、分かりやすさを重視した画面デザインで、パソコンやスマートフォンが苦手な方でも簡単に操作できます。
交通系ICカードのデータ取り込みやクレジットカードとの連携により、申請者の手間を省くことが可能です。さらに、乗換案内サービス「駅すぱあと」とのデータ連動や定期区間の運賃の自動控除機能で、自動的に正しい交通費を経費申請データに反映できます。
申請承認設定の自由度が高く、明細の金額や伝票の合計金額など様々な分岐条件を設定し、複雑な承認フローを簡単に作成できます。
また、社内の内部統制の強化のために、伝票の項目に企業の独自の入力ルールの設定やルールに違反した伝票に対して申請を禁止すること、注意アラートを出すことが可能です。
経費BankⅡは、日本語、英語の表示言語に対応しています。ユーザー個別に表示言語を切り替えられるので、日本語が分からない社員がいる場合でも安心です。
オプションでSuicaやPASMOなどの交通系ICカードデータの明細取込機能や領収書の自動読み取り、電子帳簿保存法にも対応しています。
経費精算システム導入の注意点
経費精算システムを導入する際の注意点を紹介します。
自動化できるとはいえ経費の知識は必須
経費精算システムを導入すれば業務を自動化できるとはいえ、最低限の経費の知識は持っておきましょう。例外的な経費が発生した場合、手入力で精算する必要があります。
また、システムに不具合があった場合、記入から承認まで自力で行わなければいけません。さらに、経理担当者は知識がないと他部署からの質問に答えられないので、経費精算の一連の流れは把握して実行できるようにしておくべきです。
申請等のルール整備と周知を徹底しよう
紙やExcelで管理する場合も同様ですが、経費精算システムを導入する前に経費精算のルールをきちんと整備しておく必要があります。申請期限、申請書のフォーマット、領収書撮影の方法などを社内で共通化させておかないと、せっかくシステムを導入しても作業の煩雑さが解消されないかもしれません。
不正防止のためにも、運用前に規則を定めておきましょう。そして、ルールを明確化したうえで、そのルールに沿って問題なく利用できる経費精算システムを選ぶことが大切です。
フジ子さんでは経費精算システム関連の業務を代行しています
出典：フジ子さん | オンラインアシスタント 月額5.17万円～ 1ヶ月利用も可 (fujiko-san.com)
フジ子さんは、オンライン上で業務を請け負うオンラインアシスタントサービスです。フジ子さんには経理業務に精通したオンラインアシスタントが多く在籍しており、経費精算システム関連の業務を代行しています。
自社の経理担当者が毎日の業務で忙しくて、経費精算システムを導入できないという場合でも、自社に最適な経費精算システムの選定など経費精算システム導入サポートや導入後の経費精算業務の代行、経理業務も一括で代行が可能です。経費精算システムの導入でお困りの方は、お気軽にご相談ください。
まとめ
今回は経費精算システムの基本的な機能や選び方、おすすめサービスなどを紹介しました。クラウド型経費精算システムは、導入が簡単で場所を選ばず利用できるなど魅力的なメリットがあります。
また、経費精算業務を効率化でき、ミスや不正の防止、情報の外部漏洩防止にもなります。ただし、経費精算システムを導入すれば自動化できるとはいえ、基本的な経理の知識は必要です。
特に初めて経費精算システムを導入する場合は、導入後のサポートの充実度を事前に確認しておきましょう。本記事を参考に、自社に合ったシステムを選んでいただければと思います。
