「紙文書を一瞬でテキストデータ化できればなあ……」
「テキストデータ化のためにちまちまタイピングするのは大変……」
そんな悩みを解決してくれるのが「OCR」。紙や画像に書かれている文字を読み取り、テキストデータ化する技術です。
昨今ではAIの導入により、文字認識の精度が飛躍的に向上しています。発展途上でイマイチという一昔前のイメージがある人も、この機会にあらためてOCRについて理解しておきましょう。
本記事ではOCRの仕組みやメリット・デメリット、AI-OCR、おすすめソフトなどを解説します。
目次
OCRとは何？
OCRとは、紙や画像に書かれている文字を読み取り、テキストデータに変換する技術のこと。Optical Character Recognition（またはReader）の略で、日本語では光学文字認識と訳されます。
紙や画像の文字をデータ化する際、従来であれば、人間が一文字一文字を入力していかなければなりませんでした。データ入力と呼ばれるこの仕事は、多くの時間と労力を要するのが大きなネックです。
この作業を瞬時に完了させてくれるのがOCR。効率化だけでなく、データ化することで検索精度が向上したり、共有が容易にできたりといったメリットもあり、ペーパーレス化や生産性アップが求められる昨今、ビジネスでの需要が高まっています。
OCRの仕組み
①スキャンして画像データとして取り込む
②設定に基づき画像領域と文字領域を識別する
③文字を1つずつ抜き出す
④抽出した文字の特徴を候補と照合する
⑤テキストデータに変換して出力する
単に紙や画像をスキャンするだけだと、コンピュータはそれを画像データとしか認識しません。その先がOCRの肝で、画像データ内にある文字だけを識別し、あらかじめ登録された候補と照合して何の文字かを判断します。
また出力は、文字検索可能なPDFやWord、Excelといったさまざまなファイル形式を選べます。
OCRのメリット
すでに軽く触れていますが、OCRのメリットを整理しておきます。
1：人間の手でデータ入力する手間が不要になる
2：編集や更新が手軽にできるようになる
3：保管スペースを小さくできる
4：検索性がアップする
5：共有が容易になる
ビジネスの場面では、請求書や見積書、身分証明書、名刺、アンケート用紙など、さまざまな文書に用いられています。働き方改革やペーパーレス化のためのツールとして、今後ますます需要が高まるでしょう。
OCRのデメリット・弱点
OCRのデメリット・弱点として、文字認識の精度が100％ではない点が挙げられます。特に、手書き文字で識別のブレが大きくなりがちです。
最近では精度向上が著しいものの、100％を常に叩き出すのは実際のところ非現実。 よって、人間による最終チェックは欠かせません。
結局チェックが必要なのかとガッカリする方もいると思いますが、前述のメリットを鑑みると、それほど大きなデメリットにはならないと考えられます。
AIｰOCRとは？
近年ではOCRにもAIが導入され、AI-OCRが従来のOCRに取って代わりつつあります。
機械学習によって、①スキャンするごとに文字認識率を高められる、②設定いらずで文字領域を識別できるといった、従来のOCRの弱点をカバーできるようになったのがポイントです。
さらに、例えば請求書の情報を読み取って自動で仕訳までしてくれるような、データの後処理まで行えます。外部ツールとの連携も可能なため、OCR以上の業務効率化が期待できるでしょう。
Google DriveでOCRソフトを無料で気軽に体験してみよう
気軽に使える無料のOCRソフトとして、Google Driveを紹介します。クラウドストレージサービスですが、画像から文字を読み取る機能が搭載されています。使い方は以下の通りです。
①Google Driveに画像をアップロード
②アップした画像を右クリック
③「アプリで開く」→「Google Document」を選択
④少し待つとテキストに変換される
手書き文字や変わったフォントについては誤変換もままありますが、簡易的なツールと見れば精度は十分です。ただし、1回で変換できるファイルサイズは2MBまでという点には注意が必要です。
おすすめの有料AI-OCRソフト・アプリ
本格的にOCRを活用するのであれば、無料ソフトではなく、認識精度や操作性に優れた有料ソフトを選びましょう。今回は、従来のOCRより恩恵の大きいAI-OCRのおすすめを3つ紹介します。
スマートOCR
画像：スマートOCR
「スマートOCR」は、大量のデータを扱う官公庁や大企業での導入実績が豊富なAI-OCRソフトです。最近では国勢調査の手書き書類のデータ化などに活用されています。
高精度な文字認識とデータ抽出、そして高度なセキュリティ体制が強み。スマホでのスキャンにも対応しており、必要な時にすぐ使える手軽さも魅力です。
DX Suite
画像：DX Suite
「DX Suite」はAI-OCR市場でシェアNo.1を誇ります。
読み取った文書を種類ごとに自動で仕分けしてくれるため、請求書と領収書、レシートなどを一気にスキャンしても、その後の整理の手間がかかりません。もちろん認識精度も高く、さらに事前の学習が必要ないのもポイントです。
RICOH Cloud OCR シリーズ
画像：RICOH Cloud OCR シリーズ
「RICOH Cloud OCR シリーズ」は、請求書と納品書のテキストデータ化に特化したAI-OCRソフトです。事前の定義なしで、帳票にある情報を自動認識し一括データ化。会計ソフトとの連携もシームレスに可能で、会計業務を大幅に効率化できます。
クラウド型なのでリーズナブルなのもありがたいポイントです。
【RICOH Cloud OCR シリーズのサービス詳細はこちらから】
フジ子さんではOCRソフトの導入サポートを承っています！
画像：フジ子さん
本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」では、OCRソフトの導入サポートを承っています。具体的には、候補となるツールのリサーチ、比較検討、見積り依頼など。
弊社の特徴は、経験豊富なワーカーによる高品質かつ迅速な仕事と、業界水準の半額ほどというリーズナブルな料金です。依頼相場は月30時間で実働だと12～14万円なのに対し、フジ子さんなら月9.24万円。※2023/11/1より新価格。このコスパの良さが好評で、クライアントの継続利用率は90％以上です。
現在、2時間実働の無料トライアルを実施中ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
＊OCR導入後の書類スキャン業務については、お問い合わせフォーム、もしくは弊社営業担当へお問い合わせください。
まとめ
今回はOCRについて、意味や仕組み、メリット・デメリット、おすすめソフトなどを紹介しました。
業務効率アップが求められる昨今、データ入力の手間が不要になるOCRはぜひ導入したいところ。導入により余裕のできたリソースをコア業務へ注力させれば、会社の生産性向上につながります。
活用を検討している方は、ぜひ本記事を参考に、自社に最適なソフトを選んでいただければと思います。
