業務改善提案書の作成方法｜迷わずに書ける手順とテンプレート付き

「業務改善提案書の作成を任されたけれど、そもそもどのような文書なのだろう？」
「業務改善提案書の書き方は？初めてだから、どのように作成すればよいのかわからない」

今この記事を読んでいるのは、このような疑問を持っている方ではないでしょうか。

詳しくは後述しますが、業務改善提案書とは「業務上の特定の問題について、その解決策をまとめた文書」のことです。

上司に問題を共有し、その改善案の承認を得るためには、情報を単に記載するだけでなく、伝わるように作成することが大切です。

本記事では、業務改善提案書の基礎知識と記載すべき内容、伝わる書き方までわかりやすく説明します。

初めてであっても迷わずに作成できるよう、業務改善提案書のテンプレートや職種別の記入例もご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

業務改善提案書の基礎知識

まず業務改善提案書の基礎知識として、その概要と目的を説明します。

業務改善提案書とは

冒頭でも触れましたが、業務改善提案書とは「業務上の特定の問題と解決策をまとめた文書」のことです。主に以下のような場面で作成されます。

改善すべき問題がどのようなものであるのか、提案した改善策は効果を期待できるものなのかを、読み手に伝わる文書にすることが重要です。

業務改善提案書の目的

業務改善提案書の目的は、上司に業務上の問題を共有し、改善に向けて行動に移すための承認を得ることです。

業務上の問題は、現場に携わっている人しか把握していない場合があるでしょう。文書形式にすれば、現場以外の人に対して現状の問題と改善策を視覚的に示せます。

現場の人が業務上の問題を共有しやすくなるのはもちろん、上司も改善策を講じるかどうかも検討しやすくなります。

業務改善提案書に記載すべき項目一覧

業務改善提案書に記載すべき主な項目は、以下の7つです。

上記項目の詳細は、次の章で書き方もあわせて解説していきます。

業務改善提案書の書き方7ステップ

業務改善提案書は、前章で取り上げた7項目を順番に書いていくのがおすすめです。

上記のステップを踏めば、各項目の情報を整理しながら作成できます。初めてでもスムーズに業務改善提案書を作れるでしょう。それでは、1つずつ説明していきます。

ステップ1：現状を整理する

まず、現状（現時点における現場での業務内容や実態）を整理しましょう。現状を整理することで、課題や問題点が見えやすくなります。

具体的には、以下の内容を整理していくのがおすすめです。

なお、業務改善提案書の読み手は現状を把握していない場合もあるため、記載する際は具体的にしましょう。

ステップ2：課題や問題点を洗い出す

現状を整理できたら、その現場で生じている課題や問題点を洗い出します。課題や問題を洗い出せば、適切な改善策を打ち出せます。

例えば、課題が「作業時間が大幅にかかっている」であった場合、マニュアルのわかりにくさや人手不足などその原因を深掘りすることが大切です。深掘りしながら洗い出せば、特定の原因がわかり、改善案の方向性を明確にできます。

課題や問題点の洗い出しは、以下の手法を活用するのがおすすめです。

課題や問題点の洗い出しについては、以下の記事でも詳しくご紹介しています。どのように洗い出したらよいかわからない場合は参考にしてください。

業務改善は「問題点の洗い出し」から｜意味・手法・例までわかりやすく解説

ステップ3：改善案を考える

課題や問題点を洗い出せたら、改善案を考えましょう。改善案は、以下のポイントを踏まえて考えるのがおすすめです。

上記を意識すべきなのは、改善案を現場に定着させるためです。

例えば、「作業時間が大幅にかかっている」という課題にはシステムやツールの導入を検討できますが、これらを使いこなすための習得が必要になる場合もあります。現場の人員が慣れていなければ、逆に作業効率が悪くなるかもしれません。

だからこそ、マニュアルの整備や作業動画の作成など、取り組みやすい施策を考えるのがおすすめです。このような施策であれば、効果が期待できるでしょう。

ステップ4：見込める効果を記載する

改善策を考えたら、その施策を講じて見込める効果を記載しましょう。

見込める効果は、業務改善提案書の中で最も重要な項目です。業務改善案を実行する価値があるかどうかを上司が判断する材料になります。

内容としては、以下のように改善案によってどのようなメリットが生まれるのかを記載するのがポイントです。

より伝わる内容にするためには数字やデータを活用し、改善案が有効であることを示すとよいでしょう。

伝わる業務改善提案書の書き方については、後述の「伝わる業務改善提案書にするための作成ポイント4つ」で詳しく説明しています。こちらもあわせてご覧ください。

ステップ5：予算とリソースを決める

次に、改善案を実行する際の予算とリソースを決めましょう。上司が改善にかかる予算・リソースと見込める効果を比べ、その改善案が実行可能であるかを判断するのに必要だからです。

以下のように具体的に記載して、現実的な改善案であることを示しましょう。

ステップ6：リスクと対策を考える

改善案を実施する時に想定されるリスクとその対策も考えておきましょう。

業務改善にあたって新しい施策を取り入れる場合、何かしらのトラブルが発生する恐れがあります。上司も懸念する事項です。

見込める効果だけでなく起こりうるリスクと対策も考えておけば、問題が起きても対処可能であることを上司に示せます。

例えば業務改善のためにシステムやツールを導入するのであれば、リスクと対策は以下のように記載するのがおすすめです。

上記のような具体的な記載により、上司も意思決定しやすくなるでしょう。

ステップ7：改善策のスケジュールを立てる

最後に、改善策のスケジュールを立てましょう。

「いつまでに、どのくらいのペースで進めていく」や「このくらいの期間で進めると、このような効果がある」といったように段階的に示せば、改善案がより実現しやすくなります。

伝わる業務改善提案書にするための作成ポイント3つ

業務改善提案書は、ここまで説明してきたステップを踏めば各内容を整理して書き進められます。

さらに、より伝わる文書にするには、以下3つのポイントを意識するとよいでしょう。

1つずつ見ていきます。

読み手を意識する

読み手を意識して作成しましょう。業務改善提案の内容を正しく理解してもらうためです。

例えば、提案書を出す相手が現場を知らない上司であれば、現場で使用している専門用語が多い内容だとわかりにくいといえます。

抽象的な記述も避けましょう。抽象的な記述であると、読み手に業務改善の内容を正しく伝えられません。

また、長文も注意が必要です。できるだけ詳しく書こうと文章を長くしてしまうと、かえって情報が伝わりづらくなります。

以下のように、読み手が誰であってもわかるように作成しましょう。

提案書の冒頭に改善策（結論）を入れる

業務改善提案書を書く際、「ステップ1：現状を整理する」の前に改善策を入れましょう。

改善策は、業務改善提案書の結論です。結論を冒頭に入れることでどのような提案をしているのかが即座に伝わり、読み手が意思決定しやすくなります。

結論を後回しにしてしまうと、読み手は提案書を最後まで読まないと「どのような改善をしたいのか？」かがわかりません。提案書の内容を把握するまでに時間もかかり、読み手の理解と意思決定を遅らせることになります。

このため、提案書の冒頭では改善策（結論）を先に書きましょう。改善策の次は、「業務改善提案書の書き方7ステップ」の通りに記載し、最後に再び重要ポイントとして改善策を示すと、説得力のある業務改善提案書になります。

数字やデータを用いて客観的に記載する

業務改善提案書は、数字やデータを用いて客観的に記載することもポイントです。

主観的な記載は個人的な感想のように受け取られ、説得力を高められません。数字やデータを使った第三者の視点で示せば、改善案の納得感を得られます。

以下は、資料作成の時間が多くかかっているという課題に対する主観的な記載と客観的な記載の例です。

上記をご覧いただくと、客観的な記載の方が正確な状況を把握できることがわかるでしょう。改善が必要と納得もできるのではないでしょうか。

客観性は、前述した数字・データの活用によって高まります。

提案書に記載した改善案の承認を得るためにも、主観的な記載は避けることをおすすめします。

すぐに使える！業務改善提案書のテンプレート

ここまで業務改善提案書の書き方を説明してきましたが、これまでに経験がないとどのように書けばよいのかが全くわからないのではないでしょうか。

当ブログを運営しているオンラインアシスタント(R)フジ子さんの公式サイトでは、 業務改善提案書で使えるテンプレートをご提供しています。

テンプレートには使い方の説明書付きです。

「伝わる業務改善提案書を作成するのは難しい」や「何から書いていけばよいのかわからない」といった方は、ぜひご活用ください。

業務改善提案書に使えるテンプレートの入手はこちら

【職種別】業務改善提案書の記入例

続いて、以下4つの職種別に業務改善提案書の記入例をご紹介します。

ご自身に当てはまる、あるいは似た職種の例があればご覧いただき、作成時にお役立てください。

事務

以下は、事務職における業務改善提案書の記入例です。

「資料作成に多くの時間を費やしている」という現状に対し、現状と改善案によって見込める効果を数字を活用してわかりやすく示しています。

経理

こちらは経理職における業務改善提案書の記入例です。

「明細や請求書の内容を手入力している」という現状に対し、改善を見込めるソフト名を明記し、そのソフトに期待できる効果を具体的に示しています。

営業

続いて、営業職における業務改善提案書の記入例です。

「提案資料作成の効率が良くない」という現状に対して具体的な改善案を示し、見込める効果も数字を明記して説得力のある提案書にしています。

製造・物流管理

最後に、製造・物流管理における業務改善提案書の記入例です。

「作業手順が統一されていない」という課題に対し、現場が取り組みやすい改善案を示しています。

業務改善提案書に関するQ＆A

最後に、業務改善提案書に関するQ＆Aをお届けします。

よくある質問を載せていますので、ご自身が抱いている疑問と重なる部分もあるかもしれません。ご覧いただき、業務改善提案書作成時にお役立てください。

業務改善のアイデアが出ないときはどうすればよい？

業務改善のアイデアが出ないときは、以下3つを試してみることをおすすめします。

上記の詳細は、以下の記事で説明しています。

こちらでは業務改善アイデアが出ない原因も解説していますので、その原因にあった対策も考えられるでしょう。提案書作成時にあわせて参考にしてみてください。

業務改善アイデアが出ないときの突破口になる3つの対処法

ボリュームはどのくらいがよい？

業務改善提案書を作成するツールによって変わります。

以下は、パワーポイントで作成する場合の目安です。本記事「業務改善提案書に記載すべき項目一覧」で説明した項目別に記載しています。

パワーポイントで作成する場合、上記のボリュームになるのは1スライドに対して1つのメッセージを入れるとよいからです。1スライドに複数のメッセージを入れると、読み手にわかりにくい印象を与えてしまいます。

エクセルやワードなど他のツールで作る場合も、A4用紙1～2枚程度に収めることをおすすめします。

パワーポイントやエクセルなど何で作るべき？

業務改善提案書は、パワーポイントで作るのがおすすめです。

パワーポイントの方が、図やグラフなど視覚的な情報を入れやすいからです。図やグラフは文章と比べると読み手の理解を助け、印象にも残りやすくなります。

パワーポイントを使った業務改善提案書の作成方法は、以下の記事で詳しく説明しています。

こちらの記事ではフジ子さんオリジナル無料テンプレートのご案内もしておりますので、ぜひ参考にしてください。

これで伝わる！業務改善提案書をパワーポイントで作る方法【無料テンプレートプレゼント】

業務改善提案書作成にお困りなら外部リソースの活用もおすすめ

本記事をお読みになり、業務改善提案書の作成方法をご理解いただけたと思います。

しかし中には、このように感じた方もいるのではないでしょうか？

「通常業務に追われているから、業務改善提案書を作成する時間が取れない」

「業務改善提案書は初めてだから、うまく作成できるか不安がある」

そんなときは、外部リソースの活用がおすすめです。外部リソースに頼れば伝わる業務改善提案書を作成でき、通常業務に注力できます。

外部リソースの例としてはオンラインアシスタント®「フジ子さん」が挙げられます。

フジ子さんは、事務業務のサポートをリモートで提供しているサービスです。ご要望にあわせて、業務改善提案書を短時間で作成します。

デザインなど見栄えを整えて、より伝わる業務改善提案書を作ることも可能です。

他にも、資料作成やマニュアル整備などの事務業務も低コストでお任せいただけます。

興味をお持ちの方は、以下より詳細をご覧ください。

※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です

まとめ

本記事では業務改善提案書について、概要と目的、書き方を説明してきました。

伝わる業務改善提案書にするには、以下3つを意識して作成することがポイントです。

テンプレートもぜひ活用してくださいね。

それでも「業務改善提案書を作るのは難しい」とお悩みであれば、オンラインアシスタント®「フジ子さん」の利用をご検討ください。

あなたの業務改善提案書作成をサポートいたします。お問い合わせをお待ちしております。