業務改善システムで何が変わる？コスト削減の仕組みと失敗しない導入・ツール選定ガイド

人手不足やコスト高が続くなか、「業務を効率化したい」「ムダな作業を減らしたい」と感じている企業は少なくありません。そうした課題の解決策として注目されているのが、業務改善システムの活用です。

本記事では、業務改善システムによって何が変わるのか、コスト削減につながる仕組みや導入のメリットを整理したうえで、失敗しない選び方や導入の進め方を解説します。自社に合った業務改善のヒントを探している方は、ぜひ参考にしてください。

業務改善システムとは？

業務改善システムとは、業務フローや業務プロセスを整理・可視化し、ITの力で業務を効率化・最適化できる仕組みやツールを指します。

分類すると以下の通りです。

人手不足や業務の複雑化が進む中、従来のやり方だけでは業務を回しきれない企業が増えています。Excelや紙、属人的な運用に頼った業務は、ミスや手戻りを招きやすく、結果として人件費や管理コストの増加につながります。

業務改善システムの活用で、業務フローやデータをシステム上で一元管理が可能。作業のムダを減らし、限られた人員でも安定した業務運営ができます。

コスト削減につながる3つのメリット

業務改善システムを適切に導入は、さまざまな効果が期待できます。ここでは、コスト削減につながる代表的なメリットを3つご紹介します。

メリット1：人手作業を削減し、業務にかかる人件費を抑えられる

多くの企業では、Excel入力や転記、確認作業など、人手に依存した定型業務があるものです。これらは積み重なることで大きな工数となり、人件費や残業時間の増加を招きかねません。

業務改善システムを活用すれば、定型業務の自動化や作業工程の簡略化が可能になり、担当者の作業負担を軽減できます。その結果、限られた人員でも業務を回しやすくなり、人件費の最適化や生産性向上につながるでしょう。

メリット2：業務の属人化を防ぎ、ムダな引き継ぎ・手戻りコストを減らせる

業務内容や判断基準が特定の担当者に依存している状態は、引き継ぎや休職・退職時に大きなリスクとなります。属人化した業務は、対応ミスや手戻りが発生しやすく、結果として余計なコストがかかります。

システム化で業務手順や情報を標準化・共有すれば、複数の目でチェックが可能です。一定品質で業務を正確に進められる体制を構築できます。

メリット3：進捗やデータを可視化し、判断ミスによる損失を防げる

業務の進捗状況や数値データが見えにくい状態では、対応遅れや誤った判断が生じやすくなります。業務改善システムでは、業務状況やデータをリアルタイムで可視化できるため、現状を正確に把握したうえで意思決定が行えるでしょう。

これにより、対応遅延による機会損失や、判断ミスによる無駄なコストの発生を防げます。特に複数業務を並行して管理する企業にとって、可視化はコスト管理の観点でも重要な要素です。

コスト削減効果を最大化！業務改善システムの選び方

業務改善システムのメリットをみてきましたが、不適切なシステムを選ぶと現場に定着せず、かえってコストや工数が増えてしまうケースもあります。

ここでは、コスト削減効果にもなる業務改善システム選定のポイントを3つ見てみましょう。

ポイント1：解決したい課題の明確化

まず重要なのは、「なぜ業務改善システムを導入するのか」を明確にすることです。人手不足を解消したいのか、ミスを減らしたいのか、属人化を防ぎたいのかによって、選ばなければならないシステムは大きく異なります。

課題が曖昧なまま導入を進めると、機能が過剰になったり、逆に必要な機能が不足したりしがちです。現状の業務フローを整理し、どの業務にどれだけのムダやコストが発生しているのかを洗い出したうえで、課題に直結するシステムを選ぶことが重要です。

ポイント2：現場の使いやすさと導入のしやすさ

次に、ツールの使用感と導入のしやすさを検討します。操作が複雑だったり、導入時の設定負荷が高かったりすると、現場に定着せず形骸化してしまう恐れがあるためです。

また、ITに不慣れな社員でも「直感的に操作できるか」「マニュアルが充実しているかといった点も確認しましょう。試用期間があるツールの場合、導入時の設定や使いやすさを確認できるためおすすめです。

ポイント3：費用対効果（ROI）とサポート体制

業務改善システムを選ぶ際は、初期費用や月額費用だけでなく、長期的な費用対効果を考える必要があります。どの業務にどれだけの時間削減効果が見込めるのか、運用後にどの程度コスト削減につながるのかを想定しながら比較することが重要です。

また、導入後のサポート体制も見落とせないポイントです。トラブル対応や運用改善の相談ができるかどうかは、システムを継続的に活用するうえで大きな差になるでしょう。サポート内容を含めて検討することで、導入後の失敗リスクを抑えられます。

【総務担当者向け】小さな業務改善策10選｜効率化のアイデアと改善の進め方を紹介

【目的別】企業のコスト削減を支援する業務改善システム・ツール10選

業務改善システムと一口にいっても、その役割や得意分野はさまざまです。

ここでは、目的別に企業のコスト削減を支援する業務改善システム・ツールを整理し、それぞれの特徴を分かりやすくご紹介します。自社の課題に近い分野から確認してみてください。

情報共有・コミュニケーションを円滑にするツール

社内の情報共有がメールや口頭に依存していると、確認漏れや対応の遅れが発生しやすくなります。コミュニケーションツールを活用することで、やり取りを集約し、情報の行き違いや確認コストを減らすことが可能です。結果として、無駄なやり直しや待ち時間の削減につながります。

1.Slack

出典：Slack

Slackは、チャットを中心に社内外のコミュニケーションを集約できるツールです。部署やプロジェクトごとに情報を整理できるため、メール確認や情報検索にかかる時間を減らし、業務のスピード向上に役立ちます。

2.Chatwork

出典：Chatwork

Chatworkは、シンプルな操作性が特長のビジネスチャットツールです。ITツールに不慣れな現場でも導入しやすく、社内連絡やタスク共有を効率化することで、コミュニケーションコストの削減につながります。

Excel作業などの定型業務を自動化するRPAツール

Excel入力やデータ転記などの定型業務は、時間がかかるうえにミスも起こりやすい業務です。RPAツールを活用すれば、こうした繰り返し作業を自動化でき、作業時間の削減と業務品質の安定化が期待できます。人手に頼らない仕組みづくりは、コスト削減の観点でも有効です。

3.CELF

出典：CELF

CELFは、Excel業務の延長感覚で自動化を進められるRPAツールです。プログラミング知識がなくても扱いやすく、日常的な入力・集計作業の工数削減に適しています。

4.WinActo

出典：WinActor

WinActorは、国内導入実績の多いRPAツールで、幅広い業務の自動化に対応しています。既存システムを変更せずに導入できる点が特長で、定型業務の人手削減に貢献します。

タスク・プロジェクトの進捗を可視化する管理ツール

タスクやプロジェクトの進捗が見えにくい状態では、対応の遅れや作業の抜け漏れが発生しがちです。管理ツールを使って進捗や担当を可視化することで、状況把握が容易になり、無駄な確認作業や調整コストを減らせます。

5.Backlog

出典：Backlog

Backlogは、タスク管理と進捗共有を一元化できるプロジェクト管理ツールです。業務状況を可視化することで、確認作業や調整工数を減らし、チーム全体の生産性向上を支援します。

6.Trello

出典：Trello

Trelloは、カード形式でタスクを直感的に管理できるツールです。進捗状況がひと目で分かるため、業務の抜け漏れ防止や管理負担の軽減に役立ちます。

バックオフィス業務を効率化するシステム（会計・経費精算）

会計や経費精算などのバックオフィス業務は、手作業が多いほど負担が大きくなります。システムを導入することで、入力や承認フローを効率化でき、作業時間や確認工数の削減につながります。バックオフィスの効率化は、間接コストの見直しにも直結します。

7.freee会計

出典：freee

freee会計は、会計業務をクラウド上で効率化できるシステムです。仕訳や帳簿作成の自動化により、経理業務の負担を減らし、バックオフィス全体のコスト削減を支援します。

8.ジョブカン経費精算

出典：ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、経費申請から承認までのフローを効率化できるシステムです。手作業や確認工数を減らすことで、経理担当者・申請者双方の負担軽減につながります。

顧客情報や営業活動を一元管理するSFA/CRM

営業活動や顧客情報が個人管理になっていると、対応漏れや情報の分断が起こりやすくなります。SFA／CRMを活用することで、顧客情報や営業履歴を一元管理でき、対応の重複や引き継ぎコストを抑えることが可能です。営業活動の可視化は、業務効率化だけでなく、無駄な工数や機会損失の削減にもつながります。

9.Salesforce

出典：Salesforce

Salesforceは、顧客情報や営業活動を一元管理できるCRM／SFAプラットフォームです。情報の分散を防ぎ、営業プロセスの可視化によって無駄な工数や機会損失の削減に寄与します。

10.Mazrica Sales

出典：Mazrica Sales

Mazrica Salesは、現場での使いやすさを重視した国産SFA／CRMです。営業活動の記録・共有をスムーズに行えるため、入力負担を抑えながら業務効率化を進められます。

失敗しない！業務改善システムの導入を成功させる5つのステップ

業務改善システムは、導入プロセスを誤ると十分な効果が得られず、「結局使われなかった」という結果になりがちです。重要なのは、システム導入を目的にするのではなく、業務改善の手段として段階的に進めることです。

ここでは、業務改善システムを無理なく定着させ、効果につなげるための5つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状業務の「見える化」と課題の洗い出し

まず行う必要があるのは、現在の業務内容や業務フローを整理し、どこにムダや課題があるのかを明確にすることです。作業内容や担当者、作業時間を書き出してみると、人手に頼りすぎている業務や、二重作業、属人化している工程が見えてきます。

この段階で課題を洗い出しておくことで、後のシステム選定や導入判断がぶれにくくなるでしょう。

ステップ2：具体的な目標設定（KPIの設定）

次に、業務改善システム導入によって「何をどこまで改善したいのか」を数値で定義します。例えば、作業時間の削減率、対応件数の増加、ミスの削減など、測定可能な指標を設定することが重要です。

目標が明確であれば、導入後に効果を検証しやすくなり、改善が進んでいるかどうかを客観的に判断できます。

ステップ3：システムの選定と試験導入（スモールスタート）

いきなり全社導入を行うのではなく、まずは一部業務や一部部署で試験的に導入することが重要です。スモールスタートにより、操作性や現場との相性、想定した効果が得られるかを事前に確認できます。

問題点を洗い出したうえで改善してから本格導入に進むことで、導入失敗のリスクを抑えられます。

ステップ4：本格導入と社内への定着化支援

試験導入で課題が解消できたら、本格的に業務改善システムを展開します。この際、操作説明やルールの共有、問い合わせ窓口の整備など、現場が安心して使える環境づくりが欠かせません。

現場の負担を減らし、「使いやすい」「業務が楽になる」と実感してもらうことが、定着化のポイントです。

ステップ5：効果測定と継続的な改善（PDCA）

導入後は、設定したKPIをもとに効果を測定し、定期的に見直しを行います。思うような成果が出ていない場合でも、運用方法や対象業務を調整することで改善余地が見えてくるでしょう。

業務改善システムは一度導入して終わりではなく、継続的に改善を重ねることで、コスト削減効果を高めていくことが重要です。

事務業務改善の具体例を徹底解説！すぐできる改善策と進め方

業務改善を前に進める外部サポートという選択肢

業務改善システムは有効な手段ですが、「改善に割ける人手がない」「準備や運用まで手が回らない」と感じる企業も少なくありません。特に中小企業では、通常業務と並行して業務改善を進めること自体が負担になりがちです。

こうした場合、業務改善をすべて社内で抱え込まず、外部サポートを活用するという選択肢もあります。業務の整理やデータ入力、日常的な事務作業を切り分けることで、社内の担当者は改善の検討や判断に集中しやすくなります。

在宅アシスタントサービス「フジ子さん」は、バックオフィス業務を中心に、業務改善システムを活かすための土台づくりを支援します。人の手とシステムを適切に使い分けることで、無理のない業務改善とコスト削減につなげることが可能です。

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まとめ｜小さな改善から始めて、着実なコスト削減を実現しよう

業務改善システムは、業務のムダや属人化を解消し、コスト削減や生産性向上につなげる有効な手段です。ただし、効果を得るためには、自社の課題を整理し、段階的に導入・運用していくことが欠かせません。

すべてを一度に変えようとせず、まずは改善しやすい業務から着手し、小さな成功を積み重ねていくことが重要です。システムと人の役割を適切に切り分けながら、無理のない形で業務改善を進めることで、継続的なコスト削減と安定した業務運営を実現しやすくなります。

業務改善に行き詰まりを感じた場合は、外部サポートの活用も視野に入れながら、自社に合った改善の進め方を検討してみてください。