オンライン秘書はクラウドソーシングで探せる？ おすすめの方法を紹介！

「人手不足で、細々として事務作業をこなす必要があって、本来の業務に集中できない」

「個人事業主なので経理の経験や知識が十分ない中手探りで仕分けしている」

そんなお悩みを解決する方法として注目されているのが「オンライン秘書」です。

昨今のビジネスでは、リモートワークの普及に伴い、業務のアウトソーシング化も加速しています。クラウドソーシングを通じて業務を外部に委託する企業や個人事業主も多くなりました。

「オンライン秘書」をクラウドソーシングでリサーチする利用者も増えているようです。しかし、クラウドソーシングでオンライン秘書を探す場合にはメリットだけでなく、デメリットや注意点も知っておく必要があります。

この記事ではオンライン秘書をクラウドソーシングで探す場合の注意点や、クラウドソーシング以外の探し方についてお伝えいたします。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを介してスケジュール管理や経理業務などのバックオフィス業務を依頼できるサービスです。

企業も個人事業主もどのような事業内容であっても、煩雑な事務作業が必ずつきものです。
その煩雑な作業を自分たちの手でやっていては、本来遂行したいコア業務に支障をきたしてしまいます。

そこで頼りになるのは、代わって事務作業をしてくれるアシスタント、つまり秘書です。

オンライン秘書ならば、その名の通りオンライン上で全て完結するので、依頼したい人を見つけることも、実務の依頼もとても手軽です。

オンライン秘書に依頼できる業務

オンライン秘書の業務は多種多様です。
例えば、以下のような業務が依頼可能です。

・スケジュール管理
・リサーチ業務
・メール、電話対応
・資料作成、データ入力
・経理、財務
・営業アシスタント

どれも大切な業務ですが、作業が突発的に発生したり量が多かったりと誰かの手を借りたい！と思うものばかりですね。

その他にも人事業務やマーケティング業務、翻訳などの高度な専門知識が問われる業務を対応してくれる場合があり、まさに痒い所に手が届くのがオンライン秘書の強みです。

オンライン秘書の費用相場

それでは、オンライン秘書の費用相場をご紹介しましょう。

※金額は2024年2月現在のもの。

オンライン秘書を手軽に探すおすすめの方法2つ

それでは、どのようにしてオンライン秘書を探すのがいいでしょうか。
おすすめの探し方は以下の２つ。

1. クラウドソーシング
2. オンライン秘書サービス

ここからそれぞれの探し方について詳しくお伝えします。

方法1．クラウドソーシング

クラウドソーシングは「crowd（群衆）」と「sourcing（調達）」を合わせた和製英語で、インターネットを介して業務を依頼するサービス形態です。
不特定多数の人に業務または個々のスキルを発信することができるので、幅広くマッチングする相手を探すことができます。

これまで業務をアウトソーシングする場合は、企業と企業の契約が一般的でした。
しかしニューノーマルな働き方が推奨されるようになった世の中。
これまで会社の一社員だった人も自分自身のスキルを活かし、個として働くことがクラウドソーシングにより手軽に叶えられるようになりました。

クラウドソーシングは、発注主と受注者を繋ぐプラットフォームが多く存在しているので、そこで探すのが効率的です。

プラットフォーム内で「オンライン秘書」や「アシスタント」と検索して、秘書業務をしてくれる人を探す方法がまず一つ。
もしくはお願いしたい業務の詳細や報酬記載して、募集してくれる人を待つ方法があります。

方法2．オンライン秘書サービス

オンライン秘書を専門にするサービスです。

専門とするだけあり、ひとつの窓口で秘書業務・一般事務など多種多様なニーズ応えてくれ、様々な依頼することができるのが利点と言えるでしょう。
オフライン業務も依頼できることが多いです。

多くのサービス会社が月額制のプランを設けており、契約時間に応じてプラン料金が変わります。
契約時間内なら業務を頼み放題、というプランが一般的です。

もちろん会社によって特徴は様々。
各サービス会社を比較したまとめサイトも多く存在するので、それぞれの会社の特徴を知ることから初めてみましょう。

無料トライアルができる会社もあるので、まずは気軽に試してみるのもおすすめです。

オンライン秘書サービスについては以下の記事でも詳しくご紹介しています。

オンライン秘書サービスとは？導入のメリットとおすすめサービス5選

オンライン秘書をクラウドソーシングで探すメリット・デメリット

前述したように幅広くオンライン秘書を探すことができるクラウドソーシング。

とても魅力的ですがやはりメリット、そしてデメリットはつきもの。
クラウドソーシングでオンライン秘書を探す前に、以下についてもしっかりと確認してみてくださいね。

メリット1.手軽に人材を見つけられる

メリットとしてまず一番に挙げられるのがその手軽さ。
クラウドソーシングのプラットフォームにおいて不特定多数の人に向けて発信するので、案件・人材が幅広く探すことができます。

またすでに解説したように、クラウドソーシングのプラットフォームに登録している受注者はフリーランスの人が多いです。
そのため企業に依頼するより融通がききやすい、フットワークが軽いというところも手軽さと言えるでしょう。

メリット2.費用を抑えやすい

自社で正社員・パートスタッフを雇用するとなると、採用までのプロセスにかかる経費は多額なものとなります。
例えば採用に関わる人件費や求人広告、求人イベントなどで経費が発生してしまいます。

しかしクラウドソーシングでは、受注者の実務に対する報酬とクラウドソーシング会社への仲介手数料のみとシンプルです。
プロセスも少なく、大幅なコストカットが期待できますね。

そして自社でスタッフを抱えるとなると、社会保険・雇用保険やPC・制服貸与などの費用がかかりますが、クラウドソーシングを介して人を雇うとどれも不要ですね。

採用後の研修の必要もなく、即戦力になるというのも大きなポイントです。

メリット3.大勢の中から優秀な人材を見つけられる

多様な働き方が求められる昨今。
在宅勤務が叶うオンライン秘書は人気の職種です。

子育てや介護など生活スタイルの変化で仕事を変えざるを得なかった優秀な人材が、キャリアを継続できるオンライン秘書に転身する傾向も見られます。

よってクラウドソーシング上で大勢いる登録者の中から、実務経験が豊富な優秀な人材を見つけられる確率が上がると言えるのです。

デメリット1.人材の質が安定しない

メリットとして優秀な人材いるという一方、受注者として登録しているのは個人が多く、発注主が求めているスキルを満たしていないことも多く見受けられます。

実績は申し分なくとも、求めているスキルと異なることや、個人の管理が難しくミスコミュニケーションが起きてしまうなどという声も多々あります。

クラウドソーシング上のプロフィール、ポートフォリオだけでは判断が難しく、依頼業務が納品されてから発覚することも少なくありません。

またあってはならないですが、依頼の途中で連絡がとれなくなってしまう、依頼を投げ出されてしまう、ということも実際に起きています。

デメリット2.契約に縛られやすい

優秀且つ求めているスキルがマッチする人材と巡り会うことができても、契約に縛られてしまうという難点があります。

クラウドソーシング上で取引をスタートしたら、仲介者であるクラウドソーシング会社との契約も継続されます。
そのため規則や仲介料など、受注者との取引以外にも縛られてしまうデメリットが否めないのです。

また案件が終了し、別件または継続的にオンライン秘書をお願いしたい、となった場合は改めてクラウドソーシングで探したり、契約をし直したりする必要が出ることに煩わしさを感じてしまうかもしれません。

クラウドソーシングでオンライン秘書を探す注意点

ここまでオンライン秘書をクラウドソーシングで探すメリット・デメリットを解説しました。

クラウドソーシングは利便性には長けているので、仕組みを理解した上で活用することは、業務の生産性向上への第一歩になることは間違いありません。

しかし、ちょっと待ってください！
クラウドソーシングでオンライン秘書を探す上で、潜んでいる注意点が他にもあるのです。

ここからはその注意点をご紹介します。

チームワーク業務が可能か

これまで幾度も告げたように、クラウドソーシングに登録する受注者は個人（フリーランス）が大半です。
スキルは申し分なくても、チームワークを必要とするプロジェクトへの参画に向いているかどうかは別問題。

法人アカウントでの登録であっても、実際は個人で活動している場合も多く、教育がなされていないこともあり得るのです。

チームでの業務遂行に適しているかどうかの見極めは、非常に難しいですが大切なポイントです。

補足ですが、法人アカウントの場合クラウドソーシング会社とその法人に二重の手数料が発生し、実は費用が割高になっていた、という落とし穴も潜んでいます。

セキュリティの整備が必要

もちろんオンライン秘書はオンライン上での業務がメインなので、情報漏洩しないか、発注主にとってセキュリティ面は一番気がかりになるポイントかと思います。

受注者に専用のパソコンを貸与することで回避できることもありますが、スポットでの契約が多いクラウドソーシングでは個人のパソコンを使用する場合がほとんどでしょう。

実務を依頼する前にセキュリティインフラチェックは欠かさず行いましょう。

まずは10時間から！オンライン秘書サービス「フジ子さん」

クラウドソーシングでオンライン秘書を探すというのは手軽さもある一方、個人の見極めや安定した人材の確保、セキュリティ面など様々な課題があります。

その課題を払拭するのがオンライン秘書サービスです。
一つのサービス会社に優秀な人材が集結しているので、チームワークを発揮し、安定した業務遂行が叶えられます。

オンライン秘書サービス「フジ子さん」なら、安心・安全に秘書業務や一般事務を任せられます。

フジ子さんには情報管理責任者が配置されていたり、OJTなど人材教育にも熱心に取り組んでいたりと、発注主が安心して業務を依頼できる環境が整っています。

価格も業界水準を下回っている手頃な価格で、10時間税込33，000円プランというスタートしやすいプランも用意されています。（プランは10時間ごとに対応可能。）

物は試し。オンライン秘書がどんな仕組みか実際に依頼してみて、これまで追われていた雑務を一掃してみませんか？

2時間お試しでフジ子さんを利用できる無料トライアルもあるので、気軽にお問い合わせください。

オンライン秘書探しの注意点を知り、賢くクラウドソーシングを活用しよう

クラウドソーシングは企業の人手不足から脱却するツールとして、世の中に欠かせないものになるでしょう。

しかしオンライン秘書を探す上ではデメリット、そして注意点は充分に考慮しなければなりません。

安心・安全面で言うと、オンライン秘書は専門のサービス会社で探すのがおすすめ。
フジ子さんではオンライン秘書の登録スタッフの教育制度が充実しており、高いヒアリング力とチームワークで企業の業務を全面的にバックアップします。

費用面については以下の記事でも詳しくご紹介しています。
オンライン秘書はいくらで頼める？費用相場を比較表で紹介！メリット・デメリットも詳しく解説します

クラウドソーシングにはメリットもありますので、目的によってオンライン秘書サービスと併用するのも良いでしょう。

専門のサービス会社、そしてクラウドソーシングを賢く活用して、日々の業務を効率化させましょう。