保育士の事務作業はつらい？保育園での仕事内容や効率化、事務代行の活用方法を解説

保育園では、保育計画書や連絡帳、保育日誌、行事準備、勤怠管理、経理、保護者対応など、日々多くの事務作業が発生します。

なかでも、これらの業務を保育士が兼任している園では、保育時間内に作業を終えられず、残業や持ち帰り仕事につながりやすいのが実情です。その結果、職員の負担が増え、保育の質の低下や離職リスクを招くおそれもあります。

園長・理事長・施設長のなかには、「現場の業務負担を減らしたい」「保育士が子どもと向き合う時間を確保したい」「退職者を出さずに安定した園運営をしたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、保育園で発生する主な事務作業や負担が大きくなる原因、園内でできる効率化の方法、事務代行サービスを活用するメリットを解説します。

保育士の事務負担を減らし、働きやすい職場づくりを進めたい園の経営者・管理者の方は、ぜひ参考にしてください。

保育士（保育園）の事務作業とは

保育園は行事が多く、保育に関連した事務作業も多岐にわたります。保育士がこれらの業務を兼任している場合、日々の保育業務と並行して対応する必要があり、現場の負担が大きくなりやすい点に注意が必要です。

具体的にはどのような事務作業があるのかをみてみましょう。

保育関連の雑務・書類作成

保育園の事務作業には、以下のような保育関連の雑務や書類作成があります。

保育計画書は保育指導案とも呼ばれる、保育活動を計画した指導案です。

子どもにとって充実した環境や経験ができる保育園となるために作成します。主に年間計画・月案の長期的な計画と、週案・日案の短期的な計画を作成します。

連絡帳の記入とは、保護者からの連絡を確認したり、園での1日のできごとを保護者に伝達したりする業務です。

保育日誌は、その日の保育内容や子どもたちの様子、気づいた点などを記録する書類です。保育の振り返りや職員間の情報共有に役立ちます。

保育経過記録・児童票では、園児の発達状況や生活の様子、保護者とのやり取りなどを記録します。子ども一人ひとりに合わせた保育を行ううえで重要な書類です。

園だより・おたよりの作成では、行事予定や園での活動内容、保護者へのお知らせなどをまとめて発信します。文章作成やレイアウト調整、確認作業なども発生するため、負担になりやすい業務です。

また行事の計画・準備では、季節ごとのイベントやお誕生日会、遠足などさまざまな行事関連の事務作業が含まれます。行事の日程を決めたり、必要なものを準備したり、保護者連絡をしたり、さまざまな対応が必要となります。

このように、保育関連の書類作成は保育の質や保護者対応にも関わる重要な業務です。一方で、保育士に業務が集中すると残業や持ち帰り仕事につながりやすいため、園として作業時間の確保や業務分担を検討することが大切です。

人事・労務関連の手続き

保育園では、下記のような人事・労務関連の手続きもあります。

土曜日営業の保育園では、比較的土曜日は園児の数が少ないため、保育士をシフト制にしている場合も少なくありません。

また、一般の企業と同様に、保育園でも職員の休暇や残業時間などの勤怠管理や給与計算も必要です。

そのほか、求人サイトへの掲載などの保育士の採用・管理に必要な事務作業も保育事務の担当者が行う保育園もあります。

経理

保育園では、下記のような経理関係の事務作業もあります。

経費精算処理とは、保育施設で必要な備品、行事で必要な経費の精算や保護者からの集金管理などの対応業務です。

また、保育料関連や銀行の入金・出金の管理事務もあります。昨今では、便利な会計ソフトもありますが、正確に業務を行うにはシステム任せにできないため、経理の専門知識も必要です。

総務、広報、情報管理に関する事務作業

保育園では、保育や経理以外にも、園の運営を支える幅広い事務作業が発生します。主に以下のような業務が該当します。

保育園では、助成金の申請書類など役所や関係機関に提出する書類が多数あるため、都度作成・提出が必要です。

また、園児や保護者の情報管理も重要な事務作業の一つです。園児名簿、緊急連絡先、アレルギー情報、既往歴、保護者の連絡先などは、日々の保育や緊急時の対応に関わるため、正確な管理が求められます。

備品・教材の管理や発注も、園運営に欠かせない業務です。文房具や衛生用品、保育教材、行事で使用する物品などの在庫を確認し、不足があれば発注します。管理が属人化すると、発注漏れや重複購入につながる可能性があるため、園として管理方法を整えておくことが大切です。

ホームページを運営している保育園では、行事の写真やお知らせなどを投稿する作業も入ってきます。入園希望者や保護者に園の様子を伝えるうえで重要な業務ですが、写真選定や文章作成、確認作業に時間がかかることもあります。

さらに、入園希望の見学者や保護者からの電話・メール対応など、保育園ではさまざまな事務対応が必要です。

これらの業務が一部の職員に集中すると、本来注力すべき保育や園運営に十分な時間を割きにくくなるため、業務分担や外部への委託も含めて負担を見直すことが重要です。

保育士（保育園）の事務作業がつらくなる原因

保育園は子どもたちの成長を見守ることができ、やりがいのある職場です。一方で、保育園ならではの事務作業の多さが、現場の負担につながることもあります。

事務作業が保育士に集中すると、残業や持ち帰り仕事が増え、職員の疲弊や離職リスクにつながるおそれもあります。なぜ保育園の事務作業が負担になりやすいのか、その原因についてみてみましょう。

保育時間外に作業しなければならない

保育園では、保育時間外に事務作業をすることが多くあります。

保育士が事務作業を行っている場合、園児がいる時間に事務作業がなかなか進まず、園児の帰宅後に事務作業を行わなければならないからです。

また、事務専任のスタッフがいても、忙しいときには保育補助に入り、保育時間内に事務作業ができず、残業する場合もあります。

手書きなどによるアナログ作業が多い

保育園では、書類管理を紙で行っているなどアナログ作業が多いです。登園・降園の時間管理、連絡帳の記入などを手書きで行っているケースも少なくありません。

これらのアナログ作業は、記入ミスや漏れが起こりやすく、必要なときに書類を探しにくいなどのデメリットがあります。

アナログ作業を効率化するにはアプリやICTシステムなどを活用してデジタル化し、手書き作業を減らすことが大切です。

行事の準備負担が重く、事務作業の時間が足りない

行事の準備負担が重く、事務作業の時間が足りないことも、事務作業が負担となる原因です。

保育園では運動会、発表会、遠足のほか、毎月のお誕生日会など行事がたくさんあります。

行事の際には、計画から準備、保護者や関連した事業者へ連絡することも増えるので、普段の事務作業の時間が足りなくなりやすいです。

また、壁飾りを作ったり、衣装を作ったりなどアナログ感あふれる準備をする場合負担が増え、無理にでも事務作業の時間を確保しなければなりません。

繫忙期が特に忙しい

事務作業の量に関係なく、繁忙期になるとさらに現場の負担が大きくなります。

保育園は通常、3〜5月が最も忙しい時期です。この時期は、卒園や入園、決算、職員の入退職などで事務作業が増えます。

また、4月は入園したばかりの園児が、慣れない環境で体調不良を起こすケースも少なくありません。その際は、保護者への連絡対応も必要になります。

このように、保育園の事務作業は時期や行事によって負担が偏りやすく、現場任せにしていると職員の負担が大きくなりやすい業務です。園長や施設長は、職員が保育に集中できる体制を整えるためにも、事務作業の進め方や分担方法を見直すことが重要です。

保育士（保育園）の事務作業を効率化する方法【園内でできる工夫】

保育士の事務作業を効率化するには、まず園内でできる工夫から見直すことが大切です。業務量や担当者、作業手順を整理することで、職員の負担を減らし、保育に集中しやすい環境づくりにつながります。

事務作業の棚卸しをする

まずは、保育園内で発生している事務作業を洗い出しましょう。

保育計画書や保育日誌、連絡帳、園だより、行事準備、勤怠管理、経理、備品管理など、どの業務にどれくらい時間がかかっているのかを把握することが重要です。

毎日発生する業務、月ごとに発生する業務、行事前や繁忙期だけ発生する業務に分けて整理すると、負担が大きい作業や特定の職員に偏っている業務が見えやすくなります。

また、棚卸しをすることで、園内で対応すべき業務と、外部に任せられる業務を判断しやすくなるでしょう。

ノンコンタクトタイムを確保する

ノンコンタクトタイムとは、保育士が子どもと直接関わらず、書類作成や記録業務などに集中できる時間のことです。

保育中は子どもへの対応が優先されるため、事務作業を並行して進めるのは簡単ではありません。そのため、あらかじめ事務作業に充てる時間を確保することで、降園後の残業や持ち帰り仕事を減らしやすくなります。

ただし、ノンコンタクトタイムを確保するには、職員配置やシフトの調整が必要です。園長や施設長が中心となり、特定の職員に負担が偏らないよう、園全体で時間の使い方を見直すことが大切です。

テンプレートを活用する

園だより、行事案内、保護者向けのお知らせ、保育日誌などは、テンプレートを活用することで作業時間を短縮できます。

毎回ゼロから文章やレイアウトを作成すると、担当者によって品質に差が出たり、確認・修正に時間がかかったりします。あらかじめフォーマットを決めておけば、必要な情報を入力するだけで作成できるため、作業の効率化につながります。

また、テンプレートを園内で共有しておくことで、担当者が変わっても一定の品質を保ちやすくなります。属人化を防ぐ意味でも、よく使う書類やお知らせはテンプレート化しておくとよいでしょう。

ICTシステムを導入する

保育園にICTシステムを導入することも、事務作業の効率化に役立ちます。

ICTシステムとは「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略で、PCやスマートフォンなどを使って情報を管理・共有する仕組みのことです。

導入することで、子どもの情報管理や職員の勤怠管理、保護者へのお知らせ、登降園管理、連絡帳の共有などをデジタル化できます。紙や手書きの作業を減らせるため、記入漏れや確認ミスの防止にもつながります。

ただし、ICTシステムは導入して終わりではありません。園児情報や職員情報の入力、保護者へのお知らせ配信、データ更新など、運用のための実務作業は引き続き発生します。

園内で対応が難しい場合は、システムへの入力作業や情報更新、お知らせ作成などを、フジ子さんのような事務代行サービスに任せる方法もあります。システム導入と実務作業の外部委託を組み合わせることで、職員の負担を抑えながらICTを活用しやすくなるでしょう。

また、システムの導入には費用がかかるため、予算や費用対効果を考える必要もあります。

保育士（保育園）の事務作業を効率化する方法【人材活用・外部委託】

保育園の事務作業は、棚卸しやテンプレート化、ICTシステムの導入など、園内の工夫で効率化できる部分もあります。

しかし、職員数に余裕がない場合や、経理・労務・採用・書類作成など専門性が求められる業務まで保育士が兼任している場合、園内の工夫だけでは負担を十分に減らせないこともあります。

そのような場合は、事務スタッフの採用や人材派遣、事務代行サービスの活用など、人材活用・外部委託を検討するのも一つの方法です。

ここでは、保育士の事務負担を減らし、安定した園運営につなげるための方法をご紹介します。

事務スタッフを採用する

保育園の事務作業を効率化する方法の一つに、事務スタッフの採用があります。

事務専用のスタッフを採用することで、保育士の負担を減らすことが可能です。さらに、事務の経験や専門知識を持っている人を採用することで、業務の品質の向上も期待できます。

ただし、事務スタッフを採用する際には、業務範囲を明確にしましょう。

保育園によっては、事務スタッフも保育補助を行うケースがあります。「保育補助をするなんて聞いていない」といった認識のずれが生じないよう、事務作業と保育補助の範囲を事前に整理しておきましょう。

人材派遣を利用する

人材派遣を利用して事務スタッフを雇うことも、事務作業を効率化する方法の一つです。

人材派遣を利用すると、直接雇用する場合に必要な採用コストや労務管理費（給与計算や社会保険など）の削減が可能です。

人材派遣は忙しい時期のみ雇うなど、短期間のみの利用もできます。ただし、派遣社員の受け入れは原則3年が限度となっているため、長期間働いてほしい場合は不向きです。

また、契約以外の業務は契約違反となるため、突発的に新しい業務を頼むことができません。

参考：労働者派遣法（厚生労働省）

事務代行サービスを利用する

事務作業を効率化する方法として、事務代行サービスの利用も有効です。

事務代行サービスは、書類作成、経理、労務、採用サポート、メール対応、Webサイト更新などの事務作業を外部委託できるサービスです。出社して作業してもらうオフラインと、リモートで作業するオンラインに分かれます。

人材派遣と同様に採用コスト、労務管理費の削減が望めますが、人材派遣との違いは、受入れ期間の制限がなく、長期間契約できることです。

また、事務代行サービスは月ごとの作業量によって、契約時間の調整ができる場合が多く、繁忙期や閑散期にあわせてコストを最適化しやすいメリットがあります。

保育士（保育園）が事務代行を利用するメリット

続いて、保育園が事務代行を利用するメリットを解説します。

保育に集中できる

事務作業を外部に委託することによって、保育士が本来の保育業務に集中しやすくなります。

保育士が事務作業を兼任している場合は、大幅な負担軽減が期待できるでしょう。経理や人事、労務だけでなく、電話での問い合わせにも対応可能なサービスもあります。

ただし、オンラインの事務代行サービスの場合、担当スタッフが保育園内で作業するわけではありません。そのため、保育補助や園内での直接対応が必要な業務は依頼できない点に注意が必要です。

事務作業の品質を高める

事務代行サービスには、経理や人事、労務、採用、Web更新など、それぞれの分野で経験を持つスタッフが在籍している場合があります。

経理事務は経理の経験者、採用関連業務は人事・採用の経験者など、業務内容に応じて適した人材に依頼できるため、事務作業の品質向上が期待できるでしょう。

保育士や園内スタッフが慣れない事務作業を兼任するよりも、経験者に任せることで、作業の正確性や効率を高めやすくなります。

コストを削減できる

事務代行サービスは、新たに事務スタッフを雇う場合に比べて、採用や教育にかかるコストを抑えやすい点もメリットです。

事務スタッフを直接雇用する場合、求人掲載、面接、入社手続き、教育、労務管理などの負担が発生します。一方、事務代行サービスであれば、一定のスキルを持ったスタッフに必要な業務から依頼できます。

また、担当者が急に退職した場合でも、サービス側で代わりの担当者を調整できるケースがあるため、業務が止まりにくい点も安心です。

サービスによっては利用時間に応じて料金が決まるため、繁忙期は依頼時間を増やし、閑散期は減らすといった調整もしやすくなります。保育園の業務量にあわせて活用することで、コストの最適化にもつながります。

保育士（保育園）におすすめの事務代行サービス3つ

事務代行サービスには、対応できる業務範囲や料金体系、契約期間、依頼できる時間数などに違いがあります。

保育園で導入を検討する際は、経理や労務、書類作成、Webサイト更新など、園内で負担になっている業務を依頼できるかどうかを確認することが大切です。

ここでは、保育士の事務負担を減らし、安定した園運営につなげたい保育園におすすめの事務代行サービスを3つご紹介します。

1.オンラインアシスタント®「フジ子さん」

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、経理、総務、人事・労務、Webサイト運営など、パソコンで完結するバックオフィス業務をオンラインで依頼できる事務代行サービスです。実務経験のあるアシスタントチームが業務をサポートするため、保育園の事務負担を減らしたい場合にも活用しやすいサービスです。

特徴は、月10時間から利用でき、契約期間も1カ月単位で柔軟に調整できる点です。行事前や年度末などの繁忙期だけ依頼時間を増やしたり、まずは一部の事務作業から外注したりと、園の状況にあわせて利用しやすいでしょう。

また、手順書がない業務でも、ヒアリングを通じて業務内容を整理しながら依頼できるため、初めて事務代行を利用する保育園でも導入しやすい点が魅力です。導入前には無料トライアルも用意されており、実際の対応品質を確認してから本格的に利用できます。

（2026年7月時点）

無料トライアルでは、書類作成や経理補助、ホームページ更新などの業務を実際に依頼し、保育園の業務と相性がよいかを確認できます。本格導入前に対応品質ややり取りのしやすさを試せるため、初めて外部委託を検討する園でも利用しやすいでしょう。

また、園児や保護者、職員の個人情報を扱う業務を依頼する場合も、安心して利用できるよう、Pマーク（プライバシーマーク）およびISMSを取得し、情報管理体制の整備・運用にも取り組んでいます。

2.HELP YOU

出典：HELP YOU

HELP YOUは、経理や総務、人事、営業事務、資料作成など、幅広いバックオフィス業務をオンラインで依頼できるアウトソーシングサービスです。500名以上の経験豊富なアシスタントが在籍しており、業務内容に応じてチーム体制または専属スタッフに依頼できます。

特徴は、業務マニュアルを作成し、チームで情報を共有することで、業務の属人化を防ぎやすい点です。特定の担当者の退職や欠勤によって業務が止まるリスクを抑えられるため、継続的に事務作業を任せたい保育園にも向いています。

主なプランは「チームプラン」と「1名専属プラン」の2種類です。

（2026年7月時点）

対応業務は、記帳代行、経費精算、請求書作成、求人票作成、応募者対応、スケジュール管理、資料作成、SNS運用、ライティングなど多岐にわたります。保育園では、経理や採用サポート、書類作成、Webサイト更新などの業務で活用しやすいでしょう。

3.I-STAFF

出典：I-STAFF

I-STAFFは、採用率1％の選考を通過したアシスタントに、経理や総務、人事、Web運用などの業務を依頼できるサービスです。保育園や介護・福祉施設など、事務負担の大きい現場でも導入されています。

オンライン業務だけでなく、領収書・名刺の整理、書類のファイリング、ハガキ・請求書の発送代行など、実作業を伴うオフライン業務にも対応している点が特徴です。また、NDA締結や端末のセキュリティ管理など、情報管理体制にも配慮されています。

基本プランは月30時間から利用でき、契約期間が長いほど月額料金が安くなる仕組みです。

（2026年7月時点）

上記以外にも、月30時間以上の長時間利用や、土日・深夜時間帯の対応などに応じたカスタマイズプランがあります。導入前には3時間分の無料お試しも用意されているため、アシスタントのスキルや連携のしやすさを確認したうえで検討できます。

事務代行サービスをもっと詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

事務代行サービスおすすめ7選 頼める業務内容や料金相場を紹介
営業事務代行のおすすめ業者5選！業者選びのポイントも解説

保育園が事務代行を利用する際のポイント

事務代行サービスは、保育園の事務負担を減らす有効な手段です。一方で、依頼する業務や運用ルールを決めないまま導入すると、思うように活用できないケースもあります。

ここでは、園長・理事長・施設長が事務代行サービスを検討する際に確認しておきたいポイントを解説します。

現状の問題点を把握する

事務代行サービスを利用する前に、保育園の現状の問題点を把握することがポイントです。

各業務にどれくらい時間がかかっているのか、忙しくて手が回らない時期などを洗い出してみましょう。

あわせて、「保育士の残業を減らしたい」「採用や労務管理の負担を軽くしたい」「経理や書類作成を安定して進めたい」など、事務代行サービスを導入する目的を明確にしておくことが大切です。

依頼する業務を決める

事務代行サービスに依頼する業務や、範囲を決めておくことも大切です。

例えば、経理、労務、採用サポート、書類作成、メール対応、ホームページ更新など、どの業務を任せたいのかを整理しておくと、サービス選定や見積もりがしやすくなります。

また、依頼することでどのくらい職員の負担を減らせるのか、費用対効果が見込めるのかも確認しておきましょう。契約前には、

依頼したい業務が対応可能かどうかを確認しておくことが大切です。

セキュリティ体制を確認する

保育園では、園児や保護者の氏名、住所、連絡先、アレルギー情報、緊急連絡先、職員の労務情報、マイナンバーなど、多くの個人情報を扱います。

そのため、事務代行サービスを選ぶ際は、料金や対応業務だけでなく、セキュリティ体制も必ず確認しましょう。具体的には、Pマーク（プライバシーマーク）やISMSの取得状況、個人情報の取り扱いルール、データ共有方法、アクセス権限の管理、秘密保持契約の有無などを確認しておくと安心です。

園児や保護者、職員の大切な情報を預ける以上、情報管理の仕組みが整った信頼できるサービスを選ぶことが重要です。

トライアルを利用してみる

事務代行サービスによっては、無料トライアルが用意されているものもあります。

「実際にどのような業務を任せられるのか」「担当者とのやり取りはスムーズか」「園の業務フローに合うか」などを確認したい場合は、まずトライアルを利用してみるのもよいでしょう。

本格導入の前に試すことで、依頼内容や運用方法を具体的にイメージしやすくなります。

まとめ｜事務作業をアウトソーシングして、保育士が長く働き続けられる環境を整えよう

保育園の事務作業は、保育関連の書類作成や行事準備、経理、労務、保護者対応など多岐にわたります。アナログ作業の多さや繁忙期の業務集中によって、保育士の残業や持ち帰り仕事につながることも少なくありません。

事務作業の棚卸しやテンプレート化、ICTシステムの導入など、園内でできる工夫も大切です。しかし、職員だけで対応し続けると負担が偏り、保育の質や職員の定着に影響する可能性もあります。

事務代行サービスを活用すれば、経理、労務、書類作成、Webサイト更新などの業務を外部に任せられます。保育士が子どもと向き合う時間を確保しやすくなり、残業削減や業務品質の安定、職員が長く働き続けられる環境づくりにつながるでしょう。

事務代行サービスを選ぶなら、10時間単位で依頼量を調整できる、オンラインアシスタント®「フジ子さん」がおすすめです。

保育士の事務負担を減らし、安定した園運営を実現するためにも、ぜひ一度、下記より詳細をご覧ください。