「あれ？どこ行ったのかな……」
ペンやノート、ハサミ、封筒など、事務用品は散らかりやすいもの。行方不明になる場合もあるでしょう。
必要な時にすぐ見つけられないと、業務の効率が落ちてしまいます。乱雑に置かれていると見た目も良くないですよね。
そこで今回は、事務用品をキレイに整理する方法を解説していきます。
【共有スペース】事務用品をキレイに整理する方法
というわけで、事務用品の整理方法を紹介していきます。まずは共有スペースでできることから。
透明で浅いケースを使う
事務用品を入れるケースは、透明で浅いものを使いましょう。ぱっと見て何が入ってるか分かりますし、取り出しやすくもなります。
また、ケースの大きさは統一するのがおすすめ。バラバラだとスペースの無駄遣いになりやすく、見た目も悪いです。
百均なら安価に揃えられるので、一度見に行ってみてはいかがでしょうか。
小さな文房具は細かく仕切る
クリップのような小さな文房具は、1つのケースの中に仕切りを入れて、種類ごとに分けて整頓しましょう。
仕切り付きの製品がない場合、プラスチックダンボールやクリアファイルで仕切りを自作できます。プラスチックダンボールなら、切れ目を入れて折り曲げるだけで完成です。
ラベルにイラストを入れる
ケースに付けるラベルには、字だけでなくイラストも入れましょう。
これも視認性を上げるため。イラストは自作でも、「いらすとや」や「ICOON MONO」などの無料素材サイトでもOKです。
紙や封筒は種類ごとに分ける
紙や封筒は種類ごとに分けてください。
レポート用紙とメモ用紙は別々に、便箋はA4・B5など大きさごとに、封筒は色や用途ごとに。また、封筒の引き出しには切手も一緒に入れておくと便利です。
紙の資料は定期的にデータ化する
紙の資料は定期的にデータ化しましょう。
紙のままだとかさばりますし、どの資料がどこにあるか忘れやすいからです。もちろん、データ化した後のフォルダ分けも分かりやすくしておいてください。
よく使われるものは取り出しやすい場所に
よく使われるものは、取り出しやすい場所に置きましょう。しゃがんだり背伸びしたりする手間を省いてあげるのです。
特に使用頻度の高いものは、引き出しや蓋のないケースに入れ、台の上に保管すると使いやすくなります。
不必要なものは処分する
不必要なものは、思い切って処分しましょう。
ほとんど使わないペンや紙などはありませんか？「いつか使うかも」は散らかる原因です。ペンの色が問題ならインクを変える、紙は切ってメモ用紙にするといった再利用もできますね。
ほかには、発展途上国を支援する団体へ寄付する手もあります（例：JIYU）。
個人の私物は置かない
共有スペースに個人の私物は置かないようにしましょう。
共有物は共有スペースに、私物は自分のスペースに。しっかり区別することで、モノの場所が分かりやすくなります。
正しく整理されていなかったら声をかける
所定の場所に収納されていなかったり、いつまでも戻されていなかったりした場合、声をかけてルール遵守を意識してもらいましょう。
目に余るなら個人に向けて言うべきですが、基本的には朝礼やグループチャットなどで全体に向けて言うのがおすすめ。気付いた人が率先して行うのが理想です。
【デスク】事務用品をキレイに整理する方法②
次に、デスクでできる事務用品の整理方法を紹介します。共有スペースでの方法をデスクにも活用しつつ、こちらも参考にしてみてください。
使用頻度の低いものは共有化する
使用頻度の低いものは共有化しましょう。アレもコレもと手元に置き、デスクが散らかる原因になります。
事務用品の使用頻度は部署や人によって異なるため、1日で何をどのくらい使うか調査し、その結果に合わせて区別してください。
机の上はシンプルにする
机の上はシンプルにするのを心がけましょう。ここでも使用頻度の高いものが優先です。
また、PCやマウスのケーブルも、この機会に整理してみては。ケーブルタイでまとめる、卓上机で隠すといった方法があります。
デスクの引き出しは目的別に使う
デスクの引き出しは目的別に使いましょう。作成中資料の一時保管用、完成済み資料の保管用、文具・小物用などです。
手前ほど使用頻度の高いものを入れてください。また、引き出しには仕切りを入れ、種類ごとに分けるとより使いやすくなります。
整理整頓を習慣づける
整理整頓を習慣づけるのも大切です。
「月1でデスクを掃除する」など、予定を決めておくのが良いでしょう。習慣になれば、自然と日頃から整理整頓できるようになりますよ。
まとめ
今回は、事務用品をキレイに整理する方法を紹介してきました。
一気にやるのは難しいと思います。1日10分ほど時間をとって、仕事の合間に徐々に進めていくのがおすすめです。
片付けが行き届くと業務効率がアップするだけでなく、ムダな出費も抑えられます。ぜひ本記事を参考に、チャレンジしてみてください。
