事務仕事を効率化する手順やアイデア・コツを紹介！生産性アップを目指そう！！
事務仕事に何かと時間を取られ、コア業務が圧迫されて悩む方は多いのではないでしょうか。もし残業が重なると、疲れが溜まって余計にスピードが遅くなってしまいます。
では、事務仕事を効率化するにはどうすれば良いのか？
今回はこの点について、手順やアイデア・コツなどを紹介していきます。取り組みやすいものをピックアップしたので、ぜひ参考にどうぞ。
事務仕事を効率化する手順
というわけで、まずは事務仕事を効率化する手順を紹介しますね。
①目標を設定する
1つめは目標の設定です。
・1日の勤務内容を時系列順に並べ、どの業務にどれくらい時間がかかっているか明らかにする
↓
・理想的なタイムスケジュールを組み立て、削減すべき事務の時間を割り出す
これで出した時間が目標になります。もちろん、残業せざるを得なかったり翌日へ持ち越したりする日もあると思いますが、目標はおおむね守れればOKです。
ゆくゆくは1週間・1ヶ月のスケジュールも組み立てられると、より効率化が進みます。
②業務の優先順位をつける
次に、業務の優先順位をつけます。具体的な順位としては、
1：成果につながり、緊急性が高い
2：成果につながらないが、緊急性は高い
3：成果につながるが、緊急性は低い
4：成果につながらず、緊急性も低い
これを基準にしてみてください。
また、1の中でも、時間がかかるものから着手しましょう。そうでない業務からやっていくと、時間がかかる業務を片付けようとしたとき、期限内に終わらないかもしれないからです。
③業務のムダも洗い出す
業務の優先順位をつけると同時に、業務のムダも洗い出してください。
特に、前述の「4：成果につながらず、緊急性も低い」ものは、本当にやるべきか見極める必要があります。日々やっていることでも、冷静に考えてみると削れるかもしれません。
さらに、業務の中にムダが混じっていないかも考えましょう。重要性が薄く時間だけが取られる作業は、思い切ってなくす選択がありえます。
④実際に業務をやってみる
ここからは、スリム化した業務を実際にやってみます。
その際、かけて良い時間を仮で設定しておきましょう。もし想定よりも終わるのが遅ければ、以下のような対策を講じてみてください。
・1日のタイムスケジュールを見直す
・誰かに手伝ってもらう
・ツールを導入する
・まだムダがないか検討する
いずれにせよ深く考えすぎず、まずやってみるのが大切です。
⑤実践と改善を繰り返す
すぐに効率化の効果が出ることは稀です。実践と改善を繰り返し、徐々に目標へ近づいていきましょう。
「◯日の時点で目標の◯％を達成」と、KPIを設定すれば、達成度合いを具体的に把握できます。要所要所で対策を立てやすくもなりますね。
目標達成を焦るとミスしかねないので、中長期の取り組みと考えましょう。
事務仕事を効率化するアイデア・コツ
事務効率化の流れを押さえた上で、ここからはアイデアやコツを紹介していきます。
作業を自動化する
自動化できる作業は自動化してしまいましょう。
例えばExcel。すべて手入力だと時間がかかりすぎます。ですので、よくやる作業ではマクロを組んで1クリックで完結させるのがおすすめです。
顧客からの問い合わせがある場合は、トークスクリプトを作ったり、チャットボットを導入したりという手がありますね。
ペーパーレス化する
資料のペーパーレス化により、印刷やコピーの手間を省けます。さらに文書をクラウド上で管理すれば、検索の時間を減らせますし、他の人との共同作業のスピードがアップします。
これは部署・会社全体で取り組む必要があるため、何をどんな形で電子データにするかよく話し合って決めましょう。
そもそもの仕事量を見直す
そもそもの仕事量が適切かを見直すことも重要です。
検討してみたら土台無理だった、というのは案外ありがち。仕事にかかる手間と担当者のリソースを比較してみましょう。
もし不適切な量であれば、他の人に手伝ってもらったり、後述のように外注を活用したりするのが有効です。
完璧主義を捨てる
完璧主義は業務を遅らせる原因になります。
たしかにクオリティを追うのは大切ですが、早さを大きく損なう細やかさはNGです。もちろん手抜きするわけではなく、必要十分で切り上げるのを意識しましょう。
外注を使う
外注を使うのも良いですね。
業務に精通した人材の手を借りられるため、社内の人材が足りない場合には特に重宝するでしょう。外部からノウハウを仕入れるチャンスでもあります。また、一から従業員を雇用・教育するより低コストです。
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まとめ
今回は事務の効率化について、手順やアイデア・コツを紹介してきました。
結局のところ、事務はノンコア業務です。効率化で時間の余裕を作れば、利益に直結するコア業務をより多くできるようになります。
会社にとっても担当者にとっても良いことずくめなので、できることから少しずつチャレンジしてみてください。
