勤怠管理とは?業務内容や効率化のポイント、クラウドシステムなどを紹介

勤怠管理とは、企業が従業員の労働状況を把握・管理する業務のことです。

2019年施行の働き方改革関連法による労働安全衛生法の改正で、労働時間の把握が義務付けられました。この法律に沿った手順や項目で管理しなければ、罰則が科されてしまいます。

今後ますます法律が厳しくなることも考えられるため、法律をきちんと理解して勤怠業務を行っておくのが大切です。

現在、従業員の労働時間・残業時間・出退勤時間などを適切に管理できているか不安な方も多いのではないでしょうか。

また、最近ではテレワークを導入する企業も増え、社員がオフィスに出勤しない場合の適切な勤怠管理の方法について悩んでいる方も少なくないでしょう。

そこで本記事では勤怠管理について、その概要や進め方、そして効率化のためのシステムなどを解説していきます。

勤怠管理とは?

前述のとおり勤怠管理とは、企業が従業員の就業状況を把握・管理することをいいます。

残業手当の未払いや過度な残業などは、勤怠管理が適切に行われていないことが1つの原因です。これらを発生させないために、労働基準法や厚生労働省のガイドラインに沿った勤怠管理が求められます。

具体的には、従業員一人ひとりの就業状況をタイムカードやICカードなどの勤怠管理システムを利用し管理します。始業から終業、時間外労働、有給休暇取得の状況を記録し、過度な残業がないかなどをチェックすることが大切です。

勤怠管理を正しく行うと、正確に給与計算ができるだけでなく従業員の過重労働を防止できます。さらに、労働生産性の向上や法令遵守にもつながるのが利点です。

参考:厚生労働省

改正労働基準法のあらまし
労働時間の適正な把握のために使用者が高ずべき措置に関するガイドライン

なぜ勤怠管理が必要なのか

勤怠管理が必要な理由として、以下の3つが挙げられます。

・労働基準法で義務付けられているから
・給与計算を正確に行うため
・コンプライアンス遵守のため

労働基準法で義務付けられているから

労働基準法第109条では、労働時間に関する記録を3年間保管することが義務付けられています。

また、労働基準法32条では「一週間について四十時間」「一日について八時間」を超えて、労働させてはならないと定めてられていますので、注意しなければなりません。その法律を厳守するための記録が勤怠管理です。

誰がどの程度働いているのか、働き過ぎていないのかといったことを、企業は把握しておかなければなりません。

これを怠った場合、罪に問われる可能性もあるのです。そうなれば社会的信用を失い、従業員や取引先などに多大な迷惑をかけてしまいます。

同時に勤怠管理は、従業員の業務量が適切であるかを判断する材料にもなります。従業員が安心して働くためのシステムでもあるわけですね。

給与計算を正確に行うため

労働時間に応じて正確に給与計算するためには、適切な勤怠管理が欠かせません。勤怠結果を正しく給与に反映し、従業員のモチベーションを保つためにも重要な業務です。

始業・終業時刻だけでなく時間外労働を正確に把握し、正しく残業代を計算しなければ会社への不信感が生まれてしまいます。また、給与計算が誤っている場合、社会保険料などの税額にも影響しますので、正確な勤怠管理が必要です。

コンプライアンス遵守のため

適正な勤怠管理は、法律や社会倫理を遵守していることを示すためにも重要です。昨今頻繁に目にする労使トラブルのニュースでは、残業代未払いや倫理観にかけた過剰労働が問題となっています。

このような事態に陥る原因は、不適切な勤怠管理によるものだと考えられます。企業として法律を遵守し、年々増している過重労働による従業員の健康トラブルを防ぐことが今まで以上に求められているのです。

勤怠管理の対象

勤怠管理を行う上では、勤怠管理の対象となる事業所と従業員、管理項目の種類などを正しく理解することが大切です。

どのような方法でも対象者や項目は変わらず、あくまで規定に沿わなければなりません。ここでは、勤怠管理における対象者・管理項目を見ていきましょう。

事業所

勤怠管理の対象者は、会社規模や業種を問わず、従業員すべてです。

厚労省のガイドラインでは「労働基準法第41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」とあります。これは、会社の規模や業種を問わず従業員を雇用する場合は、例外なく勤怠管理が必要ということです。

ただし、農業や水産など、自然・天候などによって仕事をする日が左右される一定の業種は除きます。

労働者数 50人以上の場合 産業医を選任する必要がある。産業医には勤怠などの情報を提供する。
労働者数 50人未満の場合 医師または保健師に対して勤怠などの情報を提供するよう努める。

従業員

勤怠管理の対象となるのは、すべての従業員です。また、過重労働や従業員の心身を健康に保つことにおいても、すべての従業員が対象となります。

ただし、次の条件のいずれかに当てはまる人は含まれません。

・農産・水産業に従事する者
・管理・監督の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
・監視または断続的労働に従事する者で、行政官庁の許可を受けた者

管理項目

勤怠管理の項目については、労働基準法では特に規定されていません。しかし、厚労省のガイドラインには、「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」と示されています。

把握する必要のある管理項目は以下のとおりです。

・労働日数
・始業・終業時刻
・労働時間数
・時間外労働時間数
・深夜労働時間数
・休日労働時間出勤数
・有給休暇日数・残日数

ただし、高度プロフェッショナル制度に該当する従業員には、年間104日の休日確保といった、通常の従業員とは異なる勤怠管理が必要です。また同制度適用者には、健康確保のために以下のいずれかの措置を講じなければなりません。

・勤務間インターバル制度(一定時間の休憩確保)
・深夜業務の日数制限(1ヶ月の深夜業務は4回以内)
・健康管理時間の上限設定(1ヶ月100時間・3ヶ月240時間など)
・連休制度
・臨時の健康診断

厚生労働省のガイドラインにて「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること(*)」と定められているように、使用者の責務を果たさなければいけないのです。

*引用:厚生労働省/労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン 4(1)

勤怠管理の方法

ここでは、企業が一般的に導入している勤怠管理の方法と、メリット・デメリットを紹介します。

タイムカード

タイムカードは、機械にカードを差し込んで打刻する方法です。出社時・退社時にそれぞれの時刻を機械で打刻します。

【メリット】
・簡単なので幅広い世代の従業員が使いやすい
・従業員同士で勤務のチェックができる

【デメリット】
・不正な打刻・打刻ミスの可能性がある
・一度打刻すると管理者しか修正できない
・給与の締め日には集計が必須で手間がかかる

従業員にとっては簡単なものの、使用者は締め日にカードのデータを集計しなければならず、手間がかかります。

また、誰でも打刻できますので、不正を防止する仕組みも必要です。とはいえ、従業員が少ない企業であれば導入コストもかからないためメリットのほうが大きく感じるでしょう。

Excel

Excelに入力していく方法は、社内のパソコンにほぼ導入されていること、使い慣れている人が多いことから、導入や操作のハードルが低いことがポイントです。本人、または本人以外が入力することで勤怠管理を行います。

【メリット】
・システム導入のコストや手間がかからない
・タイムカードよりも保管・管理がしやすい
・SUM関数程度の知識があればカスタマイズ可能

【デメリット】
・厚生労働省のガイドラインに沿わない可能性がある
・在宅ワーカー・ノマドワーカー・フレックス制の場合は別途対応が必要
・データそのものの管理は簡単だが締め日にチェック必須

厚生労働省のガイドラインにおける勤怠管理記録では、以下の2つが示されています。

・使用者が自ら確認し記録すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の客観的な記録

打刻時間を簡単に変更できるExcelは、上記の要件を満たせない可能性があるため、導入は慎重に行いましょう。また、入力そのものは簡単ですが、結局は集計をしなければならず、タイムカードよりも少し楽な程度です。

勤怠管理システム

スマホやパソコン上で、打刻・集計・分析を一括で行うのが勤怠管理システムです。

【メリット】
・出勤・退勤時刻を正確に把握できる
・不正な打刻やミスを防止できる
・管理・保管・集計において手作業が必要なくなる
・スマホ・パソコン・ICカードから打刻でき、在宅勤務にも対応可能
・打刻ミス・集計ミスを防げる

【デメリット】
・初期のシステム導入が高額となるケースがある
・月額費用がかかる

費用面での負担があるものの、従業員が多い企業や、システムを長期間利用する前提の中小企業であれば、メリットのほうが大きく感じられるでしょう。

昨今ではテレワークでの勤怠管理が課題に

2019年から施行された働き方改革関連法に合わせて、検討・実施されていたテレワークでしたが、2020年のコロナ禍により半ば強制的に導入せざるを得ない企業が増加しました。

最近ではテレワークや在宅勤務をメインとする働き方も浸透し、オフィス以外で業務を行うことも当たり前になりつつあります。

そんな中、課題となっているのが勤怠管理です。これまでのように出勤する形であれば、タイムカードで問題なく勤怠管理できていたはずですが、出勤しないテレワークや在宅勤務では従業員の勤怠状況を把握することが難しくなっています。

特に、在宅勤務は1時間や2時間席を外す、いわゆる「中抜け」が発生しやすい勤務形態です。これらの状況をどのように管理・処理すべきか悩んでいる企業も少なくありません。

【関連記事】
在宅勤務の勤怠管理は難しい?課題と解決策を解説!!

勤怠管理の効率化にはクラウドシステム導入がおすすめ

煩雑になりやすい勤怠管理を効率化するには、クラウドシステムの導入がおすすめです。

クラウド型の勤怠管理システムは、柔軟な働き方に対応したGPSの打刻など、テレワークに活用できる最新機能が実装されています。

残業時間を把握しやすく出退勤データ管理の効率化に最適です。労働時間の超過や打刻漏れがあった場合アラームがなったり通利が届いたりと、勤怠管理の効率化を促進し、ミスや不正防止にも効果があります。

【関連記事】
【無料・有料】スマホで使える勤怠管理アプリのおすすめ5選!打刻や管理を楽にしよう!!

以下に、代表的なクラウド勤怠管理システムを紹介します。

ジョブカン勤怠管理

画像:ジョブカン公式サイトから
ジョブカン」は、ICカード・指静脈・GPS・LINE・Slackなど、さまざまな方法で打刻できる勤怠管理システムです。従業員一人ひとりにシステムが紐付けられるため、打刻や集計のミスをなくせます。
ジョブカンの機能は4つあり、出勤管理・シフト管理・休暇管理・工数管理から好きなものを組み合わせて使う仕組みです。
初期費用とサポート費用は0円。30日間の無料期間ですべての機能が試せるので、使い心地を体験してみるとよいでしょう

ジョブカン公式サイトはこちらから

マネーフォワードクラウド勤怠

画像:マネーフォワード勤怠管理公式サイト

マネーフォワード」はパソコンやスマートフォンからの打刻をはじめ、GPS打刻にも対応した、豊富な打刻方法が魅力の勤怠管理システムです。外出先の位置情報を取得できますので、出張や直行直帰などにも対応できます。

有休付与の情報と有休取得義務の情報も一覧で閲覧可能。時間外労働時間を集計して色別にアラートを表示することにより、一目で把握しやすい仕様です。

管理画面には従業員の打刻漏れがアラート表示されるので、日次で管理できるところも役立ちます。

面倒なデータ移行や初期設定を代行する、導入支援プランなどサポートも充実。操作性がよく初心者でも簡単に使えるシステムです。

マネーフォワードはクラウド請求書やクラウド社会保険など、勤怠管理以外のサービスも利用可能です。すべてを連携することで、バックオフィス業務の無駄を省き効率化を図れます。

【導入費用】
・初期費用0円
・スモールビジネス(小規模事業者向けプラン)月額3,980円
・ビジネス(中小企業向けプラン)月額5,980円
・従業員31名以上の企業向けは別途見積もり

マネーフォワード勤怠管理公式サイトはこちら

freee人事労務

画像:freee人事労務公式サイト
freee人事労務」は、優良料金ユーザー企業数29万社以上、クラウド給与計算ソフトシェア率No.1を誇るソフトです。

複雑な労務業務を1つにまとめて、ミスや作業時間を削減。手作業や紙の処理で発生する更新漏れリスクに加え、転記の手間や負担を軽減できます。

勤怠から給与計算、入退社書類まで対応しているので、人事労務に関わるすべての業務を効率化できるシステムです。

他社サービスで集計した勤怠データや従業員情報を同期し、データ連携も可能。給与計算・年末調整・労務書類作成などをfreee人事労務で実施できます。

チャット・電話・メールなどサポートも充実。操作の疑問はもちろん、社内に相談しにくい給与・労務事務の相談も可能です。無料お試しができますので、実際に使ってみて操作性を確かめてみましょう。

【料金プラン】
・ミニマムプラン(小規模法人):月額2,200円〜
・ベーシック(従業員が5名以上なら)月額4,480円〜
・プロフェッショナル:月額9,280円〜
・エンタープライズ(従業員が50名を超えたら):お問い合わせ

freee人事労務公式サイトはこちら

フジ子さんでは勤怠管理を代行しています

画像:フジ子さん公式サイトから

今の勤怠管理方法を変更できない、でも効率化はしたいという場合、外注するのもひとつの手です。当ブログを運営するフジ子さんでも勤怠管理業務を代行しています。

業務を担当するのは、高い実務能力を持つオンラインアシスタントです。手間と人件費のかかる勤怠管理を外注すれば、担当者の負担とコストを削減でき、コア業務に専念できる時間が増えるでしょう。

代行できる主な勤怠管理業務は、以下のとおりです。
・クラウド型の勤怠管理システムのデータ確認
・タイムカードおよびExcelデータの集計
・勤怠管理に関連する入力作業

また、勤怠管理だけではなく、給与計算などの付随業務を組み合わせての依頼も可能です。

料金は、業界相場の半額ほどで依頼でき、それでいてサービスの質が高いため「人手が欲しいけど大きく予算は使えない…」そんなお悩みも強力にバックアップできます。

各プランと料金は以下の表をご覧ください。

トライアル PLAN20 PLAN30 PLAN50
契約期間 1週間 1ヶ月 1ヶ月 1ヶ月
実働時間 2時間 20時間/月 30時間/月 50時間/月
月額料金 無料 4.7万円 6.9万円 9.9万円

月20時間実働だと、相場は10万円/月ほどになります。月160時間利用時の1時間当たりのコストは1,390円〜2,000円です。

フジ子さんのリーズナブルさは、クライアントから大変好評をいただいております。もちろんサービスもしっかりしており、クライアントの1年以上継続利用率は90%以上にのぼります。

2時間の無料トライアルを実施しているので、勤怠管理に課題を抱えている方はぜひ一度お問い合わせください。

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まとめ

今回は勤務時間について、その概要や必要性、具体的な方法などを解説してきました。

勤怠管理には、従業員・事業者ともに手間なく正確性を高められる方法がベストです。勤怠管理システムや外注は特に有効な手段ですので、ぜひ導入を検討してみてください。

勤怠管理から職場環境の問題も見えてくるかもしれません。法律遵守だけでなく、従業員満足度向上のためにも、データを日々管理・分析していきましょう。