「書類は増える一方だが、保管スペースが確保できない」
「大量の書類の中から、必要な書類がすぐに見つからない」
デジタル化が進んでいるとはいえ、書類の保管場所や保管方法に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
そのような方には、「書類保管サービス」の利用がおすすめです。
書類保管サービスとは、企業に代わって各種書類を保管専用倉庫に保管してくれるサービスのことです。付帯サービスとして、ラベリングが不要な書類の破棄などもあります。
本記事では、書類保管サービスを利用するメリットや、料金・費用相場、おすすめ6選と併せて、書類保管サービスの選び方などを紹介していきます。
書類保管サービスを利用するメリット
書類保管サービスを利用するメリットを4つ説明します。
保管場所のコストを削減できる
書類が増えると保管場所も必要となります。書類保管用の倉庫を借りたり、特別に部屋を設けたりする会社もあるかもしれません。
特に都心は賃料が高いため、コロナ禍において事務所の縮小を検討している場合は、外部サービスを利用することで大幅にスペースやコストの削減につながります。
すぐに使用する書類だけ手元に残しておけば、トランクルームを借りるよりも費用を抑えられますし、広い保管場所の確保も不要です。
WEBで書類を簡単に検索できる
多くのサービスは、預けた書類をWEB上で簡単に検索できます。
書類1枚単位でタイトルを付けて、必要な書類を簡単な操作で検索できるので、倉庫から書類を探す時間と手間がなくなり、業務効率化を図ることが可能です。
テレワークが推奨される昨今、ますます書類管理の電子化が進み、多くのデータがオンライン上で管理可能となってきています。膨大なデータの中から必要な書類を探すのに要する時間や労力を考えると、サービスを上手に利用するかしないかで大きな差が出てきます。
必要な時にはすぐ配送してくれる
保管している書類の配送手配もWEB上でできます。
本社で営業所の書類が必要になった場合でも、社員に依頼しなくても本社に書類を集められるというメリットがあります。
機密性を保ったまま廃棄してくれる
人の出入りや社員の入れ替わり等が多いため、社内での書類保管は、どうしてもセキュリティ対策が万全に保てないことが多くなります。
また、忙しいからといって書類管理が後回しになってしまうと、ミスや情報漏洩などの損失につながってしまうこともあるでしょう。
書類保管サービスは、法令や制度に沿って保管期間が決められている重要書類の管理漏れを防げる上に、書類の保管期間が切れた時に機密性を保ったまま不要な書類を破棄してくれるサービスもあります。
この時、処理方法として破砕処理や焼却処理、また単にシュレッダーにかけるだけではなく、溶解させて廃棄してくれるサービスもあり、自社でのシュレッダーよりも安全性が高く手間がかかりません。
24時間監視であったり、書類の集配にもロックのかかった専用のトラックで運んでくれたり、自社で管理するよりもはるかに高いセキュリティで書類を管理してくれます。
書類保管サービスの料金・費用相場
書類保管サービスの料金・費用相場を紹介します。ついつい保管料だけを見てしまいがちですが、自社での実際の運用を想定して、必要に応じたサービスの検討を進めることが大切です。
こちらの料金は一例で、費用は要問合せの会社も多いです。
| サービス内容 | 料金（1箱あたり） |
| 初回預入料 | 500円～ |
| 月額保管料 | 60円～ |
| 専用保存箱料 | 300～2,500円 |
| 入出庫料 | 400～1,200円 |
| 集荷料 | 300円/1回 |
| 集配料 | 700～1,500円 |
| 機密抹消料 | 300～900円 |
書類保管サービスのおすすめ6選
書類保管サービスのおすすめ6選を紹介します。
サービスの内容や費用も会社ごとに異なりますので、自社に合うサービスを探してみましょう。
スマート書庫
画像：スマート書庫
スマート書庫は、三井倉庫の中堅中小企業向けの書類保管サービスで「すましょ」と呼ばれています。箱数に応じて費用が発生するため安価で始めやすいサービスです。
| 実績 | ・会計事務所、製造業、医療・福祉、サービス業、などさまざまな業種 ・大手企業2,000社、800万箱の大規模な書類保管実績 |
| 保管方法 | 書類専用倉庫にて保管 |
| 保管環境 | 三井倉庫ビジネスパートナーズ（MBP）が選定した24時間365日セキュリティ完備 |
| 料金 | ・月額保管料が100円/1箱、初回預入は800円/1箱 ・入出庫無料、再預入料500円/1箱 ・オプション 溶解廃棄料500円/1箱 ・箱詰め作業 別途見積 |
| サポート内容 | ・1箱からでもお預かり可能（※専用の文書保存箱（サイズ43×32×26㎝で15㎏まで） ・預入から取り出しまでWEBで完結 ・依頼から配達までの目安は約2営業日 ・WEBシステムで保管期限を管理し、溶解処理も依頼可能 |
書類管理ドットコム
画像：書類管理ドットコム
書類管理ドットコムは、期間限定で全国無料集荷キャンペーンの開催や、箱数が多い場合はコスト削減ができる低価格の特別便のサービスなどもあります。
地域に関わらず書類保管料は均一、集配料金も北海道、沖縄、離島など一部を除いて均一です。
| 実績 | ・10,000社、150万箱 ・官庁や金融機関、大手企業、法律事務所 |
| 保管方法 | 最新式免震構造の電動移動棚を使用し、セキュリティも整った倉庫 |
| 保管環境 | ・セコムの警備システムを完備 ・入口はＩＣカードにより入退室管理を行い、不正な侵入を防ぐ ・防犯カメラ設置 |
| 料金 | ・初回預入時50円/1箱 ・月額保管料60円（2.0円/1日1箱～） ・入出庫料50円/1箱・送料700円/1箱～（サイズにより変動） ・1日単位の課金で無駄が少ない料金設定 |
| サポート内容 | ・ネットで会員登録（無料） ・集荷、配送は24時間受付 ・ネットワークカメラを利用してPCやスマートフォンから遠隔閲覧できる |
SHOKO（日本パープル）
画像：SHOKO（日本パープル）
SHOKOは、50年の信頼と実績をもち、業界トップレベルで徹底したセキュリティ体制が特徴です。配送・回収は機密保持適格審査に合格した限られたスタッフが対応します。
| 実績 | 金融機関、上場企業、官内庁 |
| 保管方法 | 文書専用保管庫に保管庫をくるむという発送の「インシールド方式」採用 |
| 保管環境 | 映像監視にて厳重に管理 |
| 料金 | ・Basicプラン3,600円/月、おまかせプラン50,000円～ ・オプション（デリバリー、PDF送信、専用保存箱、保存箱廃棄） |
| サポート内容 | ・GPS搭載「完全密封車」での配送 ・原本は15時までの依頼で翌営業日に配達可能 ・PDFは最短3時間で送付・WEBアプリで管理可能 ・企業に最適な管理方法を提案する ・ファイリング、リスト作成、箱詰めやラベリング台帳作成なども代行 ・保管期限満了後、社内の処理施設で安全に抹消 |
SRI
画像：SRI
株式会社セキュリティリサイクル研究所（SRI）は、箱単位だけでなく、ファイル書類単位でも保管可能です。課題や要望ごとにサービスをカスタマイズでき、預けた書類と会社にある書類も一緒に管理できます。
| 実績 | 金融機関、医療機関など15万件以上 |
| 保管方法 | セキュリティ万全で免震装置付きの文書棚で保管 |
| 保管環境 | ・24時間のオンラインセキュリティシステム ・機密文書保管エリアでは指紋認証による入退室制限 |
| 料金 | 要問合せ |
| サポート内容 | ・書類保管は箱単位、ファイル単位、1件単位など対応可能 ・必要な書類のデータを保管したまま閲覧可能 ・WEBからアクセスして書類の在庫管理や手続きが可能 ・オンデマンド伝送サービスは依頼から30～60分以内で送付が可能 ・部署ごとの閲覧制限や担当ごとの業務権限管理、承認ワークフロー、アクセスログの管理 |
丸八倉庫
画像：丸八倉庫
丸八倉庫は、温熱感知装備を使用したセキュリティ対策が万全で、営業時間内はいつでも閲覧室の利用ができます。1934年設立以来、80年以上社会貢献しており、長年のノウハウが環境に対する配慮にも活かされています。
| 実績 | 大手金融機関、証券会社、人材派遣会社等 |
| 保管方法 | 機密文書専用倉庫にて保管 |
| 保管環境 | ・静脈認証システムによる入退室管理 ・監視カメラによる24時間体制 |
| 料金 | 要問合せ |
| サポート内容 | ・月末に在庫表、保存期日一覧表などの発行 ・専用配送車で入出庫する ・機密文書抹消サービスは未開封のまま溶解処理、廃棄証明書の発行 ・指定文書はPDF化しWEBシステムで閲覧可能・15時までの依頼で最短翌営業日のお届け |
富士ロジテック
画像：富士ロジテック
富士ロジテックは1979年にサービスを開始し、書類保管サービスは40年以上の信頼と実績があります。業界最安水準の低価格で、1箱から利用できるのがポイントです。
| 実績 | 金融機関や宮内庁などの公的機関、300社以上 |
| 保管方法 | 消火設備、耐震性に優れた倉庫での保管 |
| 保管環境 | 24時間365日警備 |
| 料金 | 要問合せ |
| サポート内容 | ・溶解機密廃棄 ・首都圏なら当日配送ＯＫ ・スキャニング、電子化の専門業者と提携 |
書類保管サービスの選び方
書類保管サービスの選び方を3つ紹介します。
セキュリティ対策は万全か
機密文書など重要な書類を預ける場合、セキュリティ対策は最も重要です。入室管理によって出入り可能なスタッフが限られているか、監視カメラやIDカードなどによる管理がされているかなどが、情報漏洩を防ぐポイントとなります。
また、書類保管時には火災による書類の紛失も懸念しなければなりません。ほとんどのサービスで災害時の対策がされていますが、火災だけではなく、建物が耐災害仕様になっているかなどの保管環境や倉庫の立地も、実際に周辺環境と併せて確認すると安心です。
管理システムは使いやすいか
WEBでの管理が主流となりますが、下記のような管理システムの使いやすさも見逃せません。
・預入、取り寄せ、廃棄などがシステム上で依頼できる
・必要なデータの抽出が可能
・直感的に操作しやすい
・操作方法が分からない時、問い合わせ先がある
配達などのサポートが柔軟か
一度預けた書類を取り出す方法や時間は、各サービスで異なっています。急に書類が必要になった時の即日対応が可能かどうかもチェックしておくと良いでしょう。
書類を受け取るまでにかかる時間や、24時間対応可能など、希望に合ったサービスであるかも確認が必要です。
また、保管期限のある書類を預ける場合、廃棄処理のあるサービスを選択しておくと、保管期限が過ぎた時にそのまま廃棄してもらえます。
まとめ
今回は、書類保管サービスのおすすめ6選を紹介しました。
保管書類が多い企業ほど、書類保管サービスを利用することでWEB上での管理やセキュリティ対策、書類の電子化、スペースの有効利用、コスト削減などメリットがたくさんあります。
今回の記事を参考に、業務効率化やリスク回避にも役立つ最適なサービスを選択いただけますと幸いです。
