昨今、紙から電子データへの移行が進むとともに、電子署名の重要性が高まっています。文書の証明力を担保するためのもので、法的効力も有します。
印紙代がかからない、紙の資料でかかっていた費用や手間を削減できるといったメリットがあるのですが、電子署名について「実際どんなものか分からない」という方も多いのでは。
そこで今回は、電子署名の意味や必要性、メリット・デメリット、作成手順など、基本知識を解説します。
電子署名とは？～意味や必要性～
電子署名とは、電子文書に記入する電子的なサインのこと。本人確認や改ざん防止のために使われます。
電子署名の付与された契約書や請求書などは、紙のときと同様に法的効力を持ちます。よって、ペーパーレス化を進めるのであれば必須の技術なのです。
最近ではクラウド上で操作・管理ができるサービスも登場しており、リーズナブルかつ手軽に利用できるようになっています。
電子署名のメリット
次に、電子署名のメリットを紹介します。
経費削減
1つめは経費削減です。
ペーパーレス化が進むことで、紙代・印刷代・切手代・封筒代などを減らせます。取引先にも社内にも紙の文書を用意していると、トータル費用は高額になりますよね。
電子署名でかかる経費としては、署名の有効性を証明するための電子証明書の発行料か、電子署名サービスの利用料ぐらい。どちらも月額数千円～1万円ほどです。
法律で一定年数の保管が義務付けられている書類であれば、電子署名を付与したデータにすることで、管理コストを抑えることもできます。
印紙代の削減
経費削減に関連して、収入印紙代の削減もメリットといえます。
実は、電子契約書に対しては印紙税が非課税なのです。その根拠のひとつである政府見解がこちら。
事務処理の機械化や電子商取引の進展等により、これまで専ら文書により作成されてきたものが電磁的記録により作成されるいわゆるペーパーレス化が進展しつつあるが、文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されないこととなるのは御指摘のとおりである。
引用：参議院議員櫻井充君提出印紙税に関する質問に対する答弁書（5-1）
契約のたびに数千円以上の印紙代がかかるのは痛いですよね。電子署名の付与された電子契約書なら、この費用を丸々カットできます。
業務効率化
3つめは業務効率化。
紙の文書では、作成・押印・印刷・封入・発送・ファイリングなど、何かと手間がかかります。電子データであれば、すべての作業をPCまたはクラウド上で完結させられるのです。
また、相手の欲しいタイミングに合わせた作業もできるため、双方の業務がスムーズに進みます。
電子署名のデメリット・注意点
上記のようなメリットがある反面、電子署名にはデメリットや注意点もあります。
電子化できない契約
契約書の中には、法律で電子化が認められていないものがあります。主な例は以下のとおり。
・定期借地契約書、定期借家契約書（借地借家法22条、38条、39条）
・不動産取引の媒介契約書・重要事項証明書（宅地建物取引業法34条、35条）
・任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
・訪問販売の書面（特定商取引法4条）
その契約書は電子化できるかどうか、あらかじめ確認しておきましょう。ただ、現状の規制がスムーズな取引を妨げる可能性があるとして、政府は法改正を予定しています。
電子化が難しい取引先
法律で電子化が認められた契約書であっても、受け入れが難しい取引先もあります。
その場合、以下のような手段が考えられます。
・説得の上で電子化
・自社は電子データ、取引先は紙で締結
今はペーパーレス化への移行期なので、必ずしも同意してもらえるとは限らないのを念頭に置きましょう。
電子署名の作成方法
では次に、電子署名の作成方法を見ていきましょう。方法は2つあり、従来型と立会人型に分かれます。
当事者型
当事者型とは、契約の当事者だけで電子署名を付与する形式のこと。
利用するには、電子証明書という、電子署名が確かに有効だと認める証拠が必要です。電子証明書は認証局という公的機関から発行されます。印鑑証明と似た役割ですね。
署名の本人性を証明できるメリットがある一方、当事者双方が証明書を準備しなければならないデメリットも。現在は利便性の観点から、次に解説する立会人型が主流です。
立会人型
立会人型とは、契約の当事者に加え、電子契約サービス提供者も立会人として署名する形式のこと。
電子証明書は電子契約サービス提供者が有しているため、当事者はただサインするだけでOKです。また、本人性の確認のためにメール認証や2段階認証を行います。
契約の当事者が証明書を持たない立会人型は、当事者型に比べ法的効力が劣るのではないかという心配がありました。しかし、2020年に政府が「有効である」と発表したため、この点は解決されています(*)。
前述のとおり利便性が高いため、多くの企業が立会人型を導入しています。
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まとめ
今回は電子署名について、意味や必要性、メリット・デメリット、作成方法などを解説しました。
テレワークの導入が進む中、PCやクラウド上で作業を完結させられる電子署名は、今後避けて通れない技術になるでしょう。立会人型であれば簡単にできるため、ぜひ導入を検討してみてください。
本記事が参考になれば幸いです。
