一般事務は、あらゆる業界・業種の企業で活躍できる可能性があります。安定した職業なので人気が高く、やるべき仕事の幅が広いのが特徴です。それだけに未経験だと、具体的な内容が分かりづらいですよね。
そこで今回は、一般事務の主な仕事内容や求められるスキルなどを紹介します。最後に未経験OKの求人も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
一般事務とはどんな仕事？
一般事務を一言で言うと「社内のサポート役」です。社内の様々な業務のサポートを行っており、縁の下の力持ちとして、事業を円滑に回すために欠かせない重要な役割を担っています。
会社によって一般事務の業務内容は異なりますが、受付や電話対応、資料作成、郵便物の仕分けといった事務仕事全般を行います。一般事務はすべての事務の基本であり、経理事務や営業事務などは、一般事務に各部署特有の業務がプラスされます。
担当者に特殊なスキルは必要ありませんが、デスクワークが中心でExcelやWordなどPCを使う場合が多くあるため、PCの基本操作に慣れておく必要があります。
一般事務とOA事務の違い
現在では、一般事務とOA事務は同じ意味合いで使われることが多くなっています。
以前は区別されており、一般事務が手作業中心、OA事務はPC作業中心の業務。PC＝OA機器*が普及する前は、それらを扱うスキルが特別視されていました。
しかし、どの職場にもPCがある今、PCスキルは当たり前に求められます。これにより両者の違いは、ほぼなくなりました。ただし高度なPCスキルを要する場合には、OA事務と呼ぶことがあります。
*OA機器：OAはOffice Automationの略で、OA機器はPCやコピー機など、オフィスの諸業務を自動化するための電子機器を指します。
一般事務の主な仕事内容
一般事務の主な業務内容は以下のとおりです。
・データ入力
・書類作成
・ファイリング
・コピー
・電話、メール対応
・スケジュール調整
・郵便物の仕分け
・備品管理
・来客対応
デスクワークだけでなく、荷物運びや買い出しといった力仕事をすることもあります。
加えて、配属された部署の専門的な事務仕事を担当します。規模の小さな会社であれば、各部署の事務を兼任するのが一般的です。
一般事務の平均年収はどのくらい？
dodaが2020年に実施した調査によると、一般事務の平均年収は335万円となっています。秘書が326万円、営業事務が334万円、より専門性の高い貿易事務が376万円というのを考えると、事務系の仕事としては平均的といえます。
出典：doda
ただ、以下のとおり、他の職種と比べると年収は低くなりがちです。
出典：同上
原因として、業務の電子化により業務時間が減ったこと、会社の利益に直接つながる業務ではなく成果を評価されにくいことなどが挙げられます。
とはいえ、スキル次第では一般事務でも年収を上げることは可能です。次章では、この点について解説しますね。
一般事務に求められるスキル
最低限①：PCスキル
現在の一般事務の仕事には、データ入力や書類作成、メール対応などPCを使う作業が多くあります。ExcelやWord、Gmail、Slackといったアプリを使えないと、サポート役としての役目は果たせません。
高度なPCスキルは必ずしも必要ではありませんが、最低限のPCスキルは持っておきましょう。
最低限②：コミュニケーションスキル
一般事務では社内外の人と連絡を取り合う機会が多くあるため、相手の希望をきっちり理解し、それに応えられるコミュニケーションスキルが求められます。また、TPOに合ったビジネスマナーも必要です。
最低限③：社内の各部署への理解
職場のサポート役であるためには、社内の各部署への理解が欠かせません。業務内容はもちろん、業務フローや進捗に応じた事務仕事が求められます。
一般事務で役立つ資格
この章では、一般事務で役立つ資格を紹介します。資格は自分の知識を証明できるものであるため、スキルアップやキャリアアップを目指したい方は資格の取得を目指しましょう。
日商PC検定
画像：商工会議所/日商PC検定
「日商PC検定」は日本商工会議所が実施する、ITを活用するための知識及びスキルを修得することを目的とした検定試験です。
試験内容は「文書作成」「データ活用」「プレゼン資料作成」の3つに分かれており、それぞれに、ベーシック、3級、2級、1級があります。
MOSと比較すると知名度は高くありませんが、国が認める公的資格であり、パソコン資格の中でも実務に活かしやすいのが特徴です。文書の作成から保存・管理など、Excel・Word・PowerPointの操作スキルを学ぶことができます。
さらにパソコンの操作だけでなく、ITを仕事でどのように活用していくかの知識が身につきます。スキルアップを目指すなら、2級の取得を目指しましょう。
秘書検定
画像：ビジネス系検定
「秘書検定」とは、公益財団法人実務技能検定協会が実施しています。社会に出て働く上で必要とされる、基本的な常識を身につけられる検定試験です。3級、2級、準1級、1級に分かれており、3級と2級は筆記試験のみ、準1級と1級は筆記試験と面接試験を行います。
秘書検定はビジネスマナーや常識だけでなく、仕事で必要となる文書作成や電話対応などのスキルも身につきます。秘書検定で学んだことは、そのまま実務にも活かすことができるため、取得しておいても損はないでしょう。
日商簿記検定
画像：日本商工会議所/日商簿記
経理業務に携わる場合、必ず取得しておきたいのが「日商簿記検定」です。日商簿記検定は3級、2級、1級が用意されており、実際の経理業務に役立つ実践的な知識が学べます。
3級は経理関連書類の読み取りができるようになり、経理に限らず営業や管理部門でも活かせるビジネス知識が身につきます。2級は、初歩的な原価計算をはじめ、商業簿記・工業簿記など、商工企業における経理担当者に必要な知識が得られることが特徴です。
転職を検討している場合、多くの経理業務の求人は日商簿記検定3級以上が条件となっています。2級は持っているだけで応募できる求人の選択肢が大幅に広がるので、簿記の初心者はまず3級から挑戦し、最終的に2級の取得を目標にしましょう。
一般事務に向いている人
一般事務の仕事の特性上、以下の特徴を持っていると、一般事務に向いている可能性が高いといえます。
サポートが好きな人
一般事務は、「社内のサポート役」となる仕事です。最前線に立って活動するよりも、縁の下の力持ちとして他の人のサポートが好きな人なら、一般事務の仕事に向いているでしょう。
地味なルーチン作業が苦にならない人
一般事務は、データ入力や書類作成、ファイリングなど地味で単純なルーチン作業が多くあります。このような作業が苦にならず、集中力を保って正確に行える人は一般事務の仕事に向いているといえます。
一般事務は未経験でもなれる？
一般事務は未経験でも挑戦しやすい職種であり、一般事務の求人の中には未経験歓迎の求人もあります。ただし、応募者が多い場合は経験者が優遇される可能性があり、未経験者は採用されないかもしれません。
前述の一般事務に求められるスキルは最低限、身に着けておきましょう。次の章で未経験OKの一般事務の求人を紹介します。
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出典：採用情報 | オンラインアシスタント「フジ子さん」 (fujiko-san.com)
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また、完全在宅なので子育て中の方や海外にいる方でも、ネット環境さえあれば自分に合った働き方を実現できるのが魅力です。スキルを高めたい、ワークライフバランスを充実させたいと考えている方は、ぜひ応募してみましょう。
まとめ
今回は一般事務について、業務内容や求められるスキル、役立つ資格などを解説しました。一昔前は雑用のように捉えられることもありましたが、実際の一般事務は事業を円滑に回す上で欠かせない重要なポジションです。
興味がある方は求められるスキルをしっかり身につけて、一般事務にチャレンジしてみてください。
