作業マニュアル作成のコツとは?初心者にわかりやすい内容の作り方を解説

「マニュアル」とは、社員全員が同じ業務をスムーズに進めるための、業務手順などが書かれたものです。業務を進めるために必要な情報をマニュアル化することで、社員同士の情報格差がなくなり、業務をスムーズに進められ品質の違いもなくなります。

メリットの多いマニュアルですが、作成手順がイマイチ分からない方も多いのではないでしょうか。また、適切なマニュアルを作り業務をスムーズに進めるためには、作り方のコツを押さえることが必要です。

そこで本記事では、作業マニュアルの作成手順、作り方のコツなどを解説します。

作業マニュアル作成の手順

作業マニュアル作成手順を7ステップで解説します。

①マニュアルのターゲットを決める

まずは、マニュアルのターゲットを決めましょう。マニュアルのターゲットをあらかじめ決めておくことで、どのような情報を書けば良いのか明確にできます。

例えば、新人の社員をターゲットにする場合、難しい用語は避けて丁寧に書くと良いでしょう。

②マニュアル化する業務範囲を決める

次に、マニュアルの業務範囲を決めましょう。例えば、社内ブログの管理をマニュアル化する場合、ブログ記事のライティング、外部ライター管理、分析、更新などですね。

③作業内容を担当者ごとに分ける

次に、業務内容を担当者ごとに振り分けます。社内ブログ管理の場合、ライティング担当者はAさん、外部ライター管理はBさん、というように業務ごとに担当者を分けます。

④マニュアルに記載する情報を整理する

マニュアルにどのような情報を入れるのか考えます。

それぞれの業務の手順は必ず入れるべき情報です。その際、手順を行う「理由」も追加しましょう。理由を書くことで、その手順の重要性や省略の可否を判別しやすいです。

⑤マニュアルの目次と構成を決める

大体どのような情報を載せるか決めたら、目次と構成を考えます。

一目見ただけで何が書かれているのか理解できるような、目次・構成を作ることが重要です。業務に関するキーワードを見出しに含むことで、目次を見るだけで知りたい情報がわかります。

⑥実際にマニュアルを作成する

いよいよ実際のマニュアルを作成します。ExcelやWordなどでマニュアルを作れますが、マニュアル作成ツールもおすすめです。

マニュアル作成ツールとは、誰でも簡単にマニュアル作成ができるツールです。あらかじめフォーマットが用意されているため、誰でもマニュアルを作れます。デザインや体裁も統一できる便利なツールです。

⑦完成したマニュアルを運用・更新する

マニュアルを実際に使います。完成したマニュアルを使ってみて、不具合があった場合は適宜修正しましょう。

また、法律改正によりマニュアルの変更が必要になる場合もあるので、定期的にマニュアル内容の確認・更新を行ってください。

作業マニュアル作成~作り方の種類~

作業マニュアルは、主に「Officeソフト」と「マニュアル作成ツール」のどちらかで作成します。それぞれの特徴、メリット・デメリットを紹介します。

Officeソフト

Officeソフトとは、WordやExcelなどのソフトのこと。Officeソフトを使う一番のメリットは費用がかからないことです。また、自由にデザインを変えられるのも特徴です。

一方、フォーマットがないため、作成者によってマニュアルの質にばらつきがでるのがデメリット。また、動画や画像の挿入が難しいです。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールは、フォーマットが決められており誰でも簡単にマニュアルを作れるツール。動画挿入がしやすいことや見やすいマニュアルを作れることがメリットで、デメリットは費用がかかることです。

わかりやすい作業マニュアル作成のコツ

全員がスムーズに業務を進められるマニュアルを作るためには、いくつかのコツを抑える必要があります。そこで、わかりやすい作業マニュアルを作成するためのコツを4つ紹介します。

最初に仕事の目的と全体像を提示する

最初に仕事の目的や手順などを提示することで、仕事の全体像をイメージできるようになります。

その際おすすめなのが、フローチャートです。フローチャートは、仕事の手順を表した図で、一目見れば業務の全体像が理解できます。文字だけではわからないことも、図で示すとわかりやすいので活用しましょう。

局面ごとの判断基準を明確にしておく

判断基準を明確に示しておくことで、より業務を進めやすくなります。

例えば、「Bという結果がでたら次の工程に進む」など、どのような基準で業務を進めるべきか示しましょう。具体的な判断基準が設けられていることで、読み手は作業を進めやすくなります。

判断基準を設けていない場合、工程を進めるまでに時間がかかったり、いちいち上司に確認を取る必要があったりなどの問題が生じてしまうので、判断基準は明確にしておきましょう。

専門用語を避ける

なるべく専門用語は避けましょう。なぜなら、全員が理解できる言葉で書かないと、マニュアルが機能しないからです。

ベテラン社員は専門用語を理解できても、新人社員は理解できないかもしれません。全員が業務をスムーズに進めるためには、全員が理解できる用語を使う必要があるのです。

ミスやトラブル発生時の対処法も記しておく

マニュアルの手順に沿って業務が円滑に進めば良いですが、途中でトラブルが起こる可能性があります。その際、どのような対処法で仕事を進めれば良いのか明確に示しておきましょう。

例えば、「トラブルが起きたらすぐに直属の上司に報告する」などの対処法を具体的に書いておいてください。

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まとめ

今回は、作業マニュアルの作成手順、作り方のコツなどについて解説しました。

わかりやすいマニュアルを作るコツは、トラブル時の対応を示したり最初に仕事の全体像を提示したりすることです。

また、マニュアルを作る際は、Officeツールを使う方法やマニュアル作成ツールを利用する方法があります。より質の高いマニュアルを作りたいなら、外部に頼むのもおすすめですよ。

今回紹介したことを参考に、社員全員が業務をスムーズに進められるような、わかりやすいマニュアルを作ってみてください。