オフライン業務の代行には何の作業を依頼できる?メリットや注意点なども解説

日々の業務をこなす中で、雑務にとられる時間はけっこうなものになりますよね。そこで役立つのが代行サービスで、昨今ではオンラインアシスタントを利用する企業が増えています。

そして昨今では、書類のファイリングやスキャン、郵送といったPCを使わないオフライン業務にも対応できるサービスも出てきました。外注できる仕事の範囲が広がるのは、発注者からすると便利なはず。

本記事ではオフライン業務の代行サービスについて、実際に依頼できる仕事やメリット、注意点のほか、おすすめ業者などを紹介していきます。

オフライン業務の代行サービスに依頼できる仕事

オフライン業務とは、オンラインのPCを使わない作業のこと。例えば……

・名刺や書類のスキャン
・契約書の捺印や製本作業
・シュレッダー処理
・書類等の郵送
・領収書や書類のファイリング

などがあります。

昨今では、これらのオフライン業務にも対応できるオンラインアシスタントが増えてきました。ただし業者によって対応できる範囲は異なるので、詳細は問い合わせてみましょう。

オフライン業務を代行に出すメリット

オフライン業務を代行に出すメリットとして大きいのが、自社の従業員はコア業務に集中できることです。

書類のファイリングや郵送などは、会社の利益には直接つながりません。こういった作業に時間をとられると、利益を直接生み出すコア業務に割く時間がなくなってしまいます。

この課題を解決できるのが代行サービスです。オフライン業務を代わりにこなしてもらうことで自社の従業員のリソースに余裕ができ、それをコア業務に向けられるようになります。

すると生産性が上がり、より利益を出しやすくなるわけですね。

オフライン業務を代行に出す際の注意点

オフライン業務を代行に出す際は、自社や顧客の機密情報を代行業者に渡すことになるため、情報漏えいのリスクを考慮しなければなりません。その業者がどんな体制で業務を進めるのか、相談時にしっかり聞き出すのが大事です。

また、何らかの事情で業者との契約が切れた場合、今までやってもらっていた業務を自社でやる必要が出てきます。すると従業員に今までなかった負担がかかり、生産性が落ちてしまうかもしれません。

ですので、契約を続ける・止めるのどちらにしても、なるべく早く予定を決定するのが大切です。

オフライン業務も代行できるオンラインアシスタント4選

次に、おすすめのオフライン業務の代行業者を紹介します。比較検討の参考にどうぞ。

フジ子さん

画像:フジ子さん公式サイト

「フジ子さん」は、業界水準の半額ほどで利用できるオンラインアシスタントです。月20時間稼働のプランだと、一般には10万円前後かかりますが、フジ子さんなら4.7万円で同じことを依頼できます。

対応可能なオフライン業務は、名刺や書類のファイリング・スキャン、捺印、郵送物の発送など。経理や秘書などの仕事ともあわせて依頼でき、バックオフィス業務全般の負担を軽減するのにピッタリのサービスです。

無料トライアルがありますので、まずは腕試しで利用してみてください。

【料金体系】

プラン名 契約期間 稼働時間 料金
トライアル 1週間 2時間 無料
PLAN20 1ヶ月 月20時間 4.7万円/月
PLAN30 1ヶ月 月30時間 6.9万円/月
PLAN50 1ヶ月 月50時間 9.9万円/月

【フジ子さんのサービス詳細はこちらから】

CASTER BIZ

画像:CASTER BIZ公式サイト

「CASTER BIZ」は導入企業が1,700社以上にもにのぼる、実績の豊富なオンラインアシスタントです。採用率1%の難関をクリアしたスタッフが、クライアントの依頼を的確にこなしていきます。

オフラインの業務は、名刺や書類の整理、郵送、契約書への捺印、パンフレットなどの製本、DVDの焼き増し、お花の手配やオフィス清掃などに対応。

料金体系は以下のとおり。

【料金体系】

プラン 契約期間 実働時間 料金
BASIC 6ヶ月 30時間/月 10.8万円/月
LONG 12ヶ月 30時間/月 9.6万円/月

*クライアントに合った独自の内容を提案するカスタムプランも

実働時間が30時間に満たなかった場合、余った分を翌月に繰り越すこともできます。

【CASTER BIZのサービス詳細はこちらから】

Chatworkアシスタント

画像:Chatworkアシスタント公式サイト

「Chatworkアシスタント」は、株式会社Chatworkが提供するオンラインアシスタント。Chatworkはビジネス用チャットツールとして有名ですね。

Chatworkアシスタントでは、都内限定ではありますが、書類の郵送やファイリングなどの業務に対応できるようになりました。クライアントのオフィスに直接赴き、業務を担当してくれます。

料金体系は以下のとおり。

【料金体系】

プラン 契約期間 実働時間 料金
3ヶ月プラン 1ヶ月 30時間/月 120,000円/月
6ヶ月プラン 1ヶ月 30時間/月 108,000円/月
12ヶ月プラン 1ヶ月 30時間/月 96,000円/月

月に30時間以上の実働が必要な場合は別途見積りが必要です。

【Chatworkアシスタントのサービス詳細はこちらから】

HELP YOU

画像:HELP YOU

「HELP YOU」もスタッフの採用率が1%となっており、それだけ優秀なスタッフが揃っています。現にサービスの質は高く、クライアントの継続利用率は98%。

導入に際しては、企業ごとに最適なプランを構築します。これにより、費用にムダがでない仕組みになっているわけですね。基本料金は以下のとおり。

契約期間:3ヶ月〜 実働時間:30時間〜/月 料金:150,000円〜/月

【HELP YOUのサービス詳細はこちらから】

まとめ

今回はオフライン業務の代行について、対応範囲やメリット、注意点、おすすめ業者などを解説してきました。

オフライン業務もこなせるオンラインアシスタント業者を選べば、オンライン業務といっしょに依頼できます。外注先を分ける必要がなくなるため、費用やスケジュールの管理がしやすくなるはずです。

まずは各業者に問い合わせ、自社の現状を相談してみてはいかがでしょうか。