秘書代行サービス！おすすめの業者や費用相場をご紹介

「商談中、電話に出られる人がいない」
「オフィスに人がいないから電話対応できない」
「電話に時間を取られて、業務に集中できない」

このような課題を抱えている企業におすすめなのが、秘書代行サービスです。

昨今、テレワークやリモートワーク推進により、電話応対の外注化を検討する企業が増加。秘書代行サービスを提供する会社も多くなりました。選択肢が増えたことで、「どのような基準で選んだらいいかわからない」「電話代行サービスとはどう違う？」などの疑問を抱えている方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では秘書代行について、概要や業務内容、メリット・デメリット、料金相場、おすすめ業者などを紹介していきます。

秘書代行サービスとは？

秘書代行サービスとは、企業にかかってきた電話を転送して代行のオペレーターが対応するサービスです。あなたに代わって、プロのオペレーターが電話に出て内容を報告してくれます。

日本では企業の電話＝固定電話というイメージが強く、会社のHPや名刺に携帯電話しかないと「小さい会社なのかな？」とマイナスイメージになることも少なくありません。とはいえ、電話対応だけにスタッフを雇うのは、人手的にも費用的にも大きな負担ですよね。

そこで普及したのが、秘書代行サービスです。

秘書代行を利用すれば、社員はコア業務に集中できますし、リモートワーク中の問い合わせも安心。「新規のお客をとり逃したかも」という不安も解消できます。

また、専門のスタッフが、まるでその会社のスタッフのように親切かつ丁寧に対応しますので、お客様に不信感を持たれることもありません。

電話応対の体制が整っていない、起業したばかりのベンチャー企業や個人事業主にも支持されている人気サービスです。

秘書代行サービスと電話代行の違い

秘書代行サービスを検討中の方で、「電話代行サービスとどう違う？」と疑問に思われる方も多いでしょう。

秘書代行サービスと電話代行サービスは呼び方が違うだけで、サービス内容は同じです。そのほかには、「電話秘書」と言われることもあります。同義語と捉えていただければわかりやすいかもしれませんね。

どれも、企業の代わりに電話応対を代行するサービスですから違いはありません。

秘書代行サービスの業務内容

次に、秘書代行サービスの業務範囲について解説します。電話に関するあらゆる業務を請け負ってくれますから非常に便利です。

電話対応

まず、秘書代行のメイン業務と言えば電話応対です。会社にかかってきた電話を転送し、代わりに対応してくれます。サービスを提供する企業によっては会社に固定電話がなくても対応可能です。

電話応対に長けたプロのオペレーターがお客様から必要事項を聞き、メールなどで共有してくれます。「商談中で手が離せない」「出先で電話に出られない」といったケースでも、お客様のとりこぼしがなくなり安心です。

不在対応

秘書代行では、不在対応も業務内容に含まれます。不在対応とは、営業電話など手間のかかる応対を代行し、お断りしてくれるサービスです。

業務中にかかってくる営業電話は、忙しければ忙しいときほど不愉快な気持ちになりますよね。中にはしつこく勧誘され、なかなか電話を切れないと悩む方も多いでしょう。

不在対応してもらうことで、「営業電話」というストレスから解放されます。また、電話応対の時間ロスを削減し、業務効率もアップするでしょう。

受注対応

秘書代行では、電話での受注対応も依頼可能です。例えば、通販サイトやチラシなど電話で受注するサービスを提供している会社では、人手が足らず応対できない場合も多いでしょう。

中には、購入について悩まれているお客様の相談に長時間対応しなければならないことも少なくありません。

さらに、電話での注文は聞き間違いの恐れもあり、慎重さも必要ですから手間がかかります。

秘書代行サービスなら受注対応もテキパキと手際よくこなしてくれるはずです。「少人数で営業しているから受注対応が大変」「注文が殺到して対応しきれない」といった課題を解決できます。

時間外ガイダンス

時間外ガイダンスとは、営業時間外にかかってきた電話に対してガイダンスを流すサービスです。時間外アナウンスや時間外メッセージ、時間外自動音声と呼ばれることもあります。
受付時間や営業時間外にかかってきた電話に対し、機械音声にてその旨を伝える機能です営業時間外の深夜や早朝、休日などの休業日についても対応できます。もちろん機械ですから明確な対応はできませんが、「電話をとれないかも」という心配はなくなるはず。

ガイダンスとはいえ、長期休暇の案内や営業時間を伝えられますので、「いつ電話しても出ない！」「いつならつながる？」といった顧客の不安や不満を和らげるでしょう。

問い合わせ内容のフィードバック

秘書代行では、問い合わせ内容に関するフィードバックを請け負う会社もあります。例えば、「他にサイズはない？」「あの商品はどこで売っている？」といった簡単な問い合わせに対し、確認後、折り返してくれるサービスです。

折り返す手間が省けますし、問い合わせに即対応することで売り上げアップにつながる可能性大。「今知りたい」「今欲しい」といった顧客ニーズに迅速に対応すれば、企業イメージも良くなるでしょう。

秘書代行サービスの料金相場

サービスにもよりますが、秘書代行の大まかな料金相場は以下のとおり。

月額基本料

電話対応にかかる費用で、受けるコール数によって決まります。月100コールまでなら8,000～1万円、月200コールまでは2万～3万円ほどが相場です。ただし、これは平日の日中の場合であり、夜間休日料金は別になる場合もあります。

夜間休日対応料

夜間休日の対応をお願いする場合、月100コール以内で5万円前後になります。平日日中に比べてかなり費用がかさむ点に注意しましょう。

コールオーバー料

コールオーバー料は、プランで定められたコール数を超えたときにかかる料金です。

相場は超過1件につき100円ほど。ただし、格安の業者などはコールオーバー料を高額に設定していることがあります。あらかじめ確認しておきましょう。

初期費用

オペレーターの確保やマニュアル作成といった、業務の事前準備にかかる費用です。

相場は1万～3万円ほど。最近では初期費用無料の業者も増えていますが、月額料やオプション料が高い場合もあるので、プランの内容を詳細にチェックするのが大事です。

オプション料

その他業務にかかるオプション料は以下のとおり。

・転送業務：1件200円
・FAX送受信：1件200円
・データ入力：1件300～800円
・音声ガイダンス：月額3,000円前後

秘書代行サービスのメリット

つづいて秘書代行サービスを利用するメリットを解説します。

業務効率化

1つめのメリットは「業務効率化」です。今まで手間や時間がかかっていた電話対応をする必要がなくなりますので、売り上げにつながるコア業務に専念でき、効率的です。

たかが電話対応と思われがちですが、やっていたことの手を止めて応対する労力は計りしれません。しかもECサイトの場合は、問い合わせや受注業務で電話が鳴りっぱなしということも珍しくないでしょう。

また、クレームなどの対応は精神的な疲弊も激しく、本来の業務に集中できなくなることも。

秘書代行サービスを利用すれば、これらのストレスから解放され、業務効率がアップするでしょう。

電話対応品質の向上

秘書代行サービスを利用するメリット2つ目は、電話対応品質の向上です。電話は顔が見えないため、声のトーンや言葉使いで相手の印象が変わります。

時には、ちょっとした言葉が気に障り大きなクレームになることも。電話対応1つで企業のイメージが変わりますので、大事にしたいところです。

とはいえ、社員を教育するには手間とコストがかかります。秘書代行サービスなら電話対応の教育・研修が行き届いたオペレーターが対応しますので、レベルの高い応対を期待できます。

人件費削減

ご存知のとおり、人を雇うにはそれなりのコストと手間がかかります。教育する時間も必要ですし、給料以外にも社会保険や交通費など多くの負担がかかるはずです。

しかし、秘書代行サービスなら、人件費を削減し教育コストや手間をかけずに優秀なオペレーターを窓口にできます。当然費用はかかりますが、教育やオペレーターの質などトータルで考えるとコスト削減につながるケースが多いでしょう。

また、コールセンター並みの電話応対が必要な場合は、自社で導入するとなると多額の費用が必要です。秘書代行サービスには、人材・必要な設備・教育のすべてが整っていますので、導入コストも削減できます。

秘書代行サービスのデメリット

次に、秘書代行サービスを利用するデメリットを解説します。

自社にノウハウを蓄積できない

秘書代行に限らずアウトソーシングでは、自社にノウハウを蓄積できないことも大きなデメリットです。

自社に合った電話応対のノウハウや知識は、秘書代行業者が持っています。社員がスキルアップするわけではありませんから、今後電話対応や受注を内製化しようと考えている方は注意が必要です。

ただ、秘書代行業者では業務を行う際に手順書やトークスクリプトを公開してくれることがほとんどです。電話対応で行き違いがないかをチェックするためにも必要ですから、それらの資料を共有することで、電話対応スキルを高めることができるでしょう。

すべてを任せっぱなしにするのではなく、マメに情報共有しておくことが大切です。

イレギュラーに対応しにくい

電話代行業者によっては、イレギュラーに対応できないこともデメリットです。

基本的な秘書代行は、電話対応の流れやフレーズをマニュアル化したものを使用します。社員にしかわからない問い合わせや要望にすぐに応えられませんので、チャンスを逃すことになりかねません。とはいえ、問い合わせ内容はすぐにメールや電話で共有しますので、そこですぐに対応できれば問題ないでしょう。

しかし、商談や予定が詰まり顧客からのクレームや要望にすぐに対応できないこともありますので、あまりにイレギュラーが続くようでしたら、業者やプランの見直しが必要です。

おすすめの秘書代行サービス7つを比較！

ここまで秘書代行サービスについて解説してきましたが「結局どこの会社を選んだらいいかわからない」と迷っている方も多いでしょう。

そこでこの項では、おすすめの秘書代行サービスを7つ紹介します。

株式会社インターコード

画像：株式会社インターコード

「株式会社インターコード」は、沖縄県に拠点を置く全国展開の電話代行サービス業者です。沖縄県は、コールセンターが多く電話対応に慣れた人材が豊富。そんな沖縄から、業界最安値の月額980円〜（条件あり）で電話代行サービスを提供しています。

ほかにも経理代行や秘書業務、通販対応、カスタマサービス代行などさまざまな業務に対応。Web集客のコンサルティングやWebサイト制作も依頼できます。

【株式会社インターコードはこちらから】

秘書センター株式会社

画像：秘書センター株式会社

「秘書センター株式会社」は、東京都に本社を構え、東京都と宮崎県にコールセンターの拠点を置く電話秘書、コールセンター受電委託業務代行会社です。

基本の電話代行業務に加え、電話番号貸し、フリーダイヤル貸しなど多彩なオプションを自由に追加できます。ECサイトや通販に便利な時間外の受注代行も可能。24時間365日稼働できますので、機会損失を防ぎ受注業務を効率化できます。

社内のBCP体制が問われる昨今、秘書センター株式会社はコンタクトセンターを複数拠点に分散しています。震災や災害リスクに備え、拠点被害を最小限に抑えています。

【秘書センター株式会社はこちらから】

電話代行サービス株式会社

画像：電話代行サービス株式会社

「電話代行サービス株式会社」は、電話代行サービス30年の歴史を持つ老舗企業です。東京渋谷区に本社を構え、大阪にも拠点を持っています。

通常の秘書代行サービスに加え、不動産や士業、水道修理など、専門知識が必要なジャンルに特化した電話代行を展開。対応の難しいクレーム専用の電話代行サービスも依頼可能です。

クライアントに合わせたオーダーメイドのサービスを提供。月8,000円〜とリーズナブルな価格も魅力です。

【電話代行サービス株式会社はこちらから】

CUBE電話代行サービス

画像：CUBE電話代行サービス

「CUBE電話代行サービス」は、サービス継続率98.8%と高い水準をキープする顧客満足度の高い会社です。電話代行サービスでは、英語にも対応。月額10,000円(税別)の格安料金でスタートできるのも魅力です。

また、ネットショップに特化したWEB受付代行サービスや通信販売の受注窓口なども請け負っています。

月間50件からの少ないコール数でも依頼可能ですから、中小企業に最適。対応は大手通販並みの質の良さ。電話応対を安心して任せられます。

1ヶ月お試しサービスがありますので、一度試してみてはいかがでしょうか。

【CUBE電話代行サービスはこちらから】

電話代行サービスe秘書

画像：電話代行サービスe秘書

「電話代行サービスe秘書」は、コールセンター品質を小規模ビジネスでも実現する電話代行業者です。月間6万件の電話に応答できる体制を整え、数多くの企業に選ばれています。サービス開始から30年以上、さまざまな業界で幅広い実績があり安定した品質が人気です。

電話応対のスキルはもちろん、コンプライアンスなどの研修・プログラムが整っていますので、質の高いオペレーターが在籍。月額1万円から利用可能です。

【電話代行サービスe秘書はこちらから】

株式会社ベルコム

画像：株式会社ベルコム

「株式会社ベルコム」は、エステサロン、士業、通販会社など幅広い企業に利用されている電話代行会社です。月額基本料金980円〜とリーズナブルな価格で、予算を抑えてスタートできます。

最短当日開始できるスピーディーな対応や1日から利用できる柔軟さが魅力。副業中のサラリーマンやフリーランスも利用可能です。

日本最安値という圧倒的な低料金で、サロンやトレーニングジムなど小規模ビジネス経営者からも高評価を得ています。

【株式会社ベルコムはこちらから】

fondesk

画像：fondesk

2,500を超えるオフィスで利用されている「fondesk」は、株式会社うるるが提供する電話代行サービスです。

代行して受けた電話はチャットやメールでお知らせしてくれます。slackやchatworkなど、お使いのコミュニケーションツールでリアルタイムに受電を確認できますので、非常に便利です。

書類提出不要、法人でも個人でも申し込み可、登録当日から始められるスピーディーさなど対応力の高さも評判。

基本料金は月100件で1万円から、100件超えた分は1件につき200円が加算されるわかりやすい仕組みです。

【fondeskはこちらから】

秘書代行サービスの選び方

最後に、秘書代行サービスの選び方を解説します。

電話対応の質

電話対応の質は、代行業者によってさまざまです。「自社がどこまでのクオリティを求めるか？」によっても、選定ポイントは変わります。

例えば、
・定型トークスクリプトに対応すればいい
・個別の対応を希望
・他言語にも対応してほしい

など、企業によってニーズは異なるでしょう。電話代行業者がどこまで応えてくれるか、サービス品質を見極める必要があります。

契約してしまうと費用が発生するため、まずはお試しプランで実際のサービス利用してから判断すると後悔がないでしょう。

費用対効果

秘書代行業者を選ぶ際には、安さより費用対効果を重視して選びましょう。選定する際はどうしてもついコストを抑えられる低価格な業者に目が行きがちです。しかし、安くても品質が悪ければ、いい成果につながりません。

また、一見驚異的な安さでも蓋を開けてみれば、「コール数の制限がある」「別途オプション料金が必要」など高くついてしまうことも。

初期費用やランニングコストなど単に費用だけで選ばず、その業者を利用することで得られるメリットを重視して選ぶと結果的にコスパが良くなります。

応対の仕方やイレギュラーへの対応

秘書代行サービスでは、マニュアルに忠実な対応はもちろん、イレギュラーな事態に対応するフォロー体制も無視できないポイントです。

例えば、商品やサービスのアップデート、季節に合わせた訴求など、トークスクリプトの変更が必要になることも少なくありません。

また、秘書代行の料金は、月のコール数がベースとなりますが、利用している中で後からプランを変更したいケースもあるでしょう。このような場合にも、柔軟に対応する業者なら安心です。

さらに、災害や震災で電話が繋がらなくなるなど、イレギュラーな事態が起こった際の対応も確認しておきましょう。

まとめ

秘書代行サービスは、鳴り続ける電話に煩わされることなくコア業務に集中できる便利なサービスです。最初は自社でやる方がコストを抑えられると思われるかもしれませんが、社員の教育コストや雇用コストなどを総合的に考えると、電話代行を利用した方が結果的にコスト削減につながります。

秘書代行業者を選ぶ際には、安さより費用対効果を重視し、電話対応の質やイレギュラーな事態に柔軟に対応できるかもチェックしておくと安心です。

この記事を参考に、自社に合うサービスを上手に利用して業務の効率化を図りましょう。