秘書代行サービス!おすすめの業者や費用相場をご紹介

秘書代行というサービスをご存じですか。
こちらは会社に誰もいないときにかかってきた電話をとってくれるサービスになります。

「自社の社員ではない人に電話を任せていいの?」「自社のイメージを損なわない?」など不安はあるでしょう。

しかし、秘書代行業者に所属しているのは、高い技量と品質を持ち、それにより企業の業務をサポートする心強いパートナーです。

一人につき一台は携帯電話やスマートフォンを持っていると言われている現代においても、会社の電話と言えばほとんどが固定電話です。

しかし、起業したばかりのベンチャー企業や個人事業主にとって、固定電話に電話番としてスタッフを一人張り付けることは人手的にも費用的にも大きな負担となります。

そんなときにおすすめしたいのが、秘書代行サービスです。24時間365日対応してくれる代行サービスも多いので、大変助かります。

本記事では秘書代行サービスについて
・業務範囲
・相場料金
・メリットとデメリット
・おすすめ業者
を紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

秘書代行とは

秘書代行サービスとは、会社の固定電話にかかってきた電話を転送して代わりにとり、会社の代わりに応対してくれるサービスです。
つまり、簡単に言うと電話番です。

その業務内容から、「電話秘書」とも言われています。

現代社会ではメールでやりとりすることも増えてきていますが、相手の反応を直に感じられる電話対応は重要な業務です。

この先どんなにメールやチャットを使う時代になっても、電話そのものがなくなることはないでしょう。

秘書代行を利用すれば、電話に出られなかったために生じる「新規のお客をとり逃したかも」という不安を解消できます。

また、専門のスタッフが、まるでその会社のスタッフのように親切かつ丁寧に対応しますので、お客様に不信感を持たれることもありません。

秘書代行・電話代行サービスの仕事・業務範囲

次に、秘書代行サービスの業務範囲についてです。
電話に関するあらゆる業務を請け負ってくれるので、自社の大きな手助けになるでしょう。

・電話対応(電話内容をメールや電話で共有)

まず、秘書代行と言えば電話応対です。

会社にかかってきた電話を転送し、代わりにとってくれます。サービスを提供する企業によっては会社に固定電話がなくても対応してくれます。

オペレーターがお客様から必要事項を聞いて会社にメールなどで共有してくれるので、お客様のとりこぼしがなくなります。

・勧誘や営業電話の不在対応

会社にかかってくるのはお客様からの電話だけではありません。営業電話も多いですよね。
秘書代行サービスでは、不要な営業電話をお断りしてくれます。
これは電話応対の時間ロスを減らすことになりますので、大きなメリットと言えます。

・受注の代行

電話の内容が商品の注文だった場合、受注も代行してくれます
商品やサービスについての応対も、事前に相談のうえで対応してくれます。

・時間外ガイダンスサービス

時間外ガイダンス(時間外アナウンスや時間外メッセージ、時間外自動音声とも言います)とは、営業時間外にかかってきた電話に対してガイダンスを流すサービスです。

機能としては、その名の通り、受付時間や営業時間外にかかってきた電話に対し、機械音声にてその旨を伝えるものになります。

つまり、営業時間外の深夜や早朝、休日などの休業日についても対応することができるようになるということです。
機械ですので明確な対応はできませんが、「電話をとれなかった」ということはなくなります。

・キャンペーン事務局代行

会社でなにかイベントを行うとき、その事務局の代行もしてくれます。
学会や協会、イベント、セミナーなどさまざまな事務局の代行をしてくれますので、手間がだいぶ減ることになります。

秘書代行サービスの費用・料金相場

気になるのは、秘書代行サービスの料金の相場です。

もちろん企業にもよりますが、

・平日9時~18時月額8,500円(100コール)オプションメール連絡月50件1,500円
・平日9時~18時3,240円(10件)初期登録料10,800円、オプション時間外オリジナルメッセージ月1,080円
・月額2,900円(20件)
・月額1万円(100件)ご利用14日以内であれば全額返金保証
・24時間・365日代行料金表(平日24時間46,000円(30コール)、
・デイタイム料金表(平日9時~18時100コール5,500円)、
・オプションサービス規定ガイダンス2,000円~

などがあります。

秘書代行サービスを使うメリット

ここでは、秘書代行サービスを利用するメリットを説明いたします。
さまざまなメリットがありますので、ぜひご一読ください。

・勧誘・営業電話に自分たちで対応する必要がない

電話はすべて秘書代行サービスがとってくれますので、勧誘や営業電話に時間をとられることがありません。
そのため、本来の業務が滞ることがなくなります。

・受注業務を代行依頼すれば他の業務に集中できる

会社がネットショップなどを経営している場合、受注業務も秘書代行サービスが代行してくれます。そのため、受注に割いていた時間を営業や宣伝にまわすことができます。

・自社での人員確保の手間を抑えられる

電話をとるための人員を新しく用意しなくて済みます。余計な人員をとられなくなるので、自社の社員全員が本来の自分の業務に専念できるようになります。

・教育コストを抑えられる

秘書代行サービスに所属しているのはその道のプロなので、新人さんを一から教育する必要がありません。

・顧客への電話応対レベルが上がり、会社のイメージアップになる

上記の通り、電話をとるオペレーターさんはプロです。高い技量と品質で電話応対をしてくれるので、会社のイメージアップにつながります。

・休日や夜間の電話対応による自社従業員の負担を軽減できる

契約プランにもよりますが、24時間365日対応してくれるところが多いので、自社の従業員が常に電話を気にしなければならないという状況がなくなります。

秘書代行サービスを使うデメリット

次に秘書代行サービスを使うデメリットを説明します。
メリットと同じくさまざまなデメリットがありますので、こちらもご一読のうえ、メリットと照らし合わせてご検討ください。

答えられることに限界がある

仕事の進捗状況や、現場の状況などはオペレーターにはわからないので詳しく答えられません。したがって折り返し対応や伝言業務のみになり、臨機応変な受け答えはできません
また、専門知識を持っているわけではないので、顧客から商品やサービスについて質問を受けても具体的に答えることは難しくなっています。

オペレーターの質が見極めにくい

会社がオペレーターと直接会うことはほぼありません。所属しているオペレーターはプロとはいえ、技量には個人差があります
オペレーターが優秀か、採用基準や質がいいかどうかを見極める必要があると言えます。また、一人だけが対応するようでは呼損が生じる可能性もあるため、チームで業務を行ってくれるのか等確認する必要もあります。

社内機密情報を知られるリスクがある

社員や、取引に関する情報、また場合によっては会社の財務状況など社内機密情報を代行業者に開示する必要が生じます。しかしそれらを知られないようにアウトソーシングすることは無理ですので、契約する際は、情報管理規定を設け、代行業者の順守を徹底させることが必要不可欠です。

費用がかかる

サービスを頼むには、当然ながら費用がかかります。サービスには、大きく分けて「定額制」と「成果報酬制」の2種類があります。
定額制は、ひと月で受けるコール数の上限をあらかじめ定めておき、その上限までは一定額でサービスを受けられるというものです。
そして、成果報酬制ではワンコールあたりの金額×ひと月に受けたコール数で費用が変動します。
自社の形態に合わせたプランを選ぶことが重要ですが、気にしなければならないのは、定額制で発生する追加料金です。上限を超えた数の電話を受けた場合、一回ごとに費用がかかります。あらかじめどのくらいの電話がかかってくるかを想定し、しっかりプランを選ぶことが重要です。

秘書代行、電話代行サービスの選び方

秘書代行サービスを提供する企業はたくさんあります。まずは自社に必要なのはどんな電話対応が必要か洗い出し、それに対応してくれる企業を探さなくてはなりません。

企業のホームページなどをしっかり確認して、自社に合うサービスを選ぶことが大切です。ポイントは主に以下のようになります。

24時間、土日に対応可能か

会社の営業時間外も受付けてくれるかどうかは重要です。お客様にとって、いつでも電話がつながるという安心感は会社への信頼感にもつながります。

サービス内容が利用目的に合っているか

前述した通り、まず自社に必要なサービスを洗い出し、サービスを受ける目的をはっきりさせます。そのうえで、代行企業が売っているサービスの内容がその目的に沿うものかどうかをしっかり確認することが大切です。

料金プランをチェック

サービスの内容と料金がマッチしているかは、とても重要です。デメリットの項目にも書いたように、定額制にするのか、成果報酬制にするのか、それぞれの月額はいくらほどになるのか。最初にしっかり試算しましょう。

無料トライアルはあるか

いきなり契約せず、無料トライアルがあるならぜひ一度試してください。どんなに資料を読み込んで、代行業者に問い合わせたとしても、実際に試してみないとわからないことはあります。契約した後で「思っていたものと違った」と後悔しなくて済むように、事前に体験できる場合は、ぜひ利用すべきです。

おすすめの秘書代行サービス

フジ子さん:料金の安さ、継続率の高さが魅力

フジ子さんは、フジア株式会社が提供しているオンラインアシスタントサービスです。
業界内最安値レベルでありながら、継続率は90%以上を誇ります。
無料トライアル期間もあり、安心して始められます。

フジ子さんの公式サイトはこちらから

BELL WELL GROUP:お客様対応No.1企業

創業45年、20,000社以上の契約実績を持つ大手企業です。24時間、365日稼働しており、いつでもつながる安心感があります。45年分のノウハウが、依頼者の悩み事を解決します。

インターコード:状況に合わせてプランの移行も可能

電話番号の貸し出しもしてくれる代行業者です。100コール9,800円のプランを3カ月半額で利用でき、その後の状況に合わせて、適性プランに移行が可能です。2,900円からというリーズナブルなプランも用意されており、利用しやすい業者と言えます。

インフォネット:返金保証アリ

勧誘・営業電話はカウントされず、本当に必要な電話のみカウントされていく企業です。キャッチコピーは「なごみ系の電話代行サービス」で、プロっぽくない自然な対応を特徴としています。一カ月間の返金保証制度も導入されているので、安心して依頼できます。

CUBE電話代行サービス:英語にも対応

標準プラン、ライトプランに加え、英語対応プランも用意されています。ネイティブのスキルチェックを受けたスタッフなので安心して任せられます。

テレサポート秘書センター:会社の一員として応対

こちらも電話番号の貸し出しをしてくれる代行業者です。いつも明るいスタッフが、依頼者の会社のスタッフとして電話口に出てくれます。月額基本料金8,000円から、さまざまなプランが用意されています。

東京のおすすめ秘書代行業者

料金が安い東京の秘書代行業者

・MKサービス


月額料金は税込2,900円という業界のなかでもトップクラスの安さを誇りながらも、高水準のサービスを提供しています。料金一覧ページで全料金規定が公開されているので、明朗会計で利用できます。10日間の無料お試し利用もあります。

・渋谷オフィス


笑声をモットーにする起業家、フリーランス、小規模経営のための電話代行サービス。
6カ月もの研修を積んだエキスパートが、専属秘書のように品質の高い電話応対を行います。月額3,000円からスタートできるコストパフォーマンスも魅力です。

・ハートフルコールセンター


“課題解決力94%”、”継続率99%の実績”、”秘書検定保有率100%”(研修生を除く)という高い技量で対応してくれます。

大手・実績豊富な東京の秘書代行業者

・セントラル・アイ株式会社


24時間365日全国対応にして12,000社の導入実績を持つ企業です。代表電話代行はもちろん、さまざまな業種の電話・秘書代行サービスを請け負います。
コールセンターや通販受注・カスタマーサポートにも対応、最短翌日からサービスを開始できます。

・e秘書


35年以上の豊富な実績とノウハウで、累計24,000社以上で利用されています。小規模なビジネスでも利用しやすいお手軽な月額料金となっており、多言語サービスなどのオプションも豊富です。

・WORLD OFFICE


創業34年、10,000社以上の契約実績があります。
東京支店代行、電話秘書代行、事務局代行、会社登記などあらゆるバックオフィスを任せることができます。短時間の電話秘書代行も受けてくれます。

満足度の高い東京の秘書代行業者

・電話代行サービス株式会社
24時間365日対応可能な代行業者です。業界初、お客様の要望に合わせた形で、オーダーメイドでプランを設計できます。一カ月の無料キャンペーンも用意されているので安心して申し込みができます。

・リリーフコールセンター


こちらも24時間365日全国対応可能な代行業者です。いつでもつながる「安心」と「収益アップ」「業務効率化」「CS向上」の実現をサポートしてくれます。
ただ、2019年7月現在、申し込み多数により新規の受付を停止されているそうです。

・テレフォン秘書センター

住所や専用電話の貸し出しをしてくれる、バーチャルオフィス有の代行業者です。英語にも対応しています。また、お客様からの電話を切らずに、社内転送感覚で依頼者の携帯電話にとり次ぎをするサービスも実施しています。

まとめ

秘書代行サービスは、鳴り続ける電話に煩わされることなく業務を行える便利なサービスです。最初は自社でやる方がコストを抑えられると思われるかもしれませんが、社員の教育コストや雇用コストなどを総合的に考えると、電話代行を利用した方が結果的にコスト削減につながります。
自社に合うサービスを上手に利用して、業務の効率化を図りましょう。