バーチャルオフィスは、近年フリーランスや起業家の利用者が増えているオフィスサービス。起業して間もない、若しくは起業を考えている人にとっては、ビルの一室を借りるよりもコストが抑えられるので、おすすめです。
とは言え、バーチャルオフィスがどんなものを指すのか、詳しくは知らないという人も多いでしょう。
そこで本記事では、バーチャルオフィスの解説とメリット・デメリット、費用相場や、おすすめのサービスについてご紹介します。
目次
バーチャルオフィスとは？
そもそもバーチャルオフィスとはどのようなサービスなのか。まずはバーチャルオフィスが持つ、2つの意味を理解しましょう。
①完全なるバーチャル
1つ目は、物理的空間などを持たない完全なるバーチャルであるもの。本来オフィスが持つITインフラ、あるいは代替するサービスそのものを指します。(*)オフィスは無く、職場は自宅やカフェなど自由に選べる環境です。なかには会議室のみを提供しているサービスもあります。
バーチャルオフィスには受付秘書がいるのが一般的。企業としての機能を果たしながら、オフィスを構える物理的コストをカットできます。
②レンタルオフィスなど物理的場所がある
2つ目は、いわゆるレンタルオフィスと呼ばれるサービスです。(*)個室など占有できるスペースがあり、オフィスとして利用できるスペースを提供しています。レンタルオフィスには、個室の他に、コワーキングスペースや会議室が併設されている場合もあり、好きな場所での作業も可能です。
受付や秘書は自社社員ではなく、レンタルオフィス会社の社員。オフィス内で困ったことがあったら相談できる環境にあります。
*：バーチャルオフィス｜フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』
バーチャルオフィスでできること
次に、バーチャルオフィスでできることについて紹介します。企業としての機能を持つサービスはバーチャルオフィスによって異なるので、確認するようにしましょう。
住所貸しや法人登記代行
バーチャルオフィスでは、住所を貸してくれたり法人登記の代行をしてくれたりします。起業するにあたり、法人登記が必要となりますよね。そのための住所もバーチャルオフィスのサービスを利用することで借りられるうえに、面倒な法人登記の手続きもバーチャルオフィス側でしてくれるというものです。
実際の作業場所はどこであっても、法人の住所はクライアントや行政に対して拠点を示すものとして持つべきもの。このようなサービスを提供してくれるのか、事前に問い合わせた方が良いでしょう。
郵便物の受け取り・転送
あなたの企業宛てに届いた郵便物を、バーチャルオフィスの受付秘書が受け取ってくれ、必要であれば転送をしてくれるというサービス。いくら仕事場が自宅であっても、自宅住所をクライアントに教えるのは気が引けるでしょう。そんな時にこのサービスを使えば、自宅住所を教えることなく、荷物を自宅で受け取れるのでとても便利です。
電話番号の付与や受話・転送
法人の電話番号を付与してもらえ、秘書が代わりに受話、必要であれば転送もしてくれます。
東京であれば03、大阪であれば05から始まる電話番号は、企業にとって信用を得るための材料の一つ。IP電話などの050番号は、03番号に比べると怪しまれてしまい、拒否されることもしばしばあります。また最近では、携帯電話番号を仕事用として利用する人も多いですが、信用度の高い法人の電話番号を使うと、より営業活動しやすくなるでしょう。
バーチャルオフィスのメリット
次に、バーチャルオフィスのメリットについて解説していきます。
会議室の利用が可能
バーチャルオフィスでは、会議室を利用できるのがほとんど。仕事場として私物を置いたり、長時間利用したりするのは基本NGですが、打ち合わせや商談で一定時間利用するのはOKです。
利用するには事前予約が必要で早い者勝ちになるので、事前に空席状況の確認と早めの予約を心がけるようにしましょう。
大幅なコストカットができる
物理的な場所を持たないので、オフィスを構えるためにかかる費用をまるまるカットできます。
特に起業して間もない場合は、費用をなるべく抑えたいと思う方が多く、オフィスを構えるほど人材の確保ができていないこともあります。オフィスを持ちたいけど現状は不要、若しくは厳しいという方にとっては、バーチャルオフィスの利用は最適ではないでしょうか。
自宅住所の法人登記を避けられ、一等地の住所を登記できる
バーチャルオフィスでは、住所を借りられるので、自宅の住所を法人登記しなくて済むといメリットがあります。自宅住所はプライバシーにかかわるものなので、特に女性の方は避けたいと思うでしょう。そんな悩みもバーチャルオフィスであれば解決できます。
そして、なんといっても一等地の住所を法人登記できるのは魅力的ですよね。バーチャルオフィスは、多くの人が利用するのを考慮して、東京の都心部に構えられているのが多いでしょう。その都心一等地の住所を持っていると、東京にある多くの企業の他、全国から仕事の依頼が舞い込んできやすくなります。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスのメリットが分かったところで、ここからはデメリットについて解説していきます。
開業が不可能な業種がある
バーチャルオフィスでの開業が不可能とされている業種があり、違法となる場合もあります。特に、個室などの占有スペースを持たなければならない業種は難しく、行政機関への届け出でバーチャルオフィスでの開業が認められないケースがほとんど。
一般的にバーチャルオフィスでの開業が認められていない業種は以下の通りです。
- 仕業（弁護士・税理士・司法書士など）
- 不動産業
- 人材派遣業
- 建設業 など
職場を確保する必要がある
バーチャルオフィスはバーチャルなので、仕事場を自分で確保する必要があります。そのため、自宅やカフェ、コワーキングスペースやシェアオフィスにて作業している人が多いでしょう。
しかし、自宅だと集中できないこともあるし、コワーキングスペースなどでは私物を常に置いておけないので、職場の環境づくりには苦労するかもしれません。
受付や秘書は専属ではない
多くの場合、バーチャルオフィスには受付秘書の方が常勤していますが、自分専任の秘書のように依頼するのは不可能というデメリットもあります。電話の取次ぎや会議室への来客対応などはしてもらえますが、一般的な秘書のように、個人のスケジュール管理や会食のためのお店予約などはしてもらえません。
起業のためには、優秀な人材の確保も必要となりますよね。バーチャルオフィスの秘書では、個人的な業務の依頼を受け付けてもらえないので、専任の秘書が必要である方はオンラインアシスタントなどを考えた方が良いでしょう。オンラインアシスタントについては、この先で詳しくご紹介しております。
バーチャルオフィスの費用相場
バーチャルオフィスの費用相場についてご紹介します。比較として、レンタルオフィスの費用相場も記載しました。費用相場はあくまでも相場であり、サービスの内容や範囲によっても異なるので、参考程度にとどめておきましょう。
| __________ | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
| 初期費用 | 10,000～20,000円 | 入会金：月額利用料の2ヶ月分～ （保証金があるところも） |
| 月額利用料 | 4,000円～50,000円 （住所の利用・登記や受付対応サービスを含む） |
30,000～100,000円 （住所の利用・登記や受付対応サービスの他、オプションを含む場合もある） |
| オプション | 電話転送（3,000～5,000円） 会議室利用（1,800～10,000円／60分）など |
電話転送（3,000～5,000円） 会議室利用（1,800～10,000円／60分） など（月額利用料に含まれる場合もあり） |
| その他 | 月額利用料にオプションが含まれる場合は10,000～20,000円くらいになる無人のオフィスもある | インターネット・水道・光熱費込みの場合が多い無料のドリンクバーがあるところも |
バーチャルオフィスは月額利用料が比較的安いのですが、立地やオフィスの高級さによっても変わってきます。さらに、オプション料が別途発生する場合が多いので要注意です。また、受付秘書がいないオフィスもあるので、事前に確認しましょう。
おすすめのバーチャルオフィス
ここからは、おすすめのバーチャルオフィスをご紹介します。
ナレッジソサエティ
引用：株式会社ナレッジソサエティが運営するバーチャルオフィス。東京都千代田区の住所を法人登記でき、利用料は4,500円からと格安。安すぎるバーチャルオフィスは、郊外にあったりマンションの一室をオフィスとして提供しているところもあります。しかしナレッジソサエティは、都心で綺麗なオフィス、会議室やワークスペースも提供していて、この価格なのは驚きでしょう。
他にも、レンタルオフィスやシェアオフィスも提供しているので、ニーズに合わせて検討できますね。
青山ライズオフィス
引用：青山ライズオフィス
青山ライズオフィスは、青山・麻布十番・飯田橋という一等地にありながら、都内最安値を謳うバーチャルオフィスです。月額利用料は2,500円からと破格のお値段ですが、電話受付もいるので安心できます。バーチャルオフィスライトプランは初期費用もかからないので、コストを押えつつ安心も欲しい方におすすめのバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィス意外にもレンタルオフィスのサービスも展開しているので、「レンタルとバーチャルで悩んでいる」という方は、一度相談してみてはいかがでしょうか？
事業開始・継続に極力コストをかけたくない人は
バーチャルオフィスはメリットも魅力も沢山ありますよね。しかし、デメリットでも紹介した通り、「受付秘書は専任ではない」というものがあります。
バックオフィス業務を任せられる優秀な人材の確保は難しいものです。ひとり雇うにも人件費がかかりますし、採用にかかるコストや時間を考えると、起業したばかりでは厳しいのではないでしょうか。
そんな方におすすめしたいのが、オンラインアシスタントにバックオフィス業務をアウトソーシングするというもの。オンラインアシスタントは実務経験豊富で優秀、コストもぐっと抑えられます。
次におすすめのオンラインアシスタントをご紹介しますので、是非参考にしてくださいね。
フジ子さん
フジ子さんは、必要な時に必要なだけ業務を依頼できる、オンラインアシスタントサービス。依頼できる業務内容は、経理・人事・秘書・Webサイトの運用など幅広く、担当するオンラインアシスタントは企業で勤務していた経験を持つ人ばかり。
費用面に関しても、他のオンラインアシスタントサービスよりも格安。例えばフルタイム（月160時間）で利用した場合、1時間あたりのコストは2230円となります。※2023/11/1より新価格。福利厚生や手当、求人広告費などを考えると、この金額で人を雇うことは不可能でしょう。教育にかかる時間やコストもカットできるので、起業したばかりの方には特にピッタリのサービスではないでしょうか。プランも選べるので、自分に合った利用の仕方ができますね。
さらにフジ子さんでは無料トライアルも実施しています。実務時間2時間／1週間でお試しが可能なので、まずは気軽に問い合わせてみてはいかがでしょう。
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今回はバーチャルオフィスが持つ意味と、どんなものであるか、またメリットデメリットに加え、費用相場をご紹介してきました。なるべくコストを抑えたい方は、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。しかし、バーチャルオフィスによって費用やサービス内容は変わるので、注意しましょう。
また、人材の確保が難しいと悩んでいる方は、オンラインアシスタントの利用も検討してみると良いでしょう。フジ子さんであれば、優秀な人材に低価格で業務依頼ができますよ。
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