タスク管理ツールは、個人やチームの「やること・やる量・やる期限」などの情報を可視化する、タスク管理の専用ツールです。仕事の進捗状況や優先度がひと目で把握できるため、業務効率の改善や生産性の向上につなげられます。
業務を円滑に進めるために、タスク管理ツールは欠かせません。しかし、タスク管理ツールは様々な企業からリリースされており、どれが良いのか迷ってしまいますよね。
そこで、この記事ではおすすめのタスク・ToDo管理ツールを9つ紹介します。無料で使えるツールも紹介するので、自身やチーム内のタスク管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
タスク・ToDo管理ツールのおすすめ：①シンプル・簡単
まずは、シンプルで使い方が簡単なおすすめのタスク・ToDo管理ツールを紹介します。
Google ToDoリスト
画像：Google ToDoリスト
「Google ToDoリスト」は、Googleが提供する無料のタスク管理サービスです。アプリをダウンロードして同じ Google アカウントでログインすれば、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できます。
GoogleカレンダーやGmail、Googleスプレッドシートなどを日常的に利用している人は多いのではないでしょうか。Google ToDo リストは、他の Google の機能と連携して同時に使えることが特徴です。
Googleカレンダーと同期したり、Gmailの内容をそのままタスクとして追加したり、スプレッドシートの画面内で進捗管理したりと、ストレスのない作業環境を効率よく構築できます。今のところ、他の人とToDoリストの共有ができないため、個人利用に特化しています。
Google ToDoリストは、Googleカレンダー内にある右側のGoogle ToDoリストのアイコンを押すと利用できます。
アプリはAndroid・iOSのストアからダウンロードしましょう。
Microsoft To Do
出典：To Do へようこそ (microsoft.com)
「Microsoft To Do」は、Microsoftが提供する無料のタスク管理ツールです。PC版、アプリ版があるため、スマホやタブレットなどのあらゆる端末で利用できます。
Microsoft To Doを利用するにはMicrosoftアカウントが必要です。シンプルで使いやすく、初心者でも直感的に操作できます。また、各タスクをステップごとに分割でき、複雑な作業も分かりやすくまとめられるので便利です。
MicrosoftのメールサービスであるOutlookやグループウェアTeams、予定作成アプリPlannerと連携する機能も用意されています。タスクを一元管理できるため、特にMicrosoft提供のサービスを使っている方にはおすすめです。
Microsoftアカウントを持つ他のユーザーとToDoリストを共有できるため、個人だけでなくビジネスでも利用できます。
To Do リストをオンラインで簡単に管理 | Microsoft To Do
Trello
出典：Trello
「Trello(トレロ)」は、カンバン・ボード形式のタスク管理ツールです。多くの企業で導入され、世界中で100万以上のチームに愛用されています。
TrelloはPC版、アプリ版があり、スマホやタブレットなどの様々な端末での利用が可能です。視覚的に分かりやすく、簡単に進捗管理が行えます。個人利用からチーム利用まで、幅広い用途で活用できるでしょう。
画像などのファイル添付やタイマーなど、ビジネスで役立つ機能が充実しています。Trello用のChrome拡張機能も多数リリースされており、ガントチャート作成やCSV保存などもできます。
SlackやEvernoteといった外部サービスとの連携や、Chrome拡張機能を導入すると、より便利になるでしょう。Trelloの料金プランは無料プランを含む4種類があり、一部制限がありますが、基本的にほぼすべての機能が無料で利用可能です。
Group Task
出典：Group Task|チームで使えるシンプルなタスク管理ツール！
「Group Task(グループタスク)」は、ビジネスで使えるシンプルなタスク管理ツールです。PCだけでなく、スマホ、タブレットで使用できます。
簡単に使える機能だけで構成されているため、パソコンやスマホを使える人なら戸惑うことなく、すぐに使えます。機能は必要最小限でありながら、タスク管理ツールとして不足はなく、仕事の効率化に役立つ機能がいろいろと揃っています。
グループのオーナーやマネージャーは、他のメンバーや顧客を招待でき、顧客と担当者の連絡やマネージャーを含めた進捗状況の共有が可能です。レスポンスしなければならないタスクのリストを期日と優先度で順番に表示させ、効率的な作業順を常時提示してくれます。
通知機能が充実しており、タスク依頼をメール・Web通知・Slackなどで一斉に行えます。メンバー間でのメッセージの中に、画像の挿入やファイル添付も可能です。
Group Taskの料金プランは3つあります。タスク数がそれほど多くない会社やチームは無料で利用できます。
タスク・ToDo管理ツールのおすすめ：②多機能
次に、多機能なタスク・ToDo管理ツールを紹介します。
ClickUp
出典：ClickUp™ | One app to replace them all
「ClickUp(クリックアップ)」は、多機能なプロジェクト・タスク管理ツールです。PC版、アプリ版があり、あらゆるデバイスで利用できます。
今のところ、操作画面は日本語に対応しておらず、英語で表示されます。ただし、タスクを自分で入力する際に日本語を使うことはできるので、操作画面に慣れれば使いこなせるでしょう。
ClickUpはViewの切り替え機能があり、リストやカレンダー、ボード形式など目的に合わせて変更できます。それぞれのタスクのステータスをカスタマイズできるので、プロジェクトごとの進捗状況の管理も可能です。
タスク管理以外に文書作成機能や作業時間の計測機能、マインドマップ作成機能など仕事に役立つ機能が充実しています。さらに、ZapierやSlackなど様々な外部サービスとの連携によって、より便利に活用できます。
ClickUpの料金プランは無料プランを含めて5つあり、企業規模やチームの人数に合ったプランを選択できます。無料プランは、基本的にほぼすべての機能が利用可能です。
Jooto
出典：Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
「Jooto(ジョートー)」は、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。Web版だけでなくアプリ版もあるため、パソコン・スマホ・タブレットなど、どのデバイスでも利用できます。
ドラッグ＆ドロップで操作できる手軽さで、チームメンバーの進捗管理や、タスクの全体量が視覚的に分かりやすく、初めての人でも使いやすいタスク管理機能が備わっています。生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能もJootoなら無料です。
大規模プロジェクトや、スケジュールが細かいプロジェクトでも、進捗具合が分かりやすく、プロジェクトがより円滑に進められるようにサポートしてくれます。また期限が近いものは締切日の日付に色がつくので、どれを優先すべきかも簡単に把握できるので便利です。
タスク内でコミュニケーションが取れる機能があり、タスクに関する質問や報告などをプロジェクトメンバーとやりとりしたり、データ共有ができたりします。さらに、GoogleカレンダーとSlack、chatworkの連携が可能です。
Jootoの料金プランは、無料プランと有料の個人・法人向けプランの3つです。ユーザー数が4人以下の場合、無料プランで利用できます。
Notion
出典：Notion： タスクも、メモも、ナレッジも、すべてをひとつにする All-in-one workspace
「Notion(ノーション)」は、社内Wikiやタスク管理など様々な用途で利用できるオールインワン情報管理ツールです。個人からビジネスまで幅広い用途で利用され、世界中で人気を博しています。
PC版、アプリ版があるため、スマホやタブレットなどのあらゆる端末で利用できます。自由度が高く、上手に使いこなせれば、アイデア次第で様々な使い方ができるのが特徴です。
ドキュメント管理やファイル保存機能、ToDoリストなど、本来なら複数のツールを使う必要があることも、Notionを利用すればツールを一元化できるため、他のツールを利用する必要はありません。アプリ間を移動する手間が減るので、結果として仕事の生産性を上げることができます。
使い方や働き方に合わせて、自分好みに柔軟にカスタマイズ可能です。ただし、自由度が高いゆえに、基本操作に慣れるまでにそれなりの時間と労力を必要とします。
Notionの料金プランは4つあり、個人での利用は基本的に無料です。有料版であれば、アップロードや招待できるゲストの人数などが無制限になり、サポートが付きます。
Asana
出典：チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 • Asana
「Asana(アサナ)」は、全世界190ヶ国、93,000社以上の導入実績を誇るワークマネジメントツールです。PCだけでなく、アプリに対応しているため、スマホやタブレットでも利用できます。
タスクやプロジェクトの一元管理が可能となるプロジェクト機能や、メンバー1人ひとりの進捗状況やToDoリストを可視化できるボード機能など様々な機能を備えています。
ワークロード機能では、複数のプロジェクトに関わるメンバーの業務量がひと目で分かります。それぞれのメンバー間で負担の偏りを軽減し、全員が無理なくプロジェクトを進められます。
入力したタスクの表示をリスト形式・カレンダー形式・カンバン形式・ガントチャート形式の中からレイアウトを自由に切り替えられることが特徴です。目的に応じて使い分ければ、作業漏れの防止や問題の早期発見につながります。
また、GmailやMicrosoft Teams、Slackなど100種類以上のツールと連携が可能です。連携によって、より効率的に情報管理ができます。
Asanaの料金プランは3つあり、大企業の会社全体からスタートアップ・小規模なチームまで規模や用途で選択できます。プロジェクト管理を始めたばかりの個人やチームでの利用は無料です。
Jira Software
「Jira Software(ジラソフトフェア)」は、世界中で65,000以上の企業で利用されている、アジャイルチームのためのプロジェクト管理ツールです。PCやスマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスで利用できます。
状況変化の早いアジャイル開発に対応するために、プロジェクトを瞬時に俯瞰できるようUIが最適化されています。カンバンボードやスクラムボード、ダッシュボード、ロードマップ機能、アジャイルレポート機能など、様々な機能があります。
プロジェクトごとのカスタマイズや課題タイプ別に、ワークフローや画面項目をカスタマイズすることも可能です。また、レポート機能が豊富で、デフォルトで12種類あります。
メンバーが入力した課題の状況をリアルタイムで共有でき、プロジェクトをひと目で確認できるようになっています。3,000種類を超える豊富なプラグイン・アドオンが提供されており、必要に応じて柔軟な機能追加が可能です。
Jira Softwareには、インターネット上で使用するクラウド型と、自社にサーバーを設置するオンプレミス型があります。クラウド型の場合は料金プランが4つで、企業規模に合わせて選択できます。10人以下の小規模なチームでの利用は無料です。
タスク管理ツールの選び方
これまで様々なタスク管理ツールを紹介しましたが、「タスク管理ツールを使いたいけれど、結局どれがいいのか分からない」という人は多いのではないでしょうか。最後に、タスク管理ツールを選ぶ際に重視すべき3つのポイントについて解説します。
必要な機能が網羅されているか
タスク管理ツールを選ぶ際に、まず押さえておきたいポイントが、「必要な機能が網羅されているか」です。タスク管理ツールは、サービスによって搭載している機能が異なりますが、一般的に備わっている機能は以下の通りです。
・ToDoリスト
・プロジェクト管理
・期日の設定・リマインド
・コミュニケーション
・コメント
・検索
個人で使うならば、必要最低限の機能が備わっているシンプルなタスク管理ツールでも十分活用できるでしょう。しかしチームで利用する場合は、ファイルの共有や外部との連携、タスクの進捗状況が把握できる機能などがあると便利です。
自社の業務を見直し、タスク管理のために必要な機能を事前に確認しておきましょう。
操作がしやすいか
操作のしやすさもタスク管理ツールを選ぶ際の重要なポイントです。いくら多機能で優れているサービスであったとしても、メンバーが積極的に利用しなければ、タスク管理ツールを導入した意味がありません。
操作が難しいと、機能を使いこなすために時間がかかってしまうため、社内に普及させるのが難しくなります。このため、直感的に操作できるものや操作に専門知識が必要ないものを選ぶ必要があります。
まずは無料プランや無料トライアルで色々なツールを試して、操作しやすいものを選ぶといいでしょう。また、操作で困ったときのサポート体制やGoogle検索で解決策が見つかるかどうかもチェックしましょう。
コストは見合っているか
コストもタスク管理ツールを選ぶポイントの1つです。多くのサービスには機能が制限されることもありますが、無料プランで様々な機能を試せます。
導入の際は、どれくらい初期費用がかかるか、どの料金プランでどのような機能が使えるかをきちんと把握することが必要です。コストに見合った成果を上げるためにも、事前に必要な機能を明確にしたうえで、色々なツールを試してみて、納得できる料金設定のものを選びましょう。
まとめ
本記事では、おすすめのタスク管理ツール9つと、タスク管理ツールの選び方について紹介しました。タスク管理ツールの導入によって、仕事の進捗状況や仕事の優先度を把握しやすくなり、業務効率の改善や生産性の向上につなげられます。タスク管理ツールの選定で悩んでいる方は、ぜひこの記事を参考にしてください。
