「定常業務」という言葉、仕事で耳にする機会はよくありますよね。
定常（一定して変わらない）という言葉の通り、内容やタイミングの変化がない、日常的に行う仕事を指します。
では、定常業務とはどのような仕事で、非定常業務や定型業務、通常業務などの業務とは何が違うのでしょうか。
本記事では上記のほか、定常業務の効率化のポイントも解説していきます。
目次
定常業務とは？
冒頭で述べた通り、定常業務とは「内容や手順、発生タイミングの変化がない、日常的に行う仕事」のこと。ルーティンワークとも呼ばれ、こちらの方が馴染みのある方も多いでしょう。
プロセスやプロジェクトにおいて、定常業務は必ず存在します。だからこそ効率化の恩恵が大きく、小さな改善でも毎日の積み重ねによってトータルの生産性に大きな影響が出ます。
定常業務の例
具体的に、どんな仕事が定常業務に分類されるのでしょうか。一例を見てみましょう。
| 部門 | 業務の例 |
|---|---|
| 秘書 | スケジュール管理、メール・電話対応、文書管理 |
| 経理 | 記帳、経費精算、給与計算、入金確認 |
| 総務 | 備品管理、各種申請のチェック、勤怠管理 |
| 営業 | 顧客管理、受注管理、営業データの集計 |
| 情シス | 社内システムのチェック、サーバーの稼働確認 |
会社によっては経理と総務の仕事が重なっているかもしれません。いずれにせよ、一定程度パターン化された仕事は定常業務に分類されます。
非定常業務の例
定常業務の逆で、内容や進め方が決まっておらず、発生タイミングも一定でない仕事を「非定常業務」といいます。
＜非定常業務の例＞
- 顧客からのクレーム対応
- ミスのあった書類の修正
- 急な欠員への対応
- 顧客への提案資料作成
- 保守点検作業
言葉の意味からすると、定常業務でない仕事はすべて非定常業務になります。しかし、わざわざ非定常業務という場合「状況に応じた判断をその場で行う」という意味合いを含むケースが多くなります。
定常業務と定型業務・通常業務の違い
定常業務と似た言葉に、定型業務・通常業務があります。それぞれ何が違うのか見ていきましょう。
定常業務と定型業務の違い
内容や進め方に変化がないという点では、定型業務も定常業務と同じです。ところが、発生タイミングに変化がないという意味合いは、定型業務には含まれていません。単に型が定まっているというだけなのです。
とはいえ、会話内では両者とも同じ意味合いで使われることもしばしばあります。実際の意味は前後の文脈から判断しましょう。
定常業務と通常業務の違い
通常業務とは普段行っている業務全般のこと。定常業務とは違い、たまにしか発生しなくても内容や進め方が決まっている作業も含まれます。
よって、通常業務を細分化すると定常業務や非定常業務に分かれるというイメージになります。
定常業務の効率化は生産性向上のカギ
ルーティンワークという性質上、定常業務を効率化できれば、コア業務へ割くリソースを日常的に増やせるようになります。1日あたりはわずかであっても、半期～1年の周期で見ると生産性に大きな差が生まれるのです。
灯台下暗しというように、普段から行っている仕事だからこそ、見えていないムダがあるかもしれません。業務フローを洗い出し、ミスや遅れの多い箇所、テンプレート化できる箇所などはないか探してみましょう。
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画像：フジ子さん
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まとめ
今回は定常業務について、その意味や仕事の例、定型業務・通常業務との違いなどを解説しました。
ルーティン化した仕事だからこそ、ムダもルーティン化している可能性があります。定期的に振り返る機会を作り、効率化できる定常業務を探ってみるのがよいでしょう。
業務効率化については、以下の記事にて詳しく解説しています。ぜひお読みください。
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