年末調整をアウトソーシング・外注する7つのメリット・注意点・料金相場を紹介

年末調整の複雑な書類管理や、計算ミスに不安を持っていませんか？

年末調整業務は膨大な時間を要するため、日々の業務を圧迫しかねません。

そんな企業の悩みを解消してくれるのが、アウトソーシング・外注の利用です。

本記事では年末調整をアウトソーシング・外注するメリット、注意点、費用相場を解説します。自社に合った対応方法を見つけ、年末の繁忙期をスムーズに乗り越えていきましょう。

年末調整のアウトソーシング・外注とは？

まずは、年末調整についてご説明します。年末調整とは、給与や賞与から所得税を精算する制度のことです。

会社員や公務員は、ほとんどの場合、事業主が毎月の給料から税金を差し引く「源泉徴収」をします。ただし源泉徴収は概算で行われるため、年末調整を行うことで年間の給与額と控除額を改めて計算し、所得税を正確に算出します。本来の所得にかかる所得税よりも多く徴収されていれば還付され、不足していたら追加で徴収されるわけです。

年末調整は一般的には経理や総務、顧問税理士が担っていますが、多忙な時期に行われることもあり、担当者の負担が大きいことは否めません。

そこで注目したいのが、年末調整を代行してもらうアウトソーシング・外注です。

年末調整の外注先は、税理士資格の保有者、もしくは税理士在籍の代行事業者です。依頼先には例えば、税理士を紹介してくれる会社や、税理士法人、経理・記帳代行のサービス会社などがあります。

年末調整については、以下の記事で詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

年末調整業務が大変な理由

実際に業務を行ったことのない方でも「年末調整業務が大変だ」ということは想像していただけると思いますが、さらに具体的に解説します。

1．年末調整の時期は担当者の残業が増えがち

年末調整の時期は、担当者の残業が増えることも多いでしょう。年末調整は例年11月〜12月にかけて行われます。対応時期にまとめて申告書のチェック、税額計算など、普段の業務に加え、専門的な知識と正確性が求められる業務を行わなければなりません。

そのため、担当者は残業せざるを得ない状況がよく見られます。

2．社員数の増加により対応が困難に

社員数が多いほど、年末調整の作業量も増え、業務負荷が増していきます。社員の増加は嬉しいことではありますが、年末調整業務の担当者が増えない限り、負担はさらに増えてきます。

業務量と対応者の比率が合っていなければ、業務が大変に感じるでしょう。

3．書類の記入・提出の手間が煩わしい

書類の記入や提出の手間が煩わしく、業務が大変に感じやすくなります。

年末調整は以下のような流れで行うのが一般的です。

• 従業員による申告書類の作成と提出・所得税額の計算
• 法定調書合計表等の作成と提出
• 源泉徴収税の納付

従業員たちの提出物の管理を慎重に行ったうえで、一人ひとりの所得税の計算をして記入します。さらに「法定調書合計表」「支払調書」「源泉徴収票」を作成し、まとめて税務署へ提出しなければなりません。

また、「給与支払報告書」を作成して、従業員の居住する自治体へ提出する必要も生じます。これらの書類の作成や提出に、非常に手間がかかるわけです。

4．申告漏れ・申告ミスで追徴課税のリスクがある

申告漏れや申告ミスによる追徴課税のリスクも、負担を感じやすい理由の1つです。

年末調整担当者が行う業務は多く、専門性と正確性が求められます。確認不足などによって、ミスを引き起こしてしまう可能性もゼロではありません。もし過年度分で誤りがあった場合には、再調整が必要です。

修正後に不足分が発覚した場合、追加徴収しなければならず、まずは会社が立て替えて、従業員にも徴収請求を行わなければなりません。

申告漏れやミスは、数カ月後に税務署からの通知で発覚することもあり、手間もかかります。無申告加算税が発生した場合、もはや担当者だけではなく会社全体に関わる問題になりかねません。

年末調整をアウトソーシング・外注する7つのメリット

煩雑かつ業務負荷の多い年末調整業務を正確に行うために、アウトソーシングを利用するのは良策です。ここでは、年末調整業務をアウトソーシングするメリットを7つ解説します。

1．担当者の作業負荷を軽減

年末調整をアウトソーシング・外注すると、担当者の作業負荷を軽減できます。

年末調整は従業員ごとに必要書類を集め、内容を確認し、控除額などを計算するため、担当者には大きな負担がかかります。

特に年末は通常業務も忙しく、その影響で残業が増えがちです。アウトソーシングを活用すれば、これらの煩雑な作業を専門業者へ任せられるため、担当者の業務量を大幅に削減できるでしょう。

結果として、担当者は本来取り組むべき業務へ集中でき、働き方の改善にも役立ちます。

2．経験豊富なプロの対応で早い仕上がりを実現

経験豊富なプロに依頼すれば、早い仕上がりを実現できます。

年末調整の処理には、税制や制度変更への理解が欠かせません。社内だけで対応しようとすると、最新情報のキャッチアップや確認作業に時間を取られてしまい、業務が滞ることもあります。

一方、代行会社には税務処理に長けたスタッフが揃っているため、正確かつ素早く処理を進められるでしょう。早期完了を期待できるのも大きなメリットです。

3．法改正・書類対応のミスを防止

法改正や書類対応のミスを防げるのも、アウトソーシング・外注するメリットの1つです。

年末調整は、毎年のように税制改正や制度変更が行われるため、最新情報を正しく理解して運用する必要があります。

社内対応の場合、担当者が法改正を十分に把握できていないと、書類の扱いを誤ったり、控除の計算ミスが発生したりするリスクがあります。

アウトソーシングを利用すれば、最新の法令知識を持つ専門家が処理を担当するため、ミスの防止につながります。また、必要な書類の不備や提出漏れなどのチェックも外注先が対応するため、安心して任せられます。

アウトソーシング・外注することで正確性を保ちながら、業務の不安や手戻りを大幅に減らすことが可能になるでしょう。

4．年末調整に関するコストの削減

アウトソーシングを利用すると年末調整システムや、デジタルデータを利用した業務を依頼するのが主流です。その結果、それまで紙ベースで作業していた場合でもデジタル化が進み、その分のコスト削減が可能です。

年末調整の業務を行うには、記入・申請・集計用の紙やデータ容量、管理費など細々としたコストがかかっています。

アウトソーシングによってそれらのコストを抑えやすくなります。

また、担当者の時間外労働など、人件費のコストカットも期待できるでしょう。

5．マイナンバー管理の不安が解消

セキュリティ管理を徹底した外注先の場合、重要な個人情報であるマイナンバーを管理する不安から解放されるのもメリットです。

2016年からマイナンバー制度の運用がスタートし、それ以降の年末調整にはマイナンバーが必須となりました。本人だけではなく、控除対象扶養家族のマイナンバー記載が必要です。

マイナンバーは非常に重要な個人情報であるため、管理を任される担当者は管理に神経をつかうことになります。セキュリティ管理において信頼できるプロのアウトソーシング先を見つけることで、その負担を軽減できるはずです。

6．業務品質に統一感が生まれ社内共有・引き継ぎがスムーズ化

業務品質に統一感が生まれて、社内共有がスムーズにいくメリットもあります。

毎年行う年末調整の代行業者を決めると、業務品質のムラがなくなることが見込めるからで

す。

煩雑な業務は概ねアウトソーシング先に依頼するので、社内での年末調整に関する業務はいたってシンプルになるはずです。

そのため、社内共有や引き継ぎもスムーズに行えるでしょう。

7．経営者や社員のリソースはコア業務に集中

年末調整を外注すると、その分社内の業務負担を大きく減らせるため、経営者や従業員はコア業務に集中できます。特に経営者や年末調整担当者が、限られた時間をより重要な仕事に使えることが最大のメリットです。

書類の回収や確認、細かい計算作業を外部に任せることで、作業ミスの不安も減り、安心して本業へ集中できます。また、法改正への対応や問い合わせ対応もプロが代行すれば、更に負担を軽減できるでしょう。

外注は「負担を減らし、価値の高い仕事に時間を使う」ための有効な手段です。

アウトソーシング・外注できる年末調整業務の種類

年末調整をアウトソーシングできる年末調整業務について、具体的にご紹介します。

アウトソーシングする先の会社によって異なりますが、一般的には以下の業務が含まれています。

• 従業員向け「年末調整に必要な提出物」の案内作成
• 回収した申告書の内容チェック
• 不備対応と進捗管理
• 年末調整控除データの作成
• 年税額の計算および過不足税額資料の作成
• 源泉徴収票の作成
• 法定調書合計表の作成
• 給与支払報告書の作成・市区町村役所への発送

ただし、依頼先の会社によってはオプション料金が発生する場合もあるので、見積もりの際に、含まれている業務内容はしっかりと確認しましょう。

年末調整代行サービスを導入する流れ

年末調整をアウトソーシングする際に、実際に導入するまでの一般的な流れを解説します。

①社内の業務フロー・外注範囲を整理する

年末調整代行サービスを導入する最初のステップは、社内の業務フローと外注する範囲を整理することです。まず、「どの作業を社内で行い、どこから先を外注に任せるか」を明確にします。例えば、従業員から書類を集めるところまでは社内で行い、内容の確認や計算処理を外注に任せるといった形です。業務フローを事前に整理しておくことで、外注先とのやり取りがスムーズになり、無駄な手戻りも防げます。さらに、社内の体制や担当者を決めておくことで、導入後の運用も安定するはずです。

②問い合わせ

外注範囲を整理できたら、実際に問い合わせをします。問い合わせでは、自社の従業員数や年末調整の対象人数、希望する代行範囲などを伝えることで、最適なプランを提案してもらいやすくなるはずです。問い合わせ後は担当者からヒアリングや面談日の案内があり、サービス内容を確認しながら検討を進めます。早めに問い合わせることで、スムーズな導入準備が可能になるでしょう。

③相談・ヒアリング

年末調整代行業者の担当者と面談、もしくは電話などで現在抱えている悩みや希望などを相談できる場が設けられます。面談日までに、これまでの業務の流れや、困っていることなど社内で洗い出しておくとスムーズです。

相談時間については「1時間は無料」など、依頼先によってサービスが異なるため、事前に確認しておくと安心です。

④提案・見積もり

面談の後、プランや見積もりの提示があります。この時に、どのような業務内容が含まれているのか、または含まれていなくて別途オプションなのかなど、細かくチェックすることが重要です。

⑤契約・サービススタート

提案内容を社内で吟味し、問題がないようであれば正式契約を結びます。

ポイントとして、契約先を決めるまでに複数の会社を比較検討してみるのがおすすめです。料金やサービス内容など、より自社に合ったアウトソーシング先を見つけやすくなるでしょう。

年末調整代行サービスの料金相場

続いて、年末調整代行サービスの料金の相場を、主な代行会社別に解説します。

1．ウェブゼイム

画像引用：「ウェブゼイム」公式サイトより

「ウェブゼイム」は、税理士を紹介するサービスを行う会社です。紹介料は無料で、さらに「最低料金保証付き」であることから、業界最安値を売りにしています。

顧問税理士の紹介をはじめ、年1回の決算時期だけ利用する、というスポット対応も可能なので、自社に合った依頼ができます。全国各地で利用できることもポイントです。

【年末調整サービス料金】以下税込価格

年末調整計算だけではなく、源泉所得税納付書の作成・法定調書合計表の作成から提出まで、年末調整に関することすべてを格安で税理士が代行するので、コストをおさえたい場合におすすめです。

「ウェブゼイム」公式サイト

2．経理外注・記帳代行センター

画像引用：経理外注・記帳代行センター公式サイトより

「経理外注・記帳代行センター」はマクシブ総合会計事務所が運営しており、東京都を中心に経理代行を行っています。

現在は年末調整のみの受付は停止しているものの、その他の経理業務もあわせて依頼したい場合におすすめのサービスです。

【年末調整サービス料金】※給与計算代行利用時

経理外注・記帳代行センター公式サイト

3．税理士法人YFPクレア

画像引用：税理士法人YFPクレア公式サイトより

「税理士法人YFPクレア」は首都圏に7拠点あり、企業はもちろん、医院や芸能関係者など幅広いジャンルで経理サポートをしている会社です。

年末調整の依頼方法はシンプルで、企業側は「扶養控除等申告書」「保険控除等申告書」「配偶者控除等申告書」を書いてクレアに送るだけです。

年末調整だけの依頼も可能で、クラウド化している場合も代行可となっています。

同サービスに給与計算代行を依頼している場合は、基本料金無料で、一人当たりの料金のみで年末調整の代行を行ってくれます。

【年末調整サービス料金】

〇計算料金：100名以下の場合2,000円～／人

〇基本料金：給与計算の依頼ありの場合無料

　　　　　　給与計算の依頼がない場合は以下のとおり

税理士法人YFPクレア公式サイト

4．ECOMIC

画像引用：ECOMIC公式サイトより

「ECOMIC」は給与計算や年末調整など、バックオフィス業務のアウトソーシングをしている会社です。

年末調整については、専用のクラウドシステム「簡単年調」を利用することにより、業務工程の大幅な削減を実現します。申告内容の確認や訂正依頼も、すべて同社での代行が可能です。導入実績は1,300社以上で、多種多様な企業が導入し業務のスリム化を叶えています。

【年末調整サービス料金】

年末調整のアウトソーシング料金の相場は、基本料金＋従業員の人数によって1人あたりの費用が変わります。基本料金を除くと、1人あたり840円〜2,000円が相場です。

ECOMIC公式サイト

年末調整をアウトソーシング・外注する際の5つの注意点

アウトソーシングの利用は企業にとってメリットが多いですが、注意すべき点もあります。

そこで、気をつけるポイントを5つご紹介します。

1．信頼性のあるサービス・代行パートナーを選択

まずは、信頼できるパートナーになるかどうかの見極めが必要です。

信頼できるかを見極めるには、経験値や対応実績などが指標になります。口コミや、ホームページの事例などを事前にチェックしてみてください。そして、実際に相談してみることが大切です。専門知識と豊富な経験を持つ企業を選ぶと、精度の高いサービスを受けられるでしょう。

2．アウトソーシング・外注が可能な業務範囲を確認

代行業者によって業務内容に違いがあるので、アウトソーシング・外注が可能な業務範囲を確認しましょう。契約した後に、代行業者に依頼する認識だったものが「企業側でしなければならないことだった」ということがないように確認しておく必要があります。

オプション対応として、追加料金を支払うことにより依頼する業務範囲を広げられる場合もあります。対応可能かどうか、事前に担当者に確認しておくことがおすすめです。

3．データ管理と情報セキュリティ対策の徹底

年末調整をアウトソーシングする際は、データ管理と情報セキュリティ対策を徹底することが重要です。

年末調整では、従業員のマイナンバーや所得、扶養情報など、機密性の高い個人情報を扱います。そのため、委託先がどのようにデータを管理しているかの確認が欠かせません。

具体的には、通信の暗号化、アクセス権限の管理、データの保管期間と削除方法などを事前にチェックしましょう。また、情報漏えいが発生した場合の対応体制や、個人情報保護法に基づいた運用をしているかも大切な判断基準です。信頼できる業者を選ぶことで、安心して業務を任せられます。

4．業務代行先との円滑なコミュニケーション

業務代行先とは、普段から円滑なコミュニケーションをしておきましょう。連絡が取りやすい関係であれば、少しでも気になることがあればお互いに報告をしやすくなるはずです。

業務代行先がプロだからとはいえ、依頼した後すべて任せきりにするのはNGです。

万が一、問題が発生した場合に、トラブルの発見・対処に遅れが生じてしまうほか、企業側で訂正処理が必要な場合、対応が後手後手となってしまう懸念があります。

都度進捗を確認し、代行業者から連絡があったらすぐに対処できる環境を整えておくのが、上手なアウトソーシングの利用方法です。

5．外注しても社内調整や書類準備が必要な場合も

年末調整を外注しても、社内での準備がまったく不要になるわけではありません。

従業員の情報をまとめたり、外注先へ渡す書類を整えたりと、最低限の社内調整は必要になる場合があります。提出期限や書類の不備チェックは、社内で管理することが多いため、早めの準備が欠かせません。

また、外注先とのやり取りも発生するため、担当者を決めておくとスムーズです。こうしたポイントを理解しておけば、「頼んだのに逆にバタつく」といったトラブルを避けられます。外注は便利ですが、事前準備の役割分担を明確にすることが成功のポイントです。

まとめ：年末調整をアウトソーシング・外注して効率化しよう

本記事では、年末調整をアウトソーシングするメリットと注意点、依頼の流れ、料金相場を解説しました。注意点を考慮すれば、年末調整という煩雑な業務のアウトソーシングは、企業の円滑な運営を実現できるでしょう。

前述したように、年末調整は税理士資格を保有している人ではないとできません。年末調整をアウトソーシングする際は、税理士もしくは、税理士が所属している業者かどうかきちんと確認しましょう。

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