営業事務のDXとは？DX化のステップや方法を分かりやすく解説！

さまざまな業種においてデジタル化が進む中、営業事務も例外ではありません。

営業事務のDXとは、どのような取り組みのことかご存じですか？

漠然と分かってはいるものの何から始めてよいのか分からない、どのようなステップを踏めばよいのか分からない、といった方も多いと思います。

本記事では、営業事務のDX化の進め方や、得られる効果を分かりやすく解説しております。

「そもそも営業事務のDXってなに？」「DX化に取り組んでいるけれど上手くいかない！」という方は是非本記事をご覧ください！

営業DXを正しく理解し実践することで、営業全体のリテラシーを高め、さらに自社の競争力強化へとつなげましょう。

営業事務のDXとは

DXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略であり、直訳すると「デジタルによる変容」という意味です。

営業事務のDXとは、営業活動に関わるバックオフィス業務をデジタル連携させ、業務の効率化・自動化を図る取り組みです。

デジタル技術を活用した営業事務業務の改善は、営業部全体の業務プロセスや働き方を変革するといえるでしょう。

このような企業体制全体の変化を、営業事務のDXと捉えます。

DXとデジタル化の違い

DXより聞き慣れた言葉として「デジタル化」がありますが、「DX=デジタル化」ではありません。

DXとデジタル化では、「目的」に違いがあります。

デジタル化の目的は、業務の効率化です。一方、DXではデジタル化は手段であり、ビジネスモデルや業務の変革を目的とします。

システムが構築されることで、現状が整理され、よりよい提案やサポート範囲の拡大につながるでしょう。

営業事務にDXが必要な理由

業務が多岐にわたる営業事務にとって、一人ひとりに掛かる負担を軽減させ、業務を標準化させるためにはDXが必要です。

手順を共有する仕組みが確立されていなかったり、人的リソースが足りなかったりすることで、属人化しやすい傾向にあります。

営業事務の属人化が進むと、業務効率や品質の低下、ミスやトラブルに気がつきにくくなるといったリスクが生じるでしょう。

DXの推進は、これらの課題を解決し、安定したサポートの提供を可能にします。

営業事務の主な業務内容

営業事務は直接売り上げに関わるような業務内容ではありませんが、その業務は多岐にわたり、営業活動において必要不可欠な業務と言えます。

また、一般事務は部門を限定せず社内全体の事務業務を請け負いますが、営業事務は事務業務に加え、営業活動におけるサポート・バックアップもおこないます。

営業事務の主な業務内容は次の通りです。

顧客対応

顧客への的確な回答やスムーズな来客対応には、日々の情報アップデートと、その場に応じたコミュニケーション能力が求められます。

また、営業事務における顧客対応の特徴は、営業に同行して客先に足を運ぶケースがあることです。

継続的な取引がある場合は、現在の取引状況や取引先の経済状況など、営業事務と営業担当者間で定期的に情報の共有が必須となります。

資料、見積書・請求書作成

営業事務には、正確な書類作成が求められます。

見積書や請求書はもちろんのこと、顧客への提案資料や社内資料といった、幅広い内容の資料作成を任されるため、基本的なパソコンスキルは必須です。

また、指示通りに作成することや、資料の見やすさといった配慮も必要とされます。

さらに、期日にあわせて作成する必要があるため、スケジュール管理能力も欠かせないスキルです。

データ入力

営業事務におけるデータ入力は、売上管理や在庫管理、案件管理に付随した業務です。

さまざまなデータを入力しますが、どれも正確性が重視されます。データ入力に間違いがあると、その後の作業にも影響が及ぶ可能性があります。

ミスしないことも大切ですが、ミスが発生しないような体制の構築やマニュアル整備も必要です。

また、紙媒体であればファイリング作業が発生しますし、データ保存であればデータ管理をおこなわなければなりません。

保管方法の徹底やデータ漏洩の予防といった、セキュリティに関する知識も求められます。

進捗管理

日々の進捗は日報で共有することが多いため、情報の共有はスムーズにおこなわれることが理想的です。

進捗管理は、プロジェクトの達成には必要不可欠であり、コミュニケーション能力や管理能力といった幅広いスキルが求められます。

トラブルや問題が発生した時に臨機応変に対応できるかも大切です。

営業事務におけるDXの進め方

それでは、営業事務におけるDX化の進め方を見ていきましょう。

DXの進め方としては、以下の順に進めてみてはいかがでしょうか。

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現状分析と課題の把握

現状分析は、以下のステップで進めるとよいでしょう。

1. 業務内容を洗い出し、細かく分解する
2. 業務ごとの課題や困っている点を整理する
3. 業務フロー図や業務棚卸表を用いて可視化する

業務フロー図は、業務の流れを視覚的に整理し、各工程のつながりやボトルネックを把握するのに役立ちます。一方、業務棚卸表では、業務内容や担当者、工数などの詳細を一覧化し、負担の偏りや非効率な業務を見つけやすくなります。

これらを活用しながら、理想の業務状態と現状のギャップを明確にし、課題を設定しましょう。

 DX化する業務の優先順位

営業事務のDX化を進めるにあたり、全ての業務を一度に効率化することは困難です。そのため、優先順位をつけて取り組むことが重要です。

現状分析で明らかになった課題について、より詳細な情報を得るために、関係者へのヒアリングを実施するのが有効です。営業事務担当者、営業担当者、顧客などに、意見を求めましょう。

ヒアリングの際には、

• 問題が影響する範囲
• 発生の頻度
• 発生時の対応にかかる時間や労力

といった内容を盛り込みましょう。

ヒアリング内容を基に、時間短縮やコスト削減、ミス減少など、効率化することで得られる効果を基準に優先順位をつけましょう。

ツールやサービスの選定と導入

DX化する業務の優先順位が決まったら、ツールやサービスの選定をおこないます。

自社が抱える課題に合ったツールやサービスを選定することが重要です。

自社だけでは課題解決に向けたツールやサービスの選定・導入が難しいと判断した場合は、外部サービスの検討も視野に入れましょう。

PDCAサイクルを回す

DXによる改善策がうまくいっていないと感じられた場合は、PDCAサイクルを回して精度をあげましょう。

PDCAサイクルとは、

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（評価）
• Action（改善）

の頭文字であり、業務改善に関する枠組みのことです。

4つの工程を繰り返すことで、継続的な業務改善を促します。

計画・実行した結果を評価するだけでなく、うまくいった要因やうまくいかなかった要因を分析し、改善やブラッシュアップをおこなうことが大切です。

営業事務をDX化する具体的な方法

DXの進め方への理解は深まったと思いますので、次は営業事務のDX化を進める具体的な方法をご紹介いたします。

取り入れやすい方法を導入することで、スムーズにDXを進めることが可能です。

具体的な方法として、以下のようなデジタルツールの導入や体制構築が挙げられます。

営業支援ツール導入

営業支援ツールとは、営業事務の効率化や生産性向上を支援するソフトウェアやシステムです。

営業活動に役立つツールには、CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）などがあります。

複数のツールを組みあわせて活用することで、大きな相乗効果を発揮します。

営業事務において、資料作成や顧客管理、スケジュール管理といった営業活動のサポートは、業務の大半を占めています。こうした業務にデジタルツールを導入することで、必要な情報を探す時間や手間が省略できるでしょう。

また、クラウド型のツールを使用することで、リアルタイムで最新の情報にアクセスできるメリットもあります。

営業支援ツールを選ぶ際には、導入することで課題が解決できるか、セキュリティ体制が整っているか、といったポイントを意識するとよいでしょう。

ツールを導入する場合は、初期費用やランニングコストが発生するので、費用対効果を想定した検討が必要です。

マニュアル作成

マニュアルがあると、作業者が同じ質で業務を進められるようになるため、業務品質の安定と向上が期待できるでしょう。また、引継ぎにかかる工数の抑制も可能です。

DXを進めるためには、デジタル化した電子マニュアルが効果的です。

電子マニュアルは、PCやスマホ、タブレットでマニュアルの作成や編集ができます。さらに、場所を選ばずにマニュアルの閲覧が可能です。

紙のマニュアルであれば、該当箇所を探し出すことに時間を要します。

しかし、デジタル化されたマニュアルであれば、キーワード検索することで、膨大な情報の中から必要とする情報にすぐに辿り着くでしょう。

インサイドセールス導入

インサイドセールスとは、非対面でおこなう営業活動のことです。

現在、新しい営業手法として、インサイドセールスへの注目が高まっています。

見込み客への営業活動において、メールや電話、オンライン会議ツールを活用することで、一日の商談数の増加が期待でき、効率的な営業活動が可能です。

また、インサイドセールスを導入すれば、商談獲得までの業務を分業できます。

営業プロセスを分業することで、営業担当は商談に至るまでのインサイドセールスの業務負担が減り、商談以降の業務に注力できます。

コミュニケーションツール導入

営業事務のコミュニケーションには、ChatworkやSlackなどのチャットツールやAsanaやBacklogといったタスク管理ツールの導入がおすすめです。

チャットツールは、送信者は既読がつくことで確認済みの判断ができ、受信者も自身のタイミングにあわせて内容の確認ができます。

また、タスク管理ツールでやるべきことを視覚的に管理することで、優先順位がつけやすくなります。

コミュニケーションツールの導入は、社内連絡や顧客とのコミュニケーションが円滑に運び、業務効率の向上が期待できるでしょう。

さらに、自社サイトにFAQやチャットボットを設置することで、お客様からの質問や問い合わせに、営業事務の人的リソースを割くことなく対応が可能です。

アウトソーシングの活用

営業事務をアウトソーシングすることで、社内のリソースが確保でき、コア業務に集中できるといったメリットが生まれます。

また属人化が解消され、業務が標準化されることで、品質向上が期待できるでしょう。

ただし、営業事務業務は多岐にわたるため、対応可能な範囲の確認は必要です。

自社の悩みを解決できる代行業者かよく検討することで、煩雑な業務をプロに任せ、強化したい業務に注力できます。

DXの新たな選択肢であるBPO

近年、ＤＸの新たな選択肢としてBPOへの注目が高まっています。

ビジネスを外部に委託するという点ではアウトソーシングと同様ですが、業務の一部を委託するアウトソーシングに比べ、BPOは業務を一括して請け負います。

また、アウトソーシングは一時的な人材不足解消を目的とすることが多く、短期的に利用される傾向にあります。

それに比べ、BPOは業務のプロセスをまとめて委託できるため、社内リソースの最適化や業務における課題解決、プロセス改善が可能です。

ビジネス環境の変化が激しい現在、BPOサービスを導入し、外部リソースを上手く活用することで、企業は自社の課題に柔軟に対応できるでしょう。

BPOとはどういう意味？注意点やサービスの対象業務例などわかりやすく解説！

営業事務のDXにはフジ子さんの活用を！

BPOサービスを提供しているフジ子さんでは、日々さまざまなバックオフィス業務のお手伝いをおこなっております。

営業事務のサポートにおいても、フジ子さんを是非ご活用ください！

マニュアル作成やデータ入力といった事務作業の他に、各種ツールの導入サポートや架電業務といった、専門性の高い業務におけるエキスパート対応も可能です。

各対応が独立しておらず、チームとして連携が取れているため、スピーディーに幅広い視野で営業事務のDXに貢献します。

フジ子さん活用事例

営業事務をご利用用途とするお客様の、フジ子さん活用事例をいくつかご紹介いたします。

活用事例を見ていただくと分かりますが、営業事務だけご依頼している企業はほとんどなく、複合的にご利用されているお客様が大部分です。

このことからも、営業事務のDX化に、BPOサービスを選択される企業が増えたことが分かります。

【gooddo株式会社】

〈導入して得られた効果〉

社員の私たちにしかできない、攻めの仕事に集中できるようになりました。

「少しでも面倒だと思う仕事があれば、全部振ってください」と言っていただいたことがきっかけで、「なくてもいい業務はお願いして、社員は自分にしかできないことをしよう」と社内全体で思えるようになりました。

現在は、社員みんながコア業務かノンコア業務かを意識しますし、ノンコアを手放すことで確実にコア業務の効率も上がるので、ミーティング等でも「この業務、「フジ子さん」にお願いして回していくにはどうすればよいかな」と考えながら仕事を組み立てていくことも多いほどです。

【株式会社歌の手帖社】

〈導入して得られた効果〉

対面で仕事を依頼する場合はニュアンスで伝わりマニュアルがなくてもスムーズにいくこともありますが、個人の頭の中にしかノウハウが蓄積されない状態が多く、マニュアル化しなかった分引継ぎの際に時間がかかります。

その点フジ子さんへ依頼をすることでマニュアル化もしていただけるので社内の仕事が整理されていると思います。

あわせて、フジ子さんはリスクマネジメントがしっかりしているので、「こういうことが起こりうる可能性がないか」と先回りすることを徹底されているように感じます。

社内で対応をする場合は「まず作業をしてミスがあったらリカバリーする」という流れが多かったですが、今はフジ子さんに依頼すること自体がリスクヘッジになっていると感じます。

【株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット】

〈導入して得られた効果〉

会社として営業やサービス改善をやり続ける必要がある中で、業務改善に割ける時間が増えたと感じます。

また、私自身が出産したのですが、仕事を抱えていたので産休・育休を取ることができませんでした。

私がいない間業務が止まってしまうのではと考えて真っ青になりましたが、スマホからSlackでフジ子さんへ指示連絡ができたので、育児中でも業務を進めていただくことができました。

昨今、育休時の代替社員を8割の企業が用意できていないとニュースで言われていますが、「弊社はフジ子さんでなんとかできました」と世の中の企業にお伝えしたいです。(笑)

最後にこれは自戒の意味もありますが、フジ子さんを導入したことで、1つの業務を自分の手で持ちすぎないようになり属人化を防ぐことができるようになりました。

お客様の声

まとめ

営業事務のDXとは、どのような取り組みのことか理解できましたか？

営業事務の業務は多岐にわたり、高いスキルが求められます。

自社の社員が自身のスキルを十分に発揮するためにも、DXの推進は避けては通れない取り組みです。

この記事を参考に、是非営業事務のDXを進めてください。