「社宅代行サービスの仕組みや業務内容を知りたい」「おすすめの業者を教えて欲しい」このようにお悩みではありませんか？
社宅代行サービスとは、社員の新規契約・更新・解約の手続きなどの社宅管理業務を代行するサービスのこと。
使用することで、社宅管理に関する業務を一本化できたりコストを適正化できたりなどのメリットがあります。
そこで本記事では、社宅代行サービスの仕組み、業務内容、費用、使用の流れ、おすすめの業者を解説します。
目次
社宅代行サービスとは？
社宅代行サービスとは、契約・解約、社員の入居・退去の手続きなどの社宅管理業務を代行するサービスのことです。
社宅で使用する借上げ住宅は、一般の賃貸住宅を使います。そのため、不動産の専門知識や管理会社・家主とのやり取りなど業務量が膨大になりがちです。社宅代行サービスを利用することで、これらの負担を軽減できます。
社宅代行サービスで行う主なサービスは以下の通りです。
- 入居者の新規契約手続き
- 入居者の契約更新手続き
- 入居者の解約精算手続き
- その他定期業務（家賃送金、調書作成など）
社宅代行サービスに依頼できる主な業務内容
社宅代行サービスに依頼できる主な業務内容を、5つに分けて紹介します。
新規契約の業務
入居者の新規契約に関する業務を依頼できます。具体的には以下のような業務内容があります。
- 希望物件への申し込み
- 物件の契約書・重要事項説明書への署名代行
- 契約書の管理
- 鍵の受け渡し
- 入居案内
社宅に関する規定と居住者の希望がマッチする物件への申し込み、契約書署名・管理代行、入居時の案内などが新規契約に関する業務として挙げられます。
契約更新の業務
入居者の契約更新時に関する業務を依頼できます。具体的な業務内容は以下の通りです。
- 更新に関する連絡
- 更新条件の精査
- 更新契約書作成
- 更新契約書の保管
- 更新料の支払い代行
更新条件を精査し、時には交渉も実施します。また、更新契約書を作成し、署名、保管まで実行します。
解約精算の業務
入居者が解約する際の業務を依頼できます。具体的な業務内容は以下の通りです。
- 家主・管理会社への解約連絡
- 原状回復にかかる費用の精査
- 解約書類作成・提出・保管
- 解約精算
家主への解約通知や原状回復に必要な費用の精査、解約書類作成、敷金などの精算まで実施します。
定期業務
定期的に発生する業務も依頼できます。具体的な業務内容は以下の通りです。
- 支払調書の作成
- 家賃送金
- 月次請求書作成
家賃送金や月次請求書の作成を代行します。また、1年間に支払った不動産使用料が記された支払調書も作成し、税務署へ提出します。
その他の業務
その他の依頼できる業務は以下の通りです。この他にも、業者によっては社宅管理に関するさまざまな業務を代行します。
- 相談・苦情対応
- 退去時・入居時のルームチェック
- リフォーム手配
社宅代行サービスを利用するメリット
社宅代行サービスのメリットを4つ紹介します。
不動産のプロによる提案を受けられる
1つ目のメリットは、不動産のプロからのアドバイスを受けられること。通常、社内管理部に不動産の専門知識を有した社員はいないことが多いです。
そこで、宅建などの不動産資格を有した社宅代行サービスを利用すると、プロのアドバイスを受けながら、迅速に業務を推敲できます。
社宅にまつわる業務を一本化できる
2つ目のメリットは、社宅に関する業務を一つにまとめられることです。通常であれば、振込業務は経理部、契約書作成は総務部などのように、複数の部署に社宅関連業務が割り振られることが多いです。
そこで社宅代行サービスを利用すれば、社宅関連業務を一本化できます。膨大な事務作業を委託できるため、業務を効率化できるでしょう。
異動時の業務を効率化できる
3つ目のメリットは、人事異動時の業務を効率化できることです。人事異動は年度末に行われることが多く、その時期に社宅関連の業務が大幅に増えます。
社宅代行サービスを利用すれば、大きなマンパワーを使わずに、少ない人員で社宅関連の業務を行えるでしょう。
社宅コストを適正化できる
4つ目のメリットは、社宅に関するコストを適正化できるということ。社宅代行サービスでは、賃貸料や原状回復費用をプロが交渉するため、コストを適正化できます。
社宅代行サービスを利用するデメリット
社宅代行サービスを利用するデメリットは次の2つです。
サービスの利用料がかかる
1つ目のデメリットは、サービス利用料がかかること。
サービスの利用料を断定することはできませんが、物件種類や委託内容を考慮した上で、サービス料金が算出されます。この金額と業務軽減とのバランスを考慮し、費用対効果が高いのであれば、社宅代行サービスを利用しましょう。
業務がブラックボックス化するおそれがある
2つ目のデメリットは、業務がブラックボックス化する可能性があることです。社宅代行サービスは「委託」の形態をとっており、社外で業務を実施するため、状況が把握しにくいです。
定期的に担当者に状況を確認し、トラブルが起きるのを防ぎましょう。
社宅代行サービスの費用相場
物件の種類やどの業務を依頼するかによって費用は異なるため、費用相場は「〇円」と断定することは難しいです。
そのため、相場観を確認するために見積りを複数社から受け取ることをおすすめします。何社か比較し、相場を理解した上でより自社に適した会社に委託しましょう。
社宅代行サービスのおすすめ4社比較
社宅代行サービスのおすすめ4社を紹介します。
スターツコーポレートサービス株式会社
画像：スターツコーポレートサービス株式会社
「スターツコーポレートサービス株式会社」は、社宅管理業20年以上・不動産事業50年以上の歴史のある会社です。
これまでのノウハウを活かしたオリジナルの社宅管理システムを使用しています。システムでは、リアルタイムで入退去管理ができ、社宅手配、承認、手続きも同一画面で行えます。また、全国3,000店舗以上の不動産ネットワークを構築しており、幅広い物件紹介が可能です。
株式会社タイセイ・ハウジー
画像：株式会社タイセイ・ハウジー
「株式会社タイセイ・ハウジー」は、1995年に日本で最初に社宅管理業務代行を始めた、パイオニアとも言える会社です。受託企業数は747社、受託管理件数は100,057戸を誇っています。
また、タイセイ・ハウジーにはプロフェッショナルが多数在籍しており、原状回復費用に対する適正化の実績（敷金回収率は61.75%など）が多いです。コストをより抑えたい会社に向いているでしょう。
株式会社リロケーション・ジャパン
画像：株式会社リロケーション・ジャパン
「株式会社リロケーション・ジャパン」は、効率化に重点を置いた社宅代行サービスです。
自社管理と比較し、90%以上の工数削減を実現します。
株式会社リロケーション・ジャパンでは、業務をフルアウトソーシングする「転貸方式」を採用しています。包括転貸借契約を締結することで、家主ごとの賃貸借契約が不要になり、業務を効率化できるのです。
株式会社リベロ
画像：株式会社リベロ
「株式会社リベロ」は、社宅管理の他にも、部屋探し、引っ越し一括見積りなど転勤者向けのサービスを展開しています。
転勤者向けにサービスを展開しているため、レンタル家具サービス、インターネット回線調査など、社宅管理に付随する幅広いサービスを受けられます。
社宅代行サービスの選び方
ここからは、社宅代行業サービスの選び方を解説します。
実績は豊富か
依頼者の希望に沿った社宅を提供するには、やはり相応のノウハウが必要になってきます。その裏付けのひとつになるのが実績であり、ここは必ずチェックしておきたいところ。
また、実績が豊富な業者であれば、イレギュラーが発生しても迅速に対処してくれるでしょう。
業者の強みが導入目的と合致しているか
社宅には社有社宅と借上げ社宅があり、業者によって得意な分野が異なります。また、コストの低さに強みがあったり、物件の綺麗さに強みがあったりと、業者ごとの特徴はさまざまです。
こうした部分が自社の導入目的と合致しているかもチェックしましょう。コストを抑えたいのであれば、そこに強みを持つ業者を探す、等ですね。
サポートが充実しているか
社宅業務というのは、実際に人が住んでからが本番のようなもの。トラブル対応はもちろん、入居者の要望に沿ったサポートが迅速に行われるかどうかは、社宅への満足度、ひいては従業員満足度につながります。
したがって、契約後のサポートの充実度についても十分に確認しておきましょう。
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画像：フジ子さん
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まとめ
今回は、社宅代行サービスの仕組み、業務内容、費用、使用の流れ、おすすめの業者を解説しました。
社宅代行サービスとは、社員の新規契約や更新、解約の手続きなどの社宅管理業務を委託できるサービスです。利用により、不動産のプロの提案を受けられたり煩雑な社宅管理業務を一本化できたりなどのメリットがあります。
今回紹介したことを参考に、あなたの会社に合った社宅代行サービスを比較検討してみてください。
