働き方改革による労働環境の変化に伴って、業務の効率化が求められる時代となりました。
しかし、いざ取り組もうと考えても「どこからどう手をつけたらいいのかわからない」「どうすればスムーズに実現できるのか」と悩む企業も多いはず。効率化を実現するには多大な労力と手間が必要で、成果がでるまで時間もかかります。
やみくもに取り組むと、却って業務が煩雑になる恐れもありますので注意したいところです。
そこで本記事では、効率化の概要と目的を解説した後に、具体的な効率化の手法やその内容、ポイントをご紹介していきます。
目次
業務効率化とは？
業務効率化とは、限られたリソースの中でより大きな収益を生み出すために、各業務における非効率な部分を改善することです。
ここでいう「非効率な部分」は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つに分類されます。
時間・人材・資金などが限られた日々の業務の中で、非効率な業務を取り除けば、効率の良い仕事ができて生産性も上がります。
仕事を進めていく中で、以下のようなムリ・ムダ・ムラがないか確認してみましょう。
ムリ
業務の中で能力的に、あるいは時間的にムリということはありませんか？
キャパシティを超えて仕事をすれば、成長につながるかもしれません。しかし、身体的・精神的に大きな負担となれば、本来の業務の精度も落ちてしまいます。
また、ムリなスケジュールを計画することも、パフォーマンスが発揮されない状態に陥ります。これは人に対しても、機械に対しても当てはまることです。
ムダ
「これって本当に必要なのかな」と感じるものはありませんか？
ムダとは生産性を悪くする事柄を意味します。
以下が、ムダな仕事の例です。
・整理整頓されていないため必要なものが見つからない「探すムダ」
・不必要な書類記入や手続きが多く生産性が落ちてしまう「記入のムダ」
・作業場所の動線が確保できていないことで発生する「歩くムダ」
・適切な在庫管理ができていないことによる「在庫のムダ」
また、定例的に行われる会議や、ルーティーン化された作業、資料作成など、昔から引き継がれてきただけで実はあまり必要がないという場合もあります。
ムラ
業務の量や使用ツール・ルールなどは社内で平準化されていますか？
ムラとは、仕事の品質が人や部署により一定ではないという状態を意味します。部署や人によって業務量に偏りがあると、効率が悪く不満も生じるでしょう。
また、繁忙で別の部署にヘルプで行ったものの、使用しているツールが異なるため作業が進まない、なんてことも考えられます。
同じ会社なのに店舗によりサービスの質にムラが生じると、顧客満足度の低下につながります。
業務効率化が求められる背景
近年の少子高齢化による人口減少、それに伴う労働者不足が大きな課題となっており、この流れは今後さらに深刻化すると考えられています。
このような中で、人材不足を補う「働き方改革」、ITやLotを活用した自動化・省人化が進むなど、業務効率化のニーズが高まっているのです。
また、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増えている昨今において、業務効率化は課題となっており、生産性を維持する上でもその必要性がより一層増しています。
テレワークの効率化が進めば、妊娠・育児・介護などで通勤が困難な人でも働くことができるようになり、通勤時間のムダを省き、人手不足の解消に効果的です。
業務効率化のメリット
業務効率化は、ただムリ・ムダ・ムラを削るだけでなく、さまざまなメリットがあります。
コスト削減
1つめはコスト削減。
会社でかかるコストにはいろいろな種類がありますが、業務効率化で削減できるコストは人件費です。人件費には給与・賞与、残業手当、採用コスト、育成コストなどが含まれます。
たとえば、定期的に発生する膨大な作業のために、2人の人手が必要だとします。そこで作業を見直しムダな部分を省き、新たな人手が不要となれば、必要だったはずの2人分の人件費を削除できますよね。
既存業務の人的コストを抑え、生産性を向上させることができるので、業務効率化は必須です。
コア業務への注力
2つめはコア業務への注力です。
業務のムダを削減して労働時間を確保できれば、その分コア業務へ注力できます。余計なことに時間をとられずに、収益に直接つながる業務へリソースを集中させるのは、会社の目指すべき形です。
ITや自動化、アウトソーシングなどを活用して人手が要らなくなれば、コア業務に人材を回すことができます。
従業員のモチベーションアップ
3つめは従業員のモチベーションアップです。
少しの不満やストレスでも、それが積み上がれば従業員の仕事効率を下げてしまいます。
レイアウトの変更やスムーズな導線の確保など、目に見えるものだけでなく、有休取得しやすい雰囲気づくりや相談しやすいフォロー体制の整備など、働く人の気持ちも意識した労働環境をつくりましょう。
業務効率化により残業時間の短縮や休日出勤が不要になると、従業員のワークバランスをとりやすくなり満足度が上がります。
これにより仕事の効率や職場定着率も上がるので、新たな人材確保にかかるコスト削減にもつながります。
業務効率化の進め方
次に、業務効率化に有効な進め方について解説していきます。
①業務の全体像を把握する
まずは業務のムダを省きましょう。
日常業務の中で、「ムダな作業だな」「意味あるのかな」と感じるものはありませんか？たとえば……
【会議】
定期的に行われる会議は本当に必要か見直しましょう。
週1の会議は月1開催ではいけないのか、そもそもメールやチャット報告で完結する内容ではないのか。
また、会議で使用する資料は作成・コピー・ホッチキス留めの一連の作業が発生します。会議参加者全員がPC上で資料を見られれば、省略できる作業ですよね。
【事務作業】
前任者から引き継いだ事務作業は、本当に必要か見直しましょう。
閲覧している人を見たことがない書類のファイリングは、不要な作業ではないでしょうか。事務処理の中で省略できる工程は多いと思います。
恒常化している業務の中には、そもそも不要なもの、また法令改正やシステムの進化によって削れるようになったものがあるかもしれません。意識して業務を行ってみると、案外ムダは見つかります。
②課題や問題点を洗い出す
次に、課題や問題点を洗い出すこと。
業務フローを可視化して「ムリ・ムラ・ムダ」なボトルネックを浮き出させます。たとえば…
【ムリ】
業務の中で、担当部署・担当者、作業にかかる工数や日数、発生頻度にムリが生じてないか？生産計画の目標が実情とあっていないなど、人員数や能力を超えている仕事がないか？などを徹底的に洗い出しましょう。
【ムラ】
仕事配分が偏っていたり、生産数量が一定に保たれずにその場しのぎの生産になっていたりする現場がないか確認しましょう。部署や作業場でムラが生じると、品質が一定に保たれず生産性も安定しません。
また、従業員のスキルを見極め、適材適所に配置できているかの確認も、ムラをなくす重要なポイントです。
【ムダ】
同じような作業が発生する、不必要な作業が多い、他の従業員が重複して行う作業があるなど、業務の中には多くのムダが潜んでいる可能性が高いです。
業務フローを今一度確認し、ムダな作業を洗い出しましょう。
また、担当者以外にできない業務がないかもチェックすべき項目です。属人的業務は「業務効率の低下」「品質が不安定になりやすい」などのデメリットがあります。協力し合えない業務は効率が悪く、担当従業員が長時間労働に陥りやすいため、早急に改善しなければならない課題です。
時間や負担がかかりすぎている業務を洗い出せば、ムダを見つけることができます。
③改善方法を検討する
3つめに行うのは、改善方法を検討することです。
業務の全体像を把握し、課題や問題点を洗い出したら業務効率化に向けて改善策を検討しましょう。たとえば…
・キャパを超えた作業がある → アウトソーシングすることで、コア業務に注力できる環境を整える
・エラーが多く作業効率が低い → チェック体制を見直し、品質維持や時短につなげる
・担当者の負担が大きい → 担当部署や人員の入れ替えで効率化できないか検討する
・生産数のムダが多い → ITを活用した在庫システムを導入し在庫管理を徹底する
・会議時間が長い → 不必要な会議をやめ、チャットツールなどでコミュニケーションをとる
・人によって作業や品質にムラがある → 業務のやり方やルールなどをマニュアル化する
このような改善策を見出すには、できるだけ多くの従業員の目で今の業務フローを見直すことが大切です。その部署や担当者でないとわからない細かいタスクがあるはずですから、スタッフ間で良好なコミュニケーションを心がけ案を出し合いましょう。
④改善策を実施する
4つめは、改善策を実施します。
実施する際は、思いつくものから進めるのではなく、改善内容を必要なタスク（作業）に細分化し、優先順位をつけながら実行していきましょう。
このようにタスク管理することで、各担当者に割り振られた改善策がどのように進んでいるか明確に管理・把握できます。業務効率化には複数のタスクを抱えることになりますので、効率良く進めるためにも効果的です。
⑤改善策の効果を検証する
最後に改善策の効果を検証することも必須です。
業務効率化はただ改善策を見出し、実行するだけでは成果につながりません。実施した結果、どのような効果があったのかを検証・評価する必要があるのです。
それらを社内で共有し、次の施策に活かしていくことで徐々に業務効率化の成果が見えてきます。
取り組みやすい業務効率化の手法
次に、取り組みやすい業務効率化の手法を解説します。
各作業を分業化する
今まで特定の担当者や部署しか携われなかった業務を、複数の担当者に分業化することも効率化に有効な手法です。
1つの仕事を1人の担当者が抱えるとキャパオーバーになりがちですが、複数の担当者にふり分けると自分の役割に徹することができ、結果的に生産性が向上します。
バラバラの作業を1担当者または1チームにまとめる
分業化とは逆に、複数の業務を1担当者または1チームにまとめるという手法もあります。たとえば、複数の担当者で行っていた業務や他の従業員と重複していた業務を1担当者に集約するなどです。
これにより情報共有の遅延や作業の重複が改善され、業務効率が向上します。
作業の優先順位とスケジュールを明確にする
効率化を図るなら、作業の優先順位とスケジュールを明確にするのも重要なポイントです。
たとえば、時間のかかる業務とすぐに終わる業務がある場合、多くの人は時間のかからない業務を先に終わらせようとします。しかし、時間のかかる業務を進めつつ、その合間に時間のかからない業務に取りかかる方が、効率的なケースもあるでしょう。
まずはスケジュール表などを確認しながら社内のワークフローを見直し、優先順位の高い業務に注力することで、リソースの最適化を図ることができます。
優先順位の低すぎる業務は他の業務にまとめたり、省略したりすることも可能です。
ITツールを導入する
効率化にはITツール導入が不可欠です。ITツールとは業務を効率化するために開発されたソフトウェアやサービスを指します。
たとえばWeb上のクラウドサーバーを利用し、複数の従業員と情報を共有できる「クラウドサービス」や出退勤時刻を記録が自動でできる「勤怠管理ツール」などです。
ITツールを活用すれば日々の業務で発生するムダを解消でき、生産性の向上・人員コスト削減につながります。また、会社に出勤しなくても勤怠管理や情報共有ができるようになるため、リモートワークにも役立つでしょう。
アウトソーシングを活用する
全ての業務を自社でカバーするのではなく、一部の業務をアウトソーシングすることでコア業務に専念できる体制の構築やコスト・業務負担の削減を実現できます。
たとえば誰が行っても品質が変わらない単純作業や、テンプレート化しやすい仕事はアウトソーシングに最適です。また、自社のスキルではカバーできない業務は専門業者を頼ることで、今以上の生産性を期待できるでしょう。
このように外部の会社に委託すれば、従業員をコア業務に集中させることができます。
業務効率化のポイント
業務効率化をスムーズに進めるにあたって、重要なポイントを解説します。
効率化の目的や方法をみんなで共有する
効率化の目的やフローを、部署やチームのみんなで共有しておきましょう。
直接その業務に関係のない人でも、業務の効率化により間接的な影響を受ける可能性もあります。また、彼らから意外なアイデアが生まれることもあるでしょう。
効率化するという事実だけでなく、なぜ行い、何をどのように改善していくのかを必ずオープンにしてください。
定期的な改善を継続する
業務効率化の実現には時間がかかります。実施した施策が有効だったのかどうか定期的な改善を繰り返し、それを継続しましょう。
一番良くないのは結果を急ぎ「成果がでない」からと途中でやめてしまうことです。これでは効率化に関わった従業員のやる気も失せてしまい、実施したこと自体が非効率な結果を生むことになります。
良い結果が見えなくても定期的な改善を続け、継続することが大切です。
一度に多くの効率化を行わない
一度に多くの効率化を行おうとすると、結果的にどれも中途半端になる可能性があります。複数の改善案がある場合は、まず優先順位をつけ遂行しやすいものから実行しましょう。
優先順位をつけるポイントは効果が見えやすい業務を優先することです。たとえば、マニュアル化しやすいものや発生頻度が多いものから手をつけるといいでしょう。
また、コア業務に直結する業務を選ぶこともおすすめです。そうでない業務はアウトソーシングを活用し効率化につなげましょう。
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まとめ
本記事では、業務効率化の概要や方法、目的などを解説してきました。
日々業務に追われていると、効率化のための時間・労力ともに捻出するのが難しい場合もあるでしょう。そうであれば、まずは改善しやすいものから進めてみてはいかがでしょうか。
なかでもアウトソーシングの活用は取り組みやすい手法の1つです。外注することで空いた労働力をコア業務へ費やせたり、専門的なスタッフがスピーディーかつ確実な成果を出してくれたりといったメリットがあります。
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