「備品が多くて今の方法だと管理が追いつかない」
「備品の棚卸に時間がかかりすぎる」
こうした問題を解決するのに有用なのが備品管理システム。備品情報を一元管理でき、情報共有も容易です。
もっとも、備品管理システムは種類が多く、導入を検討していても「どれをどの基準で選んだらいいかわからない」と悩む方は多いはず。本来であれば業務効率が上がりコスト削減にもなるはずですが、選び方を誤ると逆に手間やコストがかかる可能性も……。
そこで、本記事では備品管理システムについて、機能や選び方、おすすめサービスなどを紹介していきます。
備品管理システムで何がどう変わる？
備品管理が十分に行き届いていないと、備品の使用状況や保管状況がわからず、紛失や不正持ち出し、メンテナンス漏れといったリスクが高まります。その結果「仕方なく新たに購入して経費がムダになる」「棚卸に時間がかかる」などの事態に陥るのです。
こうした課題を解決できるのが備品管理システム。導入のメリットとしては、例えば以下のような点が挙げられます。
・備品不足や紛失のリスクが減る
・業務効率化で社員の負担が減る
・コストを削減できる
・情報漏洩のリスクを軽減できる
備品一つひとつをバーコードやQRコードで管理でき、これらをスマホ等で読み取るだけで利用状況や在庫数を把握可能。クラウド型であれば、昨今のテレワークにも対応できます。また、備品情報を社内で一斉共有できるため、従業員の規範意識が高くなり、曖昧な管理や無断持ち出しといった問題が減るメリットも。
このように、備品管理システムの導入によって煩雑な管理作業から解放され、業務効率化やコスト削減、紛失防止等を実現できるのです。
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備品管理システムの主な機能
次に、備品管理システムの主な機能を解説します。
備品管理台帳
備品管理台帳とは、備品をデータベースで管理する帳票のこと。
企業の備品は、ボールペンや封筒など少額なものから、コピー機やパソコンといった高額なものまで多岐にわたります。これらに関する情報、例えば品目・メーカー名・型番・メンテナンス時期・貸出状況などを一元管理するのに必要です。
昨今ではクラウド型の登場により、在宅勤務中でもリアルタイムでの情報共有ができるようになりました。
QRコード等の読み取り
備品ごとに紐付けられたQRコードやバーコード、ICタグ等を読み取り、瞬時に備品の状態を確認できる機能もあります。スマートフォンやタブレットで使えるのがポイント。手間がかからず、作業の効率がアップします。
貸出・返却の状況管理
備品の貸出や返却の状況も、一目でわかるようになります。
例えば検索機能。多くの図書館で活用されており、蔵書検索・貸出・返却・予約をバーコードリーダーで一括管理できます。社内でも同様で、備品情報を瞬時に共有でき、認識にズレが生じることはなくなるでしょう。
備品在庫の管理
備品管理システムでは、社内の備品在庫も管理できます。
最近はテレワークの普及により、社員が自宅で備品を使うことも増えてきました。何が・どのくらい・どこにあるのか、イマイチ把握できていない企業もあるのではないでしょうか。
備品管理システムを導入すると、現在庫を自動で算出してくれる、在庫量が一定以下になったら自動発注してくれるといった機能により、在庫不足や重複発注を防げます。
備品廃棄の管理
システムでは備品廃棄の管理もできます。
廃棄管理をおろそかにすると「書面上では廃棄処理したはずの備品が残っていた」「廃棄処理が固定資産台帳に計上されていない」などの問題が生じてしまいます。これにより、余計に税金を払うことになりかねません。
日ごろの使用状況やメンテナンス状況はもちろん、最後の廃棄状況まで詳細に管理する必要があるのです。
点検時期の管理
備品の中には、点検やメンテナンスが必要な機器も多く含まれます。怠ると「いざという時に使えない」「修理に時間がかかる」など、業務に支障をきたす恐れも。
備品管理システムでメンテナンス時期を管理すれば、このようなリスクを避けられます。
備品管理システムの選び方
ここからは、自社にマッチした備品管理システムの選び方を解説します。
自社の求める要件を満たしているか
備品管理システムの導入にあたって重要なのは「自社の求める要件を満たしているか」ということ。自社が抱える課題を解決する上で必要な機能を備えているか確認しましょう。
例えば「すでに導入している端末で読み込めるタグやQRコードを使用しているか」「使いやすいUIか」「自社で使っている会計ソフトと連携できるか」などです。要件を満たしていないシステムは、導入してもメリットを得られない可能性があります。
まずは自社にとって必須の機能を洗い出しましょう。
クラウド型かインストール型か
備品管理システムには、クラウド型とインストール型があります。
＜クラウド型＞
・ネット環境があれば、パソコンやスマホを使ってどこからでもアクセスできる
・インストールやセットアップの必要がない
・データのバックアップを自動でやってくれる
＜インストール型＞
・ネットの回線速度やソフトのメンテナンスの影響を受けず、安定して使える
・買い切りなのでランニングコストを抑えられる
使用状況や使用人数などを考慮し、どちらにするか検討しましょう
導入後のサポートは充実しているか
備品管理システムは、導入してからがスタートです。そして、とくに最初のうちはいろいろな疑問や問題が発生するでしょう。
これらを早急に解決できるサポート体制が整っているかは非常に重要です。アフターフォローが充実していないと自力で解決する場面が増え、業務効率は落ちます。導入後のサポートは、備品管理システムを選ぶ上で外せない条件なのです。
備品管理システムのおすすめ5つを比較！
ここからは、備品管理システムのおすすめを5つ紹介します。
Convi.BASE
画像：Convi.BASE公式サイト
「Convi.BASE」は、導入実績800社以上を誇る備品管理システムで、パソナやネッツトヨタ、アステラス製薬など大手企業にも利用されています。
クラウド型ですから、面倒なインストールやセットアップの必要がありません。また、UIが使いやすいと評判です。
・登録できる物品点数が無制限
・専用アプリを使ってスマホで棚卸が可能
・専任スタッフによるメール・電話サポートの充実
・管理項目を自由に編集可能
上記のような柔軟性のある機能も人気。申し込みから1〜2週間で導入できるスピード感もポイントで、導入支援やアフターフォローも充実しており安心です。
基本料金は月額55,000円〜。リーダー利用料は1台月額800円です。
Assetment Neo
出典：Assetment Neo公式サイト
「Assetment Neo」は、3,000人を超える大手企業から200人未満の中堅企業まで、500社以上に導入されているクラウド型備品管理システムです。
備品のライフサイクルを一括管理でき、とくに棚卸機能が充実。バーコードやICタグなどから好きな方式を選べ、スマホでの作業やフロア図との照合といった機能も搭載されています。これにより、棚卸の負担を通常の5分の1にまで軽減可能。
Assetment Neoの料金体系は下記の3種類です。
・Light（管理対象資産数1,000まで：4万〜6万円）
・Standard（管理対象資産数1,000～50,000まで：6万〜28万円）
・Enterprise（管理対象資産数 無制限：個別見積）
タグ衛門
出典：タグ衛門公式サイト
「タグ衛門」は、広島に本社を置くソフトウェア会社ハイエレコン社提供のインストール型備品管理システムです。システム名のとおりタグでの管理機能が充実しており、主な特徴は以下のとおり。
・IC（RFID）タグをハンディリーダーで読み取り、棚卸や在庫管理を行う
・タグのついた備品を持ってゲートを通過すると、持ち出した人の情報を記録する
・備品貸出返却管理台帳機能で貸出・返却状況を管理する
ハンディリーダーで対象物品のタグを一括読み取りするだけで棚卸が終了するのは非常に便利ですね。また、カメラオプションを利用すればゲート通過時刻の前後10秒間の動画を保存でき、いつ誰が持ち出したか確実にわかります。セキュリティを強化したい企業に最適です。
料金は公開されておらず、別途問い合わせる形となっています。
Circurental
出典：Circurental公式サイト
「Circurental」は、ITに不慣れな人でも使いやすいようシンプルな操作性を追求したクラウド型サービスです。備品管理は定型業務がメインであり、これにかかる時間を一括で減らせるのはありがたいですね。
それでいて、備品管理に求められる機能は一通り搭載されていて、資産管理システム等との連携性も豊富。また、必要な機能だけを組み合わせられるのも便利です。
＊価格は要相談です
SmartMatCloud
出典：SmartMatCloud公式サイト
「1秒で終わる在庫確認」をコンセプトにする「SmartMatCloud」は、在庫管理の労力を極限までなくして無人化を目指すためのサービスです。工場・物流・メーカー・ホテル・医療機関・空港など、幅広い業界で700社以上の導入実績があります。
SmartMatCloudでは「SmartMat」という重量センサー搭載のIoT機器を使用。在庫量を検知し、足りない分は自動発注してくれます。適正量の把握もしてくれるので、在庫切れの心配がありません。
また、クラウド型なのでデバイスや利用場所を問わず、リアルタイムで在庫状況を把握できます。
料金体系は下記の3プラン。利用台数に応じて相談できます。
・SmartMat5台つきおためし5プランで月額7,980円＋導入サポート50,000円
・月20台プラン（月額25,000円＋導入サポート150,000円）
・月50台プラン（月額55,000円＋導入サポート150,000）
備品管理システム導入前の注意点
次に、備品管理システム導入前の注意点をまとめます。
システム導入の目的は？
備品管理システムを導入するにあたって、その目的を最初に明確化する必要があります。例えば、
・不正利用や紛失を防ぐ
・誰が何を持っているか瞬時に把握する
・棚卸での社員の負担を減らす
・会計システムと連携し業務を効率化する
目的設定なく曖昧にシステムを選ぶと、導入後に思うようなメリットが得られず、手間とコストがかかっただけという結果になりかねません。
目的を明確化すれば、多くの製品の中からどれが自社にとってベストかという判断がつきやすくなり、正しい選定ができるのです。
管理の対象は？
管理の対象も明らかにしましょう。
会社の備品は幅広く、どれも管理しようとすると膨大な数になります。よって、まずは対象を絞り、小さな規模で始めるのがおすすめです。
＜対象を絞る例＞
・営業部が使う物品
・使用頻度の高い消耗品
・5万円以上のもの
・物件の鍵
・機密情報が入ったデバイス
・固定資産
慣れてきたら、徐々に管理対象を広げてみてください。
備品管理や備品利用のルールは？
システムを社内でスムーズに活用するには、備品管理にまつわるルールを制定し周知することも大切です。
例えば複数の社員が共有する備品には、下記のようなルールを設けることで規範意識が高くなるでしょう。
・貸出は◯台まで
・廃棄する際には責任者の許可が必要
・自宅に持ち帰らない
・配置場所を守る
・返却したら鍵をかける
どんなに優秀なシステムを導入しても、ルールがなければ甘い利用状況になりがちです。「これくらい大丈夫だろう」「今日は持ち帰ってもいいかな」というような意識が少しでもあれば、情報漏洩や紛失につながります。
ルーズな意識を持たないようルールを設け、社員に遵守させるのも備品管理の重要なポイントです。
まとめ
本記事では、備品管理システムの機能や導入するメリット、おすすめサービスなどを紹介しました。
備品が少なければExcel等でも十分に管理できますが、多くなると業務効率や正確性が落ちてきます。「紛失がよくある」「テレワークに対応したい」「棚卸に時間がかかる」といった悩みを持っている場合、ぜひ導入を検討してみてください。
