昨今、人材の採用・育成・配置・労務管理といった人事業務をアウトソースする企業が増えてきています。
社員を適材適所に配置したり、人材を採用・教育したり、給与計算や勤怠管理を行ったり……。会社を効率よくまわしていく上で人事は重要な役割を果たしますが、ルーチンワークも多く、コア業務が圧迫されがちでもあります。
そこで、外部のプロに任せられる部分は任せたいという企業は多いでしょう。本記事では、人事業務をアウトソースするメリット・デメリットや委託時の注意点などを解説していきます。
目次
人事業務でアウトソースしやすい仕事は何？
人事業務の中でアウトソースしやすいのは、
・給与計算
・退勤管理
・採用
・人材育成
など、多岐にわたります。制度設計や人事戦略立案といった会社の根幹に関わる仕事ではなく、上記のような定型化された業務がアウトソースに向いているのです。
もっとも、業務プロセスのすべてを切り出す必要はありません。例えば人材育成であれば、アウトソースとインソースを併用するのも良いでしょう。
人事業務をアウトソースするメリット
次に、人事業務をアウトソースするメリットを解説していきます。
コア業務に集中できる
アウトソースによって社員のリソースに余裕が生まれ、その分をコア業務に集中させられます。
給与計算や退勤管理はルーチンワークです。毎月または毎日しなければならない上、意外と時間を取られますよね。これらをアウトソースすると、採用計画や人事制度の企画・立案などのコア業務に集中できます。
すると生産性が向上し、利益を生み出しやすくなるのです。それを従業員に還元すれば、彼らのモチベーションもアップし、さらなる生産性向上につながるでしょう。
このように、限られたリソースを効率よくコア業務へ向けるには、アウトソース活用が有効な手段になるわけです。
業務クオリティが向上する
2つめは業務クオリティの向上です。
例えば採用や教育をアウトソースすると、その分野に精通したプロが業務を担ってくれます。これにより、
・自社の求める優秀な人材の取りこぼしをなくせる
・効率的にスキルを習得させることができる
といった恩恵を受けられます。餅は餅屋といわれるように、専門家の力を適材適所で使い成果を最大化させましょう。
コスト削減になる
3つめはコスト削減です。
新しく人を雇うとなると、採用費用や教育費、設備費などがかかりますが、アウトソースならそれらは不要か少額で済みます。採用〜教育のための時間コストも削減できますね。
すると予算や時間に余裕が生まれ、それらを別の仕事へ向けられるのです。給与アップや残業カットのような形で、社員に還元するのも良いでしょう。
人事業務をアウトソースするデメリット
メリットの次は、デメリットもみていきましょう。
自社でノウハウを蓄積できない
アウトソースすると、業務を社外で行うわけですから、自社の社員はその業務のノウハウを学ぶことができません。
ですので、なんらかの事情でアウトソースをやめた時、自社で業務を遂行できない恐れがあります。いきなり給与計算ができなくなると、従業員はそうれはもう反発するでしょうし、税務の申告にも影響が出ます。
このリスクを抑えるために、
・アウトソースして良い業務を見極める
・業者が何をどんな手順で進めているか確認する
といった対策をとりましょう。特に、どの業務をアウトソースするかの見極めは大事です。会社の利益に直結する業務であればあるほど、アウトソースには慎重になるべきです。
必ずしもコスト削減ができるわけではない
アウトソースでは、必ずしもコストを削減できるわけではありません。特に業務クオリティのアップを図ってのことであれば、内製するよりも高くつく可能性が上がります。この点は、目指す成果と天秤にかけるのが良いでしょう。
少なくとも、業者を比較検討する際に、費用の詳細はもちろん追加料金のことまで細かく質問しておいてください。頼んでみたら思ったよりも費用がかかってしまった……といったトラブルを避けるために必須です。
人事業務のアウトソースで気をつけるべきポイント
ここまで、メリットとデメリットを紹介してきました。次に、人事業務をアウトソースする際に気をつけるべきポイントを解説していきます。
アウトソースする業務を見極める
先程も述べましたが、まず何よりアウトソースする業務を見極めましょう。
なんでもかんでも依頼していては依頼料が跳ね上がり、また外注頼みになって経営が不安定になるリスクも発生します。
アウトソースにするか、インソースにするか。同じ業務でも、答えは会社によって変わってきます。少なくとも、利益に直結する仕事はアウトソースしない方が良いでしょう。
「下請け」や「外注」といった考えを捨てる
アウトソース先は下請けではなく、自社の対等なパートナーと考えましょう。
上下関係があると、常に顔色を伺いながら業務を進めることになり、迅速な業務遂行ができません。また、自由にアイデアを出し合ったり、時には意見をぶつけ合ったりするのも無理でしょう。
つまり、ビジネスが停滞してしまうのです。
本来、自社も業者も、お互い利益をもたらし合う関係です。“持ちつ持たれつ”というわけで、相手の立場や意見を尊重することがアウトソースでは大切になります。
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まとめ
今回は人事のアウトソースについて、依頼できる業務やメリット・デメリット、注意点などを解説してきました。
本来、人事というのは、企業にとって最も大事なリソースである「人」をつかさどる部署です。従業員の情報を管理するのは枝葉の仕事であり、人事戦略や制度の設計といった会社を支える業務に注力しなければなりません。
現状でこれが満足にできていないのであれば、一度アウトソースを検討してみてはいかがでしょうか。
