掃除、買い出し、書類作成、お茶出し･･･このような雑務はマニュアル化させることも簡単なので誰にでもできる仕事です。企業の売上に直接関与する業務ではなく、頑張っても脚光を浴びることが少ないため、
「こんな仕事ばかりやっていて何の意味があるのだろう？」
と不満を感じている方もいるでしょう。
しかし、雑務には他の業務にないメリットがたくさんあります。雑務の大切さを理解している企業のなかには、「たかが雑務」と見下すような失礼な考えを一切持たず真剣に取り組むよう社員を指導しているところも。
では、なぜ誰でもできる雑務が大切な仕事と言われるのでしょうか。今回は「雑務とは何なのか」という定義から、雑務と呼ばれる具体的な仕事例、立場別にわきまえるべき雑務の捉え方などを紹介します。
目次
雑務とは意味、定義について
雑務とは、一言で言えば「仕事上必要な細々とした用務」のことです。よく見られる雑務の内容としては、
- 掃除
- 買い出し
- 書類整理
- お茶出し
- 来客対応
- 備品の補充
などが挙げられます。企業によって多少内容が異なりますが、共通しているのは
「売上に直接関与していない」
ということです。
企業を成長させるためには売上を伸ばしていくことが重要。しかし、業績アップを実現させるための環境が整っていなければ、仕事を効率よく進めにくいので生産性も上がりません。
だからこそ必要となるのが雑務です。企業に対する貢献度が低いため思わず軽視してしまう方もいるかもしれませんが、雑務をやってくれる人がいないと仕事に最適な環境が整わないのも事実。
つまり、雑務は企業の発展に必要不可欠な縁の下の力持ちと言えます。
雑務と呼ぶのは失礼？大切とされている理由
雑務に知識や技術は必要ありません。誰でもできる仕事なので、無意識に「雑務」という仕事を軽視している方もいるでしょう。
しかし、雑務は他の業務から得られないものがたくさんある大切な仕事です。そのため、新人・ベテラン問わず本当に仕事ができる方は雑務を大切にしており、なかには「雑務」と呼ぶこと自体失礼だと考える方もいるほど。
では、なぜ雑務が大切なのか、その理由について解説します。
仕事の基礎を身につけられるから
入社していきなり難しい仕事を任される人間はいません。まずは企業がどのような仕事をしているのかを知るという基礎の部分を学ばなければならないのですが、雑務にはこの要素がしっかり含まれています。
例えば、結婚式場の接客をイメージしてください。
新郎新婦を接客するブライダルプランナーは華やかで格好良く見えますが、新入社員がいきなりカップルの担当を任されるわけではありません。まずはお客様を知ることが大切なので、様々な雑務を任されることがほとんど。
具体的には以下のような雑務があります。それぞれの雑務からどのようなことが学べるのかを見てみましょう。
お客様を直接対応することで言葉遣いや立ち振る舞いなどのビジネスマナーを身につけられる。・席札や招待状の名前チェック
漢字間違いなどがないかをチェックする地味な作業だが、冠婚葬祭において名前のミスは許されないため集中して丁寧な作業を行うことの大切さを学べる。・打ち合わせ場所の掃除
「お客様が気持ち良く打ち合わせができるようにしよう」というお客様ファーストの精神を身につけられる。
どれも簡単な作業ですが、「お客様のことや会社のことを考えて行動する」という仕事の基礎が垣間見えます。このような経験を雑務でしっかり身につけておくことで、いざ戦力として仕事を任されるようになってから質の良い仕事ができるようになるのです。
快適な環境が整い生産性が上がるから
雑務をやってくれる社員がいるからこそ、会社は円滑に機能します。掃除が行き届いている環境であれば気持ち良く仕事に向かえますし、書類整理ができていれば必要な書類を探す際もスムーズに見つけられるため時間を無駄にすることもありません。
このように、仕事がしやすい環境を整えることが生産性を上げ、業績アップにつながるので、職場環境を良好に保つ雑務は非常に重要な仕事と言えます。
雑務は1日やらなかったからと言って会社が倒産するわけではありません。しかし、雑務を蔑ろにすると職場環境はどんどん悪化していき、作業効率の低下や社員のモチベーションの低下などを招く恐れがあります。
そのような事態を防ぐためにも、雑務を丁寧に行って職場環境を快適にすることが大切です。
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上司はどう考えて「雑務」を依頼するべきなのか
雑務は基本的に会社への貢献度が低い新入社員などに任されることが多く、上の立場に立つ上司が雑務を行うことはなかなかありません。そのため、つい偉そうに部下に雑務を命じてしまう上司もいます。
しかし、雑務は企業にとって非常に重要な仕事の1つで、決して軽視されるべきものではありません。だからこそ上司も雑務を大切な仕事と理解しておく必要があるのですが、具体的にどのような認識で雑務を依頼すべきなのかを解説します。
社員を育てる最高の教材と考える
雑務からはビジネスマナーや仕事に対する姿勢など様々なことが学べます。つまり、一社員を戦力に育てるための最高の教材と言えるのです。
なかには、「雑務は知識やスキルがない社員でもできる仕事だから」という理由で戦力にならない新入社員に雑務を与える上司もいます。しかし、この考え方では新入社員も「雑用をやらされている」という風にしか捉えてくれません。
言葉やマニュアル本だけでは学べないことを教えてくれるのが雑務の魅力。決して雑用をやらせようという気持ちで仕事を与えているのではないと理解してもらうためにも、社員が雑務からきちんと学んでいるかを見守りながら仕事を与えましょう。
「会社に貢献できている」と自信をつけさせる
たとえ地味な作業でも、雑務は立派な仕事です。責務を全うしていることに変わりはないので、目立った成果を挙げていなくてもきちんと会社に貢献できていると自信を持たせてあげましょう。
例えば、
「〇〇さんが書類を整理してくれたおかげで会議に間に合った」
「いつも〇〇さんがお花の手入れをしてくれるおかげでお客様に褒められたよ」
など、具体的な成果を伝えるのが効果的です。会社の役に立てたと実感できれば、自分が会社の歯車の1つとして機能できていると自信が持てるでしょう。
新入社員やなかなか芽が出ない社員のなかには、会社のために何もできていないと自己嫌悪に陥ってしまう方がいます。「大きな成果を挙げられない自分は会社にとってお荷物なのでは？」と自信をなくして退職してしまうケースも珍しくありません。
しかし、雑務を丁寧に頑張れることも1つの才能です。その素晴らしさを上司がしっかり伝えてあげることで社員が自信を持てるようになり、より成長することが期待できるでしょう。
部下がどう考えて「雑務」に取り組むべきなのか
目立たない雑務を任されて不本意に感じていたり、恥ずかしいと思ってしまったりする社員は少なくありません。しかし、雑務という素晴らしい仕事を任されていることは胸を張って良いことなのです。
実際に、誰もが知っている有名芸能人や本当に仕事ができる方は、雑務ばかりの下積み時代を経験している方がほとんど。決して脚光を浴びることがない下積み時代に多くを学んでいるからこそ、成長して花を開かせているのです。
では、部下は雑務を任された際にどう取り組むべきなのでしょうか。意識すべきポイントを紹介します。
社会人の基礎を身につけられる
雑務の最大のメリットは社会人としての基礎を身につけられること。時間厳守、気持ちが良い接客、整理整頓など内容は様々ですが、これらを網羅できるのが雑務です。
会社は学校とは違うので、ビジネスマナーを一から教えてくれる企業はなかなかありません。いずれ誰かが教えてくれると待ちの姿勢でいると、いつまでも社会人の基礎が身につかないままです。
それでは誰も信頼を寄せてくれないため、責任のある仕事は任せてもらえないでしょう。業界の専門知識やスキルも仕事をしていく上では必要ですが、ビジネスマナーはどんな業界においても必須なので、積極的に学ぶ姿勢を見せることが大切です。
そのため、雑務を任されたら「ビジネスマナーを学べる機会を得られてラッキー！」と思って積極的に努めましょう。
自分をアピールする絶好のチャンスと捉える
雑務を命じる上司には、その人の能力や性格、仕事に向ける姿勢を見たいという思惑があります。もちろん、雑務を行う姿はしっかりチェックされているため、真面目に取り組めば好印象を与えることが可能です。
誰でもできる仕事だからこそ、その人の能力や性格がよく分かります。書類整理1つにしても、きちんと書類の向きを揃えて綺麗に整理している方と大雑把に整理している方とでは印象が全然違いますよね。
簡単な作業は、いかに真面目な姿勢で丁寧に行えるかが試されます。そのため、自分をアピールするチャンスだと捉えて一生懸命取り組みましょう。
雑務の量・時間を削減する方法
部下にとって雑務は大切な仕事の1つ。誰でもできる簡単な仕事ではありますが、それを丁寧にこなすことで業務の流れを掴めたり周りから信頼を得られたりするのです。
しかし、あまりに雑務が多すぎると部下は雑務の仕事から抜け出せなくなってしまいます。いつまでも貢献度の高い仕事に携わらせてもらえないため、部下の不満は徐々に蓄積していくでしょう。
では、どうすれば雑務の量や時間を軽減できるのか、会社全体で取り組める方法をいくつか紹介します。
社内ルールを見直す
雑務は、新入社員などまだ会社に対して貢献度が低い立場の方がやらされる傾向があります。社員を育てるために必要なことと言っても、「雑務」という便利な言葉で何でもかんでも下の者に任せてしまっているケースも珍しくないので、一度社内ルールを見直してみることが大切です。
例えば、職場の掃除。オフィスはもちろん休憩室など全体的な掃除を新人がすべて任されることがあります。
それを「自分のデスクは自分で綺麗にする」「休憩室は最後に使った人が掃除をする」などのルールにしてみるとどうでしょう？他の社員でもできる範囲で掃除の役割を割り振れば、雑務を行う方の負担を減らせます。
新人を戦力に育てたいなら雑務以外の業務を教える時間を作ることも上司の仕事です。現在「雑務」と言っている内容が果たして適切なものか、会社全体で見直してみましょう。
外注する
雑務の量がなかなか減らせないという場合は、雑務を外注するというのも有効な手段です。マニュアルを渡すなどすれば社外の方でも十分対応可能ですし、社員が雑務をしなくて済むことで別業務に目を向けやすくなります。
実際に自社業務の一部を外注しているという企業は多く、外注して雑務の負担が減らせたおかげで別業務に専念できたという声も。雑務を外注することで企業の生産性がアップすると期待できるため、雑務による大幅な時間ロスに悩んでいる方におすすめです。
雑務を請け負ってくれる代行業者にはいろんなところがありますが、そのなかでも特におすすめなのが『フジ子さん』です。
フジ子さんは雑務だけでなく経理や人事など様々なバックオフィスを代行してくれます。その上費用は
1ヶ月6.27万円～※2023/11/1より新価格。
と格安なので、お試し感覚で利用してみたい方にも、「継続するからできるだけ安いところがいい！」という方にも最適です。
無料お試しのトライアルプランもあるため、気になる方は一度ご相談されてみてはいかがでしょうか？
「フジ子さん」公式サイトはこちら
また、雑務をはじめとしたバックオフィスを外注するメリットについては下記の記事で詳しく解説されています。「外注したことがないからよく分からない…」という方は、ぜひ参考にしてください。
オンラインアシスタントとは？料金相場やメリット、デメリットなどを徹底比較 | ブログ｜フジ子さん
まとめ
雑務とは、誰でもできる細々とした用務。そのため、雑務を任されると「君には戦力として働いてもらうほどのスキルがないから」と言われているように感じてガッカリしてしまう方もいるでしょう。
しかし、雑務は決して貢献度が低い仕事ではありません。職場環境を整えられることで生産性をアップさせるだけでなく、社会人としての基礎を身につけたり、仕事に対する姿勢をアピールできたりと様々なメリットがあります。
そのため、雑務はできるだけ積極的に受けるのが吉。「地味だから」「売上に貢献できないから」とマイナスイメージを持たず、企業のためにも自分のためにもなると前向きに取り組みましょう。
