介護事業所の事務には、例えば国保連請求を月の10日までに行わなければならない等、期限が定められている業務が多くありますよね。もちろん他業務もスケジュール通りにこなすことになりますが、人手や時間が足りなくて困っている経営者の方もいらっしゃるのでは。
介護士にやってもらうにも、みなさん介護現場で手がいっぱいというケースは少なくありませんし、彼/彼女らの負担をこれ以上増やすのも考えものでしょう。
そこで活用したいのが代行業者です。レセプトのような専門業務はもちろん、一般事務や経理なども依頼できます。
本記事では介護事務代行について、依頼できる業務やメリット・デメリット、業者の選び方、おすすめ業者などを紹介していきます。
目次
介護事務代行に依頼できる業務
介護事務は、大きく分けて専門業務と一般事務の2種類に分けられます。例としては、以下のような業務が挙げられます。
| 専門業務 | レセプト作成利用者への請求利用者情報の登録・変更窓口対応 |
| 一般事務 | 書類作成データ入力電話・メール対応シフト管理美品購入 |
そして、業者Aはレセプト作成専門だったり業者Bは介護事務全般が可能だったりと、業者によって対応範囲が異なります。ですので、自社に必要な業務を最初に洗い出した上で、ニーズを満たす業者を選びましょう。
介護事務代行を利用するメリット
次に、介護事務代行を利用するメリットを解説します。
自社の負担軽減
1つめのメリットは自社の負担軽減です。
何かと手間のかかる介護事務。これに時間をとられて残業が増えたり、他業務が圧迫されたりして、慢性的な人手不足が続く介護業界の体質もあり、運営がうまくいっていない事業所は少なくありません。
そこで代行業者を利用すると、経験豊富なプロが諸業務をスムーズに処理してくれるため、自社の負担は大幅に減少します。残業を減らして職場環境を改善する、余裕のできたリソースを新しい施策に割くといった、今までできなかった取り組みも可能になります。
人件費の最適化
2つめのメリットは人件費の最適化です。
たしかに業者の利用料金はかかりますが、たいていは事務担当を自社で雇用するよりもリーズナブルです。かつ必要な業務だけを依頼することで、必要な費用だけが発生します。
このように人件費が最適化されるため、ムダのない経営が可能になるのです。
介護事務代行を利用するデメリット・注意点
介護事務代行にはメリットばかりでなく、デメリットや注意点も存在します。以下の2点を踏まえた上で利用を検討しましょう。
自社にノウハウが蓄積されない
1つめは、自社にノウハウが蓄積されないこと。自社の従業員が作業をやらなくなるため、これは避けられません。
問題としては、何らかの理由で業者との契約が切れた際に、業務が立ち行かなくなる可能性がある点。そして、トラブル発生時に自社ではどうしようもなくなる点も挙げられます。
これらを防ぐために、業者へ任せる業務の範囲は慎重に検討しましょう。また、定期的にミーティングを行い、進捗や知見の共有を進めるのも大切です。
外注管理の手間が発生する
2つ目は、外注管理の手間が発生すること。
依頼した仕事の進捗を共有したり、計画を修正したりするためのやり取りは必ず発生します。業務を外部へ切り出すわけですから、ブラックボックス化を抑えるために、こまめに管理状況を確認しましょう。
レスポンスの早い業者を選定する、共有する情報を事前に決めておくといった対策も有効です。
介護事務代行の選び方
次に、介護事務代行を選ぶ際のポイントを解説します。
対応範囲
1つめは対応範囲です。
前述の通り、業者によって代行できる業務が異なります。後から対応外だとわかって、その業務を別の業者へ依頼するといった非効率なことが起きないよう、自社のニーズを満たす業者を選びましょう。
納期
2つめは納期です。
特にレセプトは毎月の期限が定まっているため、書類を送付してからの対応が早い業者の方が安心して任せられます。トラブル発生時の対応についても、あらかじめ業者に聞いておきましょう。
セキュリティ体制
3つめはセキュリティ体制です。
業務上重要な情報を扱うため、外部流出や不正利用には細心の注意を払わなければなりません。情報保護の取り組みも、比較検討の際に調べておくようにしてください。
介護事務代行のおすすめ業者
ここからは、介護事務代行のおすすめ業者を紹介します。
雲紙舎ケアサポート
画像：雲紙舎ケアサポート
「雲紙舎ケアサポート」は、レセプト作成や利用者への請求、新規利用者の登録作業など、介護事務全般を代行している業者です。
前月末までの契約締結で翌月の業務からさっそく対応してくれるスピーディーさと、月額4万円台からというリーズナブルさが魅力。クライアントの利用継続率は98.7％を誇ります。全国に対応しているので、地方の事業所でも気軽に依頼できますよ。
＜プランと費用＞
公式サイトを要確認
株式会社ベストパーソン
画像：株式会社ベストパーソン
「株式会社ベストパーソン」は、全国500以上の事業所の介護保険請求を代行している会社です。ネットかFAXで書類を送るだけで手続きが完了するため、毎月の諸業務の負担を最低限に抑えられます。FAX対応可能ということで、PCに不慣れな経営者の方でも安心です。
料金は従量制となっており、費用にムダが出にくいのもポイントです。
＜プランと費用＞
要相談
北日本ケアサポート
画像：北日本ケアサポート
「北日本ケアサポート」という名前ですが、全国の事業所に対応可能。クライアント数は400以上と、実績も十分です。
自社が今使ってるソフトの変更がいらず、15日までの契約成立であれば当月分から代行してもらえるため、今すぐ人手がほしい事業所に特におすすめといえます。返戻や保留が発生した場合、同社が原因調査や問い合わせ、再請求といった対応をとってくれるため、万一のトラブルに対しても安心です。
＜プランと料金＞
要相談
フジ子さんでも介護事務の一部を代行しています！
画像：フジ子さん
本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」でも、介護事務の一部を代行しています。
オンラインアシスタントとは、Web上のやり取りを通じて、クライアントのバックオフィス業務を代行するサービスのこと。経理・秘書・総務・一般事務・Web系など、さまざまな案件に対応可能です。
弊社の特徴は、経験豊富なワーカーによる高品質かつ迅速な仕事と、業界水準の半額ほどというリーズナブルな料金です。依頼相場は月30時間で実働だと12～14万円なのに対し、フジ子さんなら月9.24万円。※2023/11/1より新価格。このコスパの良さが好評で、クライアントの継続利用率は96％以上となっています。
アウトソーシングなら、採用や教育、福利厚生にかかる費用を抑えつつ、必要なときに必要なぶんだけ作業を依頼できます。導入が迅速なのもメリットです。
現在、2時間実働の無料トライアルを実施中ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。
＊介護事務の代行については、レセプトのような専門業務は現在対応しておりません。一般事務や経理などは承っていますので、詳細はお問い合わせフォーム、もしくは弊社営業担当へお問い合わせください。
まとめ
今回は介護事務代行について、業務内容やメリット・デメリット、業者の選び方、おすすめの業者などを紹介しました。
人手不足が続く介護業界においては、代行の利用が増えていくと考えられます。迅速な処理が可能になり、自社の負担を軽減できるのは大きな魅力でしょう。事務にまで手が回っていないのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。
