介護事務代行のおすすめ業者3選！請求業務やレセプトの効率化や業務改善にも最適

高齢化が進む日本において、介護の需要は年々増加しています。その一方で、慢性的な人材不足により、介護事業所では現場業務だけでなく、事務業務の負担も大きな課題となっています。

例えば国保連請求を毎月10日までに行う必要があるなど、期限が定められている業務が多くあります。しかし、現場は常に多忙で、人手や時間が足りず、事務作業まで手が回らないとお悩みの経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そうした背景から、注目されているのが「介護事務代行サービス」です。レセプトのような専門業務をはじめ、一般事務や経理まで幅広く依頼できるのが特徴です。

また、介護事務代行とあわせて検討したいのが「業務改善」です。現在の業務を細部まで洗い出し改善点を見つけることで、業務の効率が劇的に改善する可能性があります。

本記事では介護事務代行の概要や依頼できる業務、メリット・デメリット、業者の選び方、おすすめの代行業者まで詳しくご紹介します。

介護事務代行とは

介護事務代行とは、介護事務作業の一部または全部を、外部の専門業者に委託できるサービスです。介護保険請求（レセプト）業務をはじめ、記録書類の作成補助やスタッフの勤怠集計、行政対応など、事務全般に関わる幅広い業務が対象となります。

業務の一部だけを切り出して委託することも可能なため、事業所の状況に応じて柔軟に活用できるのも、介護事務代行の大きな特徴です。

介護事務代行に依頼できる業務

介護事務は、大きく分けて専門業務と一般事務の2種類に分けられます。例として、以下のような業務が挙げられます。

一方、介護事務では対応できない業務もあります。例えば、服薬管理や医療機器操作といった医療的ケアや、食事介助や入浴介助など直接利用者の身体に触れる身体介護業務があげられます。

業者によってレセプト作成専門だったり、介護事務全般が可能だったりと、対応範囲が異なります。そのため、自社に必要な業務を洗い出した上で、ニーズを満たす業者を選びましょう。

介護事務代行を利用するメリット

介護事務代行を活用することで、介護現場の業務効率や経営面に多くのメリットをもたらすことができます。ここでは介護事務代行を利用するメリット4点について解説します。

従業員の業務負担軽減

1つめのメリットは、従業員の負担軽減ができる点です。

介護事務は、レセプト請求や記録管理、行政対応など煩雑な業務が多く、事務担当者だけでは手が足りず、現場スタッフの手を借りるケースも少なくありません。それにより、残業が増えたり、他業務が圧迫されたりして、慢性的な人手不足が続き、運営に悩む事業所は少なくありません。

介護事務代行業者を利用することで、経験豊富なプロが諸業務をスムーズに処理してくれるため、自社の負担は大幅に減少します。残業の削減や職場環境の改善、さらには余裕のできたリソースを新たな施策に割くといった、これまでできなかった取り組みも可能になります。

人件費の最適化

2つめのメリットは、人件費を最適化できる点です。

業務の一部または全体をアウトソーシングすることで、人件費を抑えることが可能となります。

介護事務代行サービスの利用料金はかかりますが、事務担当を自社で雇用するよりも、教育費や採用経費が掛からないことも含め、総合的に見てコストを抑えられるケースが多いのが特徴です。さらに、スポット的に必要な業務だけを依頼することで、コストパフォーマンスの向上も図れます。

コア業務に集中できサービス品質が向上

3つめのメリットは、コア業務に集中できるようになることで、サービス品質が向上することです。

事務作業の負担が減ることで、従業員は本来注力すべき「介護サービスの提供」に専念できます。現場の対応力やサービスの質が高まれば、利用者満足度の向上や、従業員のやりがいにもつながるでしょう。

間接業務に追われていた時間を、より付加価値の高い仕事に向けられることは、事業所全体の成長や競争力強化も期待できます。

非常時にも対応可能な体制を整えられる（BCP対策）

4つめのメリットは、非常時にも対応できる体制を整えられ、BCP対策ができる点です。

自然災害や感染症の流行など、事業継続に支障をきたす事態が発生した場合でも、外部のパートナーが事務業務を担ってくれることで、業務停止のリスクを軽減できます。

代行業者と連携しておくことは、BCP（事業継続計画）対策としても有効であり、安定的な運営体制を構築するための一手となります。

介護事務代行を利用するデメリット・注意点

介護事務代行にはメリットばかりでなく、デメリットや注意点も存在します。以下の3点を踏まえた上で利用を検討しましょう。

自社にノウハウが蓄積されにくい

1つめのデメリットは、自社にノウハウが蓄積されにくい点です。

従業員が業務に関わる機会が減るため、何らかの理由で業者との契約が切れた際に、業務が立ち行かなくなる可能性があります。また、トラブル発生時に自社で迅速に対応できる人材がいないというリスクも考えられます。

これらを防ぐためには、業者へ任せる業務の範囲は慎重に検討し、定期的なミーティングによって、進捗や知見の共有を進めることも重要です。

外注先の管理や調整が必要になる

2つ目のデメリットは、外注先の管理や調整が必要になる点です。

介護事務は外注すればすべて任せきりで済む、というわけではありません。依頼した仕事の進捗を共有したり、計画を修正したりと、継続的に業者とのやり取りは必ず発生します。

外注業務がブラックボックス化しないためにも、こまめに管理状況を確認し、情報共有のルールを整備しておきましょう。

レスポンスの早い業者を選定する、共有する情報を事前に取り決めておくといった対策が効果的です。

情報漏えいリスクには要注意

介護事務では、利用者の個人情報や医療・介護に関する重要データを扱う場面が多くあります。そのため、外部に業務を委託する際には、情報漏えいリスクへの対策が不可欠です。

具体的には、業者のセキュリティ体制や個人情報保護方針を事前に確認すること、業務委託契約書に秘密保持条項を明記することなどが求められます。

介護業務改善という選択肢

ここまで解説したとおり、介護事務代行には多くのメリットがある一方で、「自社にノウハウが残らない」「外注管理が必要になる」といった課題もあります。

こうした背景から、近年では外注だけに頼らず、業務そのものを見直す「業務改善」を進める事業所も増えています。

業務改善とは、日々の業務フローや仕組みを根本的に見直し、ムダの削減や属人化の解消を図る取り組みのことです。

たとえば、情報の二重入力をなくす、作業手順を標準化するなどにより、従業員の作業負担を軽減できます。こうした業務改善を積み重ねることで、外注に依存しなくても回る体制を構築でき、介護事務代行のデメリットを受けにくくなります。

業務改善の具体的な方法については、以下の記事で詳しく解説しています。業種を問わず実践できる考え方や具体的な方法をご紹介していますので、ぜひご覧ください。

業務改善で効率アップ！初心者でもできる進め方と支援活用法

介護事務代行の選び方

介護事務代行サービスを導入する際には、いくつかの重要なポイントを踏まえて選定することが大切です。自社のニーズとマッチする介護事務代行を選ぶ際のポイントを解説します。

対応可能な業務範囲と自社ニーズが一致しているか

1つめのポイントは、業者が対応できる業務範囲です。

前述の通り、介護事務と一口に言っても、レセプト請求だけでなく、利用者情報の管理、勤怠集計、行政手続きなど、業務内容はさまざまです。

そのため、自社で依頼したい業務が網羅されているかどうかを、事前にすり合わせておきましょう。後から「対応外」だと分かり、別の業者へ依頼するのでは、余計な手間やコストが発生する原因となり、従業員の負担増につながりかねません。

費用対効果は適切か

2つめのポイントは、費用です。

単価や料金体系は業者ごとに異なり、月額固定制のところもあれば、業務量に応じて変動するケースもあります。

その他にも、オプション費用や追加費用が別途かかる場合もあるため、きちんと見積を作成し、複数社の比較検討が大切です。

また、「コストを抑えられるか」だけでなく、「支払う費用に見合った成果が得られるか」という費用対効果の視点で判断することが重要です。

実績や改善事例はあるか

3つめのポイントは、実績です。

過去の運用実績や導入事例がある業者であれば、サービスの質や対応力にも一定の信頼が置けます。特に同業種・同規模の導入事例があれば、自社との相性をイメージしやすいでしょう。

ホームページや口コミなどで確認できる場合もありますが、もし実績が公表されていない場合は、直接問い合わせて確認すると安心です。

納期はどのように設定されているか

4つめは納期です。

特に介護保険請求（レセプト）は毎月の期限が定まっているため、遅延は避けなければなりません。書類を送付してからの対応が早い業者の方が安心して任せられるでしょう。

また、急な依頼やトラブル発生時の対応や、納期・レスポンスの柔軟性は、業者選定における重要な判断材料となります。

セキュリティ・個人情報管理体制は万全か

5つめはセキュリティ体制です。

介護事務では、個人情報や医療・介護に関するセンシティブな情報を扱うため、外部流出や不正利用には細心の注意を払わなければなりません。

プライバシーマークやISMS認証の有無、スタッフの教育体制など、情報保護に関する取り組みも、契約前に必ず確認しておきましょう。

介護事務代行のおすすめ業者3選

ここからは、介護事務代行のおすすめ業者を紹介します。

ケアチーム（旧雲紙舎ケアサポート）

出典：ケアチーム（旧雲紙舎ケアサポート）

「ケアチーム」は、「事務作業に追われない働きやすい介護業界の実現」をビジョンに掲げる「株式会社雲紙舎」が運営する、介護事業所向けの介護保険請求代行サービスです。

介護保険・医療保険の請求（レセプト）をはじめ、利用者への請求業務や新規利用者の登録作業など、介護事務全般を代行しています。訪問介護サービスから各種介護施設まで対応可能で、様々な介護ソフトにも柔軟に対応しています。

前月末までの契約締結をすれば翌月からすぐに導入可能なスピーディーさと、月額4万円台から利用できるリーズナブルな価格設定が魅力です。全国に対応しているので、地方の事業所でも安心して依頼できます。

【ケアチームのサービス詳細はこちらから】

sotte（旧BestPerson）

出典：sotte

「sotte（旧BestPerson）」は、全国500以上の事業所・累計2万件以上の介護保険請求代行の実績を誇る会社です。パソコンを使わず、郵送かFAXでサービス提供表を送るだけで手続きが完了するため、毎月の諸業務の負担を最低限に抑えられます。また、料金は従量制で、費用にムダが出にくい料金形態もおすすめのポイントです。

【sotteのサービス詳細はこちらから】

北日本ケアサポート

出典：北日本ケアサポート

「北日本ケアサポート」は、北海道・札幌市を拠点に全国の事業所へ対応している介護事務代行会社です。クライアント数は400以上と実績も豊富で、信頼性の高いサービスを提供しています。

現在使用しているソフトがそのまま使用できるため、業務の引き継ぎもスムーズです。契約が15日までに成立すれば当月分から代行を開始できるスピード感も魅力です。

また、返戻や保留が発生した場合も、同社が原因調査や問い合わせ、再請求といった対応をとってくれるため、万一のトラブル時も安心して任せられます。

【北日本ケアサポートのサービス詳細はこちらから】

フジ子さんでも介護事務の一部を代行しています！

本ブログを運営するオンラインアシスタント「フジ子さん」でも、介護事務の一部を代行しています。また、介護事務代行サービスの比較検討など、ご希望に合ったサービスや業者を探すお手伝いも可能です。

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントとは、Web上のやり取りを通じて、クライアントのバックオフィス業務の代行サービスです。経理・秘書・総務・一般事務・Web系など、さまざまな案件に対応可能です。

弊社の特徴は、経験豊富なワーカーによる高品質かつ迅速な仕事と、業界水準の半額ほどというリーズナブルな料金です。

依頼相場は月30時間で実働だと12～15万円なのに対し、フジ子さんなら税込97,350円。※2025年4月1日より新価格。圧倒的にリーズナブルなプランでアシスタントを起用できます。

2時間の無料トライアルを実施中

現在フジ子さんでは、2時間実働の無料トライアルを実施中です！

まずはお気軽にお問い合わせください。

なお、介護事務の代行については、レセプトのような専門業務は現在対応しておりません。一般事務や経理などは承っていますので、詳細はお問い合わせフォーム、もしくは弊社営業担当へお問い合わせください。

フジ子さんについて詳しくはこちら

まとめ

今回は介護事務代行について、業務内容やメリット・デメリット、業者の選び方、おすすめの業者などを紹介しました。

人手不足が続く介護業界においては、代行の利用が増えていくと考えられます。迅速な処理が可能になり、自社の負担を軽減できる点は、介護事務代行の大きな魅力でしょう。事務にまで手が回っていないのであれば、ぜひ利用を検討してみてください。