オフラインの事務作業を代行可能な業者5選!業務の例やメリット、注意点なども解説

コロナ禍以降、リモートワークが急速に広まっていますが、事務作業の中にはオンラインではできないものもありますよね。書類のスキャンや郵送、オフィスの清掃など。

出社した時にやっても良いですが、時間がかかりますし、雑務よりはコア業務にリソースを割きたいのではないでしょうか。そこで頼りになるのが代行業者です。必要に応じてすぐ対応してくれて、スピード感ある業務遂行が可能になります。

本記事ではオフライン事務とその代行について、作業内容の例やアウトソースのメリット・注意点、そしておすすめ業者を紹介していきます。

オフラインの事務│作業内容の例

オフライン作業は、オンラインのPCを使わない作業を指します。例として挙げられるのは、

・名刺のスキャンやファイリング
・書類の整理や製本
・郵便物の発送
・契約書捺印
・電話対応
・オフィス清掃
etc.

単純作業が多いものの、毎日・毎月のように発生する上に時間がかかるため、ほかの仕事で忙しいときは後回しにされやすい傾向にあります。

すると業務が滞るわけで、これを防ぐためにオフライン業務を代行してもらうという選択肢があるのです。

オフラインの事務作業をアウトソースするメリット

オフラインの事務作業をアウトソースするメリット。それは、自社の従業員をコア業務に注力させられることです。

そもそもオン・オフかかわらず、事務作業は会社の利益には直接つながりません。こうした業務はノンコア業務といい、利益に直接つながるコア業務のサポート役を果たしています。

もちろん会社にとってノンコア業務は不可欠ではあるものの、こちらにリソースを割くと、コア業務へ振り分ける分がなくなってしまいます。すると生産性が低くなってしまうのです。

一方、事務作業をアウトソースすることで、自社の従業員のリソースに余裕ができます。するとコア業務に多く取り組めるようになり、生産性が向上していくわけです。

在宅ワークを実施している企業にとっては、オフラインの事務作業のために従業員を出社させる必要がなくなりますから、従業員の負担軽減にもなるでしょう。

オフラインの事務作業をアウトソースする際の注意点

名刺や書類に関する業務をアウトソースする場合、自社や顧客の機密情報を業者に渡すことになります。ですので、情報漏えいのリスク管理が欠かせません。

誰が・どこで・どのように作業にあたるのか、業者の体制を見極め、信頼できるところに任せましょう。

オフライン業務はオンラインアシスタントに依頼すると便利!

オフラインの事務作業を依頼したいのであれば、オンラインアシスタントがおすすめです。オンラインアシスタントとは、オンラインでのやりとりを通じて、クライアントの業務をアシストするサービスのこと。

「オフライン業務の外注なのにオンラインアシスタントを?」と思われるかもしれません。が、最近はオフライン業務にも対応する業者も出てきているのです。

オンライン業務もいっしょに委託すれば、コア業務へ取り組む時間をより増やすこともできるでしょう。

オフラインの事務作業を代行可能なオンラインアシスタント4選

では、オフラインの事務作業に対応してくれるオンラインアシスタントにはどんな業者があるのか。今回は4社についてみていきましょう。

フジ子さん

画像:フジ子さん公式サイト

「フジ子さん」の魅力は、何と言っても業界水準の半額程度という価格設定です。例えば月20時間実働のプランでは、相場が10万円前後なのに対し、フジ子さんだと4.7万円にまで抑えられます。

安価な一方で業務の質は高く、クライアントの1年以上利用継続率は90%以上。1週間の無料トライアルが用意されており、本導入前の腕試しができるのも特徴です。

そんなフジ子さんでは、公式サイトには大きく書かれていませんが、

・ファイリング
・捺印代行
・名刺スキャン
・郵便物発送代行

などのオフライン事務に対応しています。これ以外の作業に関しては要相談ですので、まずは問い合わせをしてみてください。

【料金体系】

プラン名 契約期間 アシスタントの稼働時間 月額料金
トライアル 1週間 2時間 無料
PLAN20 1ヶ月 月20時間 4.7万円
PLAN30 1ヶ月 月30時間 6.9万円
PLAN50 1ヶ月 月50時間 9.9万円

*ほかにも80〜160時間稼働のプランもあり(料金は要相談)

【フジ子さんのサービス詳細はこちらから】

HELP YOU

画像:HELP YOU公式サイト

「HELP YOU」では、採用率1%の難関をパスした優秀なスタッフが業務をサポートしてくれます。企業の継続利用率98%という、高い満足度を獲得。

そんなHELP YOUで対応できるオフライン事務は、

・備品管理
・記帳代行
・電話対応
など

詳細は要問い合わせです。

【料金体系】

契約期間:3ヶ月〜 実働時間:30時間〜/月 料金:150,000円〜/月

*依頼する業務内容や会社の規模によって料金が変動します

【HELP YOUのサービス詳細はこちらから】

CASTER BIZ

画像:CASTER BIZ公式サイト

「CASTER BIZ」もHELP YOUと同じく、スタッフの採用率が1%となっており、ハイレベルなサポートが期待できるオンラインアシスタントです。

対応可能なオフライン事務の種類は、例えば下記のようなもの。

・名刺/書類のスキャン
・領収書/書類のファイリング
・契約書捺印/製本
・DVDの焼き増し
・シュレッダー
・書類の郵送
・オフィス清掃(系列の家事代行サービスCasyにて対応)

24時間以内の納品や担当アシスタントの指名といったオプションも用意されており、急ぎの仕事があるときにも便利です。

【料金体系】

プラン名 契約期間 アシスタントの稼働時間 月額料金
6ヶ月プラン 6ヶ月 月30時間 10.8万円
12ヶ月プラン 12ヶ月 月30時間 9.6万円
カスタムプラン 要相談

*30時間実働以上の場合は要相談

【CASTER BIZのサービス詳細はこちらから】

Chatworkアシスタント

画像:Chatworkアシスタント公式サイト

「Chatworkアシスタント」は、株式会社Chatwork運営のオンラインアシスタント。同社が提供するビジネス用チャットツール・Chatworkは有名ですし、使っている企業も多いのではないでしょうか。

都内のみではありますが、Chatworkアシスタントも以下のようなオフライン事務に対応可能です。

・はがきの郵送
・書類のスキャン/ファイリング
など

クライアントのオフィスへスタッフを派遣し、そこで業務を行います。

【料金体系】

プラン名 契約期間 アシスタントの稼働時間 月額料金
3ヶ月プラン 3ヶ月 月30時間 12万円~
6ヶ月プラン 6ヶ月 月30時間 10.8万円~
12ヶ月プラン 12ヶ月 月30時間 9.6万円~

*月30時間以上の契約については要相談

【Chatworkアシスタントのサービス詳細はこちらから】

まとめ

今回はオフライン事務について、アウトソースできる内容やメリット、注意点のほか、おすすめの代行業者などを紹介してきました。

オフラインの事務作業には案外時間がかかり、いつのまにかコア業務が圧迫されがちです。生産性の観点で見ると良くないことなので、課題を感じている経営者・担当者の方は、アウトソース化を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事が参考になれば幸いです。