昨今オンライン秘書の利用者が増えています。2021年、海外では経営者の約70%が1名以上のオンラインアシスタントを活用(※)しています。アジアエリアでの成長も期待されており、どんなサービスなのか気になる方も多いのではないでしょうか。
※参考：22 Virtual Assistant Industry Statistics and Trends for 2022
- オンライン秘書って何？
- どんなときに利用できる？
- 起業家は利用した方がいいの？
こうした疑問をお持ちの起業家に向けて、オンライン秘書とは何か、利用すべき理由を解説します。
事業運営に忙しい起業家は、限られた時間をどこに使うか慎重に検討しなければなりません。本記事を参考に、より効率的に時間を使いましょう。
目次
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、オンラインで業務を請け負ってくれるリモート型の秘書サービスのことです。
オフィス内で行われているスケジュール管理や電話・メール対応、データ入力、調査業務などの多岐にわたる仕事を、インターネットを介したリモートで提供します。また秘書業務だけでなく、経理や人事、Web関連の業務も依頼可能です。
近年、リモートワークが一般化する中、さまざまなスキルを持った人材がオンライン秘書として活躍しています。
「事務作業をする時間がない…」という起業家も多く、人材不足を解消し、効率化を図れるオンラインアシスタントの利用に期待しています。
※参考：22 Virtual Assistant Industry Statistics and Trends for 2022
本来時間を使いたいコア業務に注力できず「人手が足りない」とお困りの起業家にとって、高いスキルを持ったオンライン秘書はよい選択肢になるでしょう。
起業家がオンライン秘書に依頼できる業務
オンライン秘書に依頼できる主なサービス内容・業務をご紹介します。自社で依頼したい業務がないか確認してみてください。
1.秘書・総務業務
1つめは「秘書・総務業務」です。
例えば、以下の業務を依頼できます。
- 備品購入代行
- 資料作成
- 調べもの、リサーチ業務
- 翻訳、英語メール対応
細かい事務作業に多くの時間を使ってしまった経験はありませんか？コア業務に集中するためにも、秘書・総務業務はオンライン秘書に依頼するのがおすすめです。
また、秘書・総務業務を専門とする人材に依頼すればミスを防止し、適切なプロセスで作業を進めてもらうことも期待できます。業務の効率化を目指せるでしょう。
総務業務の代行については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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総務BPOとは？概要や依頼できる業務、事例、おすすめ業者などを紹介
2.経理業務
オンライン秘書に依頼できる業務として「経理業務」もあります。
例えば、以下の業務を依頼できます。
- クラウドツールの導入サポート
- 振込み、支払い補助・代行
- 記帳代行
- 経費精算
会社経営においてお金の流れを管理する経理業務は不可欠で、専門知識が必要です。しかし経理のスキルを持った人材を採用できずに起業家ご本人が対応している場合もあります。業務品質を向上させたい場合も含めて、オンライン秘書が選択肢になるでしょう。
また、オンライン秘書に経理業務を依頼する場合、データを電子化してやり取りしなければなりません。そのため、おのずと業務で使用する書類のデジタル化が進みます。請求書などを電子データで保存する「電子帳簿保存法」を遵守するためにも役立ちます。
経理業務の代行については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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3.人事・採用業務
オンライン秘書では「人事・採用業務」も依頼可能です。
例えば、以下の業務を依頼できます。
- 給料計算
- 求人広告の出稿と管理
- 面接スケジュール調整
- 入社、退職の手続き
- 勤怠管理
昨今、人口減少により応募者の総数が減っています。その結果、人材が集まらずに採用活動が長期化している企業も少なくありません。
人事・採用を専門とするオンライン秘書に採用代行を依頼すれば、効率的な採用活動が期待できます。内定辞退者を減らしたり、採用基準を統一したりする際にも役立つでしょう。
人事・採用業務の代行については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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4.Webサイト運用
オンライン秘書には、事務作業だけでなく「Web関連の業務」も依頼可能です。
例えば、以下の業務を依頼できます。
- Webページの編集
- SNSの運用代行
- ECサイトの運用代行
- クラウドソーシングの管理
- 画像の加工、編集
Webページの編集や画像編集などの業務には、コーディングやデザインに関する専門スキルが必要です。オンライン秘書の中にはWebの知識を持つ人材もいるため、対応依頼ができます。
また、Webページのほかに企業の認知度を広めるツールとして注目されているのがSNSです。SNSで効果を得るにはこまめな投稿が必要ですが、多忙な起業家が片手間で対応するのは至難の業でもあります。そこで、オンライン秘書にSNS運用代行を依頼するのもよいでしょう。
SNS運用業務の代行については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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SNS運用代行とは？外注にかかる費用やおすすめの代行サービス6選！
5.文章作成業務
オンライン秘書サービスの中で「文章作成業務」も依頼可能です。
例えば、以下の業務を依頼できます。
- SEO記事の作成
- Web記事の作成
- SNS投稿文案の作成
- メルマガ・プレスリリースなどの各種文章作成
Webサイトやブログ、メルマガといった自社コンテンツは、自社商品・サービスを拡散し、ブランディング効果を高める企業戦略に欠かせません。しかし、記事制作や集客に悩む方も多いはずです。
Webライティングやビジネス文章作成のスキルを持ったオンライン秘書には、拡散されやすく魅力的な記事の作成を依頼できます。
文章作成業務の代行については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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起業家がオンライン秘書を利用すべき3つの理由
続いて、起業家がオンライン秘書を利用すべき理由・メリットをご紹介します。
1.コア業務に集中できる
オンライン秘書を利用するとコア業務に集中できるようになることです。起業家としてやらなければならない仕事はたくさんあります。
そこで事務業務やルーティン作業、専門的な業務をオンライン秘書に依頼することで、時間を確保できます。
例えば「電話対応に追われて、事業計画の立案が進まない」という場合に電話業務をオンライン秘書に依頼すれば、本来行うべき事業計画に専念できるようになります。
他にも起業家として行うべき業務とそれ以外の業務を切り分け、業務を代行してもらうことが可能です。
2.人件費を削減できる
オンライン秘書は正社員を雇うよりもコストが抑えられるため、結果的に人件費を削減できます。
社員の採用や教育には時間がかかり、それなりの待遇も補償しなければなりません。またコストをかけて社員教育をしても、早期退職を招くこともあります。
オンライン秘書の場合退職リスクがなく、業務量にあわせて依頼が可能です。実務経験豊富な人材に、パート社員並みのコストで業務を任せられます。
月ごとに依頼したい業務量が変動しても、オンライン秘書ならプラン変更や解約をするだけですみ、繁忙期のみの依頼も可能です。
3.幅広い業務を依頼できる
オンライン秘書には幅広い業務を依頼できます。社員1人ですべて対応できる人材はなかなかいません。しかし、オンライン秘書は1人よりもチーム制の場合が多く、それぞれ専門のスキルを持っています。
そのため、経理から採用、Web関連など、さまざまな業務を依頼できるでしょう。
例えば、以下のような状況があるとします。
- 採用：春は業務が多い／夏は業務が減る
- ECサイト運用：春はほとんど業務がない／夏に増える
これらを社内で対応する場合、それぞれ専門の人材を雇用するか、ノウハウの有無に関係なく社内で人材を配置しなければなりません。
オンライン秘書であれば、業務指示を変えるだけで各業務を対応してもらいやすくなります。
オンライン秘書の対応業務については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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オンライン秘書を選ぶときのポイント3選
オンライン秘書を選ぶときのポイントをご紹介します。自社に合ったオンライン秘書を見つけるためにも、選ぶポイントを把握しましょう。
1.依頼したい業務に対応している
オンライン秘書を選ぶ際は、依頼したい業務に対応しているかを確認します。
オンライン秘書サービスの対応内容はさまざまで、得意とする業務も異なります。
例えば「依頼したい事務作業の中に、英語から日本語に翻訳してから処理をする業務がある」という場合、日本語対応のみのオンライン秘書サービスでは対応できません。
そこで自社で依頼したい業務内容と、オンライン秘書サービスの対応範囲をよく確認することが大切です。
オンライン秘書の業務内容については、以下の記事もあわせてご参考ください。
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2.セキュリティ対策や対応に信頼をおける
オンライン秘書に依頼する際は、セキュリティ対策が万全であるかを事前に確認することが大切です。
インターネットを介して安全にデータのやり取りを行うためで、情報漏えい事故を未然に防ぐことにつながります。具体的には以下の点に注意します。
【確認事項の例】
- 作業する端末に最新のセキュリティソフトが導入されているか
- 外部記録媒体が持ち込まれていないか
- すべての情報・通信が暗号化されているか
大切な情報が外部に漏えいする不安を抱えながら依頼することはできません。信頼できるオンライン秘書サービスを選ぶことが重要です。
3.料金プランが予算を超えていない
社内の予算をふまえて料金プランを選ぶことも大切です。依頼したい業務量と目安の時間に応じて、どれくらいの金額になるか事前に確認しましょう。
対応時間によって定額の場合や、業務内容によって金額が変化する場合もあります。場合によっては「社員を雇うよりもコストがかかる」ということにもなりかねません。
また、月ごとに業務量に差がある場合は、
「今月はほとんど業務依頼をできなかったけれど、20時間分の定額料金を支払った」
「契約していた量より多くの依頼をしたため、追加料金がかかった」
のようにならずに、無駄なくサービスを利用できるか確認することをおすすめします。まずは、依頼したい内容の料金プランが予算を超えていないか、シミュレーションしてみてください。
多忙な起業家必見！オンライン秘書サービス「フジ子さん」とは
出典：フジ子さん
多忙な起業家をサポートするオンライン秘書サービスとして「フジ子さん」があります。
フジ子さんでは、
- 秘書・総務
- 経理
- 人事・採用
- Webサイト運用
- マーケティング
- 翻訳
- デザイン
- SEOライティング
など、幅広い業務に対応しています。
また料金プランは65,560円からあります。社員を雇うより安くすみ、無料トライアルもあるので、圧倒的にリーズナブルです。時間が余った場合翌月へ時間を繰り越せるプランもあるため、業務量にあわせて柔軟に利用できます。
幅広い分野の実務経験者が対応しますので、興味がある方はぜひ無料トライアルをお試しください。
オンライン秘書「フジ子さん」に関するよくある質問
オンライン秘書「フジ子さん」に関するよくある質問に回答します。
Q. 依頼は誰に、何人にすればよいですか？
チーム制で対応するフジ子さんでは、依頼内容、契約時間によって対応するアシスタントの人数が異なります。ただし基本的にはメイン担当の1名とやりとりをするシステムです。
依頼された業務は複数のアシスタントで作業しますが、窓口対応は1名ですので、複数人に同じ業務指示を繰り返すことはありません。
Q. アシスタントのスキルはどのくらいですか？
アシスタントのスキルは個々により異なりますが、アシスタントは日々スキルアップを図り、ご依頼業務をサポートすることで安定したサービスの提供を目指しています。
また、フジ子さんではチーム制で業務対応をしており、チーム内でアシスタントのフォローをしながら作業品質を維持しています。例えば「経理の知識がある経験者に対応してもらいたい」という場合は、専門知識を持ったエキスパートチームでの対応も可能です。
実務経験豊富な人材が対応するため、パソコンを使用する業務であれば、何でもご依頼いただけます。
Q. アシスタントの個々の能力によって業務品質に差がでませんか？
アシスタントは日々スキルアップを図っています。また、チーム体制で依頼業務をサポートすることで、個々の能力差が業務品質に影響しないよう最善の注意を払っています。
また、社会人経験などの採用基準を満たしたアシスタントが対応するため、コミュニケーションに負担を感じにくいのも特徴です。サービスの品質維持が期待できます。
まとめ：オンライン秘書を活用して、コア業務に集中しよう
オンライン秘書サービスの業務内容や利用すべき理由と選ぶ際のポイントをご紹介しました。
「秘書を雇う余裕はないけれど、細かい業務を代行してくれる人を探している」という方はオンライン秘書サービスをご検討ください。
まずは無料トライアルで依頼する作業や実務能力をチェックするのもおすすめです。バックオフィス作業はオンライン秘書に任せて、起業家としてのコア業務に集中できる環境を整えていきましょう。
フジ子さんでも2時間の無料トライアルを実施しています。
実際に依頼する前に、業務対応依頼のイメージをつかみたいという場合は、ぜひ無料トライアルをご利用ください。
