「歯科医師としての業務に専念したい」「事務作業まで手が回らない」
そんなお悩みありませんか？
本当はもっと専念したい業務があるのに、事務作業についつい時間を奪われてしまう、そんな課題を持つ歯科医院も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、事務代行サービスです。煩雑な事務作業を一手に引き受けつつ、事務スタッフを雇うコストを抑えることができます。
この記事では事務代行サービスの概要やおすすめサービスを紹介します。
サービスの選び方も解説しますので、課題解決にピッタリなサービスを見つける参考にしてください。
目次
歯科医院の事務代行サービス活用方法とは？何を頼める？
事務代行サービスは、歯科医院が抱える事務作業を代わりに担ってくれるサービスです。
対応可能な業務としては、事務長が担うマネジメント関連の業務から、事務作業まで幅広くあります。
具体的な対応内容の例としては以下の業務が挙げられます。
- 勤怠集計、有給管理
- 発注業務
- 資料作成
- 経理業務
- 採用業務
- 広報関連業務(SNS運用、ブログ作成など）
- 経営サポート(マーケティング、経営計画策定など）
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歯科医院にとって事務代行サービスのメリット・デメリットは？
次に、歯科医院で事務代行サービスを利用する際のメリットとデメリットを解説します。
事務代行サービスのメリット
事務代行サービスを利用するメリットを3つご紹介します。
- 本来の業務に専念できる
- 採用などの経験者に任せることができる
- 人件費を節約できる
本来の業務に専念できる
１つ目のメリットは、事務作業などのノンコア業務を外注すれば、診療・経営などのコア業務に専念できるということです。
歯科医院では、人事・採用、給与計算などのバックオフィス業務も院長自身が行っていることが少なくありません。
事務作業を外注することによって、もっと患者さんの診療のため、経営のために時間を割くことができるようになります。
採用などの経験者に任せることができる
２つ目のメリットは、採用などの経験者に任せることができること。
求人を出したのになかなか応募が来ない、せっかく採用しても離職してしまう、そんな悩みを抱えていませんか？
募集文面など見直したいのに、診療など日々の業務のなかで採用のために多くの時間がとれず、毎回同じ文面で、同じ媒体に掲載するしかないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
採用のノウハウを持つ業者に任せれば、求人の最適化から応募者のフォローまできめ細かに対応してくれます。
人件費を節約できる。
３つ目のメリットは、人件費を節約できること。
スタッフの雇用には、社会保険料、制服・支給する備品など給与以外の経費もかかります。
事務代行サービスを導入するのにももちろん費用はかかります。しかし必要な業務内容のみ、必要な時に頼むことができるサービスなどを活用すると、人を新しく雇うよりもコストを抑えられる可能性があります。
事務代行サービスのデメリット
次にデメリットを見てみましょう。
医院にノウハウが残らない。
１つ目のデメリットは、医院にノウハウが残らないこと。
事務作業を外部の人が行うことになるので、医院の中にはノウハウが蓄積されません。業者と契約が切れる時や、事務作業を内製化することになった場合に一から業務内容の確認をしたり、スタッフの教育を行ったりする必要があります。
導入後しばらくは手順を伝えるなど手がかかる。
２つ目のデメリットは、導入後しばらくは手順を伝えるなど手がかかること。
事務作業を専門で扱う業者であっても、その医院の業務内容や手順を確認する必要があります。そのためサービスが安定稼働するまで、医院は説明したり業者からの確認事項に答えたりといったことに時間を取られることになります。
歯科医院に最適な事務代行サービスの選び方とは？
「事務代行サービスに興味があるけれども、どうやって自医院に最適なサービスを探したらいいのか分からない」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。
そこで選ぶ際のポイントを２つ紹介します。
外注したい業務を明確にする。
１つ目のポイントは、外注したい業務を明確にすることです。
歯科医院の事務代行サービス内容は多岐に渡ります。雑務を任せたいのか、スタッフのマネジメントなど経営の補助をしてほしいのか、採用だけを手伝ってほしいのか。そういった要件によって、選び方が変わってきます。
まずは事務代行サービスにお願いしたい業務を整理しましょう。
依頼したい業務が明確になると、歯科医院専門の事務代行サービスを選ぶべきか、一般的な事務代行サービスも選択肢に入れられるかが判断できます。
サービスの費用を確認する。
２つ目のポイントは、サービスの費用を確認すること。
事務代行サービスのを利用する目的が人件費の節約の場合は、あまりに費用の高いサービスだと、このメリットがなくなってしまい本末転倒です。
事務代行サービスを選ぶ際には、費用にも着目するようにしましょう。
なお、歯科医院の業務を専門とする事務代行サービスの場合は、どうしても一般の事務代行サービスよりも費用が高くなる傾向があります。
事務代行サービスの種類
一口に事務代行サービスといっても、サービスの種類は大きく3つに分けられます。
- 事務作業全般を任せられるサービス
- 採用に特化した代行サービス
- 事務長代行サービス
事務作業全般を任せられるサービス
１つ目は、事務作業全般を任せられるサービスです。事務スタッフの代わりとなるサービスとなり、勤怠集計、発注業務や資料作成など一般事務から、労務人事、経理など幅広い業務内容に対応します。
歯科医院の業務専門のサービスであれば、歯科医院ならではの事情にも理解がある作業者が対応するためスムーズでしょう。
採用に特化した代行サービス
２つ目は、採用に特化した代行サービスです。求人や応募者の対応を代行する他、面接のサポートもサービス内容に入ることもあります。
事務全般を任せられるサービスと同様に、歯科医院専門の採用代行サービスもあります。業界の事情に精通した担当者に任せられる安心感があります。
ただし、歯科医院専門のサービスの場合は費用が割高となります。また、選択できる業者がその分少なくなります。
事務長代行サービス
３つ目は、事務長代行サービスです。スタッフのマネジメントや集客など、事務作業全般を任せられるサービスよりも更に上位の業務を任せることができるサービスです。
事務長は、その名の通り事務全般の管理者のことです。経理、総務、採用、広告戦略などを主導できる人材で、単なる事務サポートよりも院長に近い立場で医院運営に携わります。
小規模なクリニックでは事務長は必ずしも必要とは言えませんが、患者数、スタッフ数が多く、規模が大きな歯科医院では事務長の存在は大きな助けとなるでしょう。
歯科医院におすすめの事務代行サービス10選
歯科医院におすすめの事務代行サービスをご紹介します。
事務作業全般を任せられるサービス
事務作業全般を任せられる、歯科医院に特化した事務代行サービスをご紹介します。
歯科事務代行 院長秘書
画像引用：歯科事務代行 院長秘書公式サイト
「歯科事務代行 院長秘書」はオンライン上で事務作業を代行するサービスです。
採用、広報、制作、経理の代行を行っています。1か月からの活用が可能なので、まずは事務代行サービスがどんなものなのか試したい方が気軽に始められるサービスです。
■料金プラン（一例です）
採用代行プラン（1種当り）：月30,000円
広報代行プラン（2記事作成）：月40,000円
株式会社SABU
画像引用：株式会社SABU公式サイト
「株式会社SABU」はオンラインの歯科専門事務代行サービスを提供しています。事務、採用、デザイン、WEB制作やSNS運用など幅広い業務に対応しているのが特徴です。医院の課題や改善したいことをヒアリングし、支援内容を提案してくれます。
■料金プラン
月85,000円～
デンタルサポートセンター
画像引用：デンタルサポートセンター公式サイト
「デンタルサポートセンター」では訪問型とオンラインでの事務代行サービスが展開されています。どちらも人事労務、経理、総務業務の対応が可能で、訪問型は行政手続きも対応内容に入っています。訪問型は関西圏のみとなりますが、オンラインでは不安という方には適したサービスです。
■料金プラン（一例です）
訪問型（週1回訪問）：月200,000円
オンラインプラン：月110,000円
採用代行に特化したサービス
数ある採用代行サービスの中から、歯科医院に特化したものをご紹介します。
アイコネクト
画像引用：アイコネクト公式サイト
「アイコネクト」はただ歯科人材採用業務を代行するのではなく、採用の仕組みを構築します。そのため、人材採用の実務を医師、事務長、採用担当者とともに行います。事務代行サービスは医院にノウハウが蓄積されないことがデメリットでしたが、「アイコネクト」ではその心配がありません。
■料金は要見積もり
デンタルリクルート
画像引用：デンタルリクルート公式サイト
「デンタルリクルート」は求人情報作成から内定承諾交渉まで取り組む、いわば「人事部長」としての業務に対応しています。歯科医師から受付、パートやアルバイトまで、幅広く対応可能なのが特徴です。
■料金プラン
一律月100,000円
デンタルHR総研
画像引用：デンタルHR総研公式サイト
「デンタルHR総研」では、募集前の採用コンサルティングから、応募対応、採用後の対応まで一手に引き受けています。
半年以内の採用成功率が99.4%、入社3か月以上の定着率が97%といった高い実績を誇ります。
■料金プラン（一例です）
VIPプラン（成果報酬不要のプラン）：月89,000円
画像引用：スターパートナーズ公式サイト
「スターパートナーズ」は、求人広告の最適化、広告媒体の選定、応募者対応までの採用業務を代行しています。採用成功率は98%を達成。費用プランの中には完全成功報酬プランがあり、0円からスタートすることも可能です。
■料金プラン（一例です）
月0円
※歯科医師の採用時80万円、歯科衛生士の採用時50万円、歯科助手の採用時40万円が成功報酬としてチャージされます
事務長代行サービス
事務長代行サービスでは、ニーズに合わせて様々なサポートが受けられるものが多いようです。
Mr.歯科事務長
画像引用：Mr.歯科事務長公式サイト
「Mr.歯科事務長」は、経営実務、マネジメント領域や事務領域の実務まで対応します。料金体系もサポート体系ごと、課題ごとに分かれているので、より自医院のニーズに即したサポートを受けることができます。
■料金プラン（一例です）
経営参加型（訪問月1回）：月150,000円～
オールスタッフィング
画像引用：オールスタッフィング公式サイト
「オールスタッフィング」は、事務長代行サービスだけではなく、訪問サポート、歯科医師・歯科衛生士の紹介サービスも提供しています。事務長代行サービスでは、医院経営に関わる業務から患者様のクレーム対応までと、医院長の力強い味方になってくれます。
■料金は要見積もり
メディカルサポートパートナー株式会社
「メディカルサポートパートナー株式会社」では、開業から経営、閉業までを幅広くサポートしています。事務長代行業務においては訪問型とオンライン型とあり、しかも継続タイプとスポットタイプといった形で、サポート形態も柔軟であるのが特徴です。
■料金プラン
事務長代行・クラウド事務長：1回66,000円～（1回3時間以内～）
※内容によって金額が変わります。
オンラインアシスタント フジ子さんなら幅広い業務を代行できます
ここまで紹介してきた10のサービスは、歯科医院専門の事務代行サービスでした。
次に、事務代行（オンラインアシスタント）として累計ユーザー数1,000以上と実績豊富なフジ子さんをご紹介します。
オンラインアシスタント フジ子さんは歯科医院専門ではありませんが、幅広い業務を頼める上、低価格でご利用いただけるのでおすすめです。
歯科医院にとってのフジ子さんのメリット
歯科医院にとって、フジ子さんを利用するメリットは以下のようなものがあります。
- 累計ユーザー1,000以上。ユーザーの中には公官庁も
- 歯科医院専門の事務代行サービスと比べて料金が安い
- 対応可能な業務が幅広い
- チームで対応するので、アシスタントの交代の際もフジ子さん内で引継ぎが完結する
累計ユーザー1000以上。ユーザーの中には公官庁も
1つ目のメリットは、累計ユーザーが1,000以上あり、事務代行サービスとしての実績が豊富だということ。幅広いユーザー業務の対応実績があり、ユーザーの中には官公庁も含まれています。
歯科医院専門の事務代行サービスと比べて料金が安い
2つ目のメリットは、歯科医院専門の事務代行サービスと比べて料金が安いこと。歯科医院専門サービスには、歯科医院の事情に通じているというメリットがありますが、その分料金が高くなりがちです。
料金は比較的安く見えても、業務や業務量が限定されている場合もあり、費用対効果の面で利用をためらってしまう場合もあります。
事務代行サービスを利用する目的として費用削減があげられるなか、費用対効果は重要な要素となります。
対応可能な業務が幅広い
3つ目のメリットは、対応可能な業務が幅広いということ。事務作業だけではなく、経理、人事などさまざまな業務の対応が可能です。経理、人事労務、採用など特定の分野でより高いレベルの対応が必要な場合は、経験が豊富なエキスパートチームに依頼することもできます。
また、フジ子さんは月ごとの時間契約です。依頼できる業務が限定されないため、その時々で必要な様々な業務を依頼できます。
チームで対応するので、アシスタントの交代の際もフジ子さん内で引継ぎが完結する
4つ目のメリットは、チーム対応ということ。幅広い業務に対応できるといっても、1人のアシスタントが全てのスキルを持っているというわけではありません。複数のアシスタントがチームとして担当します。そのため、WEBサイト制作やデザイン、翻訳、など事務の域を超えた幅広いジャンルの業務が対応できるのです。
業務の共有が必要な際には、フジ子さん内で引継ぎが完結するため、医院側で心配する必要がありません。
フジ子さんの料金
歯科医院専門の事務代行サービスよりも料金が安いフジ子さん。オンライン事務代行の業界水準を下回っている手頃な価格で、月20時間税込6.27万円プランというスタートしやすいプランも用意されています。
歯科医院専門の事務代行サービスの多くが月額８万円を下らないことを考えれば、いかに低コストに抑えられるかが分かるでしょう。
フジ子さんの料金プランについて、詳しくはこちらの価格表をご確認ください。
フジ子さんの対応業務
フジ子さんの対応業務は、事務作業のほかに経理、人事、Web制作、管理、採用、SEO記事作成などと多岐にわたっています。
どんな業務が対応可能なのか、こちらのページで資料をご用意していますのでぜひ参考にしてください。
歯科医院経営の悩みは事務代行サービスで解決！
今回は歯科医院の事務代行サービスについて、おすすめの歯科医院専門10サービスサービスとフジ子さんをご紹介しました。
幅広い業務に対応している事務代行サービス。
インターネット上で業務を代行する「オンライン事務代行」も珍しくはなくなりました。特に人材不足が深刻な地方の歯科医院でも、オンライン事務代行なら問題なく利用できます。
また、歯科医院に特化していない事務代行サービスに依頼することを選択肢の１つとしてするのもよいでしょう。
様々なサービスがあるため、自医院の課題を解決するのにピッタリなサービスが見つかるはずです。
今抱えている課題解決に適したサービスを見つけて、医院経営の悩みを解決しましょう。
