給与計算とは？計算方法や仕方、簡単にできるサイトなどを紹介

従業員の労働に対して、雇用主は報酬として給与を支払うという労働契約を結んでいるため、給与を正確に支払う義務があります。給与計算は、労働契約を履行するために欠かせない業務の1つです。

給与は従業員への報酬なので、給与計算による支給額のミスや支払いの遅延は許されません。どこか1つでもミスが発生すれば、税金や保険料に影響し、税務署への申告漏れに繋がる可能性もあります。

今回は給与計算の基礎知識から、計算方法について解説します。後半では給与計算を効率よく正確に行う方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

給与計算とは？

給与計算とは、従業員の給与を計算する業務のことをいいます。雇用契約や就業規則、法令などに基づき、従業員の労働実績などを考慮しながら、各種手当を含む総支給額を算出します。

そして総支給額から税金や社会保険料を控除し、最終的な差引支給額を従業員に支払います。給与計算は従業員一人ひとりの社会保険料や税金を計算し、徴収・納付まで行うため、大切な業務です。

労働基準法をはじめ、所得税法、健康保険法などの労働に関する様々な法律を熟知した上で、正確に計算することが重要です。

給与の計算方法

給与計算は、一般的に以下の式で計算します。

【総支給額−控除額＝差引支給額】

総支給額・控除額・差引支給額について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

総支給額

総支給額とは、基本給をベースに時間外手当や通勤手当などの各種手当を加算した給与のことで、労働者が労働の対価として得る金額の総額です。

総支給額＝基本給＋各種手当

基本給とは、各種手当を含まない基本の給与のことです。基本給の基準は企業ごとに異なりますが、一般に勤続年数や学歴、職種、能力などを考慮して決定されます。

一方で各種手当とは、経費の補填などのために支給する給与のことです。法律で定められている手当には、時間外手当(残業代)・休日手当・深夜手当といった、定時外で働いた場合に支払われるものがあります。

その他に、企業ごとに様々な内容の手当があります。一般に通勤手当や住宅手当、役職手当などが支給されます。

控除額

控除額は、総支給額から差し引かれた金額のことです。差し引かれる控除は、法定控除とその他の控除に分けられます。

法定控除には税金（所得税・住民税）と保険料（健康保険・厚生年金保険・介護保険・雇用保険）があり、それぞれ所定の計算式・税率に当てはめて控除額を算出します。

その他控除には、労働組合費や積立金、財形貯蓄、親睦会費、社宅費など、企業ごとに定められた控除項目があります。法定控除以外の項目を控除にするためには、労使協定の締結が必要です。

差引支給額

差引支給額は、上述の総支給額から控除すべき税金・保険料を差し引いた給与です。一般的に手取り額と呼ばれます。多くの場合、この金額が銀行口座に振り込まれます。

例えば、以下の場合は手取り額がいくらになるか、実際に式に当てはめてみましょう。

・基本給：250,000円
・各種手当合計：120,000円
・保険料控除：54,633円
・税金控除：9,910円

総支給額（250,000+120,000）-　控除額（54,633+9,910）＝　305,457円

このように、足して引くシンプルな計算です。

一見簡単に見えますが、実際は控除額を算出するのも給与計算業務であり、複雑な部分です。先述した通り、控除すべきものは税金・保険料をあわせて最低5種類あります。これを1つずつ計算しなければいけません。

【正社員】給与計算の仕方・手順

給与計算は、どのような手順で進めるのでしょうか。ここでは、雇用形態が正社員の場合の、具体的な給与計算のやり方・方法を解説していきます。

給与計算の前には、基本給・諸手当に変更がないか、必ず確認する必要があります。昇格、転居、結婚、出産などで人事データに変更があれば、保険料や税金にも影響するため、その都度チェックしなければいけません。

①総支給額を計算する

まず、総支給額の計算を行います。給与は大きく、固定性の給与と変動性の給与に分けられます。

①ｰ1：固定性の給与

固定性の給与は、勤務実績に関係なく毎月一定の金額が継続して支給される報酬です。基本給や職務手当、住宅手当、通勤手当、単身赴任手当などが該当します。

固定性の給与は、人事データをもとに計算を行います。基本的に支給される金額は毎月同じです。しかし給与体系の変更や昇格、各種手当の追加などにより、固定性の給与が変動する場合があります。

①ｰ2：変動性の給与

変動性の給与は、勤務実績によって支給額が変動する報酬です。時間外手当(残業代)や休日手当、深夜手当などが該当します。変動性の給与は、従業員の勤怠状況や成績によって異なるので、ミスがないかしっかり確認することが必要です。

変動性の給与である残業手当や深夜残業手当、休日出勤手当は基本的に下記の計算式で算出します。

時間外労働の時間数×1時間当たりの基礎賃金×各割増率

1時間当たりの基礎賃金は、労働基準法で除外が許される手当以外の各種手当に、基本給に加えた金額を、1ヶ月の所定労働時間で割った金額です。

労働基準法で除外が許される手当は、家族手当や通勤手当、別居手当など労働と直接的な関係が薄く、個人的事情に基づいて支給されているものなどが該当します。

それぞれの割増率は以下の通りです。

※中小企業は2023年4月1日から適用

深夜残業が発生した場合は、時間外手当の割増率25%に加えて、さらに深夜手当による割増率25%を上乗せする必要があります。

例えば、就業時間が9時から17時の従業員が9時から23時まで労働した場合、17時から22時までは時間外手当として25%の割増率、22時から23時までは時間外手当と深夜手当で50％の割増率で給与を算出します。

②控除額を計算する

支給額の他に、控除額の計算をします。控除額はそれぞれ算出方法が異なるため、注意が必要です。

②ｰ1：保険料の控除

正社員の場合、健康保険や厚生年金保険、雇用保険、介護保険にかかる社会保険料を、毎月収入に応じて納付する必要があります。企業は給与から社会保険料を控除して、従業員の代わりにまとめて納付します。

健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料の計算方法は以下の通りです。

保険料＝標準報酬月額×保険料率

健康保険料や厚生年金保険料、介護保険料は会社と従業員双方の折半して納めます。このため従業員負担額を計算する際は、上記の式を計算後に1/2をかけます。

標準報酬月額は社会保険料算定時の基準となる金額のことで、給与などの報酬を一定の幅に区分した仮の金額です。標準報酬月額は、健康保険の場合は1〜50等級、厚生年金保険の場合は1〜32等級に区分されています。

通常4〜6月の基本給に、諸手当を加算した金額の平均をベースに決定されます。給与は昇給などによって変動するため、毎年6月に標準報酬月額の見直しを行い、「算定基礎届」を管轄の年金事務所へ提出する必要があります。

決定された標準報酬月額はその年の9月から8月まで適用されます。

【健康保険】
健康保険の運営主体は協会けんぽや組合保険などがあり、企業ごとに加入している健康保険が異なり、保険料も異なります。公務員の場合は共済組合です。

協会けんぽに加入している場合、都道府県ごとに保険料率が異なるので注意しましょう。

【厚生年金保険】
厚生年金保険料率は一律18.3％で、日本年金機構によって定められています。平成29年の税率引き上げを最後に、現在の料率を維持しています。

【介護保険】
介護保険は40歳以上が加入対象となっており、従業員が40〜64歳の場合、健康保険料に上乗せして介護保険料も納付します。

65歳以上の場合、会社に勤めていても居住している市町村に納めます。納付する介護保険料は加入している健康保険によって異なります。協会けんぽに加入している場合、介護保険料率は1.8%(令和3年4月分)です。

【雇用保険】
雇用保険は健康保険や厚生年金保険、介護保険と計算方法が異なり、以下の計算式で求めます。

雇用保険＝総支給額×保険料率

保険料率は厚生労働省が定めており、業種により異なります。雇用保険料は、企業と従業員で所定の保険料率をもとに負担します。

保険料率は厚生労働省HPで確認できます。一般の事業の場合、保険料率は9/1,000です。このうち、6/1,000を企業側が負担し、従業員は3/1,000を負担します。

給与から控除される保険料についてまとめると、以下のようになります。

②ｰ2：税金の控除

毎月の給料から天引きされる税金は、所得税と住民税です。所得税は1年間の所得額に応じて決定されるため、月々の天引き額はあくまで見込みの金額です。

1年間の正確な所得税額は年末調整で計算し、すでに支払い済みの源泉所得税額との間で、差額を還付金として受け取って調整されます。

所得税の計算式は以下の通りです。

【所得税＝課税所得額×所得税率‐税額控除】

所得税率は5〜45％で年間所得によって異なります。課税所得だけでなく、扶養家族の人数によっても源泉徴収額が異なるため、国税庁が出している「給与所得の源泉徴収税額表」に当てはめて税額を割り出します。

一方で住民税は、前年度の所得により決定します。毎年6月頃に従業員が居住する市町村から住民税課税決定通知書が企業に届くので、請求された住民税額を12ヶ月で割り、毎月控除します。

③差引支給額を計算する

総支給額からそれぞれ求めた控除額を引くことで、差引支給額を求めます。この金額が実際の手取りとして従業員に支払われます。

【アルバイト・パート】給与計算の仕方・手順

次に、雇用形態がアルバイトまたはパートの場合の具体的な給与計算のやり方・方法を解説していきます。総支給額から控除額を引いて差引支給額を算出する流れは、正社員と同様です。

正社員の場合との違いは、控除されるものがある人とない人がいることです。アルバイト・パートの場合、どういう基準で税金がかかるか、保険加入対象となるのか見ていきましょう。

所得税がかかる基準

令和元年分以前は、収入額に関わらず所得税の基礎控除額は一律38万円、給与所得控除額は最低65万円でしたが、令和2年以降は基礎控除が48万円、給与所得控除は最低55万円が所得から控除されます。

基礎控除48万円+給与所得控除55万円＝103万円

課税される所得は、パート収入から給与所得控除と基礎控除など所得控除を差し引いた残額になるので、収入が103万円以下の場合は非課税となり、所得税はかかりません。配偶者の扶養に入っている場合は、配偶者控除により配偶者の所得税・住民税負担が軽減されます。

103万円を超えると、超えた分に対して正社員と同様「給与所得の源泉徴収税額表」を用いて割り出された税額が給与から控除されます。収入が103万円〜201.6万円の場合、配偶者特別控除が受けられます。

ただし、配偶者控除および配偶者特別控除は、配偶者の合計所得金額が1,000万円を超える年は控除を受けることができません。

住民税がかかる基準

住民税は1月1日から12月31日までの所得について、翌年度に課税されます。居住する市町村により違いはありますが、前年度の所得がおおよそ100万円以下であれば、住民税はかかりません。

住民税は所得割と均等割の2種類の計算方法を合算し、給与から控除されます。所得割は所得金額に比例して前年度の所得に応じて課税されます。均等割は所得に関係なく各市町村が定める一定額課税され、居住地域により差があるものの、5,000円前後の場合が多いです。

社会保険加入対象の基準

健康保険や厚生年金保険に加入する対象になるのは、現在、従業員数が501人以上の企業に対して以下の条件をすべて満たすかが基準になります。

・1週間の所定労働時間が20時間以上30時間未満
・月額賃金が8.8万円以上
・1年以上の雇用の見込みがある(2022年10月からは2ヶ月以上に改正)
・学生でない

2022年10月からは社会保険の適用対象が拡大し、従業員数が101人以上の企業に対して、2024年10月からは従業員数51人以上の企業に対してと、段階的に社会保険の適用が拡大されます。

厚労省/社会保険適用拡大特設サイト

雇用保険加入対象になる基準

雇用保険に加入する対象になるのは、以下の条件を満たす場合です。

・1週間の所定労働時間が20時間以上
・31日以上の雇用の見込みがある

パートやアルバイトであっても、上記の条件を満たせば、雇用保険の加入対象になります。

給与明細は5年間保存しよう

給与明細の保存は、法律で義務付けられている訳ではありません。しかし、給与明細に記載されている項目が賃金台帳と重なっているため、実質的には賃金台帳に該当します。

賃金台帳とは法定三帳簿の1つで、企業は最低5年間の保存が義務付けられています。このため賃金台帳と同等扱いである給与明細も、企業は最低でも5年間は保存しておいた方が良いでしょう。

また、未払い賃金があった場合、従業員は企業に対して未払い賃金を請求することができます。労働基準法の改正により、2020年4月から未払い賃金を請求できる期間が2年から5年に延長され、当分の間は賃金支払い期日から3年です。

未払い賃金を請求される際に、給与明細は従業員に給与を支払ったという重要な証拠になるので、企業は給与明細を5年分保存することが望ましいでしょう。

また、企業だけでなく、従業員も給与明細は保存することが推奨されます。

では、なぜ保存する必要があるのでしょうか。給与明細を保存しておくべき理由として、主に5点が挙げられます。

1つ目は、給与明細は収入の証明に使用できる点です。クレジットカードやローン、賃貸などの審査で直近の収入の証明として給与明細が使用できる場合があります。

2つ目は源泉徴収票の代わりとして、確定申告や配偶者の扶養に入るための書類として使用できる点です。確定申告の還付や控除の時効は5年のため、確定申告を行う場合は給与明細を5年分保存しておきましょう。

3つ目は税金や保険料の支払いの証明に使用できる点です。例えば、給与明細に記載されている厚生年金保険料や支給額を見ながら、年金記録に間違いがないかを確認できます。

4つ目は、退職して雇用保険を受給する際に提出する離職票の記載に、間違いがないかを給与明細で確認ができる点です。

5つ目は未払い給与の請求のための証拠になる点です。上述の通り、従業員は企業に対して当分の間は賃金支払い期日から3年、ゆくゆくは5年まで過去をさかのぼって未払い賃金を請求することができます。

このため、企業と同様に従業員にとっても、未払い賃金を請求する際に給与明細は重要な証拠になります。

以上の理由により、企業も従業員も給与明細の保管期間は5年が望ましいということになります。

給与計算をミスしたらどうなる？

給与計算はミスが許されない重要な業務です。ただしこれまで述べてきたように、従業員一人ひとりの勤怠状況や社会保険料、税金などを考慮して計算しなければいけないため、ミスが生じることもあるかもしれません。

特に手動による作業が多い場合は、ヒューマンエラーが生じやすくなります。給与計算のミスは翌月の給与で調整すれば問題ないと思うかもしれませんが、給与の翌月精算は厳密には労働基準法第24条が定める「賃金支払の5原則」に違反します。

ミスをそのままにしておくと、場合によっては従業員が企業に対して訴訟を起こす可能性など、企業の信頼に大きく影響します。

特に時間外手当が長期にわたって不足していた場合、ただちに不足額を計算し、支払わなければいけません。さらに時間外手当だけでなく、遅延利息や遅延損害金、付加金などが発生します。

また、給与計算にミスがあるということは、税金や社会保険料の計算にもミスが発生しているかもしれません。その場合は税金不足による追徴課税や、将来の年金受給額が実際よりも少ないなど、従業員の不利益となる可能性があります。

このように、給与計算のミスは従業員をはじめ、その企業自体にも影響を及ぼす大きな問題に繋がることがあります。給与計算のミスが発覚したら、ただちに対象の従業員へ謝罪し、給与計算のやり直しや過不足分の調整を行いましょう。

給与計算をブラウザで簡単に！おすすめの無料サイト

給与計算をすべて手作業で行うと、時間がかかりすぎますし、ミスも発生しやすくなります。そのため、ツールを使って効率よく行うのがおすすめです。

必要項目に入力するだけで自動で計算してくれる無料サイトもあるので、小規模な事業者は試しに使って見てはいかがでしょうか。

＜無料の給与計算サイトの例＞

・給与ねっと
・イージー給料計算
・給与明細.net
・パート勤務時間計算

業務効率化におすすめの給与計算ソフト

次に、業務効率化におすすめの給与計算ソフトを紹介します。前述の無料サイトよりも多機能かつ使いやすいので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

フリーウェイ給与計算

画像：給与計算ソフトが無料｜クラウドは「フリーウェイ給与計算」 (freeway-kyuuyo.net)

「フリーウェイ給与計算」は、毎月の給与計算から年末調整まで対応しているクラウド型の給与計算ソフトです。ゼネラルリサーチが2019年に行ったクラウド型業務システムのイメージ調査では「価格満足度」「顧客満足度」「サポート充実度」の3部門で1位を獲得、シリーズ累計のユーザー数は30万人を超えています。

従業員5人までは永久に無料で利用できることが魅力です。また、従業員6人以上の場合は月額1,980円となっています。他社の給与計算ソフトでは、従業員人数が増えるほど料金が高くなる場合がほとんどですが、フリーウェイ給与計算は6人目以降、何人増えても月額1,980円とリーズナブルです。

Windows、Macの両方で利用でき、クラウド型のためダウンロードやインストールが不要です。総支給額や控除額などをすべて自動で計算でき、給与明細のみならず年末調整や源泉徴収票などの書類も無料で作成できます。

また、シンプルな画面とメニューで初心者でも簡単に設定できることも魅力の1つです。従業員が5人以下で、有料ソフトウェアを使うほどではない場合や、なるべく安価に給与計算ソフトを利用したい場合におすすめです。

freee人事労務

画像：freee人事労務 | 複雑な労務事務を1つにまとめてミス・作業時間を削減

「freee人事労務」は給与計算業務だけでなく、年末調整やマイナンバー管理、入退社管理など人事労務業務を一元的に管理できる、クラウド型の人事労務ソフトです。

2016年4月にＭＭ総研という民間の調査機関が発表した「クラウド給与計算ソフトの利用状況調査」によると、クラウド給与計算ソフトでfreee人事労務がシェアNo.1となっています。

株式会社freeeが提供しているfreee会計と連携し、freee人事労務で行った給与計算業務の情報をワンクリックでfreee会計に部門別取引として反映させることができます。さらに、ビジネスツールのSlackとの連携も可能で、Slackで勤怠情報の確認や給与明細の発行通知の受取が可能です。

freee人事労務の料金プランは以下の通りです。

画像：あなたのニーズに応じたfreee人事労務の料金プラン | 人事労務ソフト freee人事労務

事業規模や必要な機能によってプランを選ぶことができます。さらに、freee人事労務は30日間無料です。使用できる機能に一部制限がありますが、給与計算・労務管理などの色々な機能を試せるので、実際使った上で良し悪しを判断できるのも魅力的です。

特に給与計算だけでなく、幅広い人事業務の効率をあげたい場合やfreee会計を導入
している場合に向いています。

MFクラウド給与

画像：給与計算・賞与計算 | 給与計算ソフト「マネーフォワード クラウド給与」 (moneyforward.com)

「MFクラウド給与」は、会計ソフトで有名な株式会社MoneyForwardが提供しているクラウド型労務管理ソフトです。MFシリーズのソフトはもちろん、他社製ソフトの連携にも幅広く対応しているため、勤怠管理・経費の精算・請求業務・会計業務などの効率化が期待できます。

給与計算に必要な設定項目は5つとシンプルなので、給与計算ソフトに不慣れな方も安心して利用可能です。個人で利用する場合、以下の料金プランがあります。

出典：価格・料金プラン | 給与計算ソフト「マネーフォワード クラウド給与」 (moneyforward.com)

さらに従業員数が30人以下の場合は、このような料金プランがあります。

出典：価格・料金プラン | 給与計算ソフト「マネーフォワード クラウド給与」 (moneyforward.com)

契約前に法人の場合は「ビジネスプラン（月額5,980円）」、個人の場合は「パーソナルプラン（月額1,280円）」を、1ヶ月間無料で操作を試すことができます。このため、試しに使ってみて、導入を決めることも可能です。

給与計算業務だけではなく、経費精算や勤怠管理などの複数の業務を連携した場合に優れたパフォーマンスを発揮するので、すでにMFクラウドを利用している方には特におすすめです。

ジョブカン給与計算

画像：ジョブカン給与計算 | ジョブカン勤怠管理と自動連携！給与明細発行まで1クリックで (jobcan.ne.jp)

「ジョブカン給与計算」は、社労士監修のクラウド給与計算システムです。ジョブカンが提供するサービスは、創業期から成熟期まで、あらゆる企業のステージ・規模に対応しており、累計導入実績は12万社を突破、ITトレンド2021上半期 主要6部門ですべて第1位を獲得しています。

実際の給与計算担当者の声をもとに開発しているので、給与計算担当者の負担を減らすための機能が豊富です。各控除の自動計算や、税務署へ提出が必要な帳票の自動出力など、給与計算ソフトとして必要な機能は完備されています。

他のジョブカンシリーズと連携ができるので、勤怠情報・従業員情報・事業所情報・組織情報・経費精算情報など給与計算に必要な情報を簡単に入力できます。例えばジョブカン勤怠管理を導入している場合、ジョブカン給与計算と連携して、勤怠管理から給与計算までをシームレスに行うことができます。

ジョブカン給与計算の料金プランは以下の通りです。

出典：料金プラン | ジョブカン給与計算 (jobcan.ne.jp)

30日間無料で有料プランのすべての機能を試すことができ、さらにジョブカン給与計算の導入を検討中の方に向けた、オンラインデモサービスが開催されています。

勤怠管理・労務管理といったジョブカンシリーズと連携して利用すれば、より時間と手間が省けるので、特にジョブカンシリーズを利用している方にはおすすめです。

まとめ

本記事では給与計算の基礎知識から計算方法、注意点などを紹介しました。

給与計算は従業員一人ひとりの状況に合わせて計算しなければならないため、整理すべき情報が多い複雑な業務です。ミスが許されない分、担当者の負担は大きくなってしまいます。

外注や給与計算ソフトの導入することによって、給与計算に関わる人事・労務作業を大幅に効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。もし社内の現状に改善すべき点があれば、外注や給与計算ソフトの導入を検討してみましょう。