収納代行とは？決済代行・集金代行との違いやメリット・選び方を解説

請求・集金業務の負担を減らすために、収納代行サービスの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。収納代行を利用すると、コンビニ決済や口座振替など複数の支払い方法に対応しやすくなり、料金回収にかかる手間の軽減につながります。

一方で、収納代行は決済代行や集金代行と混同されやすく、サービスの仕組みや違いがわかりにくい面もあります。また、導入する際は、費用や手数料、対応できる支払い方法、入金サイクルなども確認しておくことが大切です。

本記事では、収納代行の仕組みや決済代行・集金代行との違い、利用するメリット・デメリット、サービスを選ぶポイントを解説します。収納代行の導入を検討している方は、自社に合うサービスを判断する際の参考にしてください。

収納代行とは

収納代行とは、企業に代わって利用者から料金を回収するサービスです。コンビニ決済や口座振替など複数の支払い方法に対応でき、請求・集金業務の負担軽減に役立ちます。ここでは、収納代行の仕組みと主な支払い方法を解説します。

収納代行の仕組み

収納代行は、事業者・利用者・収納代行会社の3者で成り立つ仕組みです。事業者が利用者に請求を行い、利用者はコンビニや金融機関などを通じて料金を支払います。その後、収納代行会社が支払い情報を確認し、回収した代金を事業者へ入金します。

コンビニ決済の場合は、事業者が払込票や支払い番号を発行し、利用者が店頭で支払う流れです。収納代行会社から入金情報が連携されるため、事業者は管理画面などで入金状況を確認できます。

ただし、対応できる決済手段や入金サイクル、管理機能はサービスによって異なります。導入時は、自社の請求方法や利用者の支払いニーズにあうかを確認しましょう。

収納代行で対応できる主な支払い方法

コンビニ決済は、利用者が近くの店舗で支払える方法です。

口座振替は、会費や月額利用料など継続的な支払いに向いています。

銀行振込は一般的な支払い方法ですが、入金確認や消込作業の手間が発生しやすいため、管理機能もあわせて確認することが大切です。

導入時は、利用者にとって支払いしやすい方法があるか、自社の管理業務にあうかを比較しましょう。

収納代行と決済代行・集金代行の違い

収納代行と混同されやすいサービスに、決済代行や集金代行があります。いずれも料金回収に関わるサービスですが、対応範囲や主な役割が異なります。

収納代行は、コンビニ決済や口座振替などを通じて、事業者に代わって料金を回収するサービスです。払込票や支払い番号を利用して料金を回収し、入金情報を事業者へ連携します。公共料金、会費、サービス利用料など、請求後の回収業務に使われるケースがあります。

決済代行は、クレジットカード決済、電子マネー、QRコード決済、コンビニ決済など、複数の決済手段をまとめて導入・管理できるサービスです。ECサイトやオンラインサービスで、さまざまな支払い方法を一括で導入したい場合に使われます。

集金代行は、口座振替などを使って、継続的な料金を回収するサービスを指すことが多いです。家賃、会費、月額利用料など、定期的な支払いが発生する業務に向いています。

それぞれの違いを整理すると、以下のとおりです。

 自社にあうサービスを選ぶには、単に「料金回収を外注したい」と考えるだけでなく、どの支払い方法を使いたいのか、単発の請求か継続課金か、オンライン決済まで必要かを整理することが大切です。

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収納代行を利用するメリット

収納代行を利用すると、料金回収に関わる作業を外部サービスへ任せられます。

請求件数が多い企業や、支払い方法を増やしたい企業にとって、集金体制を整える手段の1つです。ここでは、収納代行を利用する主なメリットを解説します。

集金業務の負担を減らせる

収納代行を利用すると、料金回収に関する作業の一部を外部サービスへ任せられます。自社だけで入金状況を確認する必要がなくなり、経理担当者の作業負担を抑えやすくなるでしょう。

請求件数が多い企業では、入金確認や消込作業に多くの時間がかかります。収納代行サービスを導入すれば、支払い情報をまとめて確認でき、確認漏れや入力ミスの防止にも役立ちます。

支払い方法の選択肢を増やせる

収納代行では、コンビニ決済や口座振替など、複数の支払い方法に対応できる場合があります。銀行振込だけに限定する場合と比べて、利用者が支払いしやすい環境を整えやすくなるでしょう。

例えば、コンビニ決済なら、利用者は近くの店舗で支払えます。口座振替は、会費や月額利用料など、継続的な支払いと相性のよい方法です。

支払い方法が限られていると、利用者に手間がかかり、支払い忘れにつながる場合があります。複数の選択肢を用意することで、利用者の利便性向上を図れます。

入金管理を効率化できる

収納代行サービスによっては、支払い状況や入金データを管理画面で確認可能です。入金情報を一覧で把握できれば、請求情報との照合や未入金の確認を進めやすくなります。

自社で入金管理を行う場合、振込明細や通帳を確認し、請求情報と照らし合わせる作業が必要です。件数が増えるほど確認作業に時間がかかり、担当者の負担も大きくなります。

収納代行を活用すれば入金情報を整理しやすくなり、確認作業にかかる時間を抑えられます。その分、経理担当者はほかの業務に時間を使いやすくなるでしょう。

収納代行を利用するデメリット

収納代行は集金業務の効率化に役立つ一方で、費用や運用面の確認が欠かせません。導入後に「想定よりコストがかかった」「必要な決済手段に対応していなかった」とならないよう、注意点を把握しておきましょう。

費用や手数料がかかる

収納代行サービスでは、初期費用や月額費用、決済ごとの手数料が発生する場合があります。料金体系はサービスによって異なるため、請求件数や支払い方法をもとに総額を確認しておくことが大切です。

特に、少額決済を多く扱う場合は、1件あたりの手数料が積み重なりやすくなります。導入前に月間の請求件数や決済金額を整理し、実際の費用を試算しておきましょう。

費用を比較する際は、金額だけで判断せず、入金管理の工数削減や支払い方法の拡充による効果もあわせて確認する必要があります。

後払いの場合は未回収リスクがある

後払い方式を採用する場合、利用者が商品やサービスを受け取った後に支払うため、未払いが発生する可能性があります。払込票を送付しても期限内に支払われない場合は、確認や督促の対応が必要です。

未回収が増えると、入金時期が遅れるだけでなく、担当者の作業負担も大きくなるでしょう。収納代行は料金回収の受け口を担うものですが、支払いがない際の未回収リスクの担保や法律に基づいた督促までは対応外である場合が一般的です。継続的に料金を回収する事業では、自社で支払い期限や督促のタイミングをあらかじめ決めておくことが重要です。

後払いを導入する際は、収納代行サービスの機能だけでなく、自社側の運用ルールも整理しておくことをおすすめします。

利用できる決済手段が限られる場合がある

収納代行サービスによって、対応している決済手段は異なります。コンビニ決済や口座振替に対応していても、口座振替や払込票決済など、一部の収納方法に対応していないケースもあるでしょう。

また、コンビニ決済を利用できる場合でも、対応店舗や支払い方法はサービスごとに違います。利用者が使いたい方法に対応していないと、支払いの手間が増え、利便性が下がりかねません。

導入前には、自社のクライアントや利用者が使いやすい支払い方法を整理し、サービスの対応範囲と照らし合わせてください。

収納代行サービスを選ぶ5つのポイント

収納代行サービスは、対応できる支払い方法や費用、入金サイクルなどがそれぞれ異なります。導入後に使いにくさを感じないよう、自社の請求業務や利用者の支払い方法にあうかを事前に確認しましょう。

対応している支払い方法を確認する

収納代行サービスを選ぶ際は、対応している支払い方法を確認してください。コンビニ決済、口座振替、銀行振込、払込票決済など、サービスによって利用できる方法は異なります。

例えば、会費や月額利用料を回収する場合は、口座振替に対応していると継続的な支払いを管理しやすくなります。一方、幅広い利用者に対応したい場合は、コンビニ決済や払込票決済の有無も確認が必要です。

支払い方法が自社のクライアントや利用者にあっていないと、支払いの手間が増えるおそれがあります。導入前に、利用者の属性や請求内容を整理したうえで比較しましょう。

費用や手数料を確認する

収納代行サービスには、初期費用、月額費用、決済ごとの手数料などがかかる場合があります。料金体系はサービスごとに異なるため、月間の請求件数や決済金額をもとに試算しておくことが大切です。

手数料だけを見ると安く感じても、月額費用やオプション費用を含めると想定より高くなる場合があります。反対に、費用が高くても、管理画面の使いやすさや入金管理のしやすさによって業務負担を減らせるケースもあるでしょう。

費用を比較する際は、単純な金額だけでなく、業務効率化につながる機能もあわせて確認してください。

提携しているコンビニや金融機関を確認する

コンビニ決済や口座振替を利用する場合は、提携しているコンビニや金融機関も確認しましょう。対応店舗や金融機関が少ないと、利用者にとって支払いにくいサービスになってしまう可能性があります。

特に、全国の利用者を対象にしている場合は、主要なコンビニに対応しているかが重要です。地域性のあるサービスを提供している場合は、利用者が使いやすい金融機関に対応しているかも確認してください。

支払い場所の選択肢が多いほど、利用者の負担を減らしやすくなります。自社のサービス提供エリアや利用者層を踏まえて選定しましょう。

入金サイクルや管理方法を確認する

収納代行サービスを導入する際は、回収した代金がいつ入金されるかも確認が必要です。入金サイクルが自社の資金繰りとあわない場合、売上は発生していても手元資金の管理が難しくなることがあります。

また、管理画面で確認できる情報もサービスによって異なります。支払い状況、未入金者の一覧、入金データの出力機能などを確認しておくと、導入後の管理業務を進めやすくなるでしょう。

経理処理に使う場合は、会計ソフトとの連携可否やCSV出力の有無も見ておきたい項目です。日々の確認作業を想定し、担当者が扱いやすい管理方法かを確認してください。

導入実績やセキュリティ体制を確認する

収納代行サービスでは、顧客情報や支払い情報を扱うため、セキュリティ体制の確認も欠かせません。個人情報の管理方法、通信の安全性、社内の管理体制などを確認し、安心して利用できるサービスか見極める必要があります。

導入実績も比較材料の1つです。同じ業種や近い規模の企業で利用されているサービスであれば、自社の運用にもあう可能性があります。公式サイトに導入事例や取引実績が掲載されている場合は、確認しておきましょう。

費用や機能だけで判断せず、長期的に運用しやすいか、サポートを受けやすいかも含めて比較することが大切です。

収納代行に関するよくある質問

収納代行サービスを検討する際は、費用や利用条件、安全性について疑問を持つ方もいるでしょう。ここでは、導入前に確認されやすい質問に回答します。

収納代行を導入しても「残るバックオフィス業務」を効率化するには？

収納代行を導入すると、料金回収の流れは整えやすくなります。ただし、払込票の発送作業、未入金者への督促、会計ソフトへの入力など、社内に残る手作業もあります。

こうしたバックオフィス業務まで効率化したい場合は、経理・事務業務の外注も選択肢です。収納代行で料金回収の仕組みを整え、残る事務作業を外部に任せることで、担当者の負担を抑えやすくなります。

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、経理・人事・総務などのバックオフィス業務を依頼できるオンラインアシスタントサービスです。請求書発行、入金確認、データ入力など、収納代行の導入前後に発生する事務作業も相談できます。

また、同サービスはPマーク・ISMSを取得しており、経理情報や顧客情報を扱う業務でも相談しやすい体制を整えています。請求・入金まわりの手作業を減らしたい場合は、フジ子さんの活用を検討してみてください。

※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。

まとめ｜収納代行の仕組みを理解して自社に合うサービスを選ぼう

収納代行は、企業に代わって料金回収を行うサービスです。コンビニ決済や口座振替などに対応でき、集金業務の負担軽減や支払い方法の拡充に役立ちます。

一方で、費用や手数料がかかるほか、後払いの場合は未回収リスクにも注意が必要です。

サービスによって対応できる決済手段や入金サイクル、管理方法も異なるため、自社の請求業務や利用者の支払い方法にあわせて比較しましょう。

また、収納代行を導入しても、払込票の発送や未入金者への督促、会計ソフトへの入力などの手作業が残る場合があります。

料金回収の仕組みだけでなく、周辺のバックオフィス業務まで見直せば、経理・事務業務全体の負担軽減につながるでしょう。収納代行サービスを選ぶ際は、自社に残る業務をどこまで効率化できるかも確認しておくことが大切です。