仕事が忙しくなってきてサポートが必要になってきた、もしくは一時的にサポート業務をお願いしたい…。
事務や秘書に任せる業務を社長や社員がやるのは、本来やるべき業務に集中できなくなるので、機会損失になっています。
サポート業務を任せるため秘書雇おうと思っても、以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか？
「どうやって頼んでいいかわからない」
「週5日雇うほどではない」
「安い秘書がなかなか見つからない」
上記に当てはまった方にはオンラインアシスタントがおすすめです。
オンラインアシスタントは必要な時、必要なだけお願いできますし、時給換算でもかなり安いのが特徴です。
この記事では秘書を雇うメリット、デメリットや費用相場をご紹介します。
秘書を雇うメリット
秘書と言えば、社長などのサポート役として、スケジュール管理や電話、メールを送信するといったイメージですが、具体的にはどのような事を行ってくれるのでしょうか。
秘書の業務の幅は広いので、詳しく見ていきましょう。
効率的に会社の業務を進める事が出来る
電話対応やメール・来客や他社からの訪問アポイント等、運営していく中で、本来の業務の合間には、細かな仕事が日々生まれます。
下記は全国就労実態パネル調査『日本の働き方を考える２０１７』
職業別に見た仕事の割合です。
こちらを見ると、平均労働時間が７.８時間、内３７．７％を周辺作業に使っているのが分かります。
本来業務には内１７．9％です。
平均労働時間が約８時間とすると、作業業務：約３時間、本来業務：約２時間
本来業務以上に、作業業務に時間を使っているのが分かります。
https://www.works-i.com/research/works-report/item/170921_jpsedcolumn.pdf
秘書を雇う事で、本来の業務や、将来の為の戦略的な仕事に時間を有効活用する事ができ、効率的に会社運営も進むのではないでしょうか。
プロの目線でサポートをしてくれる
秘書は、会食に使えるお店・出先で使用するホテルの情報・手土産の情報などのリサーチを行います。
このようなリサーチ業務も以外と時間を使うものです。
取引会社や関係者などへの手土産などの事前準備も、先回りして秘書が用意してくれます。
会食に使うお店選びではプロのセンスと経験や統計等をもとに、取引先をリサーチした上で、接待に最適なお店をピックアップしてくれる為、心強いです。
文書管理の徹底・書類作り
秘書は、上司のあなたに代わり、必要な時は文書の代筆を行う事もあります。
社内であれば回覧文、報告文などの作成、社外であれば、礼状・案内状・見舞状等の対応を任せられると、日常の業務にゆとりが生まれますね。
プロに任せる事で様々な文書作りのストレスから解放されるのではないでしょうか。
日々の文書管理など、業務に追われて文書整理を後回しにすると、あっという間に膨大な量になってしまいますよね。
文書を分かりやすく整理し、たりファイリングを行うなど、仕事をやりやすくしてくれるのも秘書業務です。
業務に集中すると、書類整理にまでなかなか手が回らないと思うので、秘書を雇う事で文書が整理されるのはメリットではないでしょうか。
秘書を雇うデメリット
秘書を雇う事で、デメリットとなる側面もあります。
詳しく解説していきます。
固定費がかかる
秘書を雇う事で、当然費用が発生します。
会社で社員を雇う事になると、社会保険料・通勤費・福利厚生・備品などのコストが繁忙期も、比較的業務が少ない月も変わらず固定費としてかかってきます。
頼みたい業務がない時は、人件費を抑えたいですよね。
どのように秘書を活用すると 他の業務に、より注力出来るのが利益に繋がる生産性の高い仕事に繋がるのか十分なプランを考えた方が良いでしょう。
優秀な人材を探す手間がかかる
人材募集にはいくつかの方法がありますが、広告を出し直接応募を募る方法ですと、
求人広告費用(１週間程度)は１８,０００円～４０万円程度が相場になっています。
人材紹介(エージェント)を利用した場合は、人材紹介会社への手数料を支払います。
雇った人材の３０～４０％を設定している所がほとんどです。
人材紹介会社を使うには、費用も手間も時間もかかります。
しかし厳正な審査をしても長く勤めてくれるか、という保障はありません。
せっかく採用するまで 手間と時間をかけたのに、辞められてしまうのは悲しい事でもありますよね…。
その他、雇用した後に業務に信頼のおける人間では無かったなどが分かった時も、業務を行う上では支障になります。
直接雇用には、リスクも伴うのです。
秘書を雇う費用・相場！いくらかかるの？
費用は抑えたいけれど、やはり繁忙期などのサポートがあった方が仕事の効率は上がるのではないでしょうか。
忙しい時にサポートを依頼出来て、閑散期などには比較的コストを抑えられたら理想的です。
業者により、秘書サポートの業務範囲や料金にバラつきがありますが、取り入れやすいのは
オンラインアシスタントです。
相場は、直接雇用や外注、依頼する時間や内容により幅広くあります。
業務ごとに金額を設定している場合もありますし、月額料で設定している場合もあります。
例えば電話代行３,０００円～ など、業務ごとに依頼を受けてくれる業者もありますし、
３か月～の契約で、トータルサポートを依頼出来る所もあります。
オススメの秘書サービス
秘書を雇った経験談や業者の口コミ、評判からオススメ出来る秘書サービスを厳選しました。
フジ子さん
フジ子さんはオンラインアシスタント業界最安値で知られています。
実務は多岐に亘り、電話応対などの秘書業務や経理・人事関連の作業・通訳・WEBサイトの管理などがあります。
電話やメール・チャットで依頼が出来、業務も幅広く対応してくれます。
実績と経験値の高いアシスタントが在籍しており、チームを組んで業務のサポート・代行をしている為、スピーディな業務に定評があります。
リピート率は９０％を超えていて、絶大な支持を得ています。
フジ子さんの料金や体系は３つのプランがあり、業務量に応じて柔軟なプラン変更も出来ますし、翌月解約もできます。
フジ子さんには１週間の無料トライアルもあるので、一度試してから依頼が出来るのも安心できますね。
オンラインバイリンガル秘書 クラリー
プロフェッショナルなバイリンガル秘書を、オフィスや専任を持たず、低コストで どこにいても好きな時に好きなだけ利用出来る仕組みです。
雑用作業をお願いしたい企業におすすめです。
http://www.yourclary.com/welcome_sellers/
まとめ
秘書を雇う事で、電話対応やリサーチ業務などを任せる事ができます。
本来の業務に集中出来るというメリットは会社の効率の良い運営にもプラスでしょう。
一方で、オンラインアシスタントなど比較的 低コストであっても費用はかかるので、
秘書を活用する前に、プランを立てるなどをした方が、よりスムーズに取り入れる事ができます。
業者により、金額や業務内容に違いがありますので自社にあった秘書を選定してみてください。
