「社員が残業続きで残業代もかさんでいる」
「経理などの専門的な知識を持った人が社内にいない」
といったケースだと、新しく人を雇えば解決はできます。しかし、人を雇うにはお金も時間もかかるので、オンラインアシスタントなどに仕事を外注することを視野に入れている人もいるでしょう。
新しく人を雇って業務を内製するのと、外注するのは一長一短。それぞれのメリットだけでなくデメリットも理解したうえで、どちらが良いか選ぶべきです。
本記事では、業務の内製・外注それぞれのメリット・デメリットや、選ぶ際のポイントについて解説します。
外注のメリット
代行業者に外注するメリットにはどんなものが挙げられるのでしょうか。まず業務を外注するメリットから確認しましょう。
外部の知見を導入できる
業務に無駄が発生しているのに、古くからのやり方を変えない企業は多数存在します。場合によってはそれが当たり前になり、内部の人間が無駄に気づいていないケースもあるでしょう。
そんなとき、外部の仕事への取り組み方を知ることで、無駄そのものや改善方法がわかり、作業効率アップに繋がる可能性があります。
人件費を最適化しやすくなる
仕事量が多すぎると、残業につながります。
残業代は労働基準法により、残業時間×基本給の1時間あたりの賃金の1.25倍〜1.35倍と定められており、残業が多くなるほど人件費も高くなってしまいます。
それに対して代行業者なら、社員の1時間あたりの賃金よりも安く抑えられるケースも多いです。
従業員をコア業務に集中させられる
例えば営業担当なら、営業活動の他に事務作業などを行う必要があります。しかし、事務作業のせいで本来行うべき業務である営業活動の時間が削られてしまっているケースも多いです。
それなら直接会社の利益に繋がらない事務作業などの業務は外注し、営業活動に取り組んだ方が、会社としてのメリットも大きいでしょう。
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外注のデメリット
外注は社内の業務負担を軽減できますが、不便な部分もあります。メリットの次はデメリットを確認しましょう。
外注先との連携がネックになることがある
外注する業務がノンコア業務だとしても、ミスはあってはいけません。そのため、外注先にこと細かく業務内容を伝え、疑問点はすぐに聞いてもらうなど、蜜な連携が必要です。
しかし外注先とうまく連携が取れていないと、納品されたものが思っていたのと違うなどトラブルに繋がる可能性があります。
必ずしも人件費削減ができるわけではない
業務を外注すれば残業が減り、それに伴って残業代も減らせます。しかし、その代わりに代行業者に依頼する費用が発生するでしょう。
代行業者の利用料金は、稼働時間に応じて決まるケースもあります。そこで稼働時間が長いとその分料金が高額になり、代行業者を利用する前の方が人件費が安かったという事態に陥る可能性もあります。
内製のメリット
外注のメリット・デメリットを確認しましたが、それに対して内製にはどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。メリットから見ていきましょう。
社内に知見を蓄積できる
どんな業務でも効率よく作業するには、知識だけでなく経験も必要となります。外注だと最初から仕事をこなせる人が集まっているので、仕事もスムーズに進んで便利ではあるものの、ノウハウは蓄積できません。
業務を内製すれば、社内にノウハウが蓄積され、、効率的な進め方を後の担当者たちに引き継げるでしょう。
意思疎通がとりやすい
外注だとチャットツールなどを用いて連絡を取りあいます。そのため、わからないことがあってもすぐに聞けないなど、コミュニケーションのスピードは遅くなってしまいます。
それに対して内製なら、わからないことがあってもオフィスにいる担当者を探してその場で聞くだけです。それに直接相手と顔をあわせて会話をするので、感情も読み取りやすく、コミュニケーションも取りやすいでしょう。
情報漏えいのリスクを抑えられる
外注のリスクとして大きいのが情報漏えいです。代行業者も情報漏えいリスクを防ぐためのルールを設けていますが、それでも社外に書類やデータを持ち出すので、情報漏えいの可能性は高くなります。
内製のデメリット
内製はセキュリティ・コミュニケーションの面では、外注よりも優れているでしょう。しかしこちらにもデメリットはあります。次は内製のデメリットを確認しましょう。
担当者育成の時間とノウハウが必要になる
内製の場合は、担当者がスムーズに仕事に取り組めるようになるまで、時間をかけて育てていかなければいけません。
なぜなら、どんな業務も担当者が1から業務について学んで、経験を積むことで社内にノウハウが蓄積されていくからです。人を育てるにも、その業務のノウハウを持っている人が社内にいたり、過去の業務経験から育成マニュアルを作成していたりしないと、効率良く人材を育てられません。
外注なら、仕事のやり方を理解している人がすぐに対応してくれるでしょう。人件費以外にも設備投資などに費用がかかる
コールセンターを例に挙げると、内製する場合はコールセンターのオフィスやデスク、ソフトウェアなど設備を購入する必要があります。それに対して外注の場合は、代行業者に利用料金を支払うだけでコールセンターを立ち上げられます。
このように業務の内製には設備投資が必要であり、初期費用が高額になってしまうケースも多いです。
外注か内製か？判断基準は何？
外注・内製それぞれのメリット・デメリットを比較するだけでなく、社内の業務の現状も加味してどちらかを選ぶ必要があります。それでは、外注・内製の判断ポイントを見ていきましょう。
コア業務が圧迫されているか
コア業務が圧迫されている状態は、人を増やさない限り改善が期待できません。そこで人を直接雇うなり、外注するなりする必要が出てきます。人件費の状態も考えたうえで、外注・内製のどちらを選ぶか決めましょう。
コア業務が圧迫されていない状態なら、この際も人件費を考慮したうえで選択する必要はあります。ただしこの場合は人を育てられる余裕はあるので、できれば内製するのがおすすめです。
現状の人件費が高いかどうか
コア業務が圧迫されているかどうかに加え、人件費の高さにも着目する必要があります。「人件費が高い」かつ「コア業務も圧迫されている」状態なら、直接人を雇うよりも安いアウトソーシングを導入すべきでしょう。
「コア業務が圧迫されている」が「人件費は安い」なら、新しく自社で人を雇うことで、業務に余裕ができるうえにノウハウも蓄積できます。ただし、この場合は、思い切ってアウトソーシングし、コア業務により注力できる環境を整える選択肢もあるでしょう。
そして、「コア業務が圧迫されていない」かつ「人件費が高い」場合、しっかりと結果を得られているなら健全な状態と言えます。しかし「業務の作業効率が悪い」かつ「人件費が高い」なら、人を増やすよりも職場内の仕事の取り組み方を見直した方が良いでしょう。
さいごに：バックオフィス業務の外注にはフジ子さんを！
画像引用：フジ子さん公式サイト
これまで紹介してきたように、内製・外注にはそれぞれメリット・デメリットがあります。職場の人件費や仕事量を考えたうえで、状況に応じて代行業者に頼るなり、新たに人を雇うなりして、より良い労働環境や業務効率アップを目指しましょう。
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