ペーパーレス化を進めるにあたって、理解しておきたい電子印鑑。読んで字の如く電子化された印鑑を指し、実物の印鑑と同様に使うことができます。
昨今では、テレワーク対応のために電子印鑑を導入する企業が増加しています。コスト削減や業務効率化にもつながるため、オフィスワークメインでも有用です。
今回はそんな電子印鑑について、概要や法的効力、メリット・デメリット、作り方などを紹介します。
電子印鑑とは？
電子印鑑とは、データ化された印影のこと。実物の印鑑と同様に、決裁書や請求書、契約書、稟議書などに対して使用されます。
電子印鑑の種類
電子印鑑にはどのような種類があるのか解説します。
印影データのみの電子印鑑
1つめは、実物の印影をスキャンし、画像としてPCに取り込むタイプ。現物の印鑑がない場合でも、オンラインショップや無料ツールで作成可能です。
ただの画像データなので複製されやすい難点があり、法的効力は高くありません。
電子証明書やタイムスタンプ情報が付与された電子印鑑
2つめは、電子証明書やタイムスタンプ情報が付与されたタイプ。
電子証明書とは、政府の認可を受けた業者（認証局）に発行してもらう、本人性を証明するための電子書類です。書面取引における印鑑証明書のようなものと考えるとわかりやすいでしょう。
タイムスタンプは、契約などが発生した日時情報を付与するシステムで、書類の真実性を担保するためのものです。「付与時点でデータが存在したこと」「付与後に改ざんされていないこと」この2点を証明できます。
電子証明書とタイムスタンプが付与された電子印鑑は、実印と同程度の法的効力を持つとされています。
電子印鑑の法的効力
契約書の法的効力に押印の有無は関係ありません。そのため、現物の印鑑でも電子印鑑でも、もしくは署名のみでも契約自体は成立します。
もっとも、ハンコ文化が根強い日本社会では、押印アリの書類の方が信頼性は高まります。となると、電子印鑑による押印の場合、信頼性はどの程度あるのでしょうか。
電子印鑑の押印の信頼性は作成方法によって異なります。
印影をスキャンしたり、フリーソフトで作成したりしただけでは、通常の印鑑に比べると誰が押したかわかりにくく改ざんされやすいです。そのため、単なる印影画像のデータのみでは認印程度。実印の信頼性には及びません。
一方で、電子証明書やタイムスタンプ情報が付与されたタイプであれば、実印と同程度の信頼性を持つとされます。
電子印鑑を使う際は、社内向けなら印影データのみでも構いません。しかし、社外との契約書といった類には電子証明書やタイムスタンプ情報のあるものを使いましょう。
電子印鑑と電子署名、どう使い分ける？
電子印鑑と似ているのが「電子署名」。電子書類が署名者本人のものであり、かつ改ざんされていないと証明するために使います。
電子署名法により、電子署名は手書きのサインや押印と同じ効力を持つことになりました。よって、電子署名のみでも契約は成立し、電子印鑑は必ずしも必要なわけではないのです。
そんな中で電子印鑑を使うメリットは何なのか。例えば、タイムスタンプ情報が付与されたものを電子署名とともに挿入すれば、書類の真実性をより強く担保できます。社外の取引先との契約書などには特に有効です。また、締結済みかどうかパッと見で判断できる、締結の雰囲気が出るといったニーズもあるとのこと*。
現在のところは、本来不要ではあるものの、印影を表示する電子契約サービスが多いです。しかし、ペーパーレス化が進んだ将来、印影が形骸化していくのは十分に考えられます。
まとめると、作成を優先すべきは電子署名。電子印鑑については必ずしも必要なわけではありませんが「紙からデータへの過渡期の今は持っておくと便利」なのは間違いないでしょう。
【関連記事】
電子署名とは？意味や必要性、メリット、作成手順などを解説
*：サインのリーデザイン/電子契約でハンコの「印影」が法的に不要なのはなぜか
電子印鑑のメリット
次に、電子印鑑のメリットを3つ紹介します。
業務フローを簡略化できる
捺印業務を簡略化できるのは大きなメリットです。紙の書類を作成したり朱肉を準備したりする手間が不要になり、迅速に業務を進められます。
また、押し直しの際にまた印刷する必要もなく、社外からでも手続きができるようになります。
コストを削減できる
電子印鑑を使うことで、紙代・コピー代・インク代・朱肉代といったコストを削減できます。紙とは違い、保管スペースの削減にも役立ちます。
テレワークに対応できる
自宅でも押印できるため、コロナ禍で増えてきたテレワークにも対応可能です。
現物の印鑑の場合、捺印のために出社しなければならない日もあるでしょう。このためだけに移動するのは非効率ですよね。もちろん運用ルールの整備は必須ですが、従業員のストレスが減るのは電子印鑑の大きなメリットのひとつです。
電子印鑑のデメリット
次に、電子印鑑のデメリットを2つ紹介します。
なりすましや不正利用のリスクがある
印影画像データのみの電子印鑑を使用する場合、なりすましや不正利用をされる可能性があります。信頼性を上げたいなら、電子証明書やタイムスタンプの付与は必須です。
取引先によっては対応していないこともある
取引先によっては、電子印鑑に対応していない場合があります。
ペーパーロジック社の調査によると、電子契約を導入している企業は63.3％*。4割の企業は対応していないので、現物印鑑と電子印鑑どちらも使える状態にしておくのが良いでしょう。
*：ペーパーロジック/「電子契約」導入実態に関するアンケート調査
【無料】電子印鑑の作り方
ここからは、電子印鑑の作り方を紹介していきます。
まずは無料の方法から。認印程度の効力で良ければ、無料でも作成可能です。
印影データをスキャンする
1つめは印影データをスキャンする方法。手順は以下の通りです。
①白い紙に現物のハンコを押す
②スキャンしてPCに取り込み画像化する
③文書に貼り付けて使用する
無料ツールを使う
2つめは無料の印鑑作成ツールを使う方法。「クリップスタンプ」「電子印鑑素材」「Adobe Acrobat Reader」など多くのサービスがあります。
文字を組み合わせるだけで作成できるものから、文字の大きさや文字間の調整などができる多機能なものまでさまざまです。どのぐらい作り込みたいかで決めると良いでしょう。
Googleドキュメント・スプレッドシートで作る
Googleドキュメントやスプレッドシート上でも作成できます。
＜ワードアートで自作する方法＞
①メニューの「挿入」→「描画」→「新規」をクリック
②出てきたメニューの「操作」→「ワードアート」をクリック
③テキストボックスに印鑑にしたい文字を入力
④エンターキーをクリックすると、ワードアートが現れる
⑤色や文字の大きさ、フォントなどを選んで調整
＜アドオンを使う ＊スプレッドシートのみ＞
①メニューバーの「アドオン」から「DigitalStamp4Sheet」をダウンロード
②DigitalStamp4Sheetを開く
③印影画像のファイルをアップロード
④シート上の捺印するセルを決めて「Stamp」ボタンをクリック
【有料】電子印鑑の作り方
有料ツールを使えば、より強い効力を持つ電子印鑑の作成が可能です。おすすめの作成ツールを2つ紹介します。
GMOサイン
画像：GMOサイン
「GMOサイン」は、法的に有効なクラウド型の電子契約サービスです。
契約印と実印に相当する2種類の電子印鑑を選べるのが特徴。契約印タイプは、メール認証によるシステムで本人性を担保する仕組みです。電⼦証明書が必要ないので迅速に契約を締結できます。タイムスタンプも実装されており、非改ざん性も確保されています。
実印タイプは、電⼦認証局によって厳格に本人確認された電⼦証明書を使って、本人性を担保する「⾝元確認済み ⾼度電⼦署名」です。法的効力が高いため、確かな証拠力が必要な契約締結にも対応できます。
契約業務の負担軽減を狙うなら契約印タイプ、法的効力を重視したいなら実印タイプがおすすめです。
シヤチハタクラウド
画像：シヤチハタクラウド
「シヤチハタクラウド」は、実物の印鑑でもおなじみのシヤチハタが運営する電子印鑑サービスです。
プランはスタンダードとビジネスの2種類。スタンダードプランで利用できるのは、電子印鑑を活用した社内申請・承認、PDF変換機能などです。印鑑1つにつき110円/月で利用できるのが魅力。ビジネスプランでは、上記に加えてユーザー認証や電子署名、タイムスタンプ、社外回覧といった真実性を高める機能も利用可能です。
社内のみの使用であればスタンダードプラン、社外との契約に使うならビジネスプランがおすすめです。30日間無料トライアルもあるので、ぜひ一度試してみてください。
まとめ
今回は電子印鑑について、種類や法的効力、メリット・デメリット、作成方法などを紹介しました。
社内向けなら印影データのみの電子印鑑で事足ります。しかし、社外との契約書などの場合は、真実性を担保するために、電子証明書やタイムスタンプ情報を付与しましょう。
業務効率化やコスト削減といったメリットのある電子印鑑。ぜひ本記事を参考に有効活用していただければと思います。
