事務職のひとつである「庶務」は、職場における縁の下の力持ち的な存在です。デスクワーク中心ですが、その業務範囲は多岐にわたります。
そんな庶務について「具体的にどんなことをするんだろう」「どんな役割があるんだろう」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では庶務の業務内容や重要性、総務との違い、必要なスキルなどを紹介します。
庶務とは何をする仕事？
庶務の「庶」は「もろもろの・いろいろの」という意味を持ちます。ここから分かるように、庶務とは「オフィスでのいろいろな業務を引き受ける仕事」です。一般事務とも呼ばれます。
とはいえ、これだけだと曖昧でよく分かりませんよね。実際、庶務には明確な定義がありません。企業や部署によって異なる場合もありますが、具体的に何をするのか、次項で見ていきましょう。
庶務の主な仕事・業務内容
庶務の主な業務内容としては、以下のようなものが挙げられます。
・データ入力
・書類、資料作成
・伝票処理
・ファイリング
・郵便物の仕訳
・電話、メール対応
・来客対応
・備品管理
・小口経費の管理
・買い出し
・清掃
前述のとおり”いろいろな”業務が含まれています。裏方業務だけでなく、顧客や取引先に対する一次対応も行うのが特徴です。加えて、配属された部門のコア業務のサポートを行う場合もあります。
庶務の役割
多岐にわたる業務をこなす庶務は、縁の下の力持ちといえます。つまり、会社の事業が円滑に回るよう後方支援する役割を持っているのです。
庶務担当がいないと、例えば営業部門では営業マンが事務仕事までやることになるでしょう。そうするとコア業務である営業活動に割くリソースが少なくなり、結果として生産性が落ちてしまいます。
このように、どちらかというと地味な役職ではあるものの、庶務は会社にとってなくてはならないポジションです。雑用係のように捉える方もいますが、決してそうではありません。
庶務と総務・雑務の違い
庶務と似た仕事に、総務と雑務があります。それぞれ何が違うのか、以下で解説します。
庶務と総務と違い
1つめの違いは、配置のされ方です。庶務は各部署の中に配置される一方、総務は独立した部署として会社に1つだけ置かれるのが一般的です。
2つめの違いは仕事内容。庶務は配置された部署の中で、事務や秘書的な仕事を行います。対して総務は、福利厚生の整備や社内制度の改善、社内イベントの企画といった、会社全体に関わる業務を担っています。
庶務と雑務の違い
雑務とは、本来の仕事に付随する雑多な仕事を指します。業務範囲は庶務と被る部分もありますが、雑務はより細かな業務を指す場合が多いようです。
また、庶務を行う人は固定されているのに対し、雑務をやるのは従業員一人ひとり。庶務課はありますが、雑務課はありませんよね。
ここが大事！庶務に必要なスキル・能力
事業を円滑に回すために、庶務担当には以下のようなスキルや能力が求められます。
ビジネスマナー
1つめはビジネスマナーです。
すでに解説したとおり、庶務は来客対応や電話対応も行います。そこで質の低いやり取りをしてしまうと、自分だけでなく会社そのものの印象が悪くなってしまうでしょう。
言葉遣いや所作など、会社の顔として問題なく対応できるだけのマナーは身に付けておかなければなりません。スキルアップのために、秘書検定で勉強するのも良いですね。
臨機応変さ
2つめは臨機応変さです。
庶務の仕事にはルーチンワークだけでなく、コア業務のサポートもあります。コア業務の進行度合いに応じてやるべきことは変化するため、イレギュラーな事態が発生することもあるでしょう。
これらへ柔軟に対応する能力があると、デキる庶務として重宝されます。
コミュニケーションスキル
3つめはコミュニケーションスキルです。
社内の人はもちろん、来客とも関わる機会が多くあるのが庶務。相手の希望を正確に聞き出し、その希望に合った返答をしたり他の人に伝えたりする能力が求められます。
ここが疎かになると社内外で連携がとれず、事業が進まなくなってしまいます。
PCスキル
4つめはPCスキルです。
データ入力や書類作成、メール対応などにはPCを使います。そのためExcelやWord、Powerpoint、Gmail、Slackといったアプリの使い方をマスターしておきましょう。
高度な技術は必ずしも必要ありませんが、基本的な事務作業を滞りなくこなせるレベルは必要です。スキルアップのために、日商PC検定で勉強するのも良いですね。
コア業務への理解
5つめは、コア業務への理解です。
これがないと、サポート役としての仕事ができません。淡々と事務仕事をこなすだけでは不十分です。例えば営業部門であれば、営業活動そのものをよく知る必要があります。
業務全体を円滑に進めるための後方支援という重要な役割を担っているのを忘れないようにしましょう。
庶務の仕事のやりがい
あまり目立たず地味な業務が多い庶務ですが、これまでお話したように会社になくてはならない役職です。そんな庶務のやりがいは何なのか？例を2つ紹介します。
部署の役に立てる
1つめは、部署の役に立てること。誰かを影からサポートし、それに対して「ありがとう」と言ってもらえるのが嬉しいという庶務担当は多くいます。
間接的に成果へ関わっている身であり、自分の仕事が役立っているのを数字で実感しやすいのも、モチベーションを保ちやすいポイントです。
マルチタスクができるようになる
2つめは、マルチタスクができるようになること。
業務が多岐にわたる分、庶務担当は複数の作業を抱え、優先順位に応じて処理していくのが普通です。緊急のタスクが差し込まれることもあるでしょう。
慣れるまでは大変ですが、経験とともにマルチタスクの能力も育っていきます。
まとめ
今回は庶務について、概要や業務内容、総務・雑務との違い、求められるスキルなどを紹介しました。
繰り返しますが、庶務は雑用係ではありません。さまざまな能力が必要とされますし、庶務の仕事ぶり次第で生産性は大きく変わります。
また、庶務担当以外の一人ひとりが、庶務という仕事を理解することも重要です。サポート役としての重要性を念頭に置き、リスペクトしたうえで、お互いが働きやすい環境を構築していきましょう。
