総務アウトソーシングの料金やメリット・デメリット、おすすめを紹介【中小企業にもおすすめ】

総務など直接利益に繋がらない業務に割く時間がない、あるいは人件費をかけたくないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。総務アウトソーシングサービスの活用は、このような悩みを解決するのに有効な方法です。

近年、人材不足やインターネット技術の発展といった社会の流れを受けて、総務アウトソーシングを活用し、総務業務の一部または大部分を外注している企業が増えてきています。本記事では総務アウトソーシングのメリット・デメリット、料金相場やおすすめの業者を紹介します。

総務アウトソーシングとは？

総務アウトソーシングとは、総務業務を外部の専門業者に委託することです。総務業務は企業によって内容は様々ですが、基本的に企業全体に関わる業務を行い、他部署が担当しない業務を担当します。総務業務は直接的な利益を生むことはありませんが、組織が円滑に動くためには欠かせません。

まずは、総務アウトソーシングの主な業務内容について紹介します。総務業務は範囲が広く、企業によって業務内容が異なります。このため、総務アウトソーシングは他分野の仕事にまで、幅広く対応している場合が多くあります。

総務アウトソーシングで対応できる一般的な庶務業務は以下の通りです。

・事務用品や備品の管理、発注業務
・代表電話取り次ぎ
・受付業務
・郵便や宅配便の取り扱い
・文書管理
・請求書の作成、処理
・出張手配　など

総務アウトソーシングで対応できる一般的な労務業務は以下の通りです。

・給与計算処理、年末調整
・社会・雇用保険手続
・福利厚生の加入手続
・勤怠管理
・退社手続業務
・従業員の健康診断管理　など

総務アウトソーシングで対応できる一般的な人事業務は以下の通りです。

・採用計画の立案
・求人媒体の選定
・応募者へのメールや電話のやりとり
・面接日程の調整
・面接選考
・内定後フォロー
・研修の事前準備、運営　など

総務アウトソーシングで対応できる一般的な経理業務は以下の通りです。

・記帳業務
・見積書、請求書の発行
・経費精算
・決算、申告業務
・掛金の管理
・資産管理
・税務申告　など

総務アウトソーシングで対応できる一般的なオフィス管理業務は以下の通りです。

・社内美化(清掃)
・警備
・会議室、施設の管理
・点検
・固定資産管理　など

総務アウトソーシングを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、総務アウトソーシングを導入する具体的なメリットについて3つ紹介します。

様々な総務業務を熟知したプロが代行してくれるので、自社業務の見直しができ、業務の効率化や品質自体をあげることが可能です。また、法律の改正や制度変更にも迅速に対応してくれます。

来客対応や備品管理などの直接利益に繋がらないノンコア業務を外部に委託することで、社員が優先度の高い業務やコア業務に集中できます。その結果、自社の売上や生産性の向上などに期待できるでしょう。

人件費を最適化できるというメリットがあります。社内で部門を設置して固定した人件費を払うよりも、必要な期間で必要な業務を外部に委託して変動費とした方がコストはかかりません。

また、総務アウトソーシングにより新たに人材を採用する、教育するといった必要がなくなるため、採用や教育にかかる時間や労力を抑えられ、全体的なコストの削減を見込めます。

前章では総務アウトソーシングのメリットを紹介しました。総務アウトソーシングはコスト削減や業務効率・生産性の向上など魅力的なメリットがありますが、もちろんデメリットも存在します。この章では総務アウトソーシングを導入する際に注意しておきたい3つのデメリットを紹介します。

業務を外部に委託するので、業務ノウハウを社内に蓄積しにくくなります。委託先の倒産やサービスの撤退など、アウトソーシングができなくなるリスクを考慮して、業務内容や進行方法など、自社である程度の情報を把握しておきましょう。

人事や経理の業務を外部に委託する場合は、企業機密や社員の個人情報を共有する必要があり、これらの情報が漏洩するリスクが高まる可能性があります。

多くの企業では高水準の情報セキュリティ体制を整えており、大切な情報は徹底的に管理されていますが、それでも情報が流出する可能性はゼロではありません。総務アウトソーシングを依頼する企業の選定は慎重に行うべきでしょう。

総務アウトソーシングはあらかじめ定められた手順に沿って業務を遂行するため、業務範囲外の自社特有の事情や細かい指示には対応できない可能性があります。

また、業務に変更事項があったときは、先に連絡して情報を共有しなくてはならないため、対応に時間がかかってしまいます。委託する業務範囲を明確に定めておき、イレギュラーが発生した場合は社内で対応しましょう。

総務アウトソーシングの料金は、依頼先の企業によって異なりますが、主に以下の2つの料金パターンで費用が決定されます。

・時間単位の料金設定
毎月決まった料金を支払う場合、1時間あたり2,000円~4,000円程度が相場です。料金を把握しやすく、業務内容に決まりがないので様々な業務を依頼できます。

・業務別の料金設定
業務別の料金の大まかな相場を下記の表にまとめました。業務内容だけでなく、企業規模によって料金が異なるため、あくまでも参考程度に留めてください。