「業務改善提案書の作り方がわからない…」
「どのような内容を書けばいいの？」
業務改善提案書を初めて作る方は、いざパソコンに向かって作ろうと思っても、何から何まで始めるべきか迷ってしまうのではないでしょうか。
この記事では、パワーポイントを使って伝わる業務改善提案書を作る手順とポイントをご説明します。
目次
業務改善提案書とは？
業務改善提案書とは、業務課題を改善するための対策を提案する資料のことです。
改善策の内容が具体的で効果が期待できるものであることは大前提として、わかりやすく、伝わる提案書になっているかどうかも大切なポイントです。
提案書と企画書は混同しがちですが、企画書は実行プランを具体的に落とし込んだものです。
順番としては、業務改善提案書で方向性について承認を得たあとで、実行計画を提案するための企画書を作成することになります。
業務改善提案書の目的は上司に実行の承認を得ること
業務改善提案書を作成する目的は、改善すべき課題について具体的な策を上司や経営陣、あるいは顧客に提案し、理解してもらい、実行の承認をしてもらうことです。
見直しが必要な業務上の課題は、その会社の誰もが認識できているとは限りません。現場レベルでしか把握していない課題や、それまで言語化されていなかった課題について改善を検討する場合もあるでしょう。
業務の詳細までは把握していない人が、業務改善の必要性を理解し、提案された改善策の有効性を判断するには、業務改善提案書という資料が必要になるのです。
口頭で説明しなくても、見ただけで要点が伝わる業務改善提案書が理想です。
業務改善提案書がわかりにくいと読んでもらえない・作り直しが発生する
業務改善提案書は伝わりやすさが大切なポイントです。
伝わりにくい業務改善提案書とは、以下のようなイメージです。的な策を上司や経営陣、あるいは顧客に提案し、理解してもらい、実行の承認をしてもらうことです。
見直しが必要な業務上の課題は、その会社の誰もが認識できているとは限りません。現場レベルでしか把握していない課題や、それまで言語化されていなかった課題について改善を検討する場合もあるでしょう。
業務の詳細までは把握していない人が、業務改善の必要性を理解し、提案された改善策の有効性を判断するには、業務改善提案書という資料が必要になるのです。
口頭で説明しなくても、見ただけで要点が伝わる業務改善提案書が理想です。
業務改善提案書がわかりにくいとどうなる？
業務改善提案書は伝わりやすさが大切なポイントです。
伝わりにくい業務改善提案書とは、以下のようなイメージです。
この写真のような提案書を上司に提出したとします。
上司は非常に忙しくしています。
一見して「わかりにくそう」「読むのに時間がかかりそう」という印象の業務改善提案書だと、上司は確認を後回しにしてしまうかもしれません。
さらに他の部署や上層部の承認が必要になる場合は、上司から作り直しを求められる可能性もあります。
せっかく業務改善について検討した上で提案を行っても、提案書がわかりにくいために改善策を実行に移せなかったり、提案書の作り直しに時間をとられたりするのは非常にもったいないことです。
業務改善提案書はパワーポイントで作るのがおすすめ
業務改善提案書は、ワードよりもレイアウトの自由度が高く、図形やグラフを入れやすいパワーポイントで作るのがおすすめです。
なぜ図形やグラフを使いやすいと良いかというと、文章よりも図形のような視覚情報の方が、パッと見て理解しやすく、印象に残りやすいからです。
業務改善提案には節約できる工数や経費など、具体的な数値が求められます。業務改善による効果をひと目で理解してもらうためには、図形・グラフは積極的に使うべきです。
また、業務改善提案のプレゼンを行う場合には、スライドショーで表示ができるパワーポイントが適しています。アニメーションなどを効果的に使えると、伝えたいポイントを強調できます。
【作成の４手順】業務改善提案書をパワーポイントで作る
業務改善提案書をパワーポイントで作る、具体的な手順を4つに分けてご紹介します。
業務改善提案書をパワーポイントで作る4ステップ
- 全体の構成を考える
- 構成をもとにスライドの内容を考える
- スライドに入力する
- レイアウトを整える
1）全体の構成を考える
まずは全体の構成を考えましょう。
業務改善提案書の内容を読み手に納得してもらうには、説明する順番が大切です。
業務改善提案書に限らず、ビジネスでの企画書、提案書の構成の基本は「序論・本論・結論」だと覚えておきましょう。
序論：
業務改善提案書のテーマ。概要はここで把握できるように。
本論：
5W1Hを意識して書くと整理されて伝わりやすい。
When（いつ）：スタート時期や、業務改善に必要と想定される期間
Where（どこで）：対象となる業務
Who（誰が）：対象となる部署、スタッフ
What（何を）：具体的な課題の内容
Why（なぜ）：課題の背景・業務改善を行う背景。課題を解決することで得られるメリット
How（どうやって）：課題解決のための方法。課題解決に費用がかかる場合は、予算との比較も必要。
結論：
要点のまとめ。業務改善の必要性を訴え、理解してもらう。
パワーポイントにメモ書きのように入力してもいいですが、紙にざっと書き出してみるのも良いでしょう。
構成を考える中で、提案書に必要な記載項目や数値などの材料が出てくると思います。業務改善提案書作成をスムーズに行うために、材料は前もって準備しておきましょう。
なお、結論は最初にも示しておくと短時間で提案の要点を把握し、読むべき内容かどうかを判断できます。
判断の負担を減らす気づかいが、「忙しい上司に早めに提案書に目を通してもらう」という最初のハードルを乗り越えるポイントです。
■おすすめの構成
| 構成 | スライドに入れる内容 | 作成時のポイント |
|---|---|---|
| 提案概要 | 改善する業務、提案内容、期待効果、承認してほしい事項 | 最初に結論を示し、提案の全体像がひと目で分かるようにする |
| 背景・現状・課題 | 現在の業務フロー、作業量、対応件数、発生している問題 | 感覚的な表現ではなく、作業時間や件数などの数字を使う |
| 改善策 | 具体的に変更する手順、導入する仕組み、使用するツール | 誰が読んでも実施内容をイメージできるように説明する |
| 期待効果 | 作業時間の削減、コスト削減、品質向上、負担軽減 | 「月10時間削減」など、できる限り数値で示す比較表や図を使い、改善による違いを視覚的に示す |
| 費用・必要なリソース | 導入費用、必要工数、担当者、教育時間、使用する設備 | 費用だけでなく、効果を得るまでの回収期間も示す |
| 実施スケジュール | 準備、試行、本格導入、効果検証までの予定 | 誰が、いつ、何を行うのかを明確にする |
| 想定リスクと対応策 | 導入時の混乱、不具合、現場への負担など | リスクを隠さず、予防策や発生時の対応をセットで示す |
| 評価方法 | 作業時間、ミス件数、処理件数などの評価指標 | 改善の成否を判断する基準と確認時期を決める |
| 承認依頼事項 | 試行実施、予算、担当者の配置など、承認してほしい内容 | 上司に何を判断してほしいのかを具体的に記載する |
2）構成をもとにスライドの内容を考える
提案書全体の構成が決まったら、次に各スライドへ盛り込む内容を考えます。
この段階では、細かな文章やデザインを作り込むのではなく、「何枚目のスライドで、何を伝えるか」を整理していきましょう。資料全体の目次を作るようなイメージで、各スライドにタイトルと要点を割り当てます。
たとえば、以下のように大まかな流れを決めます。
1枚目：提案の概要
2枚目：現状と課題
3枚目：課題の原因
4枚目：具体的な改善策
5枚目：改善によって得られる効果
6枚目：実施スケジュール
7枚目：費用や想定されるリスク
8枚目：承認してほしい事項
資料の冒頭に実際の目次を入れておくと、読み手が提案書の全体像を把握しやすくなります。スライド数が多い場合や、複数の内容を扱う場合には特に有効です。
スライドをある程度作り込んだあとで、内容の順番を入れ替えたり、説明を追加したりすると、レイアウトの調整も必要になり、修正に時間がかかります。そのため、最初に各スライドの役割を決め、提案全体の流れに不自然な部分がないかを確認することが大切です。
内容を割り当てる際は、次の点を確認しましょう。
- 課題から改善策までの流れが自然につながっているか
- 同じ内容を複数のスライドで繰り返していないか
- 読み手が途中で疑問を感じる箇所がないか
- 提案の効果や承認事項が明確になっているか
- 1枚のスライドに情報を詰め込みすぎていないか
スライド全体のデザイン（テンプレートを使用する場合はどのテンプレートを使用するか）は、この段階で決めておくとよいでしょう。
スライドのサイズは、印刷して配布する場合はA4サイズがおすすめです。
3）スライドに入力する
説明の順番に問題ないことを確認したら、いよいよスライドに入力しましょう。
1枚のスライドに情報を詰め込み過ぎないよう注意してください。
1枚のスライドに、ひとつのメッセージが基本です。
文章はできるだけ少なくし、表やグラフ・箇条書きを使って読む人の負担を減らします。細かなレイアウトや配色は全スライド作成できてから調整します。
なお、見出しの位置などは、スライド単体で変更しないよう注意しましょう。スライドマスターという機能ですべてのスライドを一括で調整します。スライド単体で変更してしまうと、そのスライドだけスライドマスターの設定が反映されないのです。
触ってしまった場合は、ホームにある「リセット」ボタンで元に戻せます。
連続で見たときに、見出しがずれていると違和感が出てしまいます。
レイアウト調整はあとからでもできますが、スライドごとにずれがないか確認するのも手間がかかります。効率良く業務改善提案書を作成するために、この段階ではレイアウトは触らないというのは注意したいポイントです。
4）レイアウトを整える
スライドの最後まで入力が終わったら、全体の配色やグラフや図形の見やすさ、レイアウトを調整しましょう。
修正した箇所の影響で、ほかの要素まで動かさなければならない場合もあり、細部にこだわりすぎると作業に時間がかかってしまうことがあります。
配色やレイアウトを変更する場合は、パワーポイントのスライドマスターで配色を一括変更できます。
（ずらした見出しの位置は残念ながら変更されません）
スライドマスターについては、後ほど詳しくご紹介します。
こうした手間を減らすには、あらかじめレイアウトが設定されたPowerPointのテンプレートを使用するのがおすすめです。テンプレートを使えば、見出しや本文、画像、グラフなどを配置する位置がある程度決まっているため、内容を当てはめるだけで統一感のある資料を作成できます。
レイアウトが整って、完成したら人に説明するつもりで読んでみましょう。
誤字脱字がないかもチェックが必要です。
できれば、他の人にWチェックをしてもらいましょう。
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【6つのポイント】伝わる業務改善提案書の作り方
次に、伝わりやすい業務改善提案書を作るためのポイントをご紹介します。
伝わりやすい内容
業務改善提案書では、読み手が短時間で内容を理解できるよう、情報を簡潔に整理しましょう。
根拠となる情報をできる限り数値化する
提案内容に説得力を持たせるために、現状の課題や期待できる効果をできる限り数値で示します。
「作業に時間がかかっている」「ミスが多い」といった表現だけでは、問題の大きさや改善の必要性が読み手に伝わりにくくなります。
たとえば、次のように具体的な数字を示しましょう。
- 毎月20時間の作業が発生している
- 1件あたりの処理に平均15分かかっている
- 年間で約15万円の人件費削減が見込める
期待効果を数値化するときは、計算の根拠もあわせて示します。
たとえば、「年間15万円を削減できる」と記載する場合は、削減できる作業時間、担当者の人数、想定する時間単価などを示しておくと、数字の信頼性が高まります。
正確な数値が分からない場合は、一定期間の作業時間を計測したり、担当者へ聞き取りを行ったりして、根拠となるデータを集めましょう。推定値を使用する場合は、推定であることと計算条件を明記することも大切です。
改善案はすぐにスタートできるようスモールステップで
改善案は、短期間かつ小規模に始められるスモールステップで提案するのがおすすめです。
最初から全面的な変更を求めると、承認のハードルが高くなることがあるためです。
たとえば、次のような進め方が考えられます。
- 一つのチームや業務だけで試行する
- 1～3か月の試行期間を設ける
- 既存のツールを活用して始める
- 費用をかけずに一部の手順だけ変更する
- 効果を確認してから対象範囲を拡大する
試行期間中に確認する評価指標も、あらかじめ決めておきましょう。
作業時間、ミスの件数、処理件数、担当者の負担などを導入前後で比較すれば、改善案の効果を客観的に判断できます。
「まずは小さく試し、効果を確認してから本格導入する」という進め方を示すことで、上司も承認しやすくなります。
上司（会社・部署などでも）の目標達成にどう貢献できるかを明確に
業務改善提案書は、現場の困りごとを伝えるだけの資料ではありません。改善によって組織にどのような成果をもたらすのかを示し、読み手が安心して判断できる材料を提供する資料です。
業務改善によって現場の作業が楽になることは大切なことですが、それだけでは上司や会社にとってのメリットが十分に伝わらない場合があります。
提案書では、改善案が上司、部署、会社の目標達成にどのように貢献するのかを明確にしましょう。
たとえば、次のような観点があります。
- 売上や利益の向上
- コストの削減
- 生産性の向上
- 残業時間の削減
- ミスやクレームの減少
- 顧客満足度の向上
- 業務の標準化や属人化の解消
- コンプライアンスや情報管理の強化
単に「入力作業を自動化する」と説明するのではなく、「入力作業を自動化し、担当者が顧客対応に使える時間を月20時間確保する」のように、その先にある成果まで示します。
また、部署で掲げている目標や会社の経営方針と関連づけることで、提案の優先度を理解してもらいやすくなります。
伝わりやすい体裁
業務改善提案書を伝わるものにするには、見やすさがとても大切です。
配色もレイアウトもバラバラで、読み手に違和感を抱かせる提案書では、内容が良くてもマイナスな印象を持たれてしまいます。
「統一感」「読み手にどう見えるか」を意識して作成しましょう。
見やすい業務改善提案書を作るためにおさえておきたいポイントは次の3つです。
- 1スライドにひとつのメッセージ
- グラフなど図形を使う
- 全体に統一感を持たせる
1スライドにひとつのメッセージ
1枚のスライドにはメッセージをひとつだけ込めるようにしましょう。
スライドの枚数に制限があるなら別ですが、そうでない場合は情報の詰め込みはおすすめしません。
ひと目で内容が把握できる、できるだけシンプルな作りがおすすめです。
グラフなど図形を使う
業務改善提案書に欠かせないのが、具体的な数値です。
大事な数値を文章の中に入れ込んでいたのでは、読み飛ばされてしまう可能性もあります。グラフ化できる数値は、ひと手間かけてでもグラフにしましょう。
また、数値に限らず強調したい部分は図解にするなど、視覚的に理解してもらえるようにするのがおすすめです。
配色・フォントを意識して全体に統一感を持たせる
スライドに統一感があるかどうかも重要です。
デザインやフォーマットに一貫性がないと、資料全体が雑多な印象になります。特にデザインに詳しくない人でも、統一感のない資料には違和感を持ってしまうものです。
その違和感が、提案書の評価にも影響を与える可能性もゼロではありません。
読み手にできるだけいい印象を持ってもらうために、内容だけでなく見栄えも無視できないのです。
配色のルールとして良く言われるのが、使用する色は3色までということです。※文字の色の黒は別です。
例：
ベースカラー（背景）：70％
メインカラー：25％
アクセントカラー：5％
ブランドカラーを使う場合は、まずメインカラーをブランドカラーに設定するとよいでしょう。そしてメインカラーを中心に配色を考えるのがおすすめです。
「デザインのセンスがないから見栄えを整えるのに時間がかかってしまう」という場合は、既存のテンプレート活用がおすすめです。
デザインで迷わない！パワーポイントの便利な機能を活用
「デザインのセンスなんてないから見栄えを良くするのは難しい」
そんな方こそ、業務改善提案書作成はパワーポイントを使うのがおすすめです。
パワーポイントには、次のような便利な機能が備わっています。
- スライドマスター
- テンプレート
スライドマスター
パワーポイントを使ったことがあるけれど、スライドマスターは触ったことはないという方も多いのではないでしょうか。
■表示＞スライドマスター
スライドマスターを使用すれば、全スライドのフォントやカラーを一括で変更できます。
もし編集中にうっかり見出し位置をずらしてしまったときには、以下のメニューから元に戻すこともできますので覚えておくと便利です。
■ホーム＞スライドショー＞レイアウト＞リセット
テンプレート
ご存知の方も多いと思いますが、パワーポイントには、標準のテンプレートが複数備わっています。
イメージに合わせたテンプレートを選ぶだけで彩りがでますよね。文字と図だけの味気ない資料よりも、デザインの入ったスライドの方が良い印象を与えることは間違いないでしょう。
バランスのよい配色も設定されているので、悩む必要がありません。
現状・課題・解決法を図でわかりやすく！デザインアイデア
業務改善提案書では、図解を使って分かりやすく伝えることが大切です。現状・課題・解決法を示すためのデザインアイデアをご用意したのでぜひ参考にしてください。
カラム型：提案概要、現状・課題・改善策の説明に
「現在どうなっているか」「何が問題か」「どう改善するか」を1枚で整理します。
サイクル型：効果検証、継続改善の説明に
PDCAを回して継続的に改善していくことを示すのに最適です。
Before／After型：改善前後の比較、期待効果の説明に
作業時間、ミス件数、工程数などがどのように変わるかを比較します。
ステップアップ型：実施スケジュール、導入計画の説明に
試行導入から対象拡大、本格導入までの段階的な進め方を示します。
■階段タイプ
■カラムタイプ
業務改善提案書に使える！パワーポイントテンプレートが無料でダウンロードできるサイト4選
統一感があり、読み手に違和感を持たせない業務改善提案書であれば十分ですが、やはりデザイン性は気になりますよね。
「おしゃれなスライドは作れないけれど、パワーポイントの標準のテンプレートではつまらない」という方もいらっしゃるでしょう。
パワーポイントのテンプレートは、Web上で無料ダウンロード可能です。おすすめのサイトを4つご紹介します。
Microsoft（マイクロソフト）
パワーポイントの本家とも言えるMicrosoft(マイクロソフト)の公式サイトです。ビジネス用の提案書のテンプレートを無料でダウンロードできます。
構成がひと目でわかるフォーマットなので、提案書の書き方に悩んでいる方にも最適です。
企画書やプレゼン用のテンプレートも多数用意されているので、イメージに合うテンプレートを探してみてください。
ダウンロードしたテンプレートには、「テンプレートの使い方」も画像とともに説明されているので分かりやすくおすすめです。
bizocean（ビズオーシャン）
ビジネス書式サイトのbizocean(ビズオーシャン)もおすすめです。
有料のテンプレートもありますが、無料で利用できるテンプレートの数が豊富。パワーポイントだけでなく、エクセルやワード形式の提案書も充実しています。
「提案書/無料/パワーポイント」の条件で検索すると、なんと100件近くのテンプレートが見つかりました。さらに、記入例（例文）があらかじめ含まれているテンプレートもあるため「何を書けばいいのかわからない」という方でも安心して作成できるでしょう。
なお、ダウンロードするには無料会員登録が必要です。
柔らかいデザインや、イラストを使ったものなど、企業イメージなどに合うものがきっと見つかるはずです。
Canva（キャンバ）
出典：Canva公式サイト
Webブラウザで様々なデザインを作成できる無料ツールです。
Canva(キャンバ)にはプレゼンテーションのテンプレートも複数あり、会員登録をすれば無料で使用できます。※有料会員限定のテンプレートもあります。
デザイン性の高いテンプレートが多く、ひと味違う業務改善提案書を作成したい方におすすめです。
Canvaで作った資料はパワーポイント形式(ppt)でもダウンロード可能です。
SLIDESGO
出典：SLIDESGO
大胆なレイアウトや、資料の構成や見せ方の発想を広げたい方には海外のテンプレートサイト「Slidesgo」もおすすめです。
英語のサイトですが、自動翻訳すれば問題ありません。「提案書」のように日本語のままを入力して検索はできませんが、検索窓で提案書を示す英語「proposal」を入力すると、ミニマル、モダン、ビジネス向けなど、好みのデザインを探せます。
PowerPoint形式でダウンロードでき、GoogleスライドやCanvaで開けるものもあります。無料登録では月3点までダウンロードして利用できます。
フジ子さんオリジナル！パワーポイントテンプレート 無料プレゼント
オンラインアシスタント®「フジ子さん」のオリジナルの無料のパワーポイントテンプレートをご用意しております！
※『オンラインアシスタント』はBPOテクノロジー株式会社の登録商標です。
業務改善提案書の書き方／ポイントをまとめた資料とそのまま使えるテンプレートがセットになっています。
以下のリンク先でフォームに情報を入力していただくと、無料でお受け取りいただけます。ぜひご活用ください！
※テンプレのイメージ
ポイントをおさえて伝わる業務改善提案書を作成しよう
伝わる業務改善提案書を作成するポイントをおさらいします。
- 1スライドにひとつのメッセージ
- 目標達成にどう貢献できるかを明確にする
- 改善提案をスモールステップで示す
- グラフなど図形を使う
- 全体に統一性を持たせる
- テンプレートを活用する
業務改善提案書作成は、業務上の課題を解決するための第一歩です。
「提案内容は良いはずなのに業務改善提案書が伝わりにくくて承認がおりなかった」という事態にならないようにしたいですね。
他に業務を複数抱えている方は、業務改善提案書の見栄えにまで気を使えないという方もいらっしゃるでしょう。
そんなとき、オンラインアシスタント🄬フジ子さんならお役に立てます！
ご指定内容にそって業務改善提案書をパワーポイントで作成することはもちろん、デザイナーによるブラッシュアップ・テンプレート作成も可能です。
業務改善提案書は自分で作りたいけれど、日々の業務に追われて十分な時間を確保できない、あるいは慢性的なリソース不足にお悩みの場合は、ノンコア業務をフジ子さんにおまかせください。
フジ子さんでお手伝いできる内容について、以下で紹介していますので是非ご覧ください 。
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